При викладенні тексту інструкції треба керуватися такими правилами:
- текст інструкції повинен бути стислим зрозумілим та не допускати різних тлумачень;
- інструкція не повинна мати посилань на нормативні акти, вимоги яких враховуються при її розробці;
- слід застосовувати терміни та визначення, прийняті в Законі України "Про охорону праці", ДСТУ 2293-93 ССБТ "Охорона праці". Терміни та визначення, "ДК 003-95" Державний класифікатор України. Класифікатор професій та інших нормативних актів;
- в тексті інструкції не допускаються не відповідаючи для нормативних актів оберти розмовної мови, скорочення слів;
- допускається використання тільки загальноприйнятих скорочень;
- в тексті інструкції слідує уникати викладення вимог у формі заперечень; не повинні застосовуватись слова "категорично", "особливо", обов'язково", "строго " і т.д., оскільки всі вимоги інструкції є однаково обов'язковими;
- окремі вимоги інструкції можуть бути ілюстровані рисунками, схемами, і т.д.
Прядок розробки, затвердження та введення інструкції в дію
Розробка, узгодження та затвердження інструкції, діючих на підприємстві, здійснюється у відповідності з ДНАОП 0.00-8.03-95 "Порядок розробки та затвердження власником нормативних актів, діючих на підприємстві".
Інструкції, діючі на підприємстві, розробляються у відповідності до переліку інструкцій, які складає служба охорони праці підприємства за участю керівників підрозділів, служб головних спеціалістів, служби організації праці та заробітної плати.
Перелік необхідних інструкцій, розробляється на основі затвердженого на підприємстві штатного розкладу у відповідності з ДК 003-95 "Державний класифікатор України. Класифікатор професій".
Загальне керівництво розробкою інструкцій на підприємстві покладається на роботодавця.
Роботодавець несе відповідальність за організацію своєчасної розробки (перегляду) та забезпечення всіх робітників необхідними інструкціями.
Розробка (перегляд) необхідних інструкцій, діючих на підприємстві, здійснюються безпосередніми керівниками робіт, котрі несуть відповідність за своєчасне виконання цієї роботи.
Своєчасною розробкою нових інструкцій, перегляд та своєчасне внесення змін та доповнень до них, а також надання відповідної методичної допомоги покладається роботодавцем на службу охорони праці підприємства.
Для нових виробництв, котрі вводять в дію вперше, допускається розробка тимчасових інструкцій.
Інструкція, діюча на підприємстві, вводиться в дію з дня її затвердження.
Інструкція повинна бути введена в дію до запровадження нового технологічного процесу.
Титульний лист, перша та остання сторінки інструкції наведенні в додатку 1, 2, 3.
Реєстрація, облік та видання інструкції на підприємстві
Інструкції, котрі вволять в дію на підприємстві, реєструються службою охорони праці в журналі реєстрації.
Введені в дію інструкції видаються (тиражуються) або надаються у вигляді брошур, односторонніх листів або плакатів.
Видача інструкцій структурним підрозділам здійснюється службою охорони праці з реєстрацією в журналі обліку видачи інструкцій (додаток 4).
Інструкції видаються робітникам на руки безпосередньо керівниками робіт під підпис в журналі реєстрації інструктажу з питань охорони праці під час проведення первинного інструктажу або повинні висіти на робочому місці.
У кожного керівника структурного підрозділу підприємства повинен постійно зберігатися комплект інструкцій, необхідних в даному підрозділі для робітників всіх професій та видів робіт даного підрозділу, а також перелік цих інструкцій, затверджених роботодавцем.
Крім цього, повний комплект інструкцій зберігається к окремому доступному для робітників місці, котре визначається .керівником структурного підрозділу підприємства.
Роботодавець безкоштовно забезпечує інструкціями робітників та керівників структурних підрозділів.