Помощничек
Главная | Обратная связь


Археология
Архитектура
Астрономия
Аудит
Биология
Ботаника
Бухгалтерский учёт
Войное дело
Генетика
География
Геология
Дизайн
Искусство
История
Кино
Кулинария
Культура
Литература
Математика
Медицина
Металлургия
Мифология
Музыка
Психология
Религия
Спорт
Строительство
Техника
Транспорт
Туризм
Усадьба
Физика
Фотография
Химия
Экология
Электричество
Электроника
Энергетика

Розмноження і розсилання (відправлення) документів

Відповідальність за випуск документів з грифом «документ для службового використання», що тиражуються в апараті районної державної адміністрації, несе начальник відділу фінансово-господарського забезпечення апарату районної державної адміністрації, у структурних підрозділах районної державної адміністрації – керівник відповідного структурного підрозділу. Документи з грифом «ДСК», одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

1. Друкування документів з грифом «ДСК», що надсилаються до інших підприємств, організацій, установ за підписом голови районної державної адміністрації та його заступників, здійснюється з чернеток, які складаються виконавцями на окремих аркушах паперу, а також машинних носіях, які зареєстровані в журналі обліку магнітних носіїв, що ведеться за формою 5

2. Друкування документів з грифом «ДСК», що надсилаються до інших підприємств, організацій, установ за підписом голови районної державної адміністрації та його заступників, здійснюється в загальному відділі. При цьому до реєстраційного номера документа додається позначка «ДСК».

Гриф «ДСК», номер примірника документа та, у разі необхідності, позначка «Особисто» чи «Літер «М» зазначається на першому (титульному) аркуші вгорі праворуч кожного його примірника. На кожному примірнику надрукованого проекту документа внизу ліворуч зворотного боку останнього аркуша зазначається: кількість надрукованих примірників; прізвище виконавця та, у разі потреби, номер його телефону; прізвище особи, яка друкувала документ; дата друкування; назва файлу (в разі підготовки документа із застосуванням засобів обчислювальної техніки) . Друкування документів з грифом «ДСК», а також обробка інформації обмеженого доступу з використанням засобів обчислювальної техніки дозволяється за умови створення комплексної системи захисту інформації та проведення в порядку, встановленому Адміністрацією Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України, державної експертизи зазначеної системи на відповідність вимогам нормативних документів з питань технічного захисту інформації, за результатами якої видається атестат відповідності. Друкування документів обмеженого доступу з грифом «ДСК» з використанням засобів обчислювальної техніки здійснюється в такій послідовності:

2.1.Виконавець погоджує необхідність друкування документа на бланку керівником апарату районної державної адміністрації або заступника голови районної державної адміністрації, відповідно до розподілу обов’язків, та відповідальним працівником загального відділу з проставленням на чернетках відповідних віз.

2.2. Начальник загального відділу дає дозвіл на друкування документа.

2.3. Друкарка друкує документ з урахуванням вимог інструкцій.

2.4. Для з’ясування незрозумілих місць у тексті чернетки або інших питань щодо змісту, що виникають під час виготовлення проекту документа, оператор друкарка звертається до виконавця. Друкарці забороняється ознайомлювати зі змістом документів, що друкуються, осіб, які не мають до них відношення.

2.5.Надрукований документ з відміткою у відповідному журналі (журнал обліку підготовлених документів) передається виконавцю, який, у свою чергу, передає документ на підпис голові районної державної адміністрації чи його заступникам через працівника загального відділу, який відповідає за роботу з документами з грифом «ДСК».

2.6. Під час отримання надрукованого проекту документа виконавець зобов'язаний перевірити наявність на ньому назви файлу та грифа «ДСК», кількість аркушів та примірників, кількість аркушів чернетки та звірити ці дані із записами в журналі підготовлених документів.

У разі відсутності виконавця надрукований проект документа може бути виданий його керівникові. Після закінчення робочого часу надруковані, але не видані виконавцям документи або ті, що не повністю віддруковані, та їх чернетки зберігаються в опечатаному сейфі (металевій шафі).

2.7.Підписані документи з грифом «ДСК» реєструються та відправляються працівником загального відділу, якому доручена робота з документами з грифом «ДСК». Чернетки і варіанти знищуються виконавцем та працівником загального відділу про що на копії вихідного документа робиться запис: «Чернетки і варіанти знищені. Дата. Підписи».

Один примірник документа, який надсилається іншим підприємствам, установам, організаціям, друкується на бланку, другий – долучається до справи. Цей примірник оформлюється не на бланку районної державної адміністрації, але повинен мати всі реквізити першого примірника документа, відмітку про те, хто підписав документ, дату підпису, а також візу виконавця.

2.8. Працівник загального відділу після реєстрації документа з грифом «ДСК» повідомляє оператору реєстраційний номер документа для внесення його у відповідний журнал.

Документи з грифом «ДСК» розмножуються в спеціально обладнаних приміщеннях.

Технічні засоби, призначені для розмноження документів (далі – розмножувальний пристрій), повинні відповідати вимогам і правилам з питань технічного захисту інформації.

Документи розмножують у мінімально необхідній кількості примірників. Розмноження документів на замовлення інших підприємств, установ, організацій здійснюється тільки за їхніми письмовими запитами-заявками за дозволом керівника апарату районної державної адміністрації, начальника структурного підрозділу районної державної адміністрації відповідно. Розмножені документи надсилаються до інших підприємств, установ, організацій відповідно до вимог цієї інструкції.

Документи розмножуються в апараті районної державної адміністрації з дозволу керівника апарату обласної державної адміністрації на підставі наряду на розмноження документів, складеного за формою 7 згідно з додатком .

Наряд заповнюється розбірливо від руки або машинописним способом та підписується керівником відповідного структурного підрозділу.

Розмножувати документи у кількості, більшій ніж зазначено в наряді, за винятком заміни зіпсованих аркушів, забороняється. Наряд реєструється в журналі обліку нарядів на розмноження документів, що ведеться за формою 8.

На нарядах на розмноження документів за замовленням інших підприємств, установ, організацій через косу риску після наданого номера проставляється вхідний номер запиту-заявки.

У відділі фінансово-господарського забезпечення апарату районної державної адміністрації оригінали (примірники для виготовлення копій) документів і наряди реєструються в журналі обліку виконання робіт за нарядами, що ведеться за формою 9 (додаток 9).

Спеціаліст, який виконував роботу із розмноження документів, повертає до загального відділу за підписом у журналі за формою 9 виготовлені примірники документів разом із оригіналом (примірником для виготовлення копій) і нарядом.

Роботи з розмноження документів обмеженого доступу з грифом «ДСК» проводяться окремо від робіт із розмноження несекретних документів.

На всіх стадіях процесу розмноження документів виконавці зобов’язані утримувати свої робочі місця в стані, що виключає можливість втрати документів, перевіряти, чи не залишилися в неналежних місцях документи, їх окремі аркуші, браковані аркуші, друкарські форми тощо.

Після розмноження кожного окремого документа розмножувальний пристрій обов’язково перевіряється з метою недопущення несанкціонованого відтворення з нього інформації.

Після розмноження на останньому аркуші оригінала (примірника для виготовлення копій) документа пишеться від руки: «Додатково розмножено документ № ___ у ___прим., на (____арк.». Штамп (запис) завіряється підписом особи, яка виконувала роботу з розмноження документа, із зазначенням дати її виконання.

3. Під час розмноження документів з грифом «ДСК» з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки заходи технічного захисту інформації здійснюються відповідно до чинного законодавства України.

. Розсилання (відправлення) тиражу документів з грифом «ДСК» здійснюється на підставі розрахунків за формою 10 (додаток 10), підписаних керівником підрозділу, у якому підготовлено документ з грифом «ДСК», погоджених начальником загального відділу та затверджених керівником апарату районної державної адміністрації, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).

Розрахунок розсилання складається на звороті останнього аркуша примірника, що залишається у справі, або на окремому аркуші.

4 Позначка «Особисто» проставляється на документі з грифом «ДСК», який підлягає врученню особисто адресатові або уповноваженій ним особі.

На проектах документів з грифом «ДСК» з позначкою «Особисто» зазначаються посада та прізвище адресата.

Якщо документи з грифом «ДСК» надсилаються із супровідним листом, вони є додатками до нього.

У разі коли повна назва додатків зазначається у тексті супровідного листа, після основного тексту розміщується слово «Додаток» і зазначаються: порядковий номер додатка, його реєстраційний номер, номери примірників та їх кількість, гриф обмеження доступу та кількість аркушів примірника. У разі надсилання супровідного листа кільком адресатам, а додатків до нього окремим з них, зазначається кому вони надсилаються.

Якщо документ має додатки, повна назва яких не зазначена у тексті, то крім наведених даних необхідно після порядкового номера зазначити повну назву додатка. Кожний додаток до документа з грифом «ДСК» повинен мати окрему порядкову нумерацію аркушів. Супровідні листи та кожний із додатків до них реєструються за різними номерами.

У разі коли документ з грифом «ДСК» має п’ять і більше додатків, може складатися їх опис із зазначенням необхідних реквізитів документів з грифом «ДСК», які до нього входять, а у супровідному листі зазначається: «Додаток згідно з описом №____на___аркушах».

5. Пересилання документів з грифом «ДСК» до інших організацій у межах України здійснюється фельд’єгерями фельдзв’язку, кур’єрами спецзв’язку, кур’єром загального відділу та цінними поштовими відправленнями за реєстрами, розносними книгами або розписками.

Для пересилання кореспонденції підрозділами Державної фельд’єгерської служби України та державними підприємствами спеціального зв’язку оформляється реєстр за формою, установленою цими органами, в необхідній кількості примірників. У реєстрі зазначаються номери пакетів (документів), що відсилаються, адреса одержувача та гриф вкладень.

У разі передачі кореспонденції фельд’єгерям чи кур’єрам спецзв’язку для доставки до підрозділів фельдзв’язку (спецзв’язку) в реєстрах робиться запис із зазначенням дати і часу приймання-передачі, прізвища фельд’єгеря (кур’єра), що засвідчується підписом та печаткою

6. Документи з грифом «ДСК» відправляються працівником загального відділу, у структурних підрозділах районної державної адміністрації – відповідальним працівником, якому доручена робота з документами з грифом «ДСК» (за винятком документів з грифом «ДСК», що відправляються через режимно-секретний підрозділ районної державної адміністрації).

У разі відправлення документів із супровідним листом на пакеті проставляється реєстраційний номер супровідного листа.

Документи можуть бути відправлені адресатам за своїми реєстраційними номерами без супровідних листів, якщо призначення цих документів не вимагає пояснень.

У разі відправлення документів без супровідних листів на пакетах, у які вкладено ці документи, зазначаються реєстраційні номери всіх документів із зазначенням номерів примірників, а до облікових форм заноситься номер реєстру та дата відправлення.

Вхідні документи повертаються підприємствам, установам, організаціям за вхідними номерами у разі коли відповіді на запитання, які в них містяться, викладаються у вигляді резолюції чи довідки короткого змісту. У таких випадках в облікових формах вхідних документів проставляється номер реєстру та дата відправлення.

Для пересилання документів з грифом «ДСК» використовуються пакети, виготовлені з цупкого світлонепроникного паперу. На їх зворотному боці ставиться відтиск печатки «Для пакетів», який повинен охоплювати всі клапани конверта (на великих пакетах – п’ять відтисків печатки).

На пакеті проставляються такі реквізити:

у правому верхньому куті – гриф «ДСК», підпис особи яка вкладала документи у пакет, засвідчені печаткою «Для пакетів», у разі потреби –позначка «Літер «М» або «Особисто»; зверху посередині, у разі потреби, – позначка «Терміново», засвідчена підписом і печаткою «Для пакетів»;

центрі – найменування одержувача, його адреса, зліва під нею – реєстраційні номери вкладених документів, справа – найменування відправника (прізвища та посади не зазначаються) та його адреса.

На конвертах (упаковках) документів з грифом «ДСК» забороняється зазначати прізвища і посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів.

 

 

Використана література

1. Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированньїх системах

обработки данньїх. В 2-х кн. - М.: Знергоатомиздат, 1994.400 с.

2. Головань CM. Загальне діловодство та ведення документів, що

містять конфіденційну інформацію з грифом "для службового користування":

Навчально-методичний посібник. - К.: НАУ, 2003. - 176 с.

3. Головань CM..Ведення документів з грифом секретності: Навчально-

методичний посібник. - К.: НАУ, 2003. - 92 с.

4.http//www.document.ru.

 




Поиск по сайту:

©2015-2020 studopedya.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.