ВИМОГИ ДО ВИГОТОВЛЕННЯ БЛАНКІВ

Для виготовляння бланків організаційно-розпорядчих документів як основні треба використовувати два формати паперу згідно з ГОСТ 9327 - А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм). Дозволено використовувати бланки А3 (297 х 420 мм) і А6 (105 х 148 мм).

Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки.

Бланки документів проектують відповідно до додатка А, де у схемах позначено зафіксовані межі зон розташованості реквізитів. Кожну зону призначено для розташовування певних реквізитів.

Можна використовувати два варіанти розташованості реквізитів - кутовий і поздовжній.

Реквізити розміщують у межах, встановлених схемами, з допуском ±2 мм.

Реквізит 01 розташовують над серединою реквізиту 06 (за його відсутності - реквізиту 07).

Реквізити 06, 07, 08, 09, 10, обмежувальні відмітки для реквізитів 11, 12, 13 у межах зон розташування реквізитів треба розміщувати одним із способів:

- сцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів);

- прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташованості реквізитів).

Встановлюють такі види бланків документів (зразки бланків документів наведено в додатку Б):

- загальний бланк для створювання різних видів документів (без зазначання у бланку назви виду документа), крім листа;

- бланк листа;

- бланк конкретного виду документа (із зазначанням у бланку назви виду документа), крім листа.

На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи у тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи.

Загальний бланк залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09, 14. Дозволено розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів 11, 12, 19, 20.

Бланк листа залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09. На бланку листа рекомендовано розміщувати обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 11, 12, 13, 16, 18, 19, 20, 21.

Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 10, 14, а також обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 11, 12, 19, 20.

На бланках організацій - суб'єктів України, що мають право згідно із Законом України "Про мови в Українській РСР" [6, 7] використовувати поряд з українською мови національних меншин, друкують реквізити 06, 07, 08, 09 українською мовою та мовою національної меншини, на одному рівні поздовжнього бланка.

Організації, що ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною.

Бланки, в яких використано іноземну мову, застосовувати в межах України не рекомендовано.

Залежно від характеру діяльності організації її бланки можна обліковувати. Порядкові номери, що їх проставляють нумератором, друкарським або іншим способом, рекомендовано розташовувати на нижньому березі зворотного боку бланка.

Постановою Держкомітету за стандартами СРСР від 27.03.1990р. номер 622 замість інших ГОСТів введено в дію з 01.01.1991р. ГОСТ 6.38-90 «Уніфіковані системи документації, системи ОРД, вимоги до оформлення документів.»

Цей стандарт вносить зміни та доповнення до попередніх документів, змінюються вимоги до оформлення окремих реквізитів, змінюються реквізити полів.

Бланк документа (офіційний) – стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для зміненої.

Встановлено два види організаційно-розпорядчих бланків (ГОСТ 6.38-90):

· Для службових листів;

· Загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень, постанов, вказівок та інших ОРД).

Для виготовлення тих чи інших бланків документів встановлено два варіанти розташування реквізитів:

· Кутове. Постійні реквізити розташовуються в лівому верхньому куті;

· Повздовжнє. Постійні реквізити розташовуються вздовж верхньої частини аркуша.

Своєю чергою і кутове, і повздовжнє розташування реквізитів може бути:

· Флаговим – кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі;

· Центрованим – початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від межі відведеної робочої площі.

При виготовленні бланків для службових листів наносять реквізити від 1-9 і трафаретні частини реквізитів 11-13. Останні розміщують ліворуч на площі, відведеній формуляр-зразком, незалежно від варіанту розташування постійних реквізитів – кутове чи повздовжнє. Крім зазначених реквізитів та трафаретних частин. Мають наноситись також обмежувальні позначки для реквізитів 16, 19, 20, 29, 30, 31.

Створюючи документ іноземною мовою, реквізити бланка (в межах площі відведеної формуляр-зразком) треба продублювати цією мовою. На бланку з кутовим розташуванням реквізитів спочатку друкують реквізити 6-9 державною мовою, а нижче – іноземною.

При виготовленні загальних бланків обов'язково наносяться реквізити 1-3, 6-8, а також можуть наноситися трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14 та обмежувальні позначки для реквізитів 4, 5, 17, 19, 20.

На основі загального бланку можуть виготовлятися бланки для окремих видів документів – наказів, розпоряджень, вказівок, довідок тощо. В цьому разі загальний бланк доповнюють реквізитами 4, 5, 10.

Організації, підприємства, установи, в яких загальна кількість вихідних документів не перевищує 200 на рік, оформлюючи документи можуть користуватися гумовим чи виготовленим на спеціальній основі штемпелем. Склад й розташування реквізитів у штемпелі мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38-90.

Згідно з нормативними документами дозволяється виготовляти посадові бланки. Склад цих бланків і розташування реквізитів на них мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38-90 до бланків службових листів. У посадових бланках вводять додатковий реквізит «назва посади», який розташовують нижче від реквізиту 7.

Зображення державного герба на бланках згідно з кутовим та повздовжнім розташуванням реквізитів уміщують на верхньому березі бланка над серединою реквізитів. Зображення має вписуватися в коло діаметром до 20 мм.

Виготовляючи бланки документів, як емблему організації (реквізит 3) використовують товарний знак (знак обслуговування), зареєстрований у встановленому порядку. Замінювати назву організацій її емблемою не можна. Зображення емблеми розташовують на лівому березі аркуша нарівні реквізиту 7.

Установи, об'єднання, організації, військові частини, які мають урядові нагороди (орден), можуть вміщувати зображення їх на бланках службових документів чи включати назви нагород для своїх назв або роботи те й інше разом.

Замість повної назви вищого органу-міністерства чи відомства (реквізит 6) – можна наносити його скорочену назву визначену відповідно-правовим актом.

Реквізит 8 у разі потреби вдруковують.

Індекс підприємства зв'язку, поштову й телеграфну адресу, номер телетайпа, номер телефону, факсу, (реквізит 9) зазначають відповідно до «Поштових правил Міністерства зв'язку». Банківські дані наводять таким чином, щоб їх можна було використанні розрахунково-грошових операцій.

На бланках для недержавних підприємств реквізити 1, 3, 6 не зазначають. Реквізит 2 допускається розташовувати на місці реквізиту 1, а реквізити 9 – на нижньому березі. Реквізити 29, 31 в такому разі розташовуються вище за реквізит 9.

Бланки документів слід виготовляти на білому папері.

Поиск по сайту: