Помощничек
Главная | Обратная связь


Археология
Архитектура
Астрономия
Аудит
Биология
Ботаника
Бухгалтерский учёт
Войное дело
Генетика
География
Геология
Дизайн
Искусство
История
Кино
Кулинария
Культура
Литература
Математика
Медицина
Металлургия
Мифология
Музыка
Психология
Религия
Спорт
Строительство
Техника
Транспорт
Туризм
Усадьба
Физика
Фотография
Химия
Экология
Электричество
Электроника
Энергетика

Документи як джерело первинної інформації. Вимоги до змісту й оформлення документів



 

Без належно оформленого документа не може бути бухгалтерського за­пису, від нього залежать повнота і достовірність облікової інфор­мації для користувачів.

Документування – це суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві.

Документ (лат. dokumentum) буквально означає свідоцтво, доказ. У широкому значенні під документом розуміють матеріальний носій, що його використовують у процесі спілкування, на якому за допомо­гою різних засобів і способів зафіксовано в доцільній для сприйнят­тя формі інформацію. Документи складають у різних сферах люд­ської діяльності (науці, освіті, медицині, техніці, економіці тощо).

Бухгалтерський документ — письмове свідоцтво певної форми і змісту, яке містить відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення.

Спосіб оформлення господарських операцій документами нази­вається документацією. Документаціяє важливим елементом ме­тоду бухгалтерського обліку, оскільки служить для первинного спо­стереження за господарськими операціями, і обов'язковою умовою для відображення їх в обліку.

Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентуються статтею 9 ("Первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку") Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність Україні" від 16 липня 1999 р. № 996-ХІV, зі змінами.

Первинне спостереження, документування та документація віді­грають важливу роль в управлінні діяльністю підприємства, а саме:

◘ дають уявлення про фактичний стан господарських засобів та їх зміни у процесі кругообігу засобів;

◘ забезпечують прозорість у роботі підприємства та контроль наявності та руху майна і коштів;

◘ є юридичним (правовим) свідченням господарських операцій, що здійснюються;

◘ є важливим джерелом контролю для зовнішніх і внутрішніх користувачів при проведенні ревізії, аудиту, аналізу господарської

Первинні документи мають бути складені на паперових шинних (електронних) носіях. Відповідно до цього існують і до змісту й оформлення документів.

Повнота і достовірність показників обліку значною мірою залежать від якості оформлених документів.

Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ повинен мати обов'язкові реквізити. Термін "реквізити" походить від латинського requisitum, що означає "потрібне, необхідне". Такими реквізитами для будь-якого первинного бухгалтерського документа є:

¨ назва документа (форми);

¨ дата і місце складання;

¨ назва підприємства, від імені якого складено документ

¨ зміст та обсяг господарської операції;

¨ одиниця виміру господарської операції;

¨ посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

¨ особистий підпис або інший знак, що дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції

Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити:

§ ідентифікаційний код підприємства чи особи;

§ номер документа;

§ підстава для здійснення операції;

§ дані про документ, що засвідчує особу;

§ інші додаткові реквізити.

Якщо у первинному документі немає будь-якого обов'язкового реквізиту, такий документ недоказовий і не може бути підставою у бухгалтерському обліку.

 

Вимоги до оформлення первинних бухгалтерських документів:

 

ü первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;

 

ü документи складають на бланках типових форм, затвердже­них Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно, які мають містити обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм.

 

ü у разі складання та зберігання первинних документів на ма­шинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників
господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповід­них органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами;

 

ü записи в первинних документах роблять у темному кольорі чорнилом, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечує зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа;

 

ü вільні рядки в первинних документах прокреслюють;

 

ü у грошових документах суми проставляють цифрами і прописом, перше слово суми записують скраю і з великої літери;

 

ü кожен первинний документ має містити дані про посаду, прізви­ще і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;

 

ü керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення гос­подарських операцій, пов'язаних з відпуском товарно-матеріальних
цінностей, майна, видачею грошових коштів і документів. Коло та­ких осіб, як правило, обмежене;

 

ü забороняється приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним ак­там, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам;

 

ü складаючи первинні документи, можна припуститися поми­лок. У банківських і касових документах помилки не виправляють. Якщо в таких документах допущено помилку, їх анулюють, а замість них оформлюють нові. В інших первинних документах помилки виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок має бути застережене підписом "виправлено" і підтверджено підписом осіб, які підписали цей документ із зазначенням дати виправлення;

 

ü підприємство вживає всіх необхідних заходів щодо запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого терміну, який регулюється спеціальним пере.

 

ü у випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесеними до бланків суворої звітності, їх друк зразками типових або спеціалізованих форм з обов'язкова зазначенням номера;

 

ü відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи;

 

ü первинні документи можуть бути вилученими у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, посадові особи підприємства можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати вилучення.

 

Уніфікація документів - розробка єдиних зразків документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності.

Стандартизація документів – встановлення для бланків однотипних документів однакових, найбільш раціональних розміру і форми із завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів.

 

 




Поиск по сайту:

©2015-2020 studopedya.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.