Разговорный стиль Официально-деловой стиль

1. Знаешь, ЗИЛ – самый лучший 1. Холодильный агрегат ЗИЛ

и прочный холодильник. Он рассчитан на многолетнюю

много лет у нас работает без работу без замены

ремонта. холодильного агента.

2. Друзья мои! Вы уж сами 2. Брак основывается на

решайте свою судьбу: добровольном согласии

женщины и мужчины.

хотите – женитесь, не хотите - Супруги полностью

не надо! равноправны в семейных

отношениях.

Необходимо различать лексику с окраской официально-делового стиля и канцелярит (канцеляризм). Если в официальном письме можно «поставить вопрос о браке», то в личном письме, адресованном любимой девушке, это сочетание слов не уместно. В первом случае это лексика официально-делового стиля, во втором - канцелярит. Канцелярит – это канцелярский штамп, который воспринимается негативно, поскольку он обедняет живую речь, не соответствует разговорному стилю речи, его употребление не оправданно. Например, нельзя сказать ребенку: «Ты по какому вопросу плачешь, малыш?»

Правописание названий организаций и учреждений:

1. С прописной буквы пишутся все слова, кроме служебных, в названиях высших правительственных, государственных организаций и учреждений страны, а также важнейших международных организаций (Верховный Совет Российской Федерации, Организация Объединенных Наций).

2. С прописной буквы пишется первое слово в названиях центральных учреждений, общественных организаций (Министерство промышленности Российской Федерации).

3. С прописной буквы пишется первое слово и собственные имена в названиях научных, учебных заведений, учреждений культуры, торговых и промышленных предприятий (Академия наук России, Первый московский часовой завод).

4. Если перед индивидуальным названием стоит определение, тоже индивидуальное, то оба слова пишутся с прописной буквы (Государственная Третьяковская галерея; Центральный Дом журналиста).

Языковые формулы официальных документов.Языковые формулы – это устойчивые (стандартизированные, шаблонные) языковые обороты, используемые в неизменном виде. Соединение языковых формул в определенной последовательности позволяет моделировать текст документа, его структуру, упрощает процедуру создания официальной бумаги.

Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Они нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой:

Гарантируем возврат кредита в сумме…

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты…

Контроль за выполнением возлагается…

Акционерное общество подтверждает… и т.п. (См. приложение № 5)

Таким образом, процесс составления официально-деловых бумаг предполагает соединение в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей для определенных видов документов: служебных записок, информационных писем, приказов, распоряжений, договоров, справок и др.

Выбор языковых моделей

Деловой этикет – это порядок поведения, принятый в сфере делового общения. В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов. Деловой этикет требует соблюдения регламентированности официально-деловых отношений.

Между адресатом и адресантом регламентированность официально-деловых отношений выражается с помощью формул речевого этикета и общей тональности учтивости и корректности.

Адресант не должен побуждать адресата к срочному принятию решения; навязывать решение вопроса; начинать ответ с отказа в тех случаях, когда не представляется возможным положительное решение вопроса.

Адресат, со своей стороны, обязан дать оперативный и четкий ответ.

Успех деловой коммуникации определяет и выбор языковых средств в общении.

1. Наименование адресата в документе может быть универсальным и профессиональным.

Наиболее общая формула обращения: Уважаемые господа! Уважаемый господин …(фамилия)!

К высокопоставленным чиновникам, заслуженным деятелям науки, депутатам принято обращаться со словами Глубокоуважаемый и многоуважаемый.

При обращении к должностным лицам органов государственной власти и управления, президентам компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии: Уважаемый господин председатель!

Нарушением правил речевого этикета является обращение по следующей формуле: Уважаемый + господин + (фамилия) + (имя, отчество)!

В официальных документах возможно наименование адресата по профессии, должности, воинскому званию и т.п. Например: Уважаемый профессор… При этом название профессий, должностей, званий сохраняет форму мужского рода и в тех случаях, когда они относятся к женщине. При апелляции к лицам одной профессии распространено обращение: Уважаемые коллеги! Уважаемый коллега!

Глаголы в деловых письмах употребляются в форме изъявительного наклонения, редко – повелительного наклонения (позвольте поблагодарить Вас…). Преобладают формы глаголов первого лица множественного числа: Сообщаем Вам, что …; Напоминаем…Направляем в Ваш адрес… Форма первого лица единственного числа используется в документах, оформленных на бланках должностных лиц: Прошу дать ответ… Предлагаю… Приглашаю…

В функции речевых этикетных средств могут выступать вводные слова, позволяющие не нарушать такие принципы этикета, как вежливость и корректность, особенно в письмах-отказах. Здесь целесообразно использовать вводные слова типа: На наш взгляд… К сожалению…, а также синтаксические конструкции типа: Несмотря на предпринятые нами усилия… Мы рассматриваем возможность предоставления Вам… Надеемся на долгосрочное сотрудничество… Желаем успехов!

С помощью формул речевого этикета можно снять чрезмерную официальность, придать высказыванию при необходимости экспрессивные оттенки. Например: Нам приятно сообщить, что… Мы обеспокоены отсутствием… Мы полагаем, что оптимальное решение…

Итак, выбор той или иной формулы речевого этикета зависит от конкретной коммуникативной ситуации (благодарность, просьба, извинение и т.д.). От того, как отражается в деловой переписке та или иная речевая ситуация, зависит не только понимание партнерами друг друга, но и дальнейшее развитие их отношений.

2. Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику. Слово гражданин применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений.

3. В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо я прошу пишут прошу. Вместо я выполнил пишут мною выполнено. Однако нельзя сказать мною решено. Правильно: я решил. В целом местоимение я употребляется только в докладных и объяснительный записках.

4. Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением он. Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы.

В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ.Документ выполняет информационную, организационную, коммуникативную, юридическую, воспитательную функции. Важнейшей среди названных функций является информационнаяфункция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека. Документ создается для сохранения информации. Организационная функция документов отражается в их воздействии на группы людей при организации и координации их деятельности. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи предприятий и организаций. Документ выступает в качестве средства связи между учреждениями либо учреждениями и частными лицами. При возникновении спорных вопросов между сторонами деловых отношений в качестве доказательства могут быть использованы документы, несущие юридическиефункции. В данном случае документ закрепляет правовые нормы.

Документ требует исполнения, достаточного уровня образовательной подготовки, чем дисциплинирует, воспитывает чувство ответственности, т.е. выполняет воспитательную функцию.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ.Все документы можно классифицировать по следующим признакам: вид деятельности, способ фиксации информации, место составления, степень сложности, степень гласности (секретности), срок исполнения, юридическая сила, стадии создания, происхождение, срок хранения, степень обязательности, степень унификации и характер содержания.

По отражаемым в них видам деятельности документы подразделяются на две группы: 1) служебная документация – это документы, регламентирующие деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных; 2) официально-деловая переписка, включающая документы, фиксирующие отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью.

Основные виды служебной документации:

1.Организационно-правоваядокументация: учредительный договор, уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания.

2.Распорядительная документация(приказы, распоряжения, постановления, решения, указания).

3.Информационно-справочная документация, которая в свою очередь условно подразделена наоперативно-информационную – письма, телеграммы, факсы, докладные и служебные записки и т.п. и справочно-информационную – акты, протоколы, отчеты и др.).

4.Документация по личномусоставу: автобиография, анкета, доверенность, заявление, личные дела, резюме, трудовые договоры, характеристики, личные карточки, учетные формы и др.

Поиск по сайту: