ФОРМУЛЯРЫ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Справочное пособие
Москва, МАТГР, 2007
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Данное справочное пособие разработано в помощь служащим предприятий и организаций, составляющим документы, а также студентам колледжей и ВУЗов, изучающим делопроизводство. Издание 3-е, дополненное и переработанное с учётом новых нормативных документов.
Пособие выполнено в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Формуляр документа - это совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа на бланке(или схема расположения элементов документа на бланке).
Помимо формуляров в пособии приводятся примеры оформления различных документов.
Эти примеры даны на основе углового бланка, т.к. этот бланк признан наиболее целесообразным, позволяющим экономно использовать площадь печатного листа. Однако допустимо использование бланка и с продольным расположением реквизитов.
ОСНОВНЫЕ ПОЗИЦИИ ТАБУЛЯЦИИ
Заранее выставленные позиции табуляции позволяют останавливать курсор компьютера в заранее заданном месте.
При печатании текстового материала и документов используются несколько позиций табуляции. Отсчёт идёт от границы левого поля (см.таблицу).
В данном пособии позиция, от которой печатается реквизит указана
над ним в см.
Для компьютера в см по горизонтальной линейке
1,25 см 4 6 8,5 10,5 . 12,5 .14,5
½ ½ ½ ½ ½ ½ ÷
Документы печатаются шрифтами с № 13 по № 15. Для них установлен точный интервал в 12 пт (Формат ® Абзац ®Межстрочный ®точно ® 12 пт).
Этот точный интервал указан в сборнике в скобках (12 пт), а увеличение интервала показано как + 6 пт или +12 пт и т.д. (Например,
(Формат ® Абзац ® Интервал ® Перед ® 6 пт к уже установленным 12 пт).
ОФОРМЛЕНИЕ ПЕЧАТНОГО ЛИСТА
Все документы должны иметь поля не менее:
левое поле …………….
верхнее…………………
правое………………….
нижнее …………………
20 мм
20 мм
10 мм
20 мм
Для колледжа МИД:
30 мм
30 мм
10 мм
30 мм
При оформлении текста на двух и более страницах - вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. Текст может делиться на составные части: главы, пункты, подпункты. Слово "глава" или знак параграфа не ставится. Вместо этого используется десятичная система нумерации, а название главы пишется заглавными буквами. Номер каждой составной части должен включать в себя все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например: 1.1.; 1.2.; 1.1.1.; 1.1.2.. Первая цифра всегда обозначает номер главы или раздела, вторая цифра - номер подраздела и третья цифра - номер абзаца или пункта
7,25 8,5 см линейки
Название вышестоящей организации
(12пт.)+ 6 пт.
Название организации
(12пт.)+ 6 пт.
Название структурного подразделения
(12пт.)+ 12 пт.
ул.Неглинная, д.10, Москва, 113987 тел./факс (095) 126 43 21 ОКПО (8 цифр) ОГРН (13 цифр) ИНН/КПП 10 цифр/9 цифр
(12пт.)+ 12 пт.
4 см
........№
(12пт.)+ 12пт.
На № .от
éДолжность ...................................ù ...................................................
(12пт.)+ 6 пт
И.О. Фамилия
(12пт.)+ 6 пт
Адрес получателя.................... ......................................................
РЕЗОЛЮЦИЯ
(проставляется по меступолучения письма)
(12пт.)+ 24пт.
йВ конце заголовка точка щ
не ставится (О чём?)
(12пт.)+ 18пт.
Текст (точно 18 пт)....................................................................................... .............................................................................................................……………… ………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………… .
(12пт.)+ 12 пт
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
(12пт.)+ 24 пт
См
Должность И.О. Фамилия
Визы на втором экз.
Исполнитель тел.
……………………………………………………………..………………………………
Отметки, проставляемые на полученном письме в организации-получателе
Вх.штамп
Отметка об исполнении документа
Название организации
Канцелярия
Дата __________
Вх. №__________
Отметки, проставляемые на документе в организации-получателе
Отметка об исполнении документа
Краткое название организации
Дата
Вх. №
ПОЯСНЕНИЯ К ФОРМУЛЯРУ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА
Дата
Дата в служебных документах оформляется только арабскими цифрами - 21.01.2000 или 2000.01.21.
Документы, изданные двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Допускается оформление даты смешанным способом:
25 февраля 2000 г.
Регистрационный номер документа
Состоит из порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел.
Например, № 134 или № 134/01-15
Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями состоит из –регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
На №...... от
Данный реквизит заполняется только тогда, когда мы отвечаем на какой-то запрос
Заголовок
Должен отражать краткое содержание документа и
отвечать на вопрос "О чём?"
В некоторых видах документов (протоколы, акты и др.) заголовок может согласовываться с видом документа. Например, ПРОТОКОЛ (чего?) общего собрания или АКТ (чего? или О чём?)) приёма-передачи дел
Адресат
(получатель)
Существует несколько вариантов адресования служебных писем:
1. На имя организаций
йМинистерство сельского хозяйства щ им. пад.
Российской Федерации
2. На имя структурных подразделений (отделов)
éНазвание организации ù им. падеж (12 пт) + 6 пт
Название отдела им. падеж
НАПРИМЕР:
йАкционерное общество "Арктика" щ
(12 пт) + 6 пт
Отдел кадров
Адресат
Если документ направляют в несколько однородных
организаций или структурных подразделений, то их следует указывать обобщённо:
йШколам Северо-Восточного АО щ Москвы
3. На имя должностных лиц:
В частности, на имя руководителя организации
éНазвание должности руководителя, ùдат.пад.
куда входит и название организации
Например:
йДиректору ОАО "Зодиак"щ (12 пт) + 6 пт
О.Г. Жукову
ИЛИ - на имя начальника отдела
éНазвание организации в им.падеже ù
(12 пт) + 6 пт
Должность нач.отдела в дател.падеже
(12 пт) + 6 пт
И.О. Фамилия дат.пад.
НАПРИМЕР
йОАО "Аристон" щ
(12 пт) + 6 пт
Начальнику канцелярии
(12 пт) + 6 пт
Г.Е. Петрову
А также прочим должностным лиц ам (не руководителям)
йТуристское агентство "Отдых" щ им. пад.
(12 пт) + 6 пт
Плановый отдел им. пад.
(12 пт) + 6 пт
Ст.экономисту
(12 пт) + 6 пт
А.Н. Воробьёву дат.пад
4. На имя физических лиц:
éПучкову В.Г. ù
(12 пт) + 6 пт
ул.Корнейчука, д.16, кв. 24, Москва, 127563
Резолюция
Это письменное указание руководителя, в котором даются установки по исполнению документа.
Резолюция должна содержать следующие элементы:
1. Исполнитель
2. Что нужно сделать по документу
3. К какому сроку (если это необходимо)
4. Подпись руководителя
5. Дата резолюции
Например:
Жукову О.С.
Подготовить проект приказа к 12.02.2000.
Орлов
25.01.2000
Текст
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или соединения этих структур.
Текст служебного письма должен быть посвящён одному вопросу и может излагаться:
1. От имени организации:
"Институт просит, Фирма направляет"
2. Во множественном числе:
"Просим Вас... Направляем Вам... С удовольствием сообщаем"3. От первого лица единственного числа, если документоформлен на персональном должностном бланке:
"Считаю необходимым", "Прошу выделить".
Приложение
Приложение к письму может оформляться несколькими способами:
1.Если приложениеупоминается в тексте:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
2. Если приложение не упоминается в тексте:
Приложение: справка с места работы на 1 л. в 1 экз.
Подпись – обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах своей компетенции.
1. Если документ подписан несколькими не равными по должности лицами, тоих должности располагаются одна под другой по подчинённости12,5 см
Директор завода
И.О. Фамилия
(12 пт) + 12 пт
Главный бухгалтер
И.О. Фамилия
2. Если документ подписан равными по должности лицами:
Директор завода "Кристалл" 4 смпидписьИ.О. Фамилия
10,5 см
Директор фабрики "Радуга" 12,5 смподписьИ.О. Фамилия
3. При оформлении документа на персональном
бланке должностного лица должность этого лица в реквизите "подпись" не указывают.
4. При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения.
Виза
Это форма внутреннего согласования служебного
документа. Виза проставляется на том экземпляре документа, который остаётся в организации.
Юрисконсульт 4 смподписьИ.О. Фамилия
дата
Виза
При наличии замечаний к документу визу оформляют след.образом:
Замечания прилагаются
(12 пт) + 6 пт
Начальник юридического отдела
(12 пт) + 6 пт
4 см
подписьИ.О. Фамилия
(12 пт) + 6 пт
Дата
Исполнитель, телефон
В левой нижней части письма пишут фамилию исполнителя в именительном падеже и служебный телефон
Иванова 321 01 34 ИЛИ:
Иванова Ольга Петровна 321 01 34
Оттиск печати
Заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, связанных с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Письма на бланках (кроме гарантийных) не требуют
удостоверения печатью.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Располагается в левом нижнем углу после завершения
исполнения и состоит из слов:
В дело № 03-12
Направлен ответ исх. № 123/03-12 от 12.01.2000Романов
ИЛИ:
В дело № 01-24Подготовлен приказ № 26 от 10.01.1998Романов11.01.1998
Данная отметка подписывается и датируется исполнителем или начальником отдела, где исполнялся документ.
Идентификатор электронной копии документа
Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на бумажном документе делается об этом специальная отметка. (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и др. поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Отметка о поступлении документа
Проставляется на поступивших документах в правом нижнем углу в день поступления, содержит дату поступления документа и его очередной порядковый номер (при необходимости – часы и минуты)
Отметка о заверении копии
Означает, что копия документа или выписка из документа полностью соответствуют подписанному оригиналу. Состоит из слов:
Верно (12 пт) +6 пт Должность заверяющего 12,5 см
лица подпись И.О. Фамилия
(12 пт) +6 пт
Дата
РЕКВИЗИТЫ, КОТОРЫЕ МОГУТ ПРИСУТСТВОВАТЬ В ДРУГИХ ВИДАХ ДОКУМЕНТОВ
Согласование
Проекты подготовленных документов перед подписанием могут согласовываться с заинтересованными –учреждениями, структурными подразделениями и отдельными должностными лицами.
