В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в организации (учреждении) используют две формы регистрации документов: журналы и карточки. Возможна и третья форма регистрации, с использованием персонального компьютера – автоматизированная электронная (Рисунок 6.3).
Рисунок 6.3. Организация контроля исполнения
В небольших организациях (учреждениях) применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов.
ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Индекс документа
Дата отправки документа
Адресат документа
Краткое содержание документа (заголовок)
Исполнитель
Номера структурного подразделения и раздела номенклатуры дел
06-10/96
15.04.2001
Администрация Минской области
О совместно проведении региональной конференции
Сидорова
06-10
ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Индекс (номер) документа
Дата поступления
Исходящий номер
Краткое содержание документа (заголовок)
Резолюция и кому направлен документ
Отметка об исполнении
77/ 01-03
25.03.2001
05-16/100
Приглашение к сотрудничеству с редколлегией журнала «Правоведение»
Петрову С.И. Подготовить ответ до 29.03.2001
Подготовлено и отправлено письмо от 28.03.2001
Рисунок 6.4. Примерный вид форм журналов регистрации исходящих и входящих документов
Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов карточная более удобная форма регистрации. Форма карточки – регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определено в организации (учреждении) и утверждено в инструкции по делопроизводству.
Бланки регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены как типографским способом, так и методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.
Бланки регистрационно-контрольной карточки должны изготавливаться типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
Лицевая сторона
КОРРЕСПОНДЕНТ
ИНДЕКС ДОКУМЕНТА
ДАТА ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТА
ДАТА ПОСТУПЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА
ИНДЕКС (НОМЕР) ДОКУМЕНТА
КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ (ЗАГОЛОВОК) ДОКУМЕНТА
РЕЗОЛЮЦИЯ И КОМУ НАПРАВЛЕН ДОКУМЕНТ
СРОК ИСПОЛНЕНИЯ
Оборотная сторона
ИСПОЛНИТЕЛЬ
ДАТА
ИСХОД №
КОМУ
№ ДЕЛА
КЕМ ПОДПИСАН
ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИ
РАССЫЛКА
КОЛ-ВО ЛИСТОВ
ФОНД №
ОПИСЬ №
ДЕЛО №
Рисунок 6.5. Примерный вид формы регистрационно-контрольной карточки
На верхнем поле регистрационно-контрольной карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку.
Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяц – в каждой ячейке хранятся карточки, срок исполнения заканчивается в этот день; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки, исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы.
Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.