Тема 3. Правила оформления и составления документов
1. Формуляр документа и его составные части (реквизиты). Индивидуальный и типовой формуляры. Формуляр-образец.
2. Постоянные и переменные реквизиты документа. Бланк документа. Юридическая сила документа.
3. Реквизиты электронного (цифрового) документа. Проблема придания юридического статуса электронным документам
Формуляр документа и его составные части (реквизиты). Индивидуальный и типовой формуляры. Формуляр-образец.
В Государственном стандарте РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"определение дано следующим образом:
Реквизит документа:Обязательный элемент оформления официального документа.
Наименование документа (вид), автор. Адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. – это реквизиты документов.
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Совокупность реквизитов, из которых состоит документ,называется формуляром документа.
В основу унификации документов был положен принцип общей модели построения документов. Графические модели или схемы построения образцов документов называют "формуляр-образец".
Формуляр – образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов.
Формуляр-образец указывает место реквизитов на листе бумаги. Для реквизитов с постоянной информацией определяют необходимую площадь с учетом максимального набора знаков при их написании.
Формуляр определяет площадь рабочего и служебного полей.
Рабочее поле - место в документе, где располагают реквизиты.
Служебное поле - место в документе, которое не занято реквизитами за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.
Установлены размеры полей для ОРД:
левое – 30 мм (13 печатных знака);
правое - не менее 10 мм (3-5 печатных знака);
верхнее – 20 мм (4,5 - 5 межстрочных интервала);
нижнее - для формата А4 - не менее 20 мм,
- для формата А5 - не менее 16 мм.
Формуляр-образец строят на основании конструкционной сетки, в которой по вертикали показывают положения табулятора (количество печатных знаков), а по горизонтали - интервалы (расстояние между основаниями смежных строк).
При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора. Они приведены ниже в таблице.
0 - граница левого поля (13 печатных знаков);
1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля (18 знаков);
2 - после 16 печатных знаков (29-е деление на линейке);
3 - после 24 печатных знаков (37-е деление на линейке);
4 - после 32 печатных знаков (45-е деление на линейке);
5 - после 40 печатных знаков (53-е деление на линейке);
6 - после 48 печатных знаков (61-е деление на линейке);
7 - после 56 печатных знаков (69-е деление на линейке).
Начиная со второго положения табулятора, каждое последующее положение получается путем прибавления к предыдущему значению восьми печатных знаков.
Каждый вид документа должен иметь строго определенный набор реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их расположения (границы расположения). Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.
На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов.
Постоянные и переменные реквизиты документа.
Бланк документа.
(Состав реквизитов. Общие требования к оформлению реквизитов документов.)
Правила составления и оформления служебных документов изложены в государственном стандарте РФ, ГОСТ Р 6.30-2003Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
Но все реквизиты на одном документе быть не могут, конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним. Применение ГОСТа вводит единообразие в оформление документов, позволяет грамотно оформить любой документ.
Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке организационно-распорядительных документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 установил 30 реквизитов:
Государственный герб Российской Федерации;
герб субъекта Российской Федерации;
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
код организации;
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;новый
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); новый
код формы документа;
наименование организации;
справочные данные об организации;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
место составления или издания документа;
адресат;
гриф утверждения документа;
резолюция;
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
текст документа;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф согласования документа;
визы согласования документа;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
отметка о поступлении документа в организацию;
идентификатор электронной копии документа.
Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке различных видов документов, документов одного и того же наименования в различных организационно-управленческих ситуациях может быть различным.
Среди перечисленных реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты.
Постоянныев обязательном порядке повторяются на бланках документов, переменные наносятся непосредственно в процессе составления конкретного документа.
Стандартом предусматривается два варианта бланков — угловой и продольный. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. Сочетания зон в совокупности образуют формуляр документа.
Использование пунктирных линий для обозначения зон размещения реквизитов символизирует возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата. Такие перемещения в основном связаны с колебаниями числа строк текста документа (реквизит 20), что влечет за собой перемещение границ зон реквизитов 21, 22, 25, а также реквизитов 23, 24, 26, 27.
Практика документирования говорит о нежелательности перемещения границы размещения реквизитов 28, 29, 30 и о необходимости четкого размещения данной зоны в пределах разумного отклонения в сторону увеличения от размера, предусмотренного стандартом (не более 2—4 мм).
Все поле формата, кроме разбиения на зоны размещения реквизитов, условно разделяют на три части: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.
Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения штампов располагается в левом верхнем углу формата для углового варианта бланка и в верхней его части при продольном варианте бланка документа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.
Общие требования к оформлению реквизитов документов
Государственный герб Российской Федерации;
помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).
герб субъекта Российской Федерации;
помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
код организации;
проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)-8 знаков.
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;новый
(ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами -13 знаков.
дентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); новый
(ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами
-10знаков/09 знаков.
код формы документа;
проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93 – 7 знаков 8- е контрольное.
наименование организации;
должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии):
Центральный банк Российской Федерации
(Банк России)
Главное управление по Красноярскому краю
имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
справочные данные об организации;
почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
наименование вида документа;
должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Наименование вида документа указывается на каждом документе (кроме письма)
дата документа;
является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
Например: 05.06.2012; 05 июня 2012 г.
регистрационный номер документа;
состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
01-02/45
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Например: 01-02/45 от 05.06.2012
место составления или издания документа;
Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
адресат;
Это организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Центральный банк Российской ФедерацииДиректору Административного департаментаИнициалы Фамилия.
При адресовании документа в несколько однородных организаций или несколько структурных подразделений одной организации их наименования следует указывать обобщенно.
Например:Расчетно-кассовым центрамГлавного управления БанкаРоссии по Смоленской области
Документ не должен содержать более четырех адресатов.
При адресовании документов гражданам сначала печатается почтовый адрес, а затем инициалы, фамилия получателя.
300027, Тула-27,ул. Металлургов, 37, кор.1, кв. 43А.И. Ивановой
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директоруОАО "Северные регионы"В.А.Лагунину
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждениеВсероссийский научно-исследовательскийинститут документоведения и архивного делаул. Профсоюзная, д.82, Москва, 117393
гриф утверждения документа;
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО "Ростекстиль"
Личная подпись В.А.Степанов
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 05.04.2012 N 14
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИДАД
от 05.04.2012 N 82
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
резолюция;
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
заголовок к тексту;
включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?,
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
отметка о контроле;
обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
текст документа;
отметка о наличии приложения;
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Приложение:1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2004 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут
Приложение N 2
к приказу Росархива
от 05.06.2012 N 319
подпись;
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ
гриф согласования документа;
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г.Грязнова
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2012 N 430-162
визы согласования документа;
оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания
оттиск печати;
заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи Документы заверяют печатью организации.Форма, размеры и технические требования к гербовой печати определены ГОСТ Р 51511-2001 «Печать с воспроизведением герба Российской Федерации, размеры и технические требования».
отметка о заверении копии;
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
отметка об исполнителе;
включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
свидетельствует о том, что работа над документом завершена
Для входящих и внутренних документов отметка об исполнении и направлении в дело ставится на нижнем поле первого листа документа:
В дело 03-13
И.И. Иванов
14.05.2012
Исходящие документы, в том числе распорядительные, направляются в дела в момент их регистрации.
отметка о поступлении документа в организацию;
содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
идентификатор электронной копии документа.
является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Гриф ограничения доступа к документупроставляют без кавычек на первом листе документа в правом верхнем углу в соответствии с требованиями Инструкции 133-и
Бланки документов
Бланк – как стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации, авторе, от имени которого документ издается.
Бланк может применяться в государственных предприятиях и коммерческих.
Служебные документы учреждений системы Банка России оформляются на бланках установленного образца по ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).
Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный:
- общего бланка организации,
- углового бланка письма организации,
- продольного бланка письма организации,
- продольного бланка письма должностного лица,
- бланка конкретного вида документа организации
Аналогичные записи:
1. Автоматические средства составления и изготовления документов
2. Архивный фонд Российской Федерации
3. Классификация современных носителей документированной информации. их характеристика
