Без належно оформленого документа не може бути бухгалтерського запису, від нього залежать повнота і достовірність облікової інформації для користувачів.
Документування – це суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві.
Документ (лат. dokumentum) буквально означає свідоцтво, доказ. У широкому значенні під документом розуміють матеріальний носій, що його використовують у процесі спілкування, на якому за допомогою різних засобів і способів зафіксовано в доцільній для сприйняття формі інформацію. Документи складають у різних сферах людської діяльності (науці, освіті, медицині, техніці, економіці тощо).
Бухгалтерський документ — письмове свідоцтво певної форми і змісту, яке містить відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення.
Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документацією. Документаціяє важливим елементом методу бухгалтерського обліку, оскільки служить для первинного спостереження за господарськими операціями, і обов'язковою умовою для відображення їх в обліку.
Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентуються статтею 9 ("Первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку") Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність Україні" від 16 липня 1999 р. № 996-ХІV, зі змінами.
Первинне спостереження, документування та документація відіграють важливу роль в управлінні діяльністю підприємства, а саме:
◘ дають уявлення про фактичний стан господарських засобів та їх зміни у процесі кругообігу засобів;
◘ забезпечують прозорість у роботі підприємства та контроль наявності та руху майна і коштів;
◘ є юридичним (правовим) свідченням господарських операцій, що здійснюються;
◘ є важливим джерелом контролю для зовнішніх і внутрішніх користувачів при проведенні ревізії, аудиту, аналізу господарської
Первинні документи мають бути складені на паперових шинних (електронних) носіях. Відповідно до цього існують і до змісту й оформлення документів.
Повнота і достовірність показників обліку значною мірою залежать від якості оформлених документів.
Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ повинен мати обов'язкові реквізити. Термін "реквізити" походить від латинського requisitum, що означає "потрібне, необхідне". Такими реквізитами для будь-якого первинного бухгалтерського документа є:
¨ назва документа (форми);
¨ дата і місце складання;
¨ назва підприємства, від імені якого складено документ
¨ зміст та обсяг господарської операції;
¨ одиниця виміру господарської операції;
¨ посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
¨ особистий підпис або інший знак, що дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції
Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити:
§ ідентифікаційний код підприємства чи особи;
§ номер документа;
§ підстава для здійснення операції;
§ дані про документ, що засвідчує особу;
§ інші додаткові реквізити.
Якщо у первинному документі немає будь-якого обов'язкового реквізиту, такий документ недоказовий і не може бути підставою у бухгалтерському обліку.
Вимоги до оформлення первинних бухгалтерських документів:
ü первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;
ü документи складають на бланках типових форм, затверджених Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно, які мають містити обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм.
ü у разі складання та зберігання первинних документів на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами;
ü записи в первинних документах роблять у темному кольорі чорнилом, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечує зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа;
ü вільні рядки в первинних документах прокреслюють;
ü у грошових документах суми проставляють цифрами і прописом, перше слово суми записують скраю і з великої літери;
ü кожен первинний документ має містити дані про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;
ü керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов'язаних з відпуском товарно-матеріальних цінностей, майна, видачею грошових коштів і документів. Коло таких осіб, як правило, обмежене;
ü забороняється приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам;
ü складаючи первинні документи, можна припуститися помилок. У банківських і касових документах помилки не виправляють. Якщо в таких документах допущено помилку, їх анулюють, а замість них оформлюють нові. В інших первинних документах помилки виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок має бути застережене підписом "виправлено" і підтверджено підписом осіб, які підписали цей документ із зазначенням дати виправлення;
ü підприємство вживає всіх необхідних заходів щодо запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого терміну, який регулюється спеціальним пере.
ü у випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесеними до бланків суворої звітності, їх друк зразками типових або спеціалізованих форм з обов'язкова зазначенням номера;
ü відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи;
ü первинні документи можуть бути вилученими у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, посадові особи підприємства можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати вилучення.
Уніфікація документів - розробка єдиних зразків документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності.
Стандартизація документів – встановлення для бланків однотипних документів однакових, найбільш раціональних розміру і форми із завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів.