Лабораторна робота № 4. «Форматування проекту»

«Форматування проекту»

1. Мета роботи:

Оформлення, створення та угрупування елементів проекту.

2. Завдання:

2.1 Оформлення графіка робіт і перегляд критичного шляху;

2.2 Створення таблиці ресурсів;

2.3 Угрупування робіт і створення структури графіка робіт

3. Виконання роботи:

3.1Більшість видів робіт у типовому проекті мають тенденцію деякої затримки. У зв'язку із цим всі роботи можна розділити на дві групи. До першої групи ставляться такі види робіт, затримка виконання яких не робить серйозного впливу на дату закінчення проекту. На відміну від них друга група включає роботи, затримка виконання яких може вплинути на дату закінчення проекту. Такі роботи називаються критичними.

Група критичних робіт, виконання яких визначає строк закінчення проекту, називається критичним шляхом. Інакше кажучи, критичний шлях складається із взаємозалежних робіт, затримка виконання кожної з яких може відсунути дату закінчення проекту.

Microsoft Project визначає критичний шлях на підставі встановлених зв'язків і тривалості робіт. Переглянувши його, можна внести необхідні корективи в проект: змінити тривалість окремих видів робіт, їхнього зв'язку й т.д.

Критичний шлях на діаграмі може бути наочно відображений у процесі автоматичного форматування, виконуваного Майстром діаграми Гантта, що запускається натисканням кнопки "на панелі інструментів Стандартна.

Відформатуємо наш проект і визначимо критичний шлях вручну. Це дозволить нам краще вивчити можливості програми.

Почнемо з форматування таблиці. Спочатку відформатуємо назви контрольних крапок:

• Клацнемо мишею на контрольній крапці Початок робіт, щоб виділити її;

Вибираємо команду меню Задача àШрифт. На екрані з'явиться діалог Шрифт:

• У списку, що відкривається, Колір вибираємо Бірюзовий і натискаємо кнопку ОК. Діалог закриється. Обраний колір назви контрольної крапки відобразиться на екрані.

• Не скасовуючи виділення, натискаємо кнопку [Ж] на панелі інструментів Форматування, щоб додати виділеному тексту напівжирне накреслення.

Скопіюємо встановлені елементи форматування для контрольної крапки Завершення проекту:

• Натиснемо кнопку на панелі інструментів Стандартна;

• Клацнемо мишею на назві контрольної точки Завершення проекту в полі Назва завдання. Текст в чарунці буде переформатований: зміниться його колір і накреслення.

Тепер виділимо в таблиці червоним кольором, збільшеним розміром і курсивним накресленням назви видів робіт, що утворять критичний шлях.

• Вибираємо команду меню Формат/Стилі тексту. На екрані з'явиться діалог Стилі тексту:

У списку, що відкривається, Змінюваний елемент вибираємо Критичні завдання;

• У поле списку Стиль шрифту вибираємо Курсив;

• У поле списку Розмір вибираємо 10;

• У списку, що відкривається, Колір вибираємо Червоний.

• Натискаємо кнопку ОК у діалозі Стилі тексту. Діалог буде закритий. У таблиці червоним кольором, курсивним накресленням і збільшеним розміром виділяться назви критичних робіт.

Тепер критичний шлях потрібно відобразити на діаграмі: вибираємо команду меню Формат/Стилі відрізків. Або можна двічі клацнути мишею на вільному полі діаграми. На екрані з'явиться діалог Стилі відрізків:

У верхній частині діалогу виводиться таблиця, у якій утримується інформація про те, як будуть відображатися на діаграмі різні елементи проекту: смужки-роботи, контрольні крапки й ін. У нижній частині діалогу перебувають дві вкладки Текст і Відрізки. За допомогою вкладки Текст можна вказати, які текстові показники будуть виводиться на діаграмі, а вкладка Відрізки дозволяє змінювати форму, візерунок, колір різних елементів діаграми.

Щоб відобразити на діаграмі критичний шлях, ми вставимо в таблиці новий рядок для критичних робіт:

• Клацнемо мишею на чарунка першого рядка таблиці діалогу в поле Назва, щоб виділити її;

• Натиснемо кнопку Додати рядок у верхній частині діалогу. У таблицю

• буде вставлений перший порожній рядок;

• У поле Назва вставленого рядка введемо із клавіатури Критичний шлях і натиснемо клавішу [стрілка вліво]. Прямокутник виділення переміститься вправо, у поле Вид. У цьому чарунка відобразиться зовнішній вигляд елемента діаграми, зазначеного в поле Назва. У цьому випадку, це - Критичний шлях. Замінимо чорний колір, пропонований за замовчуванням, на червоний;

• У списку, що відкривається, Колір у групі елементів керування Середина вибираємо червоний колір;

• Клацнемо мишею на виділеному чарунка, щоб зафіксувати обраний колір;

• Клацнемо мишею на чарунку в першому рядку поля Відображати для след.завдань. Осередок буде виділена. У правого її краю з'явиться кнопка списку, що відкривається.

• У цьому списку, що відкривається, вибираємо Критичне завдання й натискаємо клавішу [Enter]. Прямокутник виділення переміститься в осередок наступного, другого рядка, у якій буде визначатися зовнішній вигляд смужок звичайних завдань;

• У списку, що відкривається, цього чарунка вибираємо Некритичні завдання й натискаємо клавішу [Enter].

• Тепер на діаграмі критичний шлях буде відображатися червоним кольором, а некритичні роботи - синім. На закінчення змінимо колір символів, що відображають контрольні крапки на діаграмі, на бірюзовий:

• Клацнемо мишею на чарунка Віха в поле Назва, щоб виділити її;

• У списку, що відкривається, Колір у лівій нижній частині діалогу вибираємо бірюзовий колір;

• Обраний колір відобразиться в поле Вид;

• Закриємо діалог Стилі відрізків, нажавши кнопку ОК. Установлені елементи форматування відобразяться на діаграмі.

Тепер на діаграмі червоним кольором чітко виділяється критичний шлях, синім -некритичні роботи, бірюзовим - контрольні крапки.

3.2 Будь-який проект, у тому числі й наш, для своєї реалізації вимагає ресурсів. Керування проектом буде більше ефективним, якщо кожному виду робіт призначити необхідні йому ресурси, використання яких дозволить планувати вартість робіт більш точно.

Але перш ніж призначити ресурси окремим видам робіт, варто створити таблицю ресурсів, у якій буде втримуватися вся необхідна інформація про їхні кількості й вартість. Це значно полегшить наступне завдання призначення ресурсів. Вибираємо Вид/Аркуш ресурсів і на екрані з'явиться таблиця ресурсів:

Ми заповнимо цю таблицю інформацією тільки про людські ресурси без обліку встаткування, припускаючи, що необхідне для даного проекту встаткування є.

Клацнемо мишею на чарунку першого рядка таблиці поля Назва ресурсу, щоб виділити її. У виділеному чарунка введемо назву першого ресурсу -Письменник. Натиснемо клавішу [Enter], щоб зафіксувати уведення. В інших полях таблиці з'явиться інформація про даний ресурс, пропонована Microsoft Project no умовчанню. У поле Коротка назва відображаються ініціали ресурсу. Це - його скорочена назва.

У поле Група можна вказати, до якої групи ставиться ресурс за фахом, наприклад, муляри, або по виробничому статусі, наприклад, тимчасові робітники. Клацанням миші виділяємо осередок у поле Група, уводимо Люди й натискаємо клавішу [Enter]. Ця ж назва групи вводимо для всіх інших ресурсів.

У поле Максимально одиниць вказується максимальна кількість одиниць даного ресурсу у відсотках. У нашім проекті роботу з написання тексту повинен виконувати один письменник. Тому максимальна кількість одиниць повинне становити 100%.

У наступних двох полях Стандартна ставка й Ставка понаднормових указуємо відповідно погодинну й понаднормову погодинну тарифну ставки. Але тому що в нашім проекті робота письменника оплачується після її виконання, те дані в цих полях, пропоновані за замовчуванням, змінювати не треба, а в поле Витрати на використання вводимо загальну суму, що належить письменникові за виконану роботу - 3000 гривень.

За замовчуванням Microsoft Project розподіляє вартість ресурсів кожного виду робіт пропорційно відсотку їхнього виконання. Для людських ресурсів це означає погодинну або відрядну форму оплати праці. Однак у списку Нарахування можна вибрати й інші методи нарахування вартості: На початку й По закінченні, при яких виконана робота оплачується відповідно перед початком або після закінчення її виконання. У списку, що відкривається, поля Нарахування в першому рядку вибираємо По закінченні, тому що робота письменника оплачується після виконання, і натискаємо клавішу [Enter]. У поле Базовий календар вибираємо Календар 1, що враховує святкові дні. Натискаємо клавішу [Enter].

У другому рядку таблиці введемо інформацію про ресурс Редактор:

• У поле Назва ресурсу другого рядка вводимо Редактор;

• У поле Макс.одиниць вибираємо 100%;

• У поле Стандартна ставка вводимо тарифну ставку редактора - 70 р./день;

• У поле Ставка понаднормових указуємо подвоєне значення тарифної ставки, тобто 140 р./день, тому що понаднормові роботи, як правило, оплачуються в подвійному розмірі. Уведення понаднормової тарифної ставки дозволить передбачити можливість використання понаднормових робіт при виникненні необхідності;

• У поле Нарахування для Редактора й всіх інших ресурсів вибираємо Пропорційне, тому що їхня робота оплачується почасово;

• У поле Базовий календар вибираємо Календар1. Цей же календар установлюємо для всіх інших співробітників.

Аналогічно заповнюємо інші рядки таблиці для інших співробітників. Заповнена таблиця ресурсів буде виглядати так:

3.3 Для складних проектів, що складаються з великої кількості видів робіт Microsoft Project дозволяє створити ієрархічну структуру, об'єднавши зв'язані між собою роботи в групи. Це зробить проект більше наочним і дозволить розділити його на окремі етапи, завдяки чому управляти їм буде набагато легше.

У створюваному нами проекті можна виділити три етапи: планування, підготовка матеріалів і підготовка до печатки. Уведемо назви цих етапів у поле Назва завдання таблиці.

Перший етап - Планування - поєднує два види робіт: Розробка технічного завдання й Проектування системи. Тому помістити назва етапу потрібно перед першою з них:

• Клацнемо мишею на чарунка з назвою роботи Розробка технічного завдання, щоб виділити її.

• Вибираємо команду меню Вставка/Нове завдання. Перед рядком з назвою роботи Розробка змісти буде вставлений порожній другий рядок.

• В чарунка поля Назва завдання вставленого рядка введемо із клавіатури назва етапу - Планування - і натиснемо клавішу [Enter]. Microsoft Project відобразить уведена назва як критичну роботу, червоним кольором, із тривалістю 1 день.

Другий етап - Розподіл - включає три види робіт: Розбивка на подзадачи й Розподіл завдань.

Останній етап - Реалізація - поєднує п'ять видів робіт: Написання, Впровадження.

Тепер потрібно вказати Microsoft Project, які роботи до якого етапу варто віднести. Для цього спочатку виділимо роботи першого етапу:

• Клацанням миші виділимо осередок з назвою роботи Розбивка на підзадачи;

• Натиснемо й утримуємо натиснутої клавішу [Shift];

• Не відпускаючи клавішу [Shift], клацнемо мишею на чарунка з назвою роботи Розподіл завдань;

• Відпустимо клавішу [Shift]. Два види робіт будуть виділені;

• Не скасовуючи виділення осередків, установимо покажчик миші на першому символі назви роботи Розбивка на підзадачи так, щоб покажчик прийняв форму тонкої горизонтальної лінії зі стрілками на кінцях. Натиснемо й утримуємо ліву кнопку миші;

• Не відпускаючи ліву кнопку миші, перемістимо мишу вправо. При цьому вертикальна лінія, що з'явилася, укаже положення відступу;

Відпустимо ліву кнопку миші. Назви виділених видів робіт змістяться вправо - буде утворена група робіт першого етапу. Загальна тривалість етапу -5 днів - відобразиться в поле Тривалість, що Microsoft Project визначає на підставі тривалості окремих видів робіт, включених у цей етап.

Виділені в таблиці назви робіт будуть згруповані. При цьому їхні назви змістяться вправо, а назва етапу - Планування відобразиться напівжирним накресленням і чорним кольором. Ліворуч від назви етапу з'явиться значки, що означає, що в цей момент всі види робіт цього етапу відображаються на екрані. У поле Duration (Тривалість) з'явиться інформація про тривалість даного етапу - 5 days (5 днів), що Microsoft Project визначає на підставі тривалості окремих видів робіт, включених у цей етап.

На діаграмі з'явиться новий елемент у вигляді чорної смуги із трикутними зубами на кінцях, що позначає етап проекту.

Аналогічно включимо наступні роботи в другий і третій етапи.

Створена структура буде мати приблизно такий вид, як на мал. 6:

У структурі можна сховати або показати види робіт, що входять у той або інший етап. Для цього потрібно клацнути мишею на значку ліворуч від назви етапу. Назви робіт, включених у цей етап, будуть сховані. Зникнуть також їхньої смужки на діаграмі. Ліворуч від назви етапу з'явиться значок -, що означає, що роботи цього етапу сховані.

Роботи етапу можна сховати й іншим способом. Потрібно клацанням миші виділити осередок з назвою етапу й нажати кнопку “–“ на панелі інструментів

Форматування. Роботи цього етапу будуть сховані. Щоб показати всі сховані роботи, потрібно нажати кнопку + на панелі інструментів Форматування.

Таким чином, згрупувавши роботи, ми розділили проект на кілька етапів, завдяки чому він став більше наочним і легенею в керуванні.

4. Висновки:

На даній лабораторній роботі були розглянуті методи форматування плану робіт, оформлення графіку і перегляд критичного шляху. В ході виконання лабораторної роботи були практично змінені налаштування шрифтів, стилів ліній і створена таблиця ресурсів. Було розподілено проект на три етапи.

Поиск по сайту: