Документація господарських операцій, її суть і значення

Організація бухгалтерського діловодства

Під діловодством розуміють сукупність таких видів робіт:

- складання кореспонденції (листування);

- приймання листів, які надходять;

- відправлення листів адресатам (вихідних документів);

- реєстрація листів, що надходять і таких, що відправляються;

- зберігання відпрацьованих документів у поточному архіві;

- передавання документів з поточного архіву до архіву постійного зберігання.

Діловодство організовують відповідно до Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД). Воно має забезпечувати оперативну роботу всього облікового апарату, її злагодженість.

У всіх господарствах встановлюють єдиний порядок приймання документації, що надходить, її реєстрації, відправлення документів своїм контрагентам, зберігання відпрацьованих документів, формування папок-справ тощо.

Вихідним елементом організації діловодства є номенклатура — перелік назв справ господарства для групування та зберігання в них документів.

Для всіх служб та підрозділів господарства в номенклатурі відводиться певний код.

Номенклатура справ діловодства визначає систему документування, зберігання документів та всі пов’язані з ними справи.

В умовах використання ПК питання зберігання інформації на машиночитаному носії розглядають у трьох аспектах:

Основними вимогами до зберігання інформації в період оброб­ки з допомогою ПК є забезпечення:

-контролю збереження інформації , відновлення інформації, захисту інформації від несанкціонованого доступу.

У міжрозрахунковий період у зберіганні інформації виділяють три операції: передавання на зберігання; зберігання; видавання інформації.

Надходження і видавання машинних носіїв здійснюються з реєстрацією в журналі приймання-видавання машинних носіїв.

Архівне зберігання інформації має забезпечити: зберігання інформації; захист інформації від несанкціонованого доступу; облік надходження та вибуття інформації архівного зберігання.

За умов використання ПК носієм зберігання інформації є магнітні диски або гнучкі магнітні диски.

Гарантійний строк зберігання документів на машинних но-
сіях — 5 років.

Після закінчення строків зберігання документи, які не підлягають передаванню на державне архівне зберігання, знищують. Машиночитані документи підлягають дефектуванню і списанню. При цьому складають акт про анулювання машиночитаних документів і в картці обліку носія роблять запис із зазначенням причини списування машинного носія, номера акта про анулювання і дати його складання.

Документація господарських операцій

Документація господарських операцій, її суть і значення

Для забезпечення суцільного та безперервного спостереження за господарськими операціями, що здійснюються на підприємстві, використовують бухгалтерські документи, де фіксуються факти здійснення господарських операцій.

Питання, пов’язані з оформленням первинних облікових документів і реєстрів бухгалтерського обліку, регулюються ст. 9 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16 липня 1999 р. № 996-ХIV.

Сутність бухгалтерських документів полягає в тому, що вони, фіксуючи факти здійснення господарських операцій, є основою для їх бухгалтерського обліку.

Документація— це спосіб оформлення господарських операцій відповідними документами, призначений для первинного спостереження за господарськими операціями як обов’язкова умова відображення їх в обліку. Документація відіграє також важливу роль в управлінні діяльністю підприємства, забезпечує контроль за збереженням майна господарства, раціональним його використанням. Вона має юридичне значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій. Використовують документацію для аналізу господарської діяльності, фінансового контролю, аудиту й документальних ревізій.

Документ— це письмове свідчення на паперових або машинних носіях про здійснення господарських операцій. Документи бувають первинні та зведені. Первиннийдокумент складають під час виконання господарської операції чи одразу після її завершення, а зведений— на основі кількох первинних документів для отримання узагальнених даних.

Поиск по сайту: