Контроль дотримання умов, які забезпечують збереження запасів

Умовами, які забезпечують збереження МЦ є:

- класифікація матеріалів;

- оцінка матеріалів;

- правильний підбір та розстановка кадрів;

- організація та стан складського господарства;

- організація охорони та пропускної системи;

- організація та своєчасне проведення інвентаризації ТМЦ, правильність оформлення та визначення її результатів і прийняття рішень по ним;

- організація та проведення оперативного контролю за наявністю і рухом матеріалів на складах п/п.

Дієвим методом перевірки правиль­ного збереження матеріальних цінностей є повна (вибіркова) інвентари­зація, яка проводиться згідно з інструкцією не менше ніж один раз в рік, а на підприємствах, де є залишки сировини, матеріалів, інвентаризація про­водиться на кожне перше число місяця.

Готуючись до інвентаризації, слід визначити кількість основних об'єк­тів, по яких вона буде проведена. Для цього обов'язково необхідно знати технологію виробництва. Інвентаризація проводиться раптово і одночас­но на усіх об'єктах з залученням фахівців, які добре знають технологію виробництва на підприємстві, що ревізується, і обов'язково у присутності матеріально відповідальної особи.

До початку інвентаризації ревізор у присутності інвентаризаційної комісії, призначеної наказом керівника підприємства, повинен опломбу­вати складські приміщення у тому разі, якщо протягом одного дня прове­сти інвентаризацію на усіх складах неможливо. Факт опломбування засвідчується актом, у якому обов'язково вказуються члени інвентариза­ційної комісії, дата складання акта, місце знаходження та назва складу, кількість пломб та їхні номери. Акт підписується усіма членами інвен­таризаційної комісії.

Для забезпечення недоторканості пломб до моменту проведення інве­нтаризації треба оголосити про стягнення штрафів з порушників, адже матеріально відповідальні особи з метою приховування нестачі або лиш-

ків можуть зривати пломби. Сума штрафу може становити 1-5% від вартості цінностей, які зберігаються на опломбованих складах.

Дуже важливо ще до початку інвентаризації отримати усі документи з надходження та витрат матеріальних цінностей. Для цього кожний документ підписується членами інвентаризаційної комісії, проставляєть­ся дата. Звіт, який складає матеріально відповідальна особа, теж підпи­сується членами комісії. Під час ревізії забороняється використовувати первинні документи без позначок ревізора.

Після цього матеріально відповідальна особа повинна надати розписку про те, що усі первинні документи з надходжень та витрат занесені до звіту і ніяких інших документів більше не подаватиметься. Потрібно також взяти розписку про те, що на відповідальному збереженні немає матеріа­льних цінностей, які належать іншим організаціям чи стороннім особам. Якщо вони є, то з'ясувати які саме, чиї і де зберігаються.

Під час ревізії слід брати до уваги факти проведення інвентаризації із зміною матеріально відповідальних осіб. У разі виявлення порушень, коли, наприклад, під час перебування у відпустці однієї матеріально від­повідальної особи її заміняла інша без передачі матеріальних цінностей, проводиться суцільна інвентаризація. Суцільна інвентаризація прово­диться й тоді, коли матеріальних цінностей небагато.

Якщо інвентаризація проводиться вибірково, доцільно перевіряти ко­жне п'яте найменування згідно з картотекою та оборотною відомістю.

При перевірці класифікації матеріалів, яка діє на п/п, встановлюється:

· які ознаки відокремлюються для класифікації запасів з метою якісної побудови їх обліку – це класифікація за:

1) економічною ознакою (т.т. за їх значенням для виробничого процесу):

- основні;

- допоміжні:

а) допоміжні матеріали, приєднувані до основних;

б) допоміжні матеріали, використовувані як засоби праці;

в) допоміжні матеріали, що забезпечують нормальний хід процесу виробництва;

г) господарські матеріали для ремонтів.

2) технічними ознаками (для правильності планування потреби в матеріалах, раціональна організація їх обліку і контролю за використанням у виробництві) – поділяють на:

- групи та підгрупи за найменуваннями;

- групи та підгрупи за типом;

- групи та підгрупи за сортом;

- групи та підгрупи за розміром.

Ця класифікація відображається у розроблювальних на п/п номенклатурах систематизованого переліку матеріалів, т.т. в процесі ревізії перевіряється їх наявність.

При перевірці оцінювання матеріалів ревізор встановлює, які ціни використовуються п/п (планово-розрахункові, бізнес планові та ін.) для поточного обліку матеріалів, їх обґрунтованість.

Крім того, звертається увага на переоцінку ТМЦ, який порядок її здійснення на п/п:

- чи передує їй інвентаризація МЦ;

- ким я як складаються акти переоцінки (спеціальною комісією), куди списуються суми від переоцінки;

- яким чином здійснюється синтетичний та аналітичний (по видам переоцінки) облік;

- чи здійснюється переоцінка ТМЦ на початок кожного місяця в умовах зміни цін на сировину і товари;

- що послужило основою для визначення нової ціни при переоцінці ТМЦ, по яким не було надходжень по новим цінам; (при цьому, повинне бути документальне підтвердження постачальника за підписом керівника п/п).

Всі особливості проведення перевірки переоцінки ТМЦ на п/п визначені Порядком проведення до оцінки залишків ТМЦ, затв. Мінекономіки та МФУ від 31.05.93 р. (зі змінами та доповненнями ), наказом КМУ і НБУ від 19.04.93 р. №297 “Про нормативи запасів ТМЦ державних п/п і організацій і джерела їх покриття” та Положенням про порядок уцінки та реалізації залежалої продукції та продукції виробничо-технічного призначення, затв. Наказом Мінекономіки та Мінфіну України № 120/190 від 10.09.96 р.

При перевірці підбору та розстановки кадрів виявляється:

- укомплектованість кадрів на посадах з матеріальною відповідальністю;

- склад їх за освітою;

- кваліфікація;

- стаж роботи;

- раціональність їх розстановки за робочими місцями;

- чи не притягувались матеріально-відповідальні особи до кримінальної відповідальності;

- чи заключні з ними письмові угоди і де вини зберігаються;

- чи узгоджується з головним бухгалтером приймання, переміщення, звільнення МВО, преміювання чи позбавлення їх премій;

- яким чином і чи своєчасно передаються МЦ при зміні МВО, при уході їх у відпустку та чи відображаються отримані результати на рахунках бухгалтерського обліку.

Далі, перевіряється організація та стан складського господарства. При цьому встановлюється:

- обладнання складів;

- дотримання умов збереження МЦ;

- оснащення складів вимірювальними приладами та мірною тарою;

- здійснення профілактичних заходів, спрямованих на дотримання якості МЦ.

Перевіряючи систему охорони та пропускну систему ревізія встановлює:

- наявність в складських приміщеннях сигналізації, освітлення та протипожежних засобів;

- чи організована пропускна система, т.т. порядок оформлення пропусків, їх повернення в бухгалтерію та реєстрації пропусків у спеціальному журналі на контрольно-пропускному пункті.

Аналізуючи порядок організації та проведення інвентаризації ТМЦ, ревізор перевіряє:

- обґрунтованість та своєчасність їх проведення;

- правильність оформлення результатів інвентаризації по даним інвентаризаційних описів, порівняльних відомостей та актів інвентаризації;

- які заходи розроблялись та були виконані щодо ліквідації виявлених порушень;

- складання бухгалтерських записів по відображенню нестачі МЦ:

(Дт 84 Кт 20, 22, 28)

та віднесення цих сум на “Інші операційні витрати”:

(Дт 947 Кт 84 ).

- Крім того, враховується, що сума завданої п/п шкоди внаслідок втрати, псування, знищення ТМЦ повинна обчислюватися згідно з порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) МЦ, затвердженого постановою КМУ від 22.01.96 р. № 116 зі змінами і доповненнями та Законом України “Про визначення розміру збитків, заподіяних п/п, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), нестачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння і валютних цінностей” від 06.06.95 р. № 217/95-ВР за наступною формулою:

Рв = (( Бв-А) х І інф + ПДВ + А зб) х 2

І на завершення перевіряється яким чином регулюються результати інвентаризації ТМЦ з урахуванням пересортиці, за допомогою якої здійснюється зарахування нестач надлишками за перевіряє мий період по однорідним МЦ у однієї МВО.

Останнім етапом перевірки умов щодо збереження МЦ є аналіз системи оперативного контролю за наявністю і рухом матеріалів на складах п/п. При цьому, встановлюється:

- чи здійснюють працівники бухгалтерії систематично згідно графіка на складах і в коморах у присутності завідуючого складом перевірку своєчасності і правильності оформлення первинних документів за складськими операціями, а також записів у КСО, виконаних МВО;

- правильність записів і виведених комірником залишків по кожній операції, що повинно бути підтверджено підписом працівника бухгалтерії у відповідному рядку КСО;

- яким чином здійснюється прийняття-здача комірником працівнику бухгалтерії первинних документів (за реєстром);

- як часто здійснюється вибіркова інвентаризація працівником бухгалтерії особливо цінних та дорогих МЦ (повинна 1 раз за 3-5 днів).

Результати інвентаризації оформляються бухгалтерією підприємст­ва. За ними виводяться наявні лишки або нестача.

4. Перевірка операцій з руху запасів.

Перевіряючи операції з надходження матеріальних цінностей, ревізор насамперед зобов'язаний вивчити порядок їх обліку та контролю на під­приємстві.

Для здійснення перевірки даного питання необхідно встановити джерела надходження МЦ, серед яких відокремлюються:

- постачальники;

- підзвітні особи;

- підрозділи основних та допоміжних виробництв.

При надходженні МЦ від постачальників перевіряють:

- правильність приймання МЦ по кількості, якості та своєчасності на основі супроводжувальних документів постачальника та документи оприбуткування (прибутковий ордер, акт приймання, картка складського обліку, книги придбання товарів);

- строки приймання ТМЦ:

а) по кількості 10 дн;

б) по якості 20 дн;

в) по швидко псуванню 24 години;

- своєчасність та правильність оформлення претензій постачальникам;

- порядок оформлення доручень на отримання МЦ, т.т. встановлюється існування на п/п книги обліку виданих доручень та порядок її ведення;

- чи не було на п/п випадків видачі доручень особам, які не працюють на п/п;

- на який строк видаються доручення (10 днів);

- чи своєчасно вони повертаються;

- чи робляться відмітки про повернення доручень в книзі обліку доручень;

- правильність нарахування та віднесення ПДВ (податкові накладні, платіжні документи, ж/о 3).

Крім того, встановлюється наявність актів приймання МЦ та склад комісії, яка їх приймала у випадках не відповідності МЦ, які надійшли від постачальника, даним супроводжувальних документів. Також, з’ясовуються причини нестач чи псування МЦ, розмір втрат в межах норм природного збитку та які заходи приймалися щодо ліквідації встановлених порушень. І головне, визначається, де і яким чином зберігаються такі ТМЦ, чи не відпущені вони у виробництво.

Окремим важливим етапом ревізії надходження ТМЦ на п/п є ретельний аналіз даних ж/о № 3 та 5 з метою встановлення обсягів та обґрунтованості невідфактурованих поставок, матеріалів в дорозі згідно умов угоди, первинних документів і цін, які діють на МЦ на мом6ент здійснення таких операцій.

Якщо матеріальні цінності надійшли на підприємство шляхом видачі довіреностей особам, які мають право на їх одержання, то ревізор згідно з інструкцією «Про порядок видачі довіреностей» зобов'язаний перевірити:

1. наявність журналу обліку виданих довіреностей;

2. наявність наказу на тих осіб, які мають право підпису довіреностей;

3. своєчасність подання звіту з використання одержаних довіреностей.

На підставі журналу реєстрації довіреностей та первинних документів ревізор перевіряє своєчасність оприбуткування матеріальних цінностей.

В разі надходження МЦ від підзвітних осіб звертається увага на:

- правильність та своєчасність складання авансового звіту (на протязі 10 днів з дня видачі коштів у підзвіт);

- наявність виправдовуючи документів до авансового звіту (квитанцій, копій чеків чи рахунків) на придбання МЦ;

- правильність складання бухгалтерських записів.

Перевіряючи надходження МЦ від підрозділів основного та допоміжного виробництва, ревізор звертає увагу на правильність та своєчасність їх оприбуткування згідно даних накладних і КСО, а також обґрунтованість встановлення цін на них і правильність кореспонденції рахунків.

Наступним етапом роботи є перевірка правильності відпуску матеріалів.

Згідно з П(С)БО 9 «Запаси» на підприємстві можна використовува­ти один із шести методів оцінки запасів або декілька одночасно. Але при цьому слід уточнити, що для усіх одиниць бухгалтерського обліку запасів, що мають однакові умови використання, застосовується тільки один із наведених методів.

Відпуск МЦ на п/п здійснюється за наступними напрямками:

- різним п/п, організаціям на сторону, т.т. реалізація МЦ;

- робочим і службовцям п/п;

- цехам основного і допоміжного виробництва;

- підсобним і непромисловим цехам і виробництвам.

Згідно цих напрямків здійснюється ревізія, в результаті якої перевіряється:

- порядок документообігу по відпуску матеріалів зі складу;

- правильність оформлення документів по формі і змісту та дотримання строків їх надання в бухгалтерію згідно з встановленими;

- наявність на складах затверджених і узгоджених з головним бухгалтером списків осіб, які мають право отримувати та запитувати МЦ зі складів, і зразки їх підписів;

При перевірці відпуску матеріальних цінностей на сторону різним п/п, організаціям встановлюється:

- чи відпускались понаднормативні, зайві і не використовувані МЦ на п/п;

- наявність документів на відпуск матеріальних цінностей (накладні, рахунки-фактури) та правильність їх оформлення, що повинно підтверджуватися даними КСО і сальдової книги;

- в разі реалізації відходів, які дійсно були реалізовані, яка ціна на них була встановлена, її правильність згідно розрахунку та обґрунтованість;

- своєчасність та повнота розрахунків за реалізовані МЦ.

Наступним етапом ревізії є перевірка відпуску МЦ робочим і службовцям п/п, в результаті якої встановлюється:

- чи вірно використовувалися ціни;

- чи відповідає фактично відпущена кількість МЦ кількості, вказаній у первинних документах. Для цього порівнюються дані накладних на відпуск матеріалів з даними КСО і пропусків;

При перевірці відпуску МЦ цехам основного та допоміжного виробництв і іншим структурним підрозділам п/п виявляється:

- необхідність та обґрунтованість відпуску матеріалів згідно норм матеріальних затрат, а також, чи дійсно вони були використані у виробництві (величина відпущених МЦ згідно ЛЗК, вимог зіставляється з фактично витраченими матеріалами згідно норм витрат і обсягу виготовленої продукції чи виконаних робіт);

- обґрунтованість розрахунку та визначення потреби в МЦ;

- яким чином здійснюється оформлення відпуску матеріалів понад встановленого ліміту;

- правильність розрахування фактичних с/с відпущених у виробництво МЦ, виходячи із облікових цін на матеріали та відсотків ТЗВ, по даним довідки до відомості №10;

- правильність відображення МЗ в облікових реєстрах (ж/о № 5 та 5-а, відомості 5.1) на основі первинних документів та складання кореспонденції рахунків по даним операціям.

При ревізії операцій з запасними частинами, в першу чергу встановлюють джерела їх надходження на п/п:

- надходять запасні частини в комплекті з придбанням ОФ – перелік їх вказується в технічній документації, вартість запасних частин включається в ціну придбаного обладнання і враховується на субрахунку до рахунку 10;

- надходження запасних частин від постачальників (прибуткові накладні );

- надходження запасних частин відремонтованих допоміжними службами п/п (на невеликих п/п і з невеликою кількістю ремонтних операцій – облік ремонтних затрат спочатку групується:

Дт 23 Кт 66, 65 , а потім Дт 20 Кт 23).

В окремих випадках при ревізії надходження запасних частин здійснюється зустрічна перевірка з метою встановлення повноти і своєчасності оприбуткування з/ч, які надійшли на п/п.

Крім того, ревізору слід пам’ятати, що облік запасних частин здійснюється на субрахунку 207.

Наступним основним етапом перевірки операцій з запасними частинами є контроль їх списання, в результаті якого встановлюється:

1) при списанні неприродних запасних частин, які знімаються з обладнання в результаті його поточного чи капітального ремонту – правильність оформлення ЛЗК, вимог і запису Дт 207 (п/з) Кт 207 (склад) актів приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об’єктів і запису Дт 15 Кт 207.

2) при списанні запасних частин, використаних при проведенні технічного обслуговування автомобіля згідно “Положення про технічне обслуговування і ремонт дорожньо-транспортних засобів” від 30.03.98 р. №102 перевіряється система технічного обслуговування дорожньо-транспортних засобів, яка передбачена на п/п:

- технічне обслуговування в період обкатки;

- перше технічне обслуговування;

- щоденне обслуговування;

- друге технічне обслуговування;

- сезонне технічне обслуговування;

наявність та правильність складання актів про проведення обслуговування і відповідність їх передбаченому переліку технічних робіт і витраченим запасним частинам: Дт 91 Кт 207.

3) при списанні запасних частин, які використовувались при виконанні ремонтних робіт стороннім організаціям згідно угоди – перевіряється наявність і правильність оформлення замовлення, калькуляції; якщо для виконання замовлення використовуються власні запасні частини п/п, то перевіряється наявність вимог, актів виконаних робіт ;

4) при списанні автомобільних шин і акумуляторів – перевіряється наявність облікової картки на кожну покришку, в якій повинні бути відображені всі операції з нею, а також виготовляється щомісячне відображення в ній фактичного пробігу автомобіля по спідометру; якщо шина списується, то в карті її обліку перевіряється її повний пробіг, її технічний стан, куди направляється (ремонт, відновлення чи утиль) і підписи членів комісії, так як вона вже слугує актом списання для даної шини, а також наступна кореспонденція рахунків:

- передана автошина у підзвіт для заміни зношеної

Дт 207 (підзвіт) Кт 207 (склад)

- списана з підзвіту на затрати вартість зношених шин

Дт 91 Кт 207 (підзвіт)

Практика контрольно-ревізійної роботи свідчить, що при проведенні операцій з тарою мають місце значні втрати та зловживання. При перевірці операцій з тарою необхідно керуватись П(С)БО № 7 та 9, а також відповідними галузевими інструкціями. Перевіряючи операції по тарі та тарних матеріалах, ревізор повинен вияснити:

1. правильність віднесення до тари та тарних матеріалів;

2. яка частина тари обліковується на рахунках 115 «Інвентарна тара» 204 «Тара й тарні матеріали»;

3. джерела надходження тари;

4. спосіб використання тари;

5. правильність віднесення МШП до складу необоротних активів та до складу запасів.

Тару поділяють на:

- одноразового використання;

- багаторазового використання.

Ревізор зобов'язаний знати, що тара, яка приймається від постачаль-ка, обліковується як матеріали (тара багаторазового використання), ставна тара обліковується за кількістю.

Ревізор зобов'язаний перевірити правильність прийому тари, стану піку та розрахунків з постачальниками. Джерелами такої перевірки є:

ü прийомні та комерційні акти;

ü накладні;

ü прибуткові ордери;

ü накладні по внутрішньому переміщенню тари.

Як правило, тара, розвантажена і прийнята експедитором, повинна бути здана на підприємство за накладною. Важливе значення при перевірці тари має ревізія повноти оприбуткування. Слід пам'ятати, що тара одноразового використання не підлягає поверненню. Ревізор повинен вияснити подальше використання такої тари. По поворотній та заставній тарі слід перевірити умови повернення, правильність проведення розрахунків з товаро-здавальниками, обґрунтованості зниження здавальних цін та правильності визначення фінансових результатів з тарою. Ревізор зобов'язаний при цьому знати, що підприємство, яке одержало продукцію чи матеріали в дерев'яній тарі, облік останніх веде за вартістю40 %від суми нової тари. Обов'язковій перевірці підлягає правильність відображення витрат по тарі в собівартості продукції.

Детальній перевірці підлягають операції з видачею спецодягу, спецвзуття. При цьому слід вияснити:

ü хто має право на таке отримання;

ü за рахунок яких джерел;

ü норми видачі тощо.

Детальній перевірці підлягають операції, пов'язані з нарахуванням зносу малоцінних необоротних активів та їх списання на витрати виробництва.

Тому при ревізії тари перевіряють:

ü який вид тари використовується на п/п;

ü як вона використовується;

ü чи своєчасно та в повному обсязі вона оприбутковується, т.т. порівнюють дані супроводжувальних документів, прибуткових ордерів, актів приймання, КСО і журналу придбання товарів з метою встановлення розбіжностей;

ü чи правильно визначається ціна тари;

ü по зіставній та повертаємій тарі – виконання умов повернення; правильність розрахунків з та роздавальниками і визначення фінансових результатів.

У випадками пред’явленні штрафних санкцій таро-ремонтними п/п до ревізуємого п/п, яке не своєчасно здало тару, встановлюється:

ü чому порушені правила повернення тари;

ü хто винен;

ü куди списані сплачені штрафні санкції;

ü які заходи приймались на п/п з метою своєчасності повернення повертаємої тари.

Після перевірки достовірності відображення за даними бухгалтерського обліку руху матеріальних цінностей ревізор повинен скласти баланс руху матеріальних цінностей за їх видами з виведенням залишку матеріальних цінностей на момент інвентаризації і зіставити дані залишку балансу руху матеріальних цінностей з фактичною наявністю матеріальних цінностей.

У разі перевищення даних залишків балансу руху матеріальних цін­ностей над даними інвентаризації можна зробити висновок, що матері­альні цінності при надходженні не оприбутковувалися.

У деяких випадках за даними бухгалтерського обліку не проводиться списання матеріальних цінностей. Тому, перевіряючи факти списання матеріальних цінностей, ревізор повинен знати, чи використовуються вка­зані матеріальні цінності у технологічному процесі та якими є їхні нор­ми витрат на виготовлення одиниці продукції. Якщо матеріально відпо­відальною особою не велось щоденного обліку руху матеріальних цінно­стей, то його слід поновити.

Поиск по сайту: