Виникає інститут “площадных подьячих” (середина XVI ст.), вони виконували функції нотаріусів.
Діловодство в установах до XVIII ст. велось згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося.
Застарілу систему приказів у 1717-1718 рр. змінили 12 колегій, кожна з яких відала певною галуззю чи сферою управління і підпорядковувалася Сенату. Згодом 13-ю колегією став Синод, що відав церковними справами. Остаточно структуру колегій визначив підписаний 1720 року «Генеральний регламент» державних колегій, що заклав засади організації діловодства в державних установах.
Історія складення «Генерального регламенту» така. Ще у 1715 р. Петро І направив своїх представників до Швеції, Данії та Німеччини для вивчення системи управління та подальшої доповіді про можливість її застосування в Росії. Після вивчення було прийняте рішення взяти за зразок шведські колегії і, враховуючи особливості російського державного устрою, поступово вводити їх у державі. Перший варіант «Генерального регламенту» склав Генріх Фік. Згодом документ зазнав 12 редакцій.
У «Генеральному регламенті» докладно розкрито функції кожного підрозділу колегії. Спеціальний розділ визначав структуру і функції канцелярії та її секретаря. Найважливіші документи складав секретар, інші, за вказівкою секретаря, - канцеляристи. Частину документів писали за «генеральним формуляром», тобто за обов'язковими формами.
«Табель о рангах» у 1722 р. поклав початок системі чинів, звань та титулів, які обов'язково застосовувалися в справочинстві до перевороту 1917 року. Саме тоді було засновано сучасну практику офіційного адресування.
Хоч питання документування діяльності установ на місцях відображені в законодавчих актах, у завершеній формі вони сформульовані в «Учреждениях для управлення губерний» (7 листопада 1775 р.). Згідно з цим документом листування між установами стало ритуалом, який треба було добре знати, щоб мати змогу обійняти відповідну посаду.
Для відносин між вищою владою і владою на місцях встановлювалися відповідні види документів залежно від місця установи за ієрархічною градацією. Тобто, визначалася ієрархія не лише установ, а й документів. Вищі установи давали вказівки, підпорядковані - писали «доноси» про їх виконання.
Весь процес проходження як вхідних, так і вихідних документів реєструвався у журналах, книгах або реєстрах. На вхідних документах у верхньому правому куті позначали дату надходження та номер за реєстром. Зареєстровані документи розглядались назначеними виконавцями і заносились до настільного реєстру.
Для полегшення знаходження документів складали алфавіти установ та осіб, які мали до них якесь відношення. Про свою роботу установи складали звіти, а про кількість і склад прослуханих справ - термінові зведення.
Таким чином, були вироблені засади організації обліку, проходження та зберігання документів. Тоді ж з'явилася назва «архів».
Законодавчі та розпорядчі акти державної влади оформляли указами, регламентами, інструкціями, протоколами. Виникла безліч форм листування: листи, реляції, доноси, повідомлення, вимоги тощо. Для деяких документів, таких, як дипломи, патенти, були створені генеральні формуляри-зразки, за якими вони мали оформлятися.
Росія дедалі більше обмежувала українське самоврядування. 1722 року була утворена Малоросійська Колегія у Глухові, яка контролювала діяльність гетьмана, старшини, відала фінансами та справочинством. З відновленням у 1750 р. гетьманщини в Україні влада стала належати київському генерал-губернатору і гетьману. Після остаточної ліквідації гетьманства у 1764 р. вона знову перейшла до Малоросійської Колегії. Але до 1775 р. важливу роль у житті українського народу відігравала Запорізька Січ.
Початок XІХ ст. ознаменувався новою реформою державного управління й діловодства, що стосувалася головним чином верхнього рівня управління - вищих й центральних установ, і разом з реформами Катерини ІІ в останній чверті XVІІІ в. завершила формування системи центральних і місцевих установ.
Нова система управління - міністерська, заснована на принципі єдиноначальності. Створення міністерств із одноосібно керуючими міністрами було необхідно для більше гнучкої й оперативної системи управління. при міністрах створили ради, що мали статус колегіального дорадчого органа. Статус міністрів як одноособових виконавців волі царя й визначило діловодство міністерств як "исполнительное” (“виконавче”).
Остаточно одноособовий міністерський принцип переміг лише з виданням 28 січня 1811 р. "Общего учреждения министерств" - законодавчого акту, що визначив всю систему міністерського устрою, включаючи їхнє діловодство й систему взаємин з іншими установами й особами. Відповідно до цього акту збільшилося число міністерств і відбулися деякі зміни в перерозподілі справ між ними.
Міністри призначалися самим імператором і були відповідальні тільки перед ним. Принцип єдиноначальності покладений в основу всієї організації міністерств: директори, що очолювали департаменти, підпорядковувалися безпосередньо міністрові, начальники відділень - директорам департаментів, столоначальники - начальникам відділень. Канцелярія міністра діяла на правах департаменту; канцелярії департаментів мали більш простий внутрішній устрій: вони очолювалися правителем канцелярії й мали штат чиновників - журналіста, екзекутора, скарбника, переписувачів й ін., їх посадовий і кількісний склад залежав від обсягу й змісту справ. Директор канцелярії по чину був рівним директору будь-якого іншого функціонального департаменту. Особливе місце в Державній Канцелярї займали секретарі: державний секретар, статс-секретар[4], обер-секретар[5]. Вони відали усіма справами, готували справи до доповіді в департаменті і загальному зібранні; на них покладалася відповідальність за точність відомостей, ясність їх викладення, складання усіх документів, за ведення журналів, складання звітів та ін.
З другої половини ХІХ ст. активно розвиваються нові структури управління (у банках, синдикатах, спеціальних органах нагляду, комісіях, комітетах, радах тощо). Вони вимагали значного числа секретарів і інших канцелярських працівників для ведення справ і документів. Підготовка канцелярських працівників на початку ХІХ ст. відбувалася в самих міністерствах. У середині ХІХ ст з‘являються школи стенографістів, в 1868 р. у Харкові були створені спеціальні курси секретарів, в кінці сторіччі відкриваються курси машинопису.
На початку ХХ ст. у світі загальних перетворень прав жінок на державну службу були суттєво розширені, і в 1905 р. жінках дозволили працювати в канцелярії Державної думи “по письмоводству и счетоводству”.