Это делается для проверки целесообразности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и фактически является оценкой проекта документа.
Согласование проводится внутри учреждения и вне его.
Внутренне согласование оформляется визой, внешнее грифом согласования (иногда протоколом согласования):
СОГЛАСОВАНО
Директор школы № 564
4 смподписьГ.Д. Андреева
20.03.2003
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол Экспертной комиссии № 25 от 09.05.2003
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минюста России № 678/05 от 02.03.2003
При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.
Гриф утверждения документа
После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу.
Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определённый круг лиц и организаций.
Документ может утверждаться должностным лицом или специально изданным документом.
Гриф утверждения документа
УТВЕРЖДАЮ
Директор фабрики
"Свобода" 12,5 смподписьИ.О. Фамилия
15.02.2003
УТВЕРЖДЁН
Приказом Министра здравоохранения России № 36 от 13.04.2004
6 см
ТЕЛЕГРАММА
КАТЕГОРИЯ ВИД
АДРЕС
123 ТЕКСТ ЧЕРЕЗ 2 ИНТЕРВАЛА БЕЗ АБЗАЦЕВ И ПЕРЕНОСОВ СЛОВ ПРЕДЛОГОВ И СОЮЗОВ. ЗНАКИ ПРЕПИНАНИЯ ТАКЖЕ НЕИСПОЛЬЗУЮТСЯ ЕСЛИ ЭТО НЕ НАРУШАЕТ СМЫСЛ ПРЕДЛОЖЕНИЯ НР 36
12,5 см
ДОЛЖНОСТЬ ФАМИЛИЯ
_______________________________________________________________
Адрес полный ................ ..........................................
Название организации полное ...........................(12,5) см
Название должности полное подпись И.О. Фамилия
Дата
Печать
Фамилия, имя, отчество исполнителя 000-00-00
8,5 см
Название организации ..................................................
(12 пт) + 24 пт
ТЕЛЕФОНОГРАММА
(12 пт) + 12 пт
04.03.2003 № 5
Текст....................................................................................................…….. .................................................................................................................................... ................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... ................................................................................................................................… .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... ................................................................................................................................... .................................................................................................................................... ....................................................................................................................................
(12 пт) +24пт
12,5 см
Должность рук. личная подп. И.О. Фамилия
(12 пт) + 24пт
10,5 см
Передал
Принял
Секретарь
Секретарь
подпись И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
Тел. 000 00 00
Тел. 000 00 00
7,25 8,5 см
Название вышестоящей организации
(12 пт) + 6 пт
Название организации
(12 пт) + 6пт
Название структурного подразделения
(12 пт) + 24 пт
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
(12 пт) + 12 пт
4 см
.№
(12 пт) + 12 пт
Место составления
Должность ..........................................ù ......................................................... ý1
(12 пт) + 6 пт
И.О. Фамилия
……………………
(12 пт) + 24 пт
йВ конце заголовка точка щ
не ставится (О чём?)
(12 пт) + 18 пт
Текст (факты, события) (точно 18 пт)......................................………….. ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………. ............................................................................................................................... ................................................................................................................................ .............................................................................................................................… ................................................................................................................... ……….
Мнение, выводы или предложения ..........................................……… ........................................................................................................... .
(12 пт) + 24 пт
12,5 см
Должность личная подпись И.О. Фамилия
7,25 8,5 см
Название структурного подразделения
(12 пт) + 24 пт
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
(12 пт) + 12 пт
4 см
.№
(12 пт) + 12 пт
Место составления
Должность ..........................................ù ......................................................... ý1
(12 пт) + 6 пт
И.О. Фамилия
……………………
(12 пт) + 24 пт
йВ конце заголовка точка щ
не ставится (О чём?)
(12 пт) + 18 пт
Текст (факты, события) (точно 18 пт)......................................………….. ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………. ............................................................................................................................... ................................................................................................................................ .............................................................................................................................… ................................................................................................................... ……….
Мнение, выводы или предложения ..........................................……… ........................................................................................................... .
(12 пт) + 24 пт
12,5 см
Должность личная подпись И.О. Фамилия
,. 7,25 8,5 см
Название вышестоящей организации
(12 пт) + 6 пт
Название организации
(12 пт) + 6 пт
Структурное подразделение
(12 пт) + 24 пт
СПРАВКА
(12 пт) + 12 пт
4 см
№
(12 пт) + 12 пт
Место составления
(12 пт) + 24 пт
йВ конце заголовка точка щ не ставится (О чём?)
(12 пт) + 18 пт
Текст (факты без выводов, мнений или предложений) - точно 18 пт. …………….......................................................................................................…… ............................................................................................................................….. .............................................................................................................................…. ..............................................................................................................................… ........................................................................................................................ .
(12 пт) + 24 пт
12,5 см
Должность личная подпись И.О. Фамилия
7,25
Название организации
(12 пт) + 24 пт
ПРОТОКОЛ
(12 пт) + 12 пт
4 см
№
(12 пт) + 12 пт
Место составления
