Помощничек
Главная | Обратная связь


Археология
Архитектура
Астрономия
Аудит
Биология
Ботаника
Бухгалтерский учёт
Войное дело
Генетика
География
Геология
Дизайн
Искусство
История
Кино
Кулинария
Культура
Литература
Математика
Медицина
Металлургия
Мифология
Музыка
Психология
Религия
Спорт
Строительство
Техника
Транспорт
Туризм
Усадьба
Физика
Фотография
Химия
Экология
Электричество
Электроника
Энергетика

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАНЕНИЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ ПРЕДПРИЯТИЯ



Введение

Важными источниками конфиденциальной информации являются люди, документы и публикации. От того, как организована работа с людьми и документами, зависит и безопасность предприятия. Целям предотвращения нанесения экономического, финансового и мате­риального ущерба предприятию (организации), вызванного неправомерными или неосторожными действиями, а также неквалифицированным обращением или разглашением коммерческой тайны, служат настоящие предложения.

Предложения по обеспечению коммерческой тайны носят общий рекомендательный характер, не являются нормативным документом, ориентированы в основном на работу с документами, содержащими сведения коммерческого характера, и предусматривают главным образом организационные меры защиты коммерческих секретов.

При подготовке данного пособия были использованы материалы и опыт государственных и коммерческих структур по защите информации.

1. Общие положения

1.1. Под коммерческой тайной понимаются не являющиеся государственными секретами сведения, связанные с производственно-технической, научно-исследовательской, опытно-кон-структорской и другой деятельностью предприятия, а также с их технологической информацией, управлением, финансами, разглашение, утечка или неправомерное овладение которыми может нанести ущерб его интересам.

1.2. К сведениям, составляющим коммерческую тайну, относятся несекретные сведения, предусмотренные «Перечнем конкретных сведений, составляющих коммерческую тайну», утвержденным и введенным в действие приказом директора предприятия.

Коммерческая тайна является собственностью предприятия. Если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другими предприятиями, основанной на договорных началах, то коммерческая тайна может быть собственностью двух сторон. Это обстоятельство должно найти отражение в договоре.

Примечание. Единой установки на обозначение грифа ограничения доступа к документу, содержащему коммерческую тайну, нет, таким грифом может быть «коммерческая тайна». На других предприятиях могут быть:

- «коммерческая тайна»,

- «секрет предприятия»,

- «тайна предприятия» и др.

Такой ограничительный" гриф не является грифом секретности, а лишь показывает, что право собственности на данную информацию охраняется законодательством.

1.3. Под разглашением коммерческой тайны имеются в виду противоправные, умышленные или неосторожные действия должностных или иных лиц, приведшие к преждевременному, не вызванному служебной необходимостью, оглашению охраняемых сведений, подпадающих под эту категорию, а также передача таких сведений по открытым техническим каналам или обработка их на не категорированных ЭВМ.

1.4. Под открытым опубликованием вышеуказанных сведений имеется в виду публикация материалов в открытой печати, передача по радио и телевидению, оглашение на международных, зарубежных и открытых внутренних съездах, конференциях, совещаниях, симпозиумах, при публичной защите диссертаций и других публичных выступлениях, свободная рассылка, вывоз материалов за границу или передача их в любой форме иностранным фирмам, организациям или отдельным лицам вне сферы прямых служебных обязанностей.

1.5. Необходимость и возможность открытого опубликования этих сведений, а также их объемы, формы и время опубликования определяются директором или его заместителями по направлениям по заключению постоянно действующей экспертной комиссии.

1.6. Меры по ограничению открытых публикаций коммерческой информации не могут быть использованы во вред принципу гласности и для сокрытия от общественности фактов бесхозяйственности, расточительства, недобросовестной конкуренции и других негативных явлений.

Использование для открытого опубликования сведений, полученных на договорной или доверительной основе или являющихся результатом совместной производственной деятельности, допускается лишь с общего согласия партнеров.

1.7. Передача информации сторонним организациям, не связанным прямыми служебными контактами, должна регулироваться, как правило, договорными отношениями, предусматривающими обязательства и ответственность пользователей, включая возмещение материальных затрат на предоставление информации и компенсацию за нарушение договорных обязательств.

1.8. Предоставление коммерческой информации представителям служебных, ревизионных, фискальных и следственных органов, народным депутатам, органам печати, радио регулируется соответствующими положениями.

1.9. Тиражированные документы и издания с грифом «коммерческая тайна» рассматриваются как материалы, содержащие сведения ограниченного распространения.

1.10. Ответственность за обеспечение режима при работе с материалами с грифом «КТ», своевременную разработку и осуществление необходимых мероприятий по сохранению коммерческой тайны возлагается на директора, его заместителей по направлениям и руководителей структурных подразделений. Ответственность за организацию и осуществление работы по защите коммерческой тайны и проведение постоянного контроля за ее соблюдением возлагается на службу безопасности.

Служба безопасности принимает меры по сохранению коммерческой тайны путем максимального ограничения круга лиц, физической сохранности документов, содержащих такие сведения, обработки информации с грифом «КТ» на защищенных ЭВМ, внесения требований по конфиденциальности конкретной информации в договоры с внутренними и внеш­неторговыми партнерами и других мер по решению руководства.

1.11. Защита коммерческой тайны предусматривает:

- порядок определения информации, содержащей коммерческую тайну, и сроков ее действия;

- систему допуска сотрудников, командированных и частных лиц к сведениям, составляющим коммерческую тайну;

- порядок работы с документами с грифом «КТ»;

- обеспечение сохранности документов, дел и изданий с грифом «КТ»;

- обязанности лиц, допущенных к сведениям, составляющим коммерческую тайну;

- принципы организации и проведения контроля за обеспечением режима при работе со сведениями, составляющими коммерческую тайну;

- ответственность за разглашение сведений, утрату документов, содержащих коммерческую тайну.

Контроль за осуществлением учета, размножением, хранением и использованием документов, дел и изданий с грифом «КТ» возлагается на уполномоченных службы безопасности.

Контроль за неразглашением сведений, содержащихся в документах, делах и изданиях с грифом «КТ», осуществляется отделами службы безопасности.

2. Порядок определения информации, содержащей коммерческую тайну, и сроков ее действия

2.1. Определение необходимости проставления грифа «коммерческая тайна» производится на основании Перечня, указанного в п. 1.2: на документе - исполнителем и лицом, подписывающим документ, а на издании - автором (составителем) и руководителем, утверждающим издание к печати.

2.2. Срок действия коммерческой тайны, содержащейся в документе, определяется в каждом конкретном случае исполнителем или лицом, подписавшим документ, в виде конкретной даты, или «до заключения контракта», или «бессрочно».

2.3. На документах, делах и изданиях, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, проставляется гриф «коммерческая тайна», а на документах и изданиях, кроме того, - номера экземпляров.

Гриф «коммерческая тайна» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке, титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим материалам.

На обратной стороне последнего листа каждого экземпляра документа, содержащего коммерческую тайну, печатается разметка, в которой указывается: количество отпечатанных экземпляров, номер, фамилия исполнителя и его телефон, дата, срок действия коммерческой тайны, содержащейся в документе (конкретная дата, «до заключения контракта» или «бессроч­но»), фамилия машинистки.

2.4. Решение вопроса о снятии грифа «коммерческая тайна» возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются представители службы безопасности и соответствующих структурных подразделений.

Решение комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, который утверждается директором или его заместителем по направлению. В акте перечисляются дела, с которых гриф «КТ» снимается. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив, а на дела постоянного хранения - в государственный архив.

2.5. На обложках дел гриф «КТ» погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия.

Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуры дела.

3. Система допуска сотрудников, командированных и частных лиц к сведениям, составляющим коммерческую тайну

2.1. Допуск сотрудников к сведениям, составляющим коммерческую тайну, осуществляется директором, его заместителями по направлениям и руководителями структурных подразделений.

Руководители подразделений и службы безопасности ответственны за подбор лиц, допускаемых к сведениям с грифом «КТ», обязаны обеспечить систематический контроль за тем, чтобы к этим сведениям получали доступ только те лица, которым такие сведения необходимы для выполнения своих служебных обязанностей.

2.2. К сведениям, составляющим коммерческую тайну, допускаются лица, обладающие необходимыми высоконравственными и деловыми качествами, способные хранить коммерческую тайну, и только после оформления в службе безопасности индивидуального письменного обязательства по сохранению коммерческой тайны.

2.3. Допуск сотрудников к работе с делами с грифом «КТ», имеющих к ним непосредственное отношение, производится в соответствии с оформленным на внутренней стороне обложки списком за подписью руководителя структурного подразделения, а к документам - согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей подразделений.

2.4. Командированные и частные лица допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями с грифом «КТ» с письменного разрешения руководителей предприятия и подразделений, в ведении которых находятся эти материалы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы и объема выполняемого задания, а также предписания на выполнение задания.

Выписки из документов и изданий, содержащих сведения с грифом «КТ», производятся в тетрадях, имеющих такой же гриф, и после окончания работы представителя высылаются в адрес организации.

3.5. Дела и издания с грифом «КТ» выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в «Карточке учета выдаваемых дел и изданий» (форма 4).

 

4. Порядок работы с документами с грифом «КТ»

4.1. Документы, содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну, подлежат обязательной регистрации "в канцелярии службы безопасности или в общем делопроизводстве подразделения уполномоченным службы безопасности. Они должны иметь реквизиты, предусмотренные п. 2.3, и гриф «КТ» (или полностью «коммерческая тайна»). На документах, передаваемых иностранцам, гриф «КТ» не проставляется. Полученные от иностранцев документы маркируются грифом «КТ» графитным карандашом.

В тексте документа и его реквизитах дополнительно могут оговариваться права на информацию, поря­док пользования ею, сроки ограничения на публикацию и др.

Отсутствие грифа «КТ» и предупредительных оговорок в тексте и реквизитах означает свободную рассылку и предполагает, что автор информации и должностное лицо, санкционирующее (подписавшее, утверждавшее документ) ее распространение, предусмотрели все возможные последствия от свободной рассылки и несут за это всю полноту ответственности.

4.2. Вся поступающая корреспонденция с грифом «КТ» или другими грифами, указанными в п. 1.2, принимается и вскрывается сотрудниками канцелярии, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов «КТ» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых отправляется адресанту.

4.3. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с грифом «КТ». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) по экземплярно.

4.4. Учет документов и изданий с грифом «КТ» ведется в журналах (форма 1) или на карточках (форма 2) отдельно от учета другой несекретной документации. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Издания, которые не подшиваются в дела, учитываются в журнале инвентарного учета (форма 5).

Движение документов и изданий с грифом «КТ» должно своевременно, отражаться в журналах или на карточках.

4.5. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном листе к изданиям с грифом «КТ» проставляется штамп, в котором указываются наименование, регистрационный номер документа и дата его поступления.

4.6. Тираж издания с грифом «КТ», полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в журнале учета и распределения изданий (форма 3).

Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

4.7. Печатание материалов с грифом «КТ» производится в бюро оформления технической документации или в структурных подразделениях под ответственность их руководителей.

4.8. Отпечатанные и подписанные документы с грифом «КТ» вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику канцелярии, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены». Дата. Подпись.

4.9. Размножение документов и изданий с грифом «КТ» в типографиях и на множительных аппаратах производится с разрешения службы безопасности и под контролем канцелярии по заказам, подписанным руководителем подразделения и утвержденным заместителем директора по направлению. Учет размноженных документов и изданий осуществляется по экземплярно в специальном журнале.

4.10. Рассылка документов и изданий с грифом «КТ» осуществляется на основании подписанных руководителем структурного подразделения разнарядок с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.

Документы с грифом «КТ» после исполнения группируются в отдельные дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы и издания с грифом «КТ».

При пользовании открытой радиосвязью запрещается передавать сведения, имеющие гриф «КТ». Такие сведения могут передаваться только по закрытым техническим средствам связи или по открытой телетайпной связи с проставлением на документах и телеграммах соответствующего штампа.

При пользовании проводной связью запрещается указывать должности адресатов отправителей, разрешается указывать только телеграфные адреса и фамилии отправителей и получателей.

4.13. Снятие копий (рукописных, машинописных, микро- и фотокопий, электрографических и др.), а также производство выписок из документов и изданий с грифом «КТ» сотрудниками производится по разрешению руководителей подразделений.

Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий с грифом «КТ» производится на основании письменных запросов по разрешению руководителей подразделений, подготовивших эти документы и издания.

Аналогично отметки вносятся в описи и номенклатуры" дел.

4.14. Порядок работы на ЭВМ при обработке информации с грифом «КТ» осуществляется в соответствии с требованиями «Инструкции о порядке работы на ПЭВМ при обработке несекретной информации».

 

5. Обеспечение сохранности документов, дел и изданий

5.1. Документы, дела и издания с грифом «КТ» должны храниться в служебных помещениях и библиотеках в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.

5.2. Выданные для работы дела с грифом «КТ» подлежат возврату в канцелярию или уполномоченному службы безопасности в тот же день.

Отдельные дела с грифом «КТ» с разрешения начальника канцелярии или уполномоченного службы безопасности могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

5.3. Передача документов, дел и изданий с грифом «КТ» другим сотрудникам, допущенным к этим документам, производится только через канцелярию или уполномоченного службы безопасности.

5.4. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без санкции канцелярии или уполномоченного службы безопасности, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.

5.5. Запрещается выносить документы, дела и издания с грифом «КТ» из служебных помещений для работы с ними дома, в гостиницах и т. д.

В необходимых случаях директор, его заместители по направлениям или руководители структурных под­разделений могут разрешить исполнителям или сотрудникам канцелярии вынос из здания документов с грифом «КТ» для их согласования, подписи и т. д. в организации, находящиеся в пределах данного города.

5.6. Лицам, командированным в другие города, запрещается иметь при себе в пути следования документы, дела или издания с грифом «КТ». Эти материалы должны быть направлены заранее в адрес организации по месту командировки сотрудника, как правило, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также с курьерами.

5.7. При смене сотрудников, ответственных за учет и хранение документов, дел и изданий с грифом «КТ», составляется по произвольной форме акт приема-передачи этих материалов, утверждаемый заместителями директора по направлениям или руководителями структурных подразделений.

6. Обязанности лиц, допущенных х сведениям, составляющим коммерческую тайну

6.1. Лица, допущенные к работам, документам и сведениям, составляющим коммерческую тайну, несут личную ответственность за соблюдение ими установленного режима. Прежде чем получить доступ к коммерческой информации, они должны изучить требования настоящей инструкции и других нормативных документов по защите коммерческой тайны в части, их касающейся, сдать зачет на знание указанных требований и дать индивидуальное письменное обязательство по сохранению коммерческой тайны.

6.2. Лица, допущенные к работам, документам и сведениям, составляющим коммерческую тайну, обязаны:

а) строго хранить коммерческую тайну, ставшую им известной по службе или работе или иным путем, пресекать действия других лиц, которые могут привести к разглашению коммерческой тайны. О таких фактах, а также о других причинах или условиях возможной утечки коммерческой тайны немедленно информировать непосредственного начальника и службу безопасности;

б) в течение договорного периода не использовать известную коммерческую тайну в своих личных целях, а также без соответствующего разрешения руководства не заниматься любой деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб предприятию, являющемуся владельцем этой коммерческой тайны;

в) выполнять только те работы и знакомиться только с теми документами, к которым получили доступ в силу своих служебных обязанностей; знать степень важности выполняемых работ, правильно определять ограничительный гриф документов, строго соблюдать правила пользования ими, порядок их учета и хранения;

г) при составлении документов со сведениями, составляющими коммерческую тайну, ограничиваться минимальными, действительно необходимыми в документе этими сведениями; определять количество экземпляров документов в строгом соответствии с действительной служебной необходимостью и не допускать рассылки их адресатам, к которым они не имеют отношения;

д) на черновиках документов проставлять соответствующий ограничительный гриф и другие необходимые реквизиты. Передавать их для печатания только с письменного разрешения руководителя подразделения;

е) после получения из машинописного бюро отпечатанных документов проверять их наличие, сличать эти данные с записями в журнале и расписываться (с указанием даты) за получение отпечатанных документов и черновиков, после чего учесть в канцелярии или у уполномоченного службы безопасности;

ж) получать документы с грифом «КТ» лично в канцелярии или у уполномоченного службы безопасности. Своевременно знакомиться с полученными документами и разборчиво расписываться на них с указанием даты ознакомления;

з) поступившие документы с грифом «КТ» своевременно направлять для приобщения к делу с соответствующими отметками об исполнении (номер дела, что сделано по документу, дата, подпись) и с резолюцией начальника подразделения;

и) сдавать в канцелярию или уполномоченному по службе безопасности исполненные входящие документы, а также предназначенные для рассылки, подшивки в дело, уничтожения и взятия на инвентарный учет под расписку в журналах учета;

к) иметь внутреннюю опись документов с грифом «КТ», в которой отводится отдельный раздел, и немедленно вносить с нее все полученные для исполнения документы, хранить их только в рабочей папке, а при выходе в рабочее время из помещения рабочую папку с документами запирать в сейф;

л) по окончании работы с документами с грифом «КТ» своевременно возвращать их в канцелярию или уполномоченному службы безопасности;

м) об утрате или недостаче документов с грифом «КТ», ключей от сейфов, личных печатей немедленно сообщать в службу безопасности;

н) при увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в командировку своевременно сдать или отчитаться перед канцелярией или уполномоченным за все числящиеся за ним документы;

о) ознакомить представителей других учреждений с документами с грифом «КТ» с ведома и с письменного разрешения руководителя подразделения; лично знакомиться с разрешениями указанных руководителей на предписании, в котором должны быть определены вопросы и объем сведений, подлежащих рассмотрению; требовать от командированных лиц расписки на документах, с которыми они ознакомились, или в учетных карточках этих документов;

п) документы с грифом «КТ» во время работы располагать так, чтобы исключить возможность ознакомления с ними других лиц, в том числе допущенных к подобным работам и документам, но не имеющих к ним прямого отношения;

р) по первому требованию канцелярии и отдела службы безопасности предъявлять для проверки все числящиеся и имеющиеся документы с грифом «КТ»; представлять по требованию начальника отдела устные или письменные объяснения о нарушениях установленных правил выполнения работ с грифом «КТ», учета и хранения документов с грифом «КТ», а также о фактах разглашения сведений с грифом «КТ», утраты документов, содержащих такие сведения.

7. Принципы организации и проведения контроля за обеспечением режима при работе со сведениями, содержащими коммерческую тайну

7.1. Контроль за обеспечением режима при работе со сведениями, составляющими коммерческую тайну, осуществляется в целях изучения и оценки фактического состояния сохранности коммерческой тайны, выявления недостатков и нарушений режима при работе с материалами с грифом «КТ», установления причин таких недостатков и нарушений и выработки предложений, направленных на их устранение и предотвращение.

7.2. Контроль за обеспечением режима при работе с материалами с грифом «КТ» осуществляет служба безопасности и руководители структурных подразделений.

7.3. Комиссия для проверки обеспечения режима при работе с материалами с грифом «КТ» комплектуется из опытных и квалифицированных работников в составе не менее 2-х человек, имеющих допуск к этой работе. Участие в проверке не должно приводить к необоснованному увеличению осведомленности проверяющих об этих сведениях.

7.4. Проверки обеспечения режима при работе с материалами с грифом «КТ» проводятся не реже одного раза в год комиссиями на основании предписания, подписанного директором или его заместителем по направлению.

7.5. Проверки проводятся в присутствии руководителя структурного подразделения или его заместителя.

7.6. Проверяющие имеют право знакомиться со всеми документами, журналами (карточками) учета и другими материалами, имеющими отношение к проверяемым вопросам, а также проводить беседы и консультации со специалистами и исполнителями, требовать представления письменных объяснений, справок, отчетов по всем вопросам, входящим в компетенцию комиссии.

7.7. По результатам проверок составляется акт (справка) с отражением в нем состояния режима при работе с материалами с грифом «КТ», выявленных недостатков и нарушений, предложений по их устранению.

С актом после утверждения его директором или заместителем под роспись знакомится руководитель структурного подразделения.

7.8. Об устранении выявленных в результате проверки недостатков и нарушений в режиме при работе с материалами с грифом «КТ» и реализации предложений руководитель подразделения в установленные комиссией сроки сообщает начальнику службы безопасности.

7.9. В случае установления факта утраты документов, дел и изданий с грифом «КТ» либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность директор, его заместители по направлениям и начальник службы безопасности.

Для расследования факта утраты документов, дел и изданий с грифом «КТ» при установлении факта разглашения сведений, содержащихся в этих материалах приказом директора (распоряжением руководителя структурного подразделения) назначается комиссия, заключение которой о результатах расследования утверждается руководителем, создавшим данную комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с грифом «КТ» составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в учетные документы.

Акты на утраченные дела постоянного хранения после их утверждения директором или его заместителями по направлениям передаются в архив для включения в дело фонда.

 

8. Ответственность за разглашение, утрату документов, содержащих коммерческую тайну

8.1. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну, - это предание огласке сведений лицом, которому эти сведения были доверены по службе, работе или стали известны иным путем, в результате чего они стали достоянием посторонних лиц.

8.2. Утрата документов, содержащих сведения коммерческой тайны, - это выход (в том числе и временный) документов из владения ответственного за их сохранность лица, которому они были доверены по службе или работе, являющийся результатом нарушения установленных правил обращения с ними, вследствие чего эти документы стали или могли стать достоянием посторонних лиц.

8.3. Иные нарушения режима при работе с материалами коммерческой тайны - это нарушение требований, могущее привести к разглашению этих сведений, утрате документов, содержащих такие сведения.

8.4. За утрату и незаконное уничтожение документов, дел и изданий с грифом «КТ», за разглашение сведений, содержащихся в этих материалах, а также за нарушение требований виновные лица привлекаются к ответственности в установленном порядке.

Приложения к П-12:

 




Поиск по сайту:

©2015-2020 studopedya.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.