Процес приведення ярмарку

Процес організації виставки є складним комплексом організаційних, договірних, а в деяких випадках і дипломатичних заходів. Іноді організація великої виставки займає 1-2 роки.

Підготовка і проведення виставки включає наступні етапи

1. Ухвалення рішення про проведення виставки.

2. Офіційне оголошення про проведення виставки із зазначенням цілей, основної тематики, термінів подання заявок і роботи виставки.

3. Формування структури управління підготовкою і проведенням виставки. Прийняття заявок на участь у виставці. Наприклад, на великих виставках він закінчується, як правило, за 2, 3 або 5 міс. до початку роботи виставки.

4. Комплекс підготовчих організаційно-технічних заходів (розподіл виставкової площі між учасниками, визначення розмірів авансових платежів і т. д.).

5. Монтаж експозиції - повинен бути закінчений за 4$ год. до відкриття виставки,

6. Урочисте відкриття виставки й офіційний перегляд.

7. Відкриття виставки для відвідувачів.

8. Забезпечення робочої програми виставки.

9. Офіційне закриття виставки.

10. Демонтаж виставкової експозиції.

11. Підбиття підсумків виставки.

Виставки функціонують за рахунок грошових надходжень, а саме:

• від внесків її учасників;

• вхідної плати відвідувачів;

• посередницьких послуг;

• оплати реклами;

• здачі в оренду експозиційної площі;

• видань комерційно-інформаційних матеріалів;

• замовлень на художнє оздоблення роботи;

• видавничої діяльності;

• коштів, що надійшли за договорами з вищими організаціями.

Організатори виставки можуть встановлювати терміни відмови від участі у виставці і повернення реєстраційних внесків. Наприклад, якщо учасник відмовляється від участі за 15 днів до її початку, то йому повертається 100% реєстраційного збору, а якщо пізніше за встановлений термін - внесок не повертається.

Для участі у виставці учасник повинен подати організаторам заявку на участь (зміст заявки аналогічний заявці на участь у ярмарку).

У середньому витрати великих фірм у виставкових заходах складають 5-30% усіх засобів, що витрачаються на маркетингові комунікації. Причому, для тих підприємств, що виробляють товари народного споживання, цей показник дещо нижчий (5-10%), а для виробників засобів виробництва - вище - 30-35%.

Типова структура витрат на участь у виставці виглядає таким чином:

• орендна плата -15-20%;

• монтаж експозиції - 40-50%;

• демонтаж експозиції - 5-10%;

• витрати на рекламоносії - 5-10%;

• представницькі витрати - 15-25%.

У період формування ринкових відносин потреба в проведенні виставок пояснюється рядом причин:

1) виставки сприяють формуванню нових контактів між підприємствами;

2) саме виставки сьогодні, як ніколи, сприяють ознайомленню з новим видом продукції, технологіями;

3) при зменшенні ролі адміністративного управління виставки виступають інструментом аналізу і формування рівня якості і цін виготовленої продукції.

В організації виставок і ярмарків є багато проблем, обумовлених наступним:

1) слабким розвитком інфраструктури ринку;

2) недостатньою кількістю виставкових площ та їх непристосованістю для проведення виставково-ярмаркових заходів;

3) відсутністю (певною мірою) досвіду.

Всі перераховані проблеми посилюються також загальним спадом в економіці.

Основні недоліки сучасних виставок і ярмарків можна поділити на три групи:

1) фінансово-економічні;

2) організаційні;

3) сервісно-побутові.

1. Фахівці пов’язують фінансово-економічні недоліки, головним чином, з інфляцією. Витрати за оренду приміщення, транспорт, навантажувально-розвантажувальні засоби, охорону, рекламу, оформлювальні та інші послуги значно зростають порівняно раніше встановленими розцінками.

2. Можна виділити дві групи організаційних проблем, характерних для проведення будь-якої виставки і пов’язаних з підготовчим періодом, що передує проведенню виставки, й активністю учасників під час роботи виставки, а також проведення супутніх заходів (конкурсів, семінарів, зустрічей). Аналіз роботи виставок (і ярмарків) показує, що в підготовчий період повинна бути істотно активізована роль рекламної кампанії, направленої на своєчасне доведення інформації до зацікавлених підприємств і фізичних осіб. У цей період важливо розробити реальний обґрунтований кошторис доходів і витрат, врахувати всі майбутні витрати. Під час виставки (ярмарки) організатори повинні сприяти активності учасників. Для цього необхідно продумати механізм пільг і заохочення.

3. Дуже велику роль відіграють недоліки в належному рівні сервісно-побутового обслуговування: приміщення недостатньо пристосовані, устаткування не трансформоване і не мобільне, відсутні додаткові сервісно-побутові пристосування, меблі, належним чином не організований зв’язок.

Ярмарки і виставки як одна з форм забезпечення діяльності підприємств на товарному ринку мають хороші перспективи в умовах ринкової економіки.

Особливості розвитку ярмарків і виставок в даний час визначаються мірою просування ринкових реформ. Тільки в умовах ринкового господарства і наявності на ринку підприємств, здатних самостійно встановлювати і розвивати господарські зв’язки, керуючись при цьому критеріями вигідності, оптові ярмарки і виставки можуть стати максимально ефективними.

Формування ринкової інфраструктури сприяє розвитку спеціалізованих виставок і ярмарків, що забезпечують розширення обсягів пропонованої продукції однієї товарної групи.

Поява на ринку нових суб’єктів, що пропонують споживачу аналогічні товари та послуги, робить необхідним проведення виставок-продажів, де споживачі можуть ознайомитися з продукцією всіх виробників, що пропонують дані товари, порівняти їх якісні характеристики.

Зведення товарів і послуг конкуруючих фірм в одному місці і в один час, наявність у них однакових умов для представлення власної продукції, залучення шляхом широкого інформування максимального числа потенційних споживачів даної продукції - це чинники, дозволяють вважати, що ярмарки і виставки досить перспективні в майбутньому і можуть стати важливою ланкою в інфраструктурі ринкової економіки.

Поиск по сайту: