Тема: СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ В СУБД MS ACCESS.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 1

Прикладное программное обеспечение общего назначения:

Хранение и обработка данных в WS Office Access 2003

Тема: СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ В СУБД MS ACCESS.

Цель занятия. Изучение информационной технологии создания базы данных в системе управления базами данных (СУБД) MS Access. Инструментарий. ПЭВМ IBM PC, программа MS Access. ЗАДАНИЯ Задание 1. С помощью «Мастера создания таблиц по образцу» создать таблицу «Сотрудники фирмы». С помощью «Мастера создания таблиц по образцу» создать таблицу «Сотрудники фирмы» со следующими полями: Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Адрес, Почтовый индекс, Домашний телефон, Табельный номер, Дата рождения, Дата найма, Номер паспорта. Примечание. В качестве образца использовать таблицу «Сотрудники». Порядок работы. 1. Откройте программу СУБД Microsoft Access (при стандартной установке MS Office выполните Пуск /Программы/ Microsoft Access) и создайте новую базу данных (БД) (Файл/ Создать / в области задач «Создание файла» выбрать Новая база данных). Для сохранения БД укажите путь к папке «Мои документы» и имя базы – в качестве имени используйте свою фамилию. Расширение mdb присваивается по умолчанию. 2. Изучите интерфейс программы, подводя мышь к различным элементам экрана (рис.1). Рис.1. 3. Войдите в меню Справка, изучите разделы «Создание базы данных» и «Создание таблицы» (рис.2). Рис.2. 4. В окне базы данных выберите в качестве объекта – Таблицы. Создайте таблицу с помощью мастера. Для этого выберите команду Создание таблицы с помощью мастера (см. рис.1) или нажмите кнопку Создать/ Мастер таблиц/ ОК (рис.3). Рис.3. 5. В открывшемся диалоговом окне Создание таблиц (рис.4) в качестве образца выберите таблицу Сотрудники, из образцов полей выберите поля в указанной последовательности (используйте кнопки со стрелками диалогового окна – выбор одного/всех полей): Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Адрес, Почтовый индекс, Домашний телефон, Табельный номер, Дата рождения, Дата найма, Номер паспорта, Заметки. Поле Заметки переименуйте в Примечание с помощью кнопки Переименовать поле. Нажмите кнопку Далее. Рис.4. Выбор полей из образца таблицы «Сотрудники» 6. Задайте имя таблицы – «Сотрудники фирмы». Переключатель установите в положение - Автоматическое определение ключа в Microsoft Access. Нажмите кнопку Далее. В «Дальнейших действиях после создания таблицы» выберите – «Непосредственный ввод данных в таблицу». Нажмите кнопку Готово. 8. Введите в таблицу «Сотрудники фирмы» 10 записей (строк); в качестве данных для первой записи используйте свою фамилию и личные данные, далее введите произвольные данные. Для корректной работы в последующих практических работах введите несколько фамилий, начинающихся на букву «О»; несколько сотрудников с должностью «Бухгалтер» и «Менеджер», одного сотрудника с должность «Главный бухгалтер», несколько сотрудников с датой найма до 10 октября 2006 г. Примечание. Ключевое поле Код программа заполняет автоматически, поэтому ввод данных начните с поля Фамилия. 9. Просмотрите таблицу «Сотрудники фирмы» в режиме Предварительный просмотр и разместите ее на одном листе. Вероятно, вам придется задать альбомную ориентацию листа и уменьшить размеры полей. 10. Сохраните таблицу. В случае необходимости создайте резервную копию БД на дискете. Задание 2. С помощью «Конструктора создания таблиц» в той же БД создать таблицу «Мои расходы». Имена, типы и размеры полей приведены в табл.1. Исходные данные для ввода в таблицу БД приведены табл.2. Порядок работы. 1. В созданной базе данных выберите режим Создание таблицы в режиме rонструктора. Введите имена полей, задайте типы данных и их свойства согласно табл.1 (рис.5). Рис.5. 2. Сохраните таблицу, присвоив ей имя «Мои расходы». При сохранении программа спросит вас, надо ли создавать ключевое пол? Нажмите кнопку Да для создания ключевого поля, при этом будет создано новое поле Код с типом данных Счетчик. Если открыть таблицу «Мои расходы» в Конструкторе, то увидим, что слева от имени поля Код появился значок ключа – отметка ключевого поля. 3. Заполните таблицу данными согласно табл.2. Поле Код программа заполняет автоматически. Конечный вид таблицы приведен на рис.18.6. Рис.6. 4. Сохраните таблицу. В случае необходимости создайте резервную копию БД на дискете. Задание 3. В той же БД создать в режиме Конструктор таблицы «Поставщики» и «Товары». Имена полей, типы данных и значения исходных данных для таблицы «Поставщики» приведены на рис.7 и рис.8., для таблицы «Товары» приведены на рис.9 и рис.10. Примечание. Для задания ключевого поля в режиме Конструктор выделите поле (для таблицы «Поставщики» поле Код Поставщика, для таблицы «Товары» поле Код Товара) и задайте команду Правка/ Ключевое поле. Рис.7 Рис.8 Рис.9 Рис.10 Задание 4. Связать таблицы «Поставщики» и «Товары» с таблицей «Сотрудники фирмы». 1. Для создания связей между таблицами откройте окно Схема данных (меню Сервис/ Схема данных). 2. Добавьте таблицы «Поставщики», «Товары» и «Сотрудники фирмы». Добавление таблиц производится из окна Добавление таблицы (меню Связи/ Добавить таблицу). Для размещения таблицы в окне Схема данных надо выделить её и нажать кнопку Добавить. Выделение нескольких таблиц производится при нажатой клавише [Сtrl]. Включив все нужные таблицы в схему данных, закройте окно Добавление таблицы. 3. Создайте связи между таблицами. Для установления связей между парой таблиц «Поставщики» и «Товары» в окне схемы данных в таблице «Поставщики» надо выделить ключевое поле, по которому устанавливается связь (Код Поставщика) и при нажатой кнопке мыши протащить курсор в соответствующее поле таблицы. «Товары». В появившемся окне Изменение связей отметьте галочкой операции «Объединение целостности данных», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных полей» (рис.11), после чего нажмите кнопку Создать. Рис. 11 Аналогично создать связь по полю Код Сотрудника таблицы «Товары» и «Сотрудники фирмы». 4. Конечный вид схемы связей таблиц приведен на рис.12. Рис. 12. Задание 5. В той же БД создать таблицу «Культурная программа» в Режиме таблицы. Выберите команду Создание таблицы путем ввода данных или нажмите кнопку Создание таблицы путем ввода данных или кнопку Создать/ Режим таблицы. Созданная таблица должна поля: Дата мероприятия, Вид мероприятия, Место проведения, Время проведения, Приглашенные, Домашний телефон, Впечатления, Замечания. Краткая справка. Для переименования поля сделайте двойной щелчок мыши на названии поля и введите новое имя. Выполнить автоматическое создание ключевого поля при сохранении таблицы. Сохраните таблицу. В случае необходимости создайте резервную копию БД на дискете. Дополнительное задание Задание 6. В той же бд создать таблицу «Друзья и хобби» в режиме мастера создания таблицы. Cоздать таблицу «Друзья и хобби» в Режиме Мастера создания таблицы со следующими полями (поля выбирать самостоятельно из разных образцов, применяя возможность переименования полей): Фамилия, Прозвище, Интересы, Хобби, Дата знакомства, Дата мероприятия, Результаты встречи, Замечания, Адрес, Домашний телефон. Выполнить автоматическое создание ключевого поля при сохранении таблицы. В режиме Конструктора проверьте тип созданных полей. Введите в режиме таблицы 5 записей в созданную таблицу «Друзья и хобби». Просмотрите таблицу «Друзья и хобби» в режиме Предварительный просмотр и разместите её на одном листе. Вероятно, вам придется задать альбомную ориентацию листа и уменьшить размеры полей. Сохраните таблицу. В случае необходимости создайте резервную копию БД на дискете.

Контрольные вопросы:

1. Каким образом создать таблицу с помощью Мастера?

2. Каким образом создать таблицу с помощью Конструктора?

3. Чем отличается режим Мастера от режима Конструктора?

4. Как создаются связи между таблицами?

Литература.
1. Информационные технологии в профессиональной деятельности: учебное пособие/ Елена Викторовна Михеева. – М.: Образовательно-издательский центр «Академия», 2004.
2. Практикум по информационным технологиям в профессиональной деятельности: учебное пособие-практикум / Елена Викторовна Михеева. – М.: Образовательно-издательский центр «Академия», 2004.

Поиск по сайту: