Використання засобів організаційної техніки

Глава 8. ОРГАНІЗАЦІЯ ОСОБИСТОЇ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Планування особистої роботи менеджера

Важливою умовою раціонального використання робочого часу менеджера є планування особистої роботи. У особистому плані роботи менеджер визначає:

· завдання, що стоять перед організацією;

· питання, які потребують вирішення;

· посадові особи, які готують необхідні інформаційні мате­ріали;

· строки виконання визначених питань.

Окремо формулюється зміст завдань, які буде вирішувати менеджер особисто, порядок виконання, координація зусиль і система контролю.

Складання такого плану не викликає труднощів. Головне по­лягає у правильному виборі форми своєї участі у рішенні зав­дань, організації взаємодії окремих виконавців і взаємозв´язків з іншими організаціями зовнішнього середовища.

План повинен чітко визначати час роботи з документами, приймання відвідувачів, перебування у структурних підрозділах, участь у зборах акціонерів і трудового колективу, проведення нарад з підлеглими та ін. Розробка такого плану створює нор­мальний ритм роботи апарата управління, забезпечує черговість виконання завдань, дає можливість виділити час для творчої роботи, інноваційної діяльності, підвищення своєї кваліфікації. Тут менеджер компетентно і завчасно може займатись постанов­кою і рішенням стратегічних питань, продуктивно працювати.

Якщо у менеджера немає особистого плану роботи, то в ко­лективі організації створюються нервові обставини, що призво­дять до неякісних рішень завдань, підвищують психологічне напруження і знижують результативність управлінської праці.

Особистий план роботи менеджера складається на різні стро­ки:

· довгостроковий — рік, квартал;

· середньостроковий — місяць;

· короткостроковий — тиждень, день.

У плані точно визначається строк виконання роботи і час, необхідний для цього. Роботи, що виконує менеджер, особисто

поділяються на періодичні, що повторюються і раптово вини­кають.

Періодичні роботи повторюються щоденно, щотижнево, щомісячно у визначеному ритмі. Це такі види робіт:

· робота з документами;

· наради;

· приймання спеціалістів і працівників організації;

· приймання відвідувачів;

· робота у підрозділах.

Час виконання періодичних робіт повинен визначатись точ­но.

Роботи, що повторюються — це службові відрядження, нав­чання, наради і відвідування інших організацій. Витрати часу .на їх виконання також плануються точно.

Роботи, що виникають раптово, у плані передбачити немож­ливо. Для цього необхідно проектувати у плані резерв часу на їх виконання, а якщо його буде недостатньо, то треба зменшити витрати часу на заплановані роботи, перенести на інший час, або доручити їх виконання відповідальному працівникові апа­рату управління.

Планування особистої роботи треба розглядати не тільки як складання порядку роботи. Тут важливим є визначення часу їх провадження, строків їх початку і закінчення. При цьому треба враховувати всі майбутні види робіт, порівнювати необхідний для роботи час з плановим фондом часу в загальному бюджеті робочого часу.

Після складання плану треба проявити уміння і наполег­ливість у його виконанні, забезпечити необхідний контроль за виконанням планів іншими управлінськими ланками.

Контроль виконання плану особистої роботи і завдань ви­конавцями повинен бути регулярним і послідовним. Це дисцип­лінує самого менеджера і його підлеглих, сприяє ефективному використанню робочого часу, підвищенню якості управління організацією.

Оперативне планування особистої роботи менеджера здійснюється щотижня. Це план "на сьогодні", "назавтра". Такий план містить "тематичний" перелік справ, які треба вирі­шувати оперативно у визначений строк.

Для полегшення оперативного планування менеджер роз­робляє графік робот. У ньому встановлюється чіткий розпоря­док робочого часу (дня, тижня).

Робочі плани і графіки менеджера повинні бути скоордино­ваними з планами і графіками вищого керівництва і, в свою чер­гу, бути базою для розробки планів нижчого рівня управління або особистих планів підлеглих.

Використання засобів організаційної техніки

Організаційна техніка (оргтехніка) — це сукупність техніч­них засобів, які механізують і автоматизують допоміжні (технічні) операції і дії в управлінській праці. Вони підвищують оперативність і знижують трудомісткість виконання управлінсь­ких робіт.

Використовуючи оргтехніку, менеджер може досягти суттє­вого підвищення ефективності особистої роботи при мінімаль­них витратах праці. Для більшості менеджерів корисним є ви­користання засобів малої оргтехніки, що не потребує великих витрат.

Конкретний перелік оргтехніки менеджер встановлює, ви­ходячи із специфіки своєї роботи та індивідуальних особливос­тей.

При цьому треба мати на увазі, що найбільшу ефективність дає комплексне її використання. Якщо окремі технічні засоби знижують витрати часу на виконання управлінських робіт на 10 — 15 %, то при комплексному використанні витрати часу ско­рочуються у 2-3 рази.

Диктофонна техніка

Як уже зазначалось, предметом праці менеджера є інформа­ція, її більша частина сприймається органами зору, а фіксується органами чуття. З цієї точки зору великий ефект дає викорис­тання диктофонної техніки. Диктофони, магнітофони вико­ристовуються для диктовки і відтворення доповідей, виступів,

ділових листів, телефонних переговорів, усних вказівок, розпо­ряджень та інших видів речової інформації з подальшою її об­робкою (друкування, переписування та ін.). Ефективність ви­користання диктофонної техніки досягається під впливом де­яких об´єктивних причин. Процес мови у декілька разів швидше процесу ручного запису, тому усунення необхідності писати від руки прискорює підготовку документів у 3-4 рази. На кожну сто­рінку тексту економиться не меньше 5-8 хвилин робочого часу менеджера. Особливу економію часу дає диктування різних до­поміжних первинних і проміжних матеріалів, тобто робочих за­писів, тезисів, конспектів, витягів із документів і друкованої інформації. Крім того, за рахунок усунення необхідності розбирання рукописного тексту продуктивність праці друкарки підви­щується на 30-45 %.

По фонограмі запису виступів на зборах, конференціях, на­радах та ін. можна судити про те, як вони проходили, хто, що і як сказав, тому що записується все без пропусків і скорочень. А якщо підлеглі знають, що здійснюється запис усних розпоряд­жень диктофоном, то це значно дисциплінує їх при рішенні до­ручених питань.

Ефективність використання диктофонної техніки прямо пропорційна умінню менеджера швидко формулювати свої дум­ки. Це дається не відразу. Спочатку треба подолати труднощі психологічного характеру, які зникають через 10-15 диктовок.

Для оволодіння диктофонною технікою менеджеру необхідно:

· попередньо освоїти техніку управління диктофоном;

· спочатку диктувати тільки свої робочі матеріали, невеликі за обсягом і нескладні за змістом документи;

· попередньо підготовляти тезиси документів незалежно від їх обсягу;

· оптимальна швидкість диктування — 50 слів на хвилину. Після відпрацювання необхідних навичок можна складати матеріали будь-якого обсягу і змісту.

Переговорні пристрої і засоби оперативного зв´язку Переговорні пристрої забезпечують усний зв´язок між ме­неджером і його підлеглими. Вони здійснюють приймання і

передачу оперативної інформації з двома і більше абонентами, груповий виклик прямих абонентів.

Переговорні пристрої мають різні технічні характеристики і цільове призначення.

Поряд з використанням всередині організації місцевих АТС з виходом у міську телефонну мережу, значний ефект дає засто­сування комутаторів прямого телефонного зв´язку.

Комутатори доцільно використовувати для оперативного зв´язку менеджерів з підлеглими. Станції адміністративного зв´язку забезпечують прямий двосторонній зв´язок виділеного абонента з багатьма іншими абонентами і паралельне включен­ня всіх абонентів для проведення телефонної наради.

Автоматичні номеронабирачі, телефонні відповідачі різно­го призначення, телефонні підсилювачі також дають змогу роз­ширити можливості телефонного зв´язку.

Застосування автоматичних номеронабирачів різних типів, що забезпечують автоматичне набирання різної кількості заз­далегідь запрограмованих телефонних номерів, може зекономи­ти значну кількість часу менеджерів, яким за характером своєї роботи доводиться багато разів з´єднуватися по телефону з пев­ним колом працівників інших організацій.

Телефонний пристрій "Автонабір" дає змогу провадити ав­томатичне набирання запрограмованих номерів з кількістю серій (знаків) у номері до семи, а також послідовне автоматичне на­бирання номера, що складається з кількох запрограмованих номерів. Пульт пристрою, що має мікротелефонну трубку та но­меронабирач, використовується також як абонентський апарат.

Найпростіші типи автоматичних телефонних відповідачів забезпечують можливість одержання інформації по телефону у відсутності абонента про його місцеперебування, час повернен­ня та ін. Відповідь записується на магнітофон і автоматично відтворюється по телефону під час кожного виклику. Застосу­вання таких відповідачів зменшує навантаження телефонних ліній за рахунок скорочення часу на очікування і повторні на­бирання номера телефону відсутнього абонента.

В інших (універсальних) типах телефонних автовідповідачів передбачено можливість запису і відтворення не тільки відповіді відсутнього абонента, а й короткого повідомлення, призначе­ного для абонента. Крім того, в окремих моделях телефонних автовідповідачів (наприклад, телефонний відповідач фірми "Збд Атлас Верке") є можливість прослуховувати по телефону з іншо­го апарата всі записані повідомлення. Для цього після набиран­ня номера свого телефону при передаванні автовідповідачем закодованого тексту можна, користуючись спеціальним кодом, шляхом дистанційного управління включити магнітофон.

Слід зауважити, що вартість універсальних телефонних авто­відповідачів ще досить висока, тому питання про їх застосування у кожному конкретному випадку повинно вирішуватися з ураху­ванням необхідності у цих технічних засобах і ступеня їх заванта­ження.

Телефонні підсилювачі дають змогу провадити телефонну розмову не користуючись телефонною трубкою, причому в роз­мові можуть брати участь кілька осіб, робити записи та підбира­ти потрібні документи під час телефонної розмови. Телефонні підсилювачі доцільно встановлювати у керівників і спеціалістів, що працюють в окремих кабінетах.

Використання магнітофонів для запису телефонних розмов звільняє від необхідності записувати або запам´ятовувати по­відомлені дані. Фонограми розмови можуть бути записані на папері секретарем і використані, коли в цьому виникне не­обхідність.

Електронні обчислювальні машини є основними технічни­ми засобами, що входять нарівні із засобами збору, фіксуван­ням, передаванням та зберіганням інформації до складу авто­матизованих систем управління організації, розроблюваних і впроваджуваних нині.

ЕОМ забезпечують можливість розв´язання широкого кола задач різного типу на дуже високих швидкостях. Це дає змогу виконувати на ЕОМ операції, пов´язані з обробкою інформації та розрахунками варіантів планів у таких обсягах і в такі стислі строки, що при застосуванні іншої обчислювальної техніки таку роботу здійснити неможливо. Тому ефективність провадження ЕОМ полягає не тільки в економії праці у сфері управління, а й, насамперед, в оптимізації планування і вдосконаленні управлін­ня організацією.

Впровадження автоматизованої системи управління повин­но здійснюватися шляхом поетапної перебудови діючої систе­ми управління з метою запобігання будь-яким порушенням по­точної роботи апарату управління організацій.

З метою швидкого копіювання і розмноження службових до­кументів необхідно впровадити комплекс розмножувальної тех­ніки.

Для розмноження документації у великій кількості при­мірників рекомендується використовувати засоби оперативної поліграфії.

Для зняття копії з документа або його розмноження в кількох примірниках слід застосовувати копіювальні апарати типу "Ксе­рокс".

Застосування пневматичної і транспортної пошти всередині організації може певною мірою замінити звичайний кур´єрсь­кий зв´язок. У пневматичних установках документи, закладені в патрон, передаються за спеціальними трубами під дією стис­нутого повітря. Так можна пересилати заявки, накладні, наря­ди та інші документи.

Застосування ПЕОМ для обробки економічної інформації та виконання розрахунків дає змогу у 1,5-2 рази знизити тру­домісткість лічильних операцій порівняно з ручною працею.

Утих випадках, коли можливо централізувати лічильно-об­числювальні роботи, обсяг яких досить рівномірно розподіляєть­ся протягом місяця, доцільно створювати спеціалізоване бюро. Це значною мірою вивільняє від виконання технічної роботи спеціалістів, що виконують ці роботи.

Питання вибору типу електронно-обчислювальних машин та іншого устаткування для обчислювальних центрів організацій тут не розглядаються, оскільки вони розв´язуються спеціалізо­ваними науково-дослідними і проектними організаціями, які розробляють автоматизовані системи управління.

Розрахунок потреби у технічних засобах для організацій мож­на здійснити двома методами: по-перше, за кількістю робочих місць, на яких використовуються дані технічні засоби; по-друге, виходячи із готового обсягу управлінських робіт за їх видами.

Правильний, економічно обгрунтований вибір технічних за­собів значною мірою обумовлює їх раціональне і ефективне ви­користання. Робота, пов´язана з вибором і визначенням необ­хідної кількості технічних засобів, повинна складатися з таких попередніх етапів, як збирання і аналіз даних про обсяг і харак­тер робіт, під час виконання яких використовуються або можуть бути застосовані технічні засоби, про ступінь оснащеності цими засобами та їх використання, а також вивчення за літературни­ми джерелами та іншими матеріалами основних відомостей про засоби техніки управління, що серійно випускаються.

Дані про річні обсяги робіт у натуральному виразі (наприк­лад, сумарний обсяг створюваних документів у друкарських бюро, потрібна кількість копій документів, приведених до пов­ного формату та ін.) необхідні щодо тих робіт, які виконуються або можуть виконуватися централізовано.

Відносно інших видів робіт і операцій потрібні дані про кількість робочих місць, на яких доцільно використовувати ті чи інші технічні засоби, і про час їх вживання в середньому за рік, місяць або робочий день для розв´язання питання про ос­нащення складною і дорогою апаратурою (універсальними те­лефонними відповідачами, автоматичними номеронабирачами, диктофонами тощо).

При застосуванні нових видів технічних засобів слід врахо­вувати економічний ефект від їх впровадження. З цією метою можна скористатися діючими методиками з визначення річно­го економічному ефекту від впровадження нової техніки.

Поиск по сайту: