Документационное обеспечение как сфера деятельности.

Содержание

Введение

Список литературы

Глава I

§ 1.1 Документационное обеспечение управления как сфера деятельности.

1.ДОУ

2.Нормативно-правовая база ДОУ

3.ОРД (делится на группы)

4.Документирование

5.Документ

6.Документооборот, электронный документооборот

7.Текущее хранение документов

§ 1.2. Организация хранения документов в приемной руководителя

1. Документы в приемной руководителя.

2. Оформление документов в приемной руководителя

3. Организация хранения

4. Условия хранения документов в приемной руководителя

5. Ответственный за хранение документов

Глава II

§ 2.1. Анализ в организации по хранения документов в приемной руководителя

1. Анализ документов в приемной руководителя в организации

2. Анализ оформление документов в приемной руководителя в организации

3. Анализ организации хранения в организации

4. Анализ условия хранения документов в приемной руководителя в организации

5. Анализ ответственного за хранение в организации

Содержание

Введение

Документационное обеспечения управления

Документационное обеспечение управления - успех любого предприятия зависит от множества факторов, таких как решение финансовых вопросов, организация производственного процесса, подбор персонала, стиль руководства.

Эти задачи решает служба документационного обеспечения управления.

В процессе деятельности в любой организации возникает значительный объем разнообразных управленческих документов.

Документационное обеспечение управления необходимо в любой организации.

Тема исследования:Организация хранения документов в приемной руководителя.

Цель исследования:Разработать рекомендации по теме «Организация хранения документов в приемной руководителя»

Объект исследования:Документационное обеспечение управления.

Предмет исследования:Организация хранения документов в приемной руководителя.

Задачи исследования:

1. Изучить и проанализировать учебную литературу, нормативно-правовые документы по теме исследования.

2. Рассмотреть документационное управление, как сферу деятельности.

3. Изучить и проанализировать организацию хранения документов в приемной руководителя в организации.

4. Разработать рекомендации организации хранения документов в приемной руководителя.

Методы исследования:

1. Теоретический (анализ, синтез)

2. Эмпирические (метод документовеческого документа, метод проектирования документов)

База исследования:Пенсионный фондРФ

Актуальность:Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество различных видов документов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того чтобы найти нужный документ не составляло труда, была разработана примерная система организации хранения документов в организации после окончания работы с ними, но до поступления в архив. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.

Глава I

Документационное обеспечение как сфера деятельности.

Документационное обеспечения управления - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

Цели и задачи:

Задачи документационного обеспечения управления:

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

§ разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

§ обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

§ контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

§ Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

§ Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

§ Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

§ Контроль за исполнением документов;

§ Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

§ Обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

§ разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

§ методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

§ повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

§ упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

§ разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

§ постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Цели документационного обеспечения управления:

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

1. совершенствование форм и методов работы с документами;

2. обеспечение единого порядка документирования;

3. обеспечение единого порядка работы с документами;

4. контроль за исполнением документов;

5. хранение документов;

6. унификация форм документов;

7. сокращение по возможности документооборота;

8. методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

9. внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

Функции документационного обеспечения управления:

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.

К технологическим функциям относятся:

1. осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки поступающих документов;

2. регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов;

3. ведение информационно-справочной работы по документам организации;

4. машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

5. копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

6. разработка и проектирование бланков документов;

7. подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяются:

1. подготовка к докладу руководству поступающих документов;

2. организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

3. регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

4. организация хранения документов в структурных подразделениях;

5. организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

6. повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;

7. организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

8. организация делопроизводства по обращениям граждан;

9. разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

1. контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. отправляемых и внутренних документов);

2. контроль за сроками исполнения документов;

3. осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

4. организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

5. обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

6. обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

7. Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

8. разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

9. проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

10. проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.

Нормативно-правовую базу ДОУ составляют:

1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2. Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующих вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;

3. Государственная система документационного обеспечения управления;

4. Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;

6. Государственные стандарты и документацию;

7. Унифицированные системы документации;

8. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

9. Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;

10. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления.

До недавнего времени государственное регулирование делопроизводства осуществляла Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Федеральной архивной службе России осуществляла межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координируя развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. В настоящий момент эти функции переданы Федеральному архивному агентству.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социально информации. Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Из действующих на сегодняшний день законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих вопросы работы с документами в РФ надо знать следующие:

Законодательные акты РФ:

1. Конституция РФ;

2. Гражданский кодекс РФ;

3. Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208–ФЗ от 26.12.1995;

4. Федеральный закон от 08 февраля 1998 г. № 14–ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изменениями от 11 июля, 31 декабря 1998 г., 21 марта 2002 г., 29 декабря 2004 г.);

5. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24–ФЗ;

6. Федеральный закон «О стандартизации» № 5154–1 от 10 июля 1993 г.;

7. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129–ФЗ от 21 ноября 1996 г.;

8. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 25.03.2011 № 63–ФЗ;

9. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации;

10. Закон РФ «О языках народов Российской Федерации». № 1807–1 от 25 октября 1991 г.;

11. Положение «Об Архивном фонде РФ». Указ Президента РФ 17.12.1994 № 552;

12. Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ» 16.07.2003 № 03 – 33/пс.

Документ -это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами позволяющими ее идентифицировать.

Текст документа - это информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть документа.

Документирование- это фиксация информации на материальном носителе, т.е. процесс создания документа. В случае, если этот процесс регламентируется, возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве термин "документирование" и определение этого понятия стандартизованы.

Организационно распорядительные документы делятся на 4 группы:

1. организационные документы (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

2. распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

3. документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

4. информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).

Электронный документооборот (ЭДО)— совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Текущее хранение документов –это процесс деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Поиск по сайту: