Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний

Деятельность учреждений, работающих на основе коллеги­альности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в ре­зультате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах.

Документирование деятель­ности коллегиальных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро и т.д.). План предусмат­ривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, под­лежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам.

Собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах. До­кументирование подготовки заседания заключается прежде всего в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании. В повестку дня нередко включается много вопросов, а значит, нужны особо тщательная подготовка таких заседаний и четкое их ведение. В этом случае в повестке дня надо указать, сколько времени отводится на каждый вопрос, а на са­мом заседании установить твердый регламент.

Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важ­ности и сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на засе­дание тратили как можно меньше времени в ожидании рассмот­рения своих вопросов. К повестке дня прилагают список пригла­шенных на заседание с указанием их должности и организации, которую они представляют.

В соот­ветствующем документе указывается тема, которая будет обсуждать­ся на совещании, перечисляются темы докладов, содокладов, сообщений и т.п., предлагаемых для обсуждения, и приводятся краткие сведения о выступающих: их фамилии, имена и отчества (полностью или сокращенно), должности, ученые звания.

Уточняется список лиц, приглашенных на совещание, состав­ляются приглашения (извещения) на совещание. В состав при­глашения входят обращение, информация о дате и месте прове­дения совещания, повестка дня, предложение принять участие, просьба о подтверждении участия. Подписывают приглашения лица, отвечающие за подготовку совещания.

Определяется регламент работы. Он должен предусматривать четкую организацию хода совещания, порядок рассматриваемых вопросов, определенные процедурные стороны. Общая продол­жительность совещания не должна превышать трех-четырех ча­сов в день.

Регламент может быть приблизительно таким:

1) вступитель­ное слово (оговариваются временные ограничения по ходу совеща­ния и ориентировочное время его окончания) — не более 10 мин;

2) основной доклад — до 30 мин;

3) вопросы докладчи­ку — не более 2 мин каждый;

4) содоклад, сообщение — не более 10 мин;

5) вопросы содокладчику — не более 1 мин на каждый;

6) выступления 5—7 мин;

7) ответ докладчика — не более 5 мин;

8) ответы содокладчиков — не более 3 мин на каждый;

9) справ­ка по ходу совещания — не более 3 мин;

10) чтение проекта решения — не более 5 мин;

11) предложения по проекту решения — не более 3 мин;

12) подведение итогов совещания — не более 10 мин.

Если в совещании участвует до 50 человек, перерыв делают через каждые 50 мин, его продолжительность — не более 10 мин. При большем числе участников перерыв делают через 1,5 часа работы на 15 мин.

В крупных учреждениях к заседаниям по наиболее важным воп­росам составляется справка по их существу, в которой указыва­ются причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой представляется проект решения, постановления.

Постановка вопросов на обсуждение коллегиальных органов может быть предпринята не только по инициативе руководителя учреждения, но и по инициативе отдельных структурных подраз­делений.

Материалы к заседанию представляются, как правило, за три-пять дней руководителю учреждения и после их рассмотрения вместе с извещением о заседании направляются членам коллеги­ального органа. Предварительная рассылка материалов дает воз­можность вносить поправки в уже имеющийся письменный про­ект решения и тем самым ускоряет решение вопросов на самом заседании.

Перед началом заседания производится регистрация присутству­ющих.

При подготовке больших совещаний, конференций, встреч, на которых планируется участие работников учреждений, органи­заций из других краев, областей, международных организаций ре­комендуется предусмотреть следующие моменты:

1) выработка повестки дня и определение круга предполагае­мых участников;

2) ознакомление предполагаемых участников с повесткой;

3) выработка регламента совещания;

4) подготовка материалов, которые будут рассматриваться на совещании:

а) доклада, информационного сообщения организа­тора совещания,

б) доклада, информационного сообщения пред­полагаемых участников,

в) справочно-информационных матери­алов, которые могут потребоваться в ходе совещания,

г) проек­та решения;

5) организационное обеспечение совещания:

а) регистрация уча­стников,

б) размещение участников,

в) транспортное обеспече­ние участников,

г) питание участников,

д) культурно-массовые мероприятия,

е) информирование участников по интересующим их вопросам,

ж) снабжение участников канцтоварами;

6) организационные работы секретариата совещания;

7) техническое обеспечение проведения совещания (оснаще­ние помещения техническими средствами);

8) документирование работы совещания (оформление доку­ментальных материалов):

а) составление протокола (стенограм­ма) итоговых материалов,

б) размножение итоговых материа­лов,

в) обеспечение этими материалами участников совещания;

9) анкетирование участников совещания:

а) о работе совеща­ния,

б) об уровне организации и проведения совещания.

Поиск по сайту: