Форматирование абзацев и текста

Лабораторная работа № 1

Оформление технической документации в текстовом процессоре Word.

Цель работы

Ознакомиться с основными возможностями текстового процессора Word.

Задание

1. Составить резюме из шаблона.

2. Написать автобиографию (вставка графического объекта – своего фото, использовать 3 стиля оформления).

3. Составить оглавление.

Содержание отчёта

1. Оглавление.

2. Постановка задачи.

3. Резюме.

4. Автобиография.

Теоретические сведения

Текстовый процессорMicrosoft Word.

Запустите Word и познакомьтесь с тем, что появится на экране. Большинство необходимых команд и инструментов легко обнаружить на панелях инструментов Стандартная и Форматирование или в меню Word. Если во время работы потребуется помощь, вызовите помощника.

Стили

Стили задают внешний вид различных элементов текста в документе, например заголовков, надписей под рисунками и основного текста. Стили позволяют применить к абзацу или слову целую совокупность атрибутов форматирования за одно действие. Если требуется изменить форматирование какого-то одного элемента текста, то достаточно изменить стиль, который был применен к этому элементу. Стили значительно облегчают форматирование документа. Кроме того, с их помощью создаются структуры и оглавления.

Если при использовании стилей требуется изменить внешний вид текста, отформатированного с помощью одного из стилей, то достаточно переопределить этот стиль. Пусть, например, при форматировании всех заголовков в документе использовались выравнивание по левому краю и полужирный шрифт «Arial Cyr» размера 14. Тогда, чтобы позже изменить форматирование на выравнивание по центру и шрифт «Arial Cyr» размера 16, вовсе не потребуется применять форматирование к каждому заголовку. Достаточно будет изменить свойства стиля.

Стили автоматически создаются при наборе документа, если установлен флажок Определять стили (команда Автозамена меню Сервис, вкладка Автоформат при вводе). При этом Word автоматически отслеживает тип форматирования и расположение текста, а затем применяет связанный с этим форматированием стиль. Например, при наборе в строке всего нескольких слов, увеличении размера шрифта и выравнивании текста по центру может быть применен стиль заголовка.

Стили, которые были созданы автоматически, можно переопределить. Кроме этого, существует возможность автоматического обновления созданных стилей. Word отслеживает изменение текста, в котором содержится стиль, а затем обновляет стиль и изменяет форматирование всех элементов текста с этим стилем. При желании автоматическое создание и обновление стилей может быть выключено.

Стили также применяются для создания оглавления и структур. Например, при выборе команды Оглавление и указатели в меню Вставка Word автоматически создает оглавление документа на основе заголовков.

1. Чтобы применить стиль абзаца, поместите курсор в любое место абзаца или выделите несколько абзацев, которые требуется отформатировать. Чтобы применить атрибут символа – например, полужирный или курсив – из стиля абзаца, а также чтобы применить стиль символа, выделите текст, который нужно отформатировать.
2. Выберите команду Стиль в меню Формат.
3. Выберите нужный стиль в списке Стили, а затем нажмите кнопку Применить. Если нужный стиль отсутствует в списке, выберите другую группу стилей в поле Список.

Имена стилей абзацев перед названием содержат символ абзаца ( ¶ ); отличительной особенностью стилей символов является значок в виде подчеркнутой буквы "a".

Изменение стиля

1. Выберите команду Стиль в меню Формат.
2. Выберите стиль в поле Стили и нажмите кнопку Изменить.
3. Нажмите кнопку Формат, а затем выберите атрибут, например Шрифт или Нумерация, который требуется изменить.
4. Нажмите кнопку OK после изменения атрибута, а затем измените таким же образом остальные атрибуты.

Форматирование абзацев и текста

Для выявления орфографических ошибок необходимо сначала установить опции проверки. Для этого нажмите клавишу Орфография на панели Стандартная (рис. 3) и в выпавшем окне нажмите клавишу Параметры. Далее установите мышью необходимые опции, отметив их в чек-боксах флажками (этот же прием можно использовать для отключения проверки орфографии, сняв соответствующие флажки). Далее закройте выпавшее окно и проследите за словами, которые программа будет выдавать, считая их ошибочными (они выделены красным или зеленым цветом). Если слова не содержат ошибок, то включайте их в словарь программы клавишей Добавить. Если программа показывает слова с ошибками, исправляйте их прямо в окне и затем нажимайте клавишу Изменить с целью исправления текста. Если опции проверки установлены, то при вводе текста программа подчеркнет подозрительные слова или их части волнистыми линиями. В число ошибок программа включает и те слова, которые отсутствуют в словаре Word.

Для создания левых и правых отступов абзаца от границ текста или страницы используйте маркеры (бегунки) горизонтальной линейки (рис. 5).

Если новый абзац будет отличаться от предыдущего, то:

1. нажмите клавишу Enter для перехода на первую строку абзаца,

2. передвиньте мышью маркеры на линейке в нужное положение и вводите текст.

Всякое нажатие клавиши Enterпрограмма расценивает как начало нового абзаца. Если, кроме того, вы хотите создать нестандартный отступ от предыдущего или следующего абзаца, то выберите в меню Формат строку Абзаци установите отступы . Здесь же можно установить и вертикальные отступы. При этом в окне ввода параметров можно увидеть образец будущего расположения абзаца на странице.

Для обрамления абзаца рамкой щелкните на нем, нажмите указатель справа от кнопки Границы (рис. 4) и в открывшемся меню границ щелкните на сплошной рамке (для отмены нужно щелкнуть на той же рамке).

Для обрамления нескольких абзацев рамкой следует их выделить и щелкнуть на тех же кнопках.

Копирование формата. Если текст изобилует абзацами различных размеров и форматов, то новый абзац удобно начать так: а) нажать клавишу Enterдля перехода в первую строку нового абзаца, б) щелкнуть на подходящем ранее созданном абзаце, в) щелкнуть на клавише Копировать формат. При этом курсор мыши примет форму кисти. Далее нужно щелкнуть курсором кисти на пустой строке нового абзаца. Теперь новый абзац будет форматироваться с учетом всех особенностей того абзаца, с которого скопирован формат, включая установку маркеров, рамки, заливки и т.д. Аналогичным образом можно скопировать формат любого абзаца или его части на другой ранее созданный абзац или его часть.

Для того, чтобы установить требуемый фон абзаца, в меню Формат выберите строку Границы и Заливка, выберите на вкладке Заливка (рис. 9) требуемый фон. Если абзац обрамлен рамкой, то на вкладке Граница можно выбрать Тип границы. После установки на абзаце фона, рамки и ее типа он будет похож на этот абзац.

Если нужно чтобы первая строка абзаца начиналась левее нижних строк этого же абзаца, поставьте левый маркер линейки (рис. 5) правее маркера абзаца. Тогда его текст будет похож на этот абзац.

Для создания списка перечислений:

1. Переведите курсор в новый абзац и нажмите кнопку Нумерация (рис. 4). Теперь первый абзац получит номер 1.

2. Нажатие клавиши Enter приведет к созданию следующего абзаца с номером 2 и т.д.,

3. Созданный список будет выглядеть примерно так же, как этот список.

4. Для того, чтобы закрыть список нажмите Enter (при этом будет организован следующий пункт перечислений), затем - клавишу BackSpace для уничтожения последнего (нежелательного) номера.

Чтобы заменить номера на декоративные, щелкните на списке, а затем нажмите кнопку Маркеры, расположенную слева от кнопки Нумерация.

Выбор шрифта для использования по умолчанию

Шрифт, используемый по умолчанию, применяется к новым документам, основанным на активном шаблоне.

1. В меню Формат выберите команду Шрифт.

2. Выберите необходимые параметры для шрифта, используемого по умолчанию.

3. Нажмите кнопку По умолчанию.

Совет. Если в документе уже содержится текст с необходимыми характеристиками, выделите его перед началом процедуры. В диалоговом окне отобразится форматирование выделенного текста.

Сохранение исходного вида документа при его просмотре или печати другим пользователем

В редакторе Word предусмотрена возможность создания «универсальных документов» - т. е. документов, сохраняющих свой вид независимо от того, какой компьютер или принтер используется для просмотра или печати документа. Эти функции особенно полезны для общих документов, или если документ создается на одном компьютере, а просматривается на другом или печатается на другом принтере.

Этого можно добиться, например, внедрив в документ шрифты TrueType и сохранив разметку и разрывы страниц. Это дает возможность просматривать и печатать документ с сохранением его собственного шаблона.

В некоторых случаях в документе могут содержаться шрифты, отличные от TrueType. Если на другом компьютере не установлены эти шрифты, они заменяются другими, наиболее схожими с отсутствующими шрифтами.

Внедрение в документ шрифтов TrueType

Если в документе используются шрифты TrueType, их можно сохранить или «внедрить» в документ. Это дает возможность другим пользователям просматривать, редактировать и печатать документ с использованием исходных шрифтов, даже если эти шрифты не установлены на данном компьютере.

Следует отметить, что распространители шрифтов TrueType устанавливают право лицензирования на внедрение шрифтов. Например, некоторые шрифты нельзя внедрять, а другие можно внедрять и просматривать, но нельзя изменять.

1. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем — вкладку Сохранение.

2. Установите флажок Внедрять шрифты TrueType.

3. Сохраните документ.

Примечание. При внедрении шрифтов TrueType увеличивается размер файла документа. Для уменьшения размера документа установите флажок Только используемые шрифты. В этом случае в документ внедряются только шрифты, действительно используемые в нем, причем если в документе использованы не более 32 символов шрифта (например, шрифт может встречаться только в одном-двух заголовках), то внедряются только эти символы. Следует отметить, что внедрение шрифтов TrueType лучше использовать для документов, которые планируется только просматривать и печатать, так как отсутствие не внедренных шрифтов и символов делают редактирование невозможным.

Создание таблицы

Используйте таблицы для упорядочивания данных и создания интересных макетов страницы с последовательно расположенными столбцами текста или графики. Наиболее быстрый путь создания простой таблицы — например такой, которая имеет одинаковое количество строк и столбцов — с помощью кнопки Добавить таблицу .

С помощью новой команды Нарисовать таблицу можно легко создать более сложную таблицу — например такую, которая содержит ячейки разной высоты или различное количество столбцов на строку — метод, сходный с рисованием таблицы от руки.

Можно создать новую чистую таблицу и заполнить пустые ячейки, либо можно преобразовать существующие абзацы текста (разделенные, например, символами табуляции) в таблицу. Можно также создать таблицу на основе существующего источника данных, такого как база данных или электронная таблица.

Поиск по сайту: