Помощничек
Главная | Обратная связь


Археология
Архитектура
Астрономия
Аудит
Биология
Ботаника
Бухгалтерский учёт
Войное дело
Генетика
География
Геология
Дизайн
Искусство
История
Кино
Кулинария
Культура
Литература
Математика
Медицина
Металлургия
Мифология
Музыка
Психология
Религия
Спорт
Строительство
Техника
Транспорт
Туризм
Усадьба
Физика
Фотография
Химия
Экология
Электричество
Электроника
Энергетика

Формы регистрации документов и порядок их заполнения



В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в организации (учреждении) используют две формы регистрации документов: журналы и карточки. Возможна и третья форма регистрации, с использованием персонального компьютера – автоматизированная электронная (Рисунок 6.3).

Рисунок 6.3. Организация контроля исполнения

 

В небольших организациях (учреждениях) применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов.

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

 

 

Индекс документа Дата отправки документа Адресат документа Краткое содержание документа (заголовок) Исполнитель Номера структурного подразделения и раздела номенклатуры дел
06-10/96 15.04.2001 Администрация Минской области О совместно проведении региональной конференции Сидорова 06-10

 

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Индекс (номер) документа Дата поступления Исходящий номер Краткое содержание документа (заголовок) Резолюция и кому направлен документ Отметка об исполнении
77/ 01-03 25.03.2001 05-16/100 Приглашение к сотрудничеству с редколлегией журнала «Правоведение» Петрову С.И. Подготовить ответ до 29.03.2001 Подготовлено и отправлено письмо от 28.03.2001

 

Рисунок 6.4. Примерный вид форм журналов регистрации
исходящих и входящих документов

 

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов карточная более удобная форма регистрации. Форма карточки – регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определено в организации (учреждении) и утверждено в инструкции по делопроизводству.

Бланки регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены как типографским способом, так и методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

Бланки регистрационно-контрольной карточки должны изготавливаться типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.

 

 

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

Лицевая сторона

КОРРЕСПОНДЕНТ
ИНДЕКС ДОКУМЕНТА ДАТА ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТА ДАТА ПОСТУПЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА ИНДЕКС (НОМЕР) ДОКУМЕНТА
КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ (ЗАГОЛОВОК) ДОКУМЕНТА
РЕЗОЛЮЦИЯ И КОМУ НАПРАВЛЕН ДОКУМЕНТ
СРОК ИСПОЛНЕНИЯ
                                                                   

 

Оборотная сторона

ИСПОЛНИТЕЛЬ ДАТА ИСХОД №
КОМУ № ДЕЛА
КЕМ ПОДПИСАН
ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИ
РАССЫЛКА КОЛ-ВО ЛИСТОВ
ФОНД №   ОПИСЬ № ДЕЛО №  
             

Рисунок 6.5. Примерный вид формы регистрационно-контрольной карточки

 

На верхнем поле регистрационно-контрольной карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку.

Контрольную картотеку целесообразно разделить на
33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяц – в каждой ячейке хранятся карточки, срок исполнения заканчивается в этот день; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки, исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы.

Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.




Поиск по сайту:

©2015-2020 studopedya.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.