ЖУРНАЛЫ ВЫБЫТИЯ И ПРИБЫТИЯ КАК КОСВЕННЫЕ ДОКАЗАТЕЛЬСТВА

Журналы могут служить косвенным доказательством самого факта слу­жебной командировки; источниками данных о географии служебных ко­мандировок, количестве поездок и командированных работников (в отно­шении своего персонала) или продолжительности командировок, количес­тве приезжавших специалистов, частоте деловых контактов (в отношении прибывших в организацию специалистов). Таким образом, эти документы могут использоваться, прежде всего, для статистического, управленческо­го и кадрового учета в организации.

Несмотря на то что в контексте ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ст. 313 НК РФ журналы выбытия и прибытия не являются первичными учетными документами для целей бухгалтерского и налогового учета, в случае возникновения налоговых споров они могут быть использованы (по запросу налоговых органов) в ка­честве косвенных доказательств при признании в налоговом учете органи­зациями-исполнителями, подрядчиками и другими компаниями расходов по договорам возмездного оказания услуг, договорам подряда и прочим договорам, как в целом по сумме расходов, так и в части расходов на слу­жебные командировки.

ООО «Импульс» (г. Москва) арендует квартиру в г. Тверь для прожива­ния своих работников, направляемых в служебную командировку в фили­ал ООО «Импульс», находящийся в Твери. Понятно, что расходы на содер­жание арендованной квартиры (в частности оплата коммунальных услуг) должны осуществляться постоянно, а не только в те дни, когда в квартире живет командированный сотрудник. Да и договориться по поводу арен­ды квартиры сразу на длительный срок менее хлопотно и гораздо проще, чем урывками - на кратковременные периоды командировок сотрудников арендатора. Плата за аренду квартиры, а также за коммунальные платежи, исчисленные за то время, когда служебная квартира пустовала, в налоговом учете не признаются в расходах, так как эти затраты не удовлетворяют кри­териям п. 1 ст. 252 НК РФ.

Расходы на содержание арендованной квартиры в Твери (арендная плата, коммунальные платежи) ООО «Импульс» признает для целей исчисления на­лога на прибыль в составе других расходов, связанных с производством и ре­ализацией (основание - налоговая учетная политика ООО «Импульс», п. 4 ст. 252 НК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, п. 1 ст. 252 НК РФ), но только в той доле расходов, которая приходится на период фактического проживания ко­мандированных работников в этой квартире, т. е. за период со дня прибытия сотрудника в место командировки (г. Тверь) и до дня его выбытия из места командировки (из г. Тверь). Это особенно важно, в т. ч. и в ситуациях, когда в период служебной командировки работники ООО «Импульс» возвращают­ся на выходные дни в Москву, а в понедельник снова уезжают в Тверь.

Таким образом, сумма ежемесячных расходов на содержание арендо­ванной квартиры (арендная плата, коммунальные платежи) в Твери должна учитываться в расходах пропорционально количеству дней фактического использования арендуемой квартиры командированными сотрудниками ООО «Импульс», определяемому непосредственно на основании отметок в командировочных удостоверениях. Но, как показывает аудиторская прак­тика, в случае возвращения работников в течение срока служебной коман­дировки в Москву на выходные дни такие отметки в командировочном удостоверении не производятся, что само по себе является ошибкой.

Косвенным подтверждением фактического проживания командиро­ванных в Тверь сотрудников-москвичей будут также отметки в журнале выбытия ООО «Импульс», который ведется в головной организации, а так­же в журнале прибытия, который в данном случае нужно вести в филиа­ле, находящемся в Твери. Именно такой подход к признанию в налоговом учете расходов на содержание арендованной для командированных работ­ников квартиры является экономически обоснованным, соответствующим требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Да и действующая в настоящее время ре­дакция абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ позволяет признавать расходы на содер­жание арендованной квартиры (арендная плата, коммунальные платежи) на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в ней командированных сотрудников во время командировки. Это могут быть следующие документы:

• приказ по организации о необходимости аренды квартиры;

• договор аренды квартиры; в нем целесообразно указать целевое на­значение арендуемой квартиры - проживание сотрудников арендато­ра, направляемых в служебные командировки в данный населенный пункт;

• командировочное удостоверение сотрудника с отметками о пребыва­нии в пункте назначения;

• отчет о выполнении служебного задания;

• проездные документы до места командировки и обратно;

• журнал прибытия в филиал организации (см. постановление ФАС Се­веро-Западного округа от 28.09.2007 по делу № А56-25147/2006) и др.

Поиск по сайту: