Риторический инструментарий деловой речи

Чтобы деловое общение было успешным, недостаточно знать специ­фику деловой речи, ее лексику, грамматику и стилистику. Надо на­учиться пользоваться своей речью так, чтобы заинтересовать собесед­ника, повлиять на него, завоевать на свою сторону, успешно говорить с теми, кто симпатизирует вам, и с теми, кто против вас, участвовать в беседе в узком кругу и выступать перед широкой публикой.

Наверное, нет таких профессий и специальностей, где искусство владеть словом не пригодилось бы. Но в некоторых областях челове­ческой деятельности, к которым, в частности, относится и бизнес, вла­дение искусством речи является обязательным. Ведь деловому челове­ку, занятому в сфере предпринимательства, постоянно приходится об­щаться с людьми, беседовать, участвовать в коммерческих перегово­рах, проводить служебные совещания, вести прием посетителей и сослуживцев. Но чтобы хорошо говорить, мало знать, что сказать, надо еще знать, как сказать, т.е. владеть инструментарием ораторской речи, приемами риторики.

Если все это конкретизировать, то можно утверждать, что для того, чтобы научиться хорошо говорить, надо поставить перед собой следу­ющие вопросы:

— Как сказать правильно?

— Как сказать понятно?

— Как сказать красиво?

— Как сказать убедительно?

О том, как сказать правильно и как сказать понятно, мы уже гово­рили в главе, посвященной основным требованиям к деловому разго­вору. О том, как сказать убедительно, можно прочесть в главе «Логи­ческая культура делового разговора». Здесь же мы поговорим о том, как сказать красиво.

Говорить красиво учит особая наука — риторика, или наука о крас­норечии. Она излагает законы подготовки и произнесения публичных речей с целью оказания желаемого воздействия на аудиторию. Особо подчеркнем, что это не просто наука о способах красивой подачи информации посредством устного слова, но свод конкретных законов и пра­вил, обеспечивающих действенность речи, превращающих слово в сред­ство влияния на других людей. Знание законов и правил красноречия особенно важно для людей дела. Пренебрежение ими — одна из суще­ственных причин неудач многих предпринимателей, их низкого рейтин­га в среде профессионалов — бизнесменов и в среде потребителей. По­этому в самых общих чертах опишем сущность ораторского искусства.

Риторика предполагает учет факторов, существенно влияющих на действенность общения.

Первый такой фактор - это СОСТАВ АУДИТОРИИ, ее культур­но-образовательные, национальные, возрастные и профессиональные особенности.

Второй фактор - СОДЕРЖАНИЕ и характер самого ВЫСТУП­ЛЕНИЯ. Здесь недопустим авторитарный тон, безапелляционность высказываний. Необходимо проявлять доверие к людям, советоваться с ними в процессе выступления.

Третий фактор — объективная САМООЦЕНКА докладчиком сво­их личностно-деловых качеств, компетенции в тех вопросах, с которы­ми он выступает перед людьми. Важно не переоценивать и не занижать свою подготовленность.

Условно выделяют следующие стили общения: «менторский» — поучительно-назидательный; «одухотворяющий» — возвышающий лю­дей, вселяющий в них веру в свои духовные силы и личностные каче­ства; «конфронтационный» — вызывающий у людей желание возра­жать, не соглашаться; «информационный» — ориентированный на пе­редачу слушателям определенных сведений, восстановление в их па­мяти каких-либо фактов.

Бизнесменам и менеджерам надо стремиться всячески избегать менторского тона при общении, а также остерегаться, чтобы с профес­сиональными успехами у них в голосе не начали появляться поучи­тельно-назидательные нотки. Никакой позы, никакого проявления сво­его интеллектуального превосходства над людьми, игнорирования их реакции на излагаемую информацию.

«Информационная» манера общения у бизнесменов и менеджеров популярностью не пользуется. Они чаще всего прибегают к «одухот­воряющей» манере, а в отдельных случаях используют «конфронтаци-онный» стиль общения. Обычно к нему прибегают, когда хотят акти­визировать внимание слушателей, втянуть их в обсуждение проблемы.

В риторике используются следующие психолого-дидактические ПРИНЦИПЫ РЕЧЕВОГО ВОЗДЕЙСТВИЯ: доступность, ассоциа­тивность, экспрессивность и интенсивность.

Используя принцип ДОСТУПНОСТИ, необходимо учитывать культурно-образовательный уровень слушателей, их жизненный и производственный опыт. Никогда не следует забывать, что многие люди слышат то, что хотят слышать. Отсюда необходимость принимать во вни­мание эмоционально-психологические расслоения каждой аудитории. Для по­вышения доступности весьма эффек­тивен прием, заключающийся в сооб­щении малоизвестной информации (новизна и оригинальность), а так­же в сочетании разнохарактерных сведений и их достоверности.

Принцип АССОЦИАТИВНО­СТИ связан с вызовом сопережива­ний и размышлений у слушателей путем обращения к их эмоциональ­ной и рациональной памяти. Для вы­зова соответствующих ассоциаций ис­пользуются такие приемы, как аналогия, ссылки на прецеденты, образность высказываний.

Принцип ЭКСПРЕССИВНОСТИ выражается в эмоционально напряженной речи выступающего, его мимике, жестах и позе, свидетель­ствующих о полной самоотдаче. Страстность, неподдельная радость или грусть, сострадание — все это конкретные формы экспрессивности.

Принцип ИНТЕНСИВНОСТИ характеризуется темпом подачи информации. Различная информация и разные люди нуждаются в диф­ференцированном темпе изложения и усвоения речи. Надо учитывать темперамент людей, их подготовленность к восприятию конкретного вида информации. В связи с этим важны: умение выступающего ори­ентироваться в настроении аудитории; способность аудитории рабо­тать в определенном информационном клише; умение выступающего предлагать аудитории необходимый скоростной режим усвоения ин­формации.

Существует целый набор ораторского инструментария, элемента­ми которого являются КОММУНИКАЦИОННЫЕ ЭФФЕКТЫ. Рас­смотрим их более подробно.

Эффект ВИЗУАЛЬНОГО ИМИДЖА. Как правило, вначале че­ловека воспринимают по его внешнему облику, и это первоначальное впечатление накладывает отпечаток на дальнейшие взаимоотношения. Поэтому предприниматель должен взять на вооружение эстетику одеж­ды, поставленную мимику, обостренное чувство такта, чтобы излучать обаяние, расположить к себе собеседника элегантными манерами и т.д.

Не следует допускать эксцентричности в одежде. Ничто в ней не должно связывать свободу движений. Не надевайте плотно обтягивающих костюмов, стесняющих движения плеч и рук. Мужчины долж­ны быть чисто выбритыми, освободиться от ненужных вещей, оттопы­ривающих карманы. Женщинам рекомендуется по крайней мере остав­лять дома кричащие украшения. Скромность в одежде предпочтитель­нее назойливого шика. Не вызывайте удивления и зависти — это поме­шает слушать то, что вы говорите.

Сопровождающие речь жесты являются одним из средств переда­чи информации, которые призваны ее усиливать и помогать убеждать слушателей. Целесообразность использования жестикуляции заклю­чается в том, что в значительной части человеческая деятельность осуществляется при помощи рук, и поэтому их положе­ние и движение стали наиболее характерными для выражения наших переживаний.

Восприимчивость к жестикуляции глубо­ко заложена в сознании слушателя. В соче­тании со словами жесты тоже говорят, уси­ливая их эмоциональное звучание. Но они должны быть адекватны содержанию речи, надлежащим образом подчеркивая неко­торые смысловые элементы. Осмыслен­ная и выразительная работа рук от кис­тей до самых плеч создает впечатление мужественной силы и отвечает естествен­ной человеческой потребности в движе­нии, которая не находит достаточного удовлетворения в интеллектуальной дея­тельности.

Очень вредят оратору искусственные, театральные жесты, которые выдают неиск­ренность речи, оставляя осадок предубеждения и недоверия. Говорящий не должен специально при­думывать жесты, но контролировать их он обязан. При этом следует руководствоваться следующими правилами.

1. Жесты должны быть естественными. Прибегайте к жесту толь­ко по мере ощущения потребности в нем.

2. Жестикуляция не должна быть непрерывной. Не жестикулируй­те на протяжении всей речи. Не каждая фраза нуждается в подчерки­вании жестом.

3. Управляйте жестами. Жест не должен отставать от подкрепляе­мого им слова.

4. Вносите разнообразие в жестикуляцию. Не пользуйтесь без раз­бора одним и тем же жестом во всех случаях, когда нужно придать сло­вам выразительность.

5. Жесты должны отвечать своему назначению. Их количество и интенсивность должны соответствовать характеру речи и аудитории.

Эффект ПЕРВЫХ ФРАЗ закрепляет или корректирует первона­чальное впечатление у людей. В первых фразах должна быть сосредо­точена интересная информация, с элементами оригинальности, сразу приковывающая к себе внимание.

Эффект АРГУМЕНТАЦИИ. Речь должна быть обоснованной, убедительной, логичной, вызывающей соразмышление и осмыс­ление информации.

Эффект ПОРЦИОННОГО ВЫБРОСА ИН­ФОРМАЦИИ является одним из действенных риторических приемов поддержания внимания аудитории. Этот эффект основан на заранее продуманном распределении по всему про­странству речи новых мыслей и аргументов, периодической интерпретации ранее сказан­ного. Таким образом, выступающий активизи­рует внимание слушателей, выбрасывая через определенные временные интервалы порции «свежей» информации.

Эффект ХУДОЖЕСТВЕННОЙ ВЫРА­ЗИТЕЛЬНОСТИ — это грамотное построение предложений, правильные словоударения, ис­пользование метафор, гипербол и т.п. Как утвер­ждал Вольтер, прекрасная мысль теряет свою цену, если она дурно выражена.

Эффект РЕЛАКСАЦИИ (РАССЛАБЛЕНИЯ). Тому, кто умеет вовремя пошутить, вставить остроумное замечание, повезет значительно больше, чем не умеющему это делать. Юмор создает естественную паузу для отдыха людей, сближа­ет и настраивает на благожелательный лад. Но, прибегая к шутке, не следует забывать того, что в свое время сказал Д. И. Писарев: «Когда смех, игривость и юмор служат средством, тогда все обстоит благопо­лучно. Когда они делаются целью, тогда начинается умственное рас­путство»[6].

Главным понятием риторики является оратор (от латинского «огаге» — говорить). Люди, к которым обращены его слова, составля­ют аудиторию (по латыни «audire» — слышать). Оратор и аудитория в процессе публичного выступления взаимодействуют друг с другом.

Когда оратор говорит перед аудиторией, им, как правило, дви­жут два желания: поделиться своей мыслью и передать чувства, им испытываемые. Сочетание мысли и чувства, рационального и эмоци­онального элементов речи составляют суть ораторского искусства. Противоречия здесь нет. Оба этих элемента в ораторской речи право­мерны. Дело в том, что человеческое мышление осуществляется в двух формах: логической и образной, им соответствуют две разновиднос­ти познания — наука и искусство, и они взаимно дополняют здесь друг друга. В этой связи ораторская речь представляет собой своеобраз­ный вид эмоционально-интеллектуального творчества, воплощаемо­го посредством живого слова: она одновременно воздействует и на сознание, и на чувства человека. Мастерство публичного выступле­ния и состоит в том, чтобы умело использовать обе формы человечес­кого мышления[7].

Все вышесказанное позволяет заключить, что ораторская речь со­четает в себе воздействие не только на разум слушателей, но и на их чувства, поэтому эмоциональность — совершенно естественное и вме­сте с тем необходимое качество публичной речи, которое помогает вос­принять и усвоить ее содержание.

Эмоциональным выступление бывает обычно тогда, когда оратор испытывает чувства, которые созвучны его аудитории. Существуют особые языковые средства, относимые к понятию «образность речи», при помощи которых оратор оказывает эмоциональное воздействие на слушателей. Такие средства подробно освещены в многочислен­ных книгах и статьях, поэтому ограничимся лишь кратким их пере­числением.

Важнейшими ЛЕКСИЧЕСКИМИ СРЕДСТВАМИ выразитель­ности речи (тропами) являются: гипербола (образное преувеличение), олицетворение (одушевление неодушевленного), эпитет (образное определение), сравнение (сопоставление двух предметов или явле­ний с целью более яркой характеристики одного из них через свой­ства другого), метафора (перенос на один предмет свойства другого предмета, сближение двух явлений по сходству или контрасту), метонимия (замена одного слова другим на основании близости выражаемых ими понятий), синекдоха (употребление названия большего в значении меньшего, целого в значении части и наоборот).

К лексическим средствам выразительности относятся также и фра­зеологизмы — устойчивые сочетания слов с полным или частично пе­реосмысленным значением, которые отражают национальную специ­фику языка, его самобытность. Во фразеологии запечатлен богатый ис­торический опыт народа, в ней отражены представления, связанные с трудовой деятельностью, бытом и культурой людей. Правильное и уме­стное использование фразеологизмов придает речи неповторимое своеобразие, особую выразительность, меткость и образность. Очень хо­рошим пособием в этом может служить «Фразеологический словарь русского языка» (М.: Сов. энциклопедия, 1967). К фразеологизмам примыкают пословицы, поговорки, присловия, крылатые слова и афо­ризмы. Здесь большую помощь может оказать широко известный труд В. И. Даля «Пословицы русского народа» (М.: ИНН, 1994), а также другие сборники подобного рода.

Другая группа средств выразительности речи — это СИНТАКСИ­ЧЕСКИЕ СРЕДСТВА (фигуры речи). К ним принято относить: рито­рический вопрос (утверждение или отрицание, облеченное в форму воп­роса, которое в себе самом содержит ответ и предназначается для акти­визации внимания и привлечения интереса слушателей), повтор — мно­гократное повторение одного и того же слова или словосочетания с целью выделить или подчеркнуть наиболее существенные места выс­казывания. Разновидность повтора — анафора, т.е. повтор начальных слов, и эпифора, т.е. повтор заключительных слов, антитеза (оборот, в котором для усиления выразительности речи резко противопоставля­ются противоположные понятия), инверсия (намеренное нарушение обычного порядка слов), градация (расположение слов, при котором каждое последующее превосходит предыдущее по интенсивности), ри­торическое восклицание (особо эмоциональное утверждение или отри­цание, цель которых привлечь внимание аудитории или побудить ее разделить мнение оратора).

Итак, мы рассмотрели основной ораторский инструментарий, ко­торый может быть весьма полезен в разговоре деловых людей. В зак­лючение дадим наиболее ОБЩИЕ СОВЕТЫ ПО ОРАТОРСКОМУ ИСКУССТВУ, которые являются кратким обобщением всего ранее из­ложенного.

1. Выступайте только тогда, когда вам есть что сказать и когда вы уверены в важности или полезности вашей речи.

2. Не начинайте свою речь сразу, как только вам дали слово. Не­много подождите. Дайте слушателям на вас посмотреть секунд 15-20. Затем посмотрите на аудиторию, улыбнитесь и скажите «здрав­ствуйте».

3. Если вы решили прочесть свою речь, делайте это так, словно вы говорите с собеседником. Если вы говорите «без бумажки», все равно время от времени зачитывайте короткие справки и цифры, пусть даже вы их помните. Это снимет сомнения слушателей в достоверности ва­шей информации.

4. Речь должна быть ограничена предметом обсуждения и опирать­ся на строго проверенные и отобранные факты.

5. Не останавливайте взгляд на отдельных лицах. Помните, что дол­гий пристальный взгляд оставляет неприятное чувство. Поэтому скользите взглядом по отдельным слушателям. Это привлекает внимание слушающих и вызывает их расположение.

6. Говорите выразительно, ибо выразительная речь способна пере­дать огромную массу оттенков мысли.

7. Используйте весь запас слов своего лексикона. Старайтесь ис­ключить из своей речи канцеляризмы и вульгаризмы. Избегайте также книжного стиля.

8. Возбуждайте внимание слушателей. Ожидание вызывает инте­рес и эмоции сильнее, чем что-то неожиданное. В начале речи намек­ните, что главное будет впереди и несколько раз напомните об этом. Надо с первых же слов посадить слушателя на «крючок» интереса, на ожидание «сюрприза».

9. Научитесь держать паузу. Это поможет сосредоточить внима­ние на важных мыслях, подчеркнуть неожиданность выводов, обобщить изложенное.

10. Соединяйте слово с жестом. Часто выразительный жест поня­тен без слов. Жесты должны быть скупыми, точными и выразительны­ми. Мимика должна быть умеренной и доброжелательной.

И. Меняйте темп речи. Это придает ей выразительность. Смена темпа речи меняет и скорость восприятия, не давая слушателю отвлечь­ся. Меняйте также и тон голоса — он должен то повышаться, то пони­жаться. Внезапное повышение или понижение тона голоса выделяют слово или фразу на общем фоне.

12. Говорите громко, внятно, отчетливо, выразительно, но не по­вышайте голоса без особой необходимости.

13. Стремитесь избегать менторского тона, поучительно-назида­тельных ноток в голосе.

14. Имейте в запасе юмористические истории, шутки, байки и анек­доты, которые в трудных случаях могут вас выручить.

15. Всегда старайтесь начать выступление с чего-то необычного, а конец его сделать ярким и насыщенным, поскольку лучше всего запо­минается то, что находится с краю, т.е. начало и конец выступления. Если все же главные тезисы по логике изложения попадают на середи­ну, то следует в конце выступления резюмировать их.

Техника речи

Для делового разговора большое значение имеет техника речи, состав­ными частями которой являются постановка речевого дыхания, дик­ция и орфоэпия (т.е. правильное литературное произношение). Суть техники речи — в координации дыхания, голоса, артикуляции при со­блюдении норм произношения. Такая организация обеспечивает такие качества голоса, как звучность, темп, тембр, высота, четкость дикции.

Сила голоса оратора имеет очень большое значение для аудито­рии. Если он говорит чрезмерно громко да еще имеет крикливый го­лос, то это вызывает раздражение у слушающих его людей, и эффект выступления существенно снижается. Если оратор говорит тихо, его могут слышать только находящиеся рядом, а до остальных суть его речи не доходит, что также вызывает неудовольствие аудитории. Поэтому говорить надо так, чтобы была полная уверенность, что речь не утом­ляет слушающих и всем им хорошо слышно.

Как тихая, так и громкая речь может быть монотонной, что быстро утомляет аудиторию, и она перестает слушать оратора. Чтобы избежать этого, во время выступления постепенно и плавно то повышайте, то понижайте голос, делайте его то громким, то тихим.

Оратор, который хочет быть убедительным, говорит медленно и в низкой тональности. Но он должен оставаться в рамках естественного диапазона своего голоса, иначе он будет казаться неискренним.

Чтобы добиться звучности голоса, необходимо правильно поста­вить дыхание. Это означает дышать глубоко, включая диафрагму в процесс вдоха и выдоха. Это значит также уметь контролировать свое дыхание, экономно распределяя выдох. У хорошего оратора соотноше­ние длительности вдоха и выдоха должно быть 1:15 — 1:20.

Многие ораторы ошибочно считают, что вдох нужно делать на зна­ках препинания или по окончании фразы. На одном вдохе можно про­изнести только короткую фразу. Если же вы произносите длинную фразу, то по мере приближения ее конца неизбежно падают сила и звуч­ность голоса. Хорошая звучность заключается не в том, чтобы на дан­ные звуки затратить тот или иной запас воздуха, а в том, чтобы за ними был обеспечен воздушный столб, непрерывно и с силой подпирающий и выталкивающий их. Поэтому дышать надо часто, поддерживая по­стоянный запас воздуха, причем вдох делать следует во время естествен­ных (логических) пауз и незаметно.

Кроме чисто физиологических, есть и психические предпосылки пол­ноты и звучности речи. Это уверенность в себе, душевный подъем, увле­ченность предметом разговора. Чем лучше подготовлен оратор, чем боль­шим количеством интересных фактов он располагает, тем увереннее себя чувствует и, как следствие, тем легче ему придать своему голосу звучность и выразительность.

Техника говорения включает в себя и понятие темпа речи, ко­торый характеризуется такими показателями, как быстрота речи, длительность звучания отдельных слов, интервалы и длительность пауз.

Скорость речи весьма разнообразна и зависит от особенностей са­мого оратора и характера содержания его речи. Большинство ораторов произносят от 120 до 150 слов в одну минуту.

Торопливость речи, вызываемая робостью, — один из наиболее рас­пространенных и серьезных недостатков. Слишком быстрая речь яв­ляется следствием полного безразличия оратора к аудитории. Хоро­шие ораторы никогда не говорят скороговоркой. Они дают слушате­лям время, чтобы вникнуть в наиболее содержательные мысли речи.

Вялая речь — порок флегматичных и ленивых людей. Такие ора­торы долго раскачиваются, прежде чем вымолвят слово, а когда нако­нец добираются до конца высказывания, слушатель уже теряет способ­ность следить за нитью их мысли.

Темп речи определяется также и длительностью звучания отдель­ных слогов и самих слов. Слоги как и слова, подобно гармони, можно растягивать и сжимать, что зависит от их значения и выражаемых ими чувств. Нервные, порывистые ораторы для наиболее выразительного звучания больше налегают на громкость, чем на протяжность звуча­ния. В результате возникает неприятная для слуха резкость.

Наши чувства в речи передаются не только при помощи слов, но и посредством разнообразных интонаций. Иногда именно в интонации кроется истинный смысл сказанного.

Психологи насчитали больше 20 интонаций, выражающих различ­ные чувства: радости, удивления, страха, сомнения, негодования, вос­хищения, злобы и т.п. Оратор должен стремиться выразить голосом то чувство, которое соответствует содержанию его речи. О грустном надо говорить печальным голосом, о веселом — радостным.

Настроение оратора не всегда соответствует содержанию речи. Это, естественно, находит проявление и в его голосе. Экспериментально до­казано, что слушатели не усваивают до 30% интересующей их инфор­мации, если интонация говорящего не соответствует содержанию его речи. Поэтому выступающий должен научиться сдерживать себя, ов­ладеть своими чувствами, думать в момент выступления только о нем и своих слушателях, а не о чем-либо другом. Если оратор погружается в содержание речи и забывает обо всем, кроме того, что он говорит, го­лос его будет звучать хорошо и верно, отражая те чувства, которые он хотел бы передать своим слушателям.

В технике речи большое значение придается работе над дикцией. Мно­гие ораторы говорят небрежно, неотчетливо, не разжимая зубов, непра­вильно артикулируя звуки, и в результате аудитория теряет интерес к выступлению, не в силах разобраться в нечленораздельном бормотании выступающего.

В обычном разговоре такое произношение допустимо, так как смысл речи подсказывается ситуацией, общей темой беседы, т. е. собеседники понимают друг друга с полуслова. Если же один из них и не понял чего-либо из речи другого, он тотчас же его переспросит. Во время выступле­ния перед большой аудиторией понимания с полуслова быть не может.

Слова должны произноситься четко и ясно, поскольку любое отклонение от норм про­изношения и ударения переключает вни­мание аудитории с существа речи на ее форму, тем самым отвлекая от воспри­ятия смысла.

Особенно распространенным не­достатком среди деловых людей яв­ляются ошибки в произношении и ударении, которые отвлекают их со­беседников от существа сказанного и создают негативный психологичес­кий фон. Поэтому надо постоянно следить за правильным произношени­ем и ударением. В качестве примера при- _ ведем слова, в которых в процессе дело­вого разговора чаще всего делаются непра­вильные ударения: валовОй (не вАловый), оптОвый, экспЕрт, созвонИмся, принЯть, алкогОль, вИдение (способность видеть), видЕние (при­зрак), департАмент, каталОг, диалОг (не диАлог), дистиллирОванный, добЫча, договОр (мн. договОры), докумЕнт, занятОй (человек), зАнятый (дом), заслуженный, избалОванный, квартАл (четверть года), киломЕтр, колОсс, магазИн.

Если вы не уверены в правильном произношении или употребле­нии какого-либо слова, обратитесь к словарю ударений, толковому и орфографическому словарям.

Отчетливость произношения часто зависит от помещения, где вы­ступает оратор. Чем больше пространства, тем речь должна быть мед­леннее, чтобы все было слышно. Звук не распространяется так быстро, как свет. Для того чтобы звуковые волны не смешивались и не заглу­шали друг друга, нужно дать время для их распространения. Однако тот, кто обладает четким и ясным произношением, может меньше вни­мания уделять громкости своего голоса. Речь оратора с хорошей дик­цией, даже если он говорит тихо, хорошо слышна в любом помещении.

Хорошая дикция предполагает умение «держать паузу». Пауза об­легчает дыхание, дает возможность сообразить, к какой мысли следует перейти дальше. Она позволяет важным соображениям глубже проник­нуть в сознание слушателя. Короткая пауза перед кульминационным моментом речи и после — один из способов выделить его. Пауза при­меняется между отдельными элементами мысли (фразами, придаточ­ными предложениями, законченными суждениями). Она также отте­няет наиболее существенные слова.

Главная задача паузы — психологическая. Она нужна для того, чтобы собрать внимание аудитории и дать ей рассмотреть говоряще­го, обеспечив тем самым возможность подготовиться к восприятию его речи. Ему же пауза нужна для того, чтобы успокоиться, снять из­лишнее волнение. Паузой можно заинтриговать слушателей, а ее от­сутствием, внезапным началом речи ошеломить их. В обоих случа­ях — это психологический прием, цель которого привлечь внимание, вызвать интерес.

Учеными экспериментально установлено, что интонации и паузы способствуют 10—15-процентному приращению информации, вызывая у собеседников ассоциации и предложения.

Однако паузы в речи говорящего не всегда несут смысловую на­грузку. Чаще всего такие паузы возникают из-за того, что он затрудня­ется в поисках слова, которое наилучшим образом выразило бы его мысль. Эти паузы — свидетельства прерывистости устной речи, совер­шенно естественного ее свойства.

Если случаев прерывистости в речи говорящего немного и они от­ражают поиски необходимого средства выражения мысли, их наличие не только не мешает аудитории, но порой даже активизирует ее. Одна­ко, когда прерывистость речи очень сильна, это свидетельствует либо о незнании оратором предмета речи, либо о его чрезмерном волнении, либо о плохом владении словом.

Речевой этикет

Соблюдение норм речевого этикета — необходимое условие ведения любого делового разговора. Основу речевого этикета составляет веж­ливость, которая в обязательном порядке предполагает прежде всего ПРИВЕТСТВИЕ. С древних времен люди оказывают друг другу по­чтение посредством приветствий.

Хотя общепринятым этикетом предусмотрено, что первым здоро­вается мужчина с женщиной, младший по возрасту со старшим, ниже­стоящий по должности с вышестоящим, цивилизованному бизнесме­ну не следует дожидаться, пока с ним поздоровается младший по воз­расту или занимаемому положению партнер. Надо поприветствовать своего собеседника первым.

Мужчина должен рассматривать как знак особого уважения к нему, если женщина первой поприветствовала его. Приветствуя женщину на улице, мужчина снимает шляпу и перчатку. Когда он приветствует кого-либо на расстоянии, то делает легкий поклон и прикасается рукой к шляпе или слегка ее приподнимает. На иные головные уборы — зим­нюю шапку, лыжную шапочку, кепку или берет — это правило не рас­пространяется. Во всех случаях для женщин это необязательно. Если женщина все-таки снимает перчатку — это знак особого уважения. По отношению к женщинам и мужчинам пожилого возраста это должно быть нормой. В любом случае в момент приветствия во рту не должно быть сигареты, нельзя также держать руку в кармане. Женщины слег­ка наклоняют голову и отвечают на приветствие улыбкой, они могут не вынимать руки из карманов пальто, жакета.

Обмениваться рукопожатиями при встрече мужчинам рекоменду­ется всегда, женщинам — по обоюдному согласию. Символично, что еще в древности рукопожатие означало акт дружбы и мира. Когда мужчи­ну представляют женщине, руку первой предлагает женщина. Тот же приоритет принадлежит и более пожилым людям, и старшим по иерар­хии: старшая по возрасту женщина протягивает первой руку младшей, женщина — мужчине, руководитель — подчиненному.

Женщине в знак приветствия никогда не целуют руку на улице, это делают только в помещении. У нас принято целовать руку лишь замужней женщине. Целуя руку женщине, не следует поднимать ее слишком высоко, старайтесь сами наклониться.

Мужчины, здороваясь друг с другом, могут не снимать перчатки. Но если один снял, должен снять и другой. На улице первым кланяет­ся проходящий мужчина стоящему.

При рукопожатиях не нужно слишком крепко жать руку привет­ствуемого лица. Это правило особенно надо помнить мужчинам, когда они пожимают руку женщине.

Рукопожатия не всегда обязательны, когда встречаются знакомые на улице или сотрудники в помещении учреждения или предприятия. Когда посетитель входит к руководителю, достаточно ограничиться приветствием: «Доброе утро», «Здравствуйте» и т. п., при этом сделать легкий поклон головой и улыбнуться.

Инициатором рукопожатия почти всегда должна быть женщина. Но в некоторых случаях женщина, а также мужчина первыми не протя­гивают руку лицу намного старше себя по возрасту и выше по служеб­ному положению. Есть общее положение: старший является инициато­ром рукопожатия, женщина подает руку мужчине, замужняя женщи­на — незамужней; молодой человек не должен спешить первым пожать руку старшему или замужней женщине.

Пожимая руку, мужчины обычно произносят краткое приветствие «Мое почтение...», «Рад встретиться с вами (видеть вас)», «Добрый день...» Приветствуя мужчину, по правилам вежливости следует спро­сить: «Как здоровье супруги», «Как дела у ваших детей», «Как пожи­вает ваша мама?» и т. п.

Если, войдя в комнату, где находятся несколько человек, вы хоти­те обменяться рукопожатием с одним из них, по этикету следует обя­зательно протянуть руку и всем остальным.

Существуют вполне определенные правила речевого этикета, ко­торые касаются ОБРАЩЕНИЯ к собеседнику. Обращение «вы» сви­детельствует о культуре того, кто обращается, подчеркивает уважение к партнеру или коллеге. Хорошо воспитанный и корректный деловой человек всегда пользуется этой вежливой формой обращения, незави­симо от того, с кем он беседует: будь то его непосредственный началь­ник или подчиненный, человек значительно старше его или моложе. Обращение на «ты» в деловой обстановке нежелательно. Оно допустимо лишь тогда, когда может быть взаимным либо обусловлено неформальными отношениями.

К деловым партнерам, которые хорошо знакомы, а также к своим коллегам предпочтительно обра­щаться по имени и отчеству или по фамилии с до­бавлением слов «господин» (раньше «товарищ»).

Не следует злоупотреблять обращением толь­ко по имени, да еще на американский манер в со­кращенном варианте. В нашей стране испокон ве­ков принято уважительно называть людей по имени и отчеству, такова наша традиция. По имени можно обращаться к ближайшим колле­гам, если они молоды и не возражают против такого обращения.

К незнакомому человеку можно обратить­ся со словами: «гражданин», «господин», «су­дарь» или «сударыня», «девушка», «молодой че­ловек». В сегодняшней России нет устоявшей­ся формы такого обращения. И надо признать, что некоторые из названных слов в конкретных случаях не совсем удачны. Потому мы часто об­ращаемся к незнакомому человеку безлично: «Из­вините...», «Позвольте...» или «Будьте так добры...»

Во время ведения делового разговора очень важно учитывать расстояние между собеседниками и объем простран­ства общения. Здесь существует следующий неписаный закон: расстоя­ние до одного метра считается интимным (общение на таком расстоянии обычно происходит между друзьями или близкими людьми). Расстояние от одного до двух с половиной метров считается официальным. В тех слу­чаях, когда люди нарушают эти «инстинктивные» границы, вам становится не по себе, и у вас остается неприятное ощущение от контакта с ними (вспомните, как обычно напряженно молчат незнакомые люди в лифте).

Расстояние от трех метров и более — это расстояние безразличия. Этой дистанцией достаточно умело пользуются начальники, которые собираются сделать выговор своим подчиненным. На расстоянии восьми метров можно только отдавать приказания. Поэтому если вы хоти­те наладить контакт с собеседником и вести конструктивный диалог, придерживайтесь дистанции приблизительно в 1,5 м и постарайтесь, чтобы между вами и собеседником не стояла преграда в виде огромно­го письменного стола.

Важным элементом вежливости в деловой жизни является ПРЕД­СТАВЛЕНИЕ, с помощью которого можно установить нужные и по­лезные связи. Этикетом предусмотрены определенные нормы, ука­зывающие, когда и как необходимо представлять и быть пред­ставленным, и ими не следует пренебрегать.

Прежде всего принято представлять младшего по воз­расту старшему, холостого — женатому, низшего по иерархии высшему, мужчину — женщине, более моло­дую женщину — старшей и т.д.

Момент представления имеет важное значение. При этом следует избегать вольностей, лучше упот­реблять простые фразы типа: «Это Иван, мой кол­лега», «Представляю вам Анну» и т. п.

Когда мужчину представляют женщине, он встает и слегка кланяется, сидящая женщина в та­ких случаях не встает. Представляя ближайшего родственника, говорят: «Мой отец», «Мой брат Петр», опуская фамилию. Только что прибывшие на встречу или прием не представляются лицам, ко­торые уже покидают его.

Если возникла необходимость быть представ­ленным, а вокруг нет никого, кто мог бы вам в этом помочь, то следует просто подать руку и четко наз­вать себя.

В деловых разговорах руководителя с подчинен­ными должна соблюдаться СЛУЖЕБНАЯ СУБОРДИ­НАЦИЯ, однако при этом всем участникам таких разго­воров необходимо соблюдать вежливость. Так, в случае, ког­да нужно поручить подчиненному что-либо сделать, суть распоря­жения лучше всего изложить в форме не приказа, а просьбы. Распоряжение, высказанное в форме просьбы, сближает людей, спо­собствуя более уважительному отношению друг к другу. Например, вместо того, чтобы сказать: «Иван Иванович! Я требую...» (или несколь­ко мягче: «Иван Иванович! Я прошу...»), лучше сказать: «Иван Ивано­вич! Не смогли бы вы...»

Для подчиненного конечно же ясно, что это не просьба, а распоря­жение, но современный служебный речевой этикет требует всегда, ког­да это возможно, придерживаться демократической формы служебного разговора. Такая форма свидетельствует, что руководитель учитывает интересы подчиненного, но, поскольку необходимо выполнить более срочную работу, он просит прервать текущую работу и заняться другой.

Желательно, чтобы каждый раз, отдавая подчиненным устные рас­поряжения, руководитель исключал личные местоимения «я», «мне». Это нужно для того, чтобы у окружающих не создавалось впечатление, что руководитель говорит о своих личных нуждах. Однако сказанное не распространяется на такие выражения руководителя, которые на­чинаются со слов «Я думаю», «Мне думается». Здесь нет подмены общественной потребности личной. Желание быть правиль­но понятым — это потребность личности.

На практике часто случается, что руководитель, что­бы подчеркнуть свою занятость, упирает взгляд в бу­маги и не поднимает головы при появлении посети­теля. Тот уже вошел и поздоровался, а начальник все еще не отрывается от бумаг. Надо ли говорить, что такого рода ситуация демонстрирует неува­жение к человеку[8]?

Вошедший — будь он руководитель рангом ниже или рядовой работник — должен с первого мгновения, как только он переступил порог, по­чувствовать, что он воспринят не в качестве нео­душевленного предмета, к которому обращают взор, лишь когда нужно его использовать, а в ка­честве человека, заслуживающего уважения. Как бы руководитель ни был занят, он во всяком слу­чае должен извиниться за задержку разговора и как можно быстрее закончить дело, отвлекающее его от беседы с вошедшим.

Разговаривая с подчиненным, естественно, необхо­димо быть предельно внимательным к нему и не отвлекаться от обсуждения вопроса на какие-либо посторонние дела. Так, нужно до минимума свести телефонную беседу, которая неожиданно может со­стояться, или диалог с третьим лицом, вторгшимся во время встречи. Особенно это относится к телефонным разговорам неслужебного ха­рактера. Такое поведение не только может быть истолковано как отсут­ствие должного уважения к собеседнику, но и представляет собой рас­трату времени самого руководителя, ибо беседа с перерывами порожда­ет необходимость вновь возвращаться к уже рассмотренному вопросу, а следовательно, напрасную трату времени.

Всегда необходимо серьезное, внимательное отношение к содержа­нию того, что говорит подчиненный. Опыт показывает, как важно не то­ропиться с окончательными суждениями по поводу того или иного пред­ложения, высказанного подчиненным. В любом предложении может быть то, чего нельзя сразу понять. Поэтому мгновенно высказанное безапел­ляционное суждение никак не свидетельствует о глубине ума, мудрос­ти, основанной на большом жизненном опыте. Обладающий же этими качествами руководитель хорошо знает о существовании скрытых труд­ностей познания истины и будет стараться всесторонне продумать свою реакцию на любое предложение, высказанное подчиненным.

Однако у многих руководителей старой советской закваски бытует до сих пор ложное представление о том, что он должен «с ходу» высказаться, причем в самой категоричной форме, по любому служебному вопросу. А некоторые практикуют такой подход и в вопросах, лежащих далеко за пределами их профессиональной компетенции.

Такие руководители ошибочно полагают, что кате­горичность и безапелляционность суждений — главный фактор, способствующий авторитету. В действительно­сти тот руководитель, который допускает ошибки, явившиеся следствием непродуманных оценок, реше­ний, теряет свой авторитет. Совершенно очевидно, что любое проявление категоричности суждений, раздра­жительность в разговоре с подчиненным противопо­казано этике деловых взаимоотношений. Перебивать подчиненного, устраивать, например, разнос «с поро­га», еще не выслушав его объяснений по тому или ино­му вопросу, прерывать репликами, в которых в той или иной степени проявляется высокомерие, — значит делать то, что исключает атмосферу доверия и уважительности в деловом разговоре.

Каждому старшему по должности очень часто приходится давать оценки труда подчиненных. Эти оценки являются важным методом сти­мулирования как отдельного работника, так и всего коллектива. Ведь оценки со стороны руководителя, если они правильны, не произвольны, способствуют формированию общественного мнения коллектива, помо­гают создать в нем надлежащий морально-психологический климат. Опыт показывает, что дело не только в соответствии оценок действитель­ному положению вещей. Очень важным является соотношение положи­тельных и отрицательных оценок, характер их выражения, а также об­становка, в которой эти оценки доводятся до сведения работников.

Отдельные руководители считают, что их обязанность лишь заме­чать недостатки, ошибки и просчеты в работе подчиненных и строго за это наказывать. Такие представления глубоко ошибочны. Особенно заб­луждаются те, кто взыскивает без учета тяжести совершенной ошибки или нарушения, исходя из порочной «педагогики», суть которой сво­дится к правилу: строгость не помешает. Такого рода руководители полагают, что «выдать на всю катушку» даже за сравнительно мелкое нарушение или ошибку — значит предупредить их в будущем. Однако, во-первых, пытаться стимулировать труд лишь замечаниями и разно­сами — значит способствовать возникновению у подчиненных непри­язни к их работе вообще, ибо немалому числу людей свойственно пе­реживать отрицательные эмоции, связанные с оценками их деятельно­сти. Во-вторых, видеть в отрицательных оценках и замечаниях глав­ное содержание своих обязанностей — значит не стимулировать творческого отношения к делу, не развивать у сотрудников самостоя­тельности, инициативы, а напротив, препятствовать этому.

Опытный руководитель, будучи вынужден дать отрицательную оценку действию подчиненного, характеризует факт, действие или без­действие и избегает общих оценок работника как такового. Это, конеч­но, не значит, что подобные оценки неправомерны и не нужны. В над­лежащих случаях они, разумеется, необходимы. Однако если старший по должности в связи со сравнительно небольшой ошибкой или нару­шением со стороны подчиненного делает в его присутствии общие вы­воды о нем как о работнике, то это никак не способствует установле­нию между ними нормальных деловых отношений.

Не следует при третьих лицах давать отрицательные оценки дей­ствиям подчиненного в его отсутствие. Ведь здесь вполне реальна опас­ность дополнения того, что сказал руководитель, различного рода «под­робностями», которые настолько исказят его слова, что подчиненный вместо того, чтобы задуматься над своими недостатками, будет стре­миться «выяснить отношения» с руководителем или затаит на него обиду, которая всегда мешает интересам дела.

Необходимо также знать, что не всегда уместно давать отрицатель­ную оценку публично. Здесь необходимо учитывать и характер ошиб­ки, и особенности личности работника. Сверх меры самолюбивый че­ловек воспринимает болезненно сам факт высказывания отрицатель­ной оценки при других людях. В подобном случае содержание этой оценки, ее истинность или неистинность уходят из поля зрения, ибо все сознание заполняется переживаниями уязвленного самолюбия.

Форма высказывания отрицательной оценки, а также тон, каким она дана, даже выражение лица руководителя, — все это небезразлич­но подчиненному. Важно, чтобы сотрудник усмотрел в форме выра­жения отрицательной оценки заботу об интересах дела, а не стремле­ние унизить его, поставить «на место», показать ему власть руково­дителя.

Речевой служебный этикет требует, чтобы ко всем членам коллек­тива применялись одинаковые мерки при оценке их работы. Начальник, который использует разные мерки в оценке, в зависимости от личных сим­патий и антипатий или каких-либо иных, не относящихся к деловым от­ношениям признаков, обнаруживает качество, считающееся едва ли не самым отрицательным для него — несправедливость. Поэтому в подхо­де к подчиненным наиболее целесообразен принцип эмоциональной ней­тральности, требующий ко всем сотрудникам относиться равно и выдер­жанно вне зависимости от личных симпатий и антипатий.

Особенно щепетильным следует быть с подчиненными во вне­служебных отношениях. Личные просьбы руководителя к подчинен­ному, если они с готовностью выполняются, нередко порождают меж­ду этими лицами двусмысленные отношения, при которых оказавший мелкую услугу ожидает от начальника, что тот перестанет замечать его мелкие, а то и не мелкие нарушения. Другое дело, если между ру­ководителем и подчиненным существуют прочные товарищеские или даже дружеские отношения. Здесь, как правило, личные просьбы но­сят взаимный характер и при наличии принципиальности того и дру­гого не могут идти в ущерб делу.

Положительные оценки деятельности подчиненных, выраженные в самых разных формах, — одно из наиболее важных средств мораль­ного стимулирования труда. Даже простое «спасибо» или «благодарю», сказанное руководителем, и притом не обязательно в присутствии дру­гих людей (что, конечно, желательно), а с «глазу на глаз» подчиненно­му, — уже есть та положительная оценка, которая становится важным моральным стимулом труда для работника. Важно при этом знать, что поощрение в любой форме не должно откладываться в «долгий ящик», а следовать непосредственно за тем, что явилось поводом для него.

Если речь идет о добром слове со стороны руководителя, то надо иметь в виду не только похвалу за хорошо сделанную работу, но и лю­бое иное проявление человеческой теплоты. Так, внимательный к со­трудникам руководитель не забудет поздравить их с наступающим праз­дником. Он знает памятные для сотрудников даты, особенно годовщи­ны трудовой деятельности, и понимает, что даже небольшой знак вни­мания к человеку способствует созданию атмосферы взаимного уважения и доверия.

Поиск по сайту: