Запросы. Общие сведения

Обрабатывать онформацию, содержащуюся в таблицах базы данных, можно путем использования запросов. Запрос представляет собой инструкцию на отбор записей.

Применение запросов позволяет избежать дублирования данных в таблицах и обеспечивает максимальную гибкость при поиске и отображении данных БД. С помощью запроса создается временная таблица - динамическийнабор записей.С помощью запроса можно осуществить выборку данных сразу из нескольких таблиц. В Access в запросе можно использовать до 32 таблиц. В одном запросе можно проводить сортировку по 10полям.

На основе запроса можно построить отчет или форму.

Все запросы можно разделить на 2 группы:

- запрос-выборка, предназначен для отбора данных, хранящихся в таблицах, он не изменяет эти данные;

- запрос-изменение, предназначен для изменения или перемещения данных..

Запросы-выборки извлекают данные из таблиц в соответствии с заданными условиями

Основные виды запросов-выборок:

- запрос-выборка по одной таблице с заданными ключами сортировки (таб­ли­цы, рассортированы только по одному ключу);

- запрос к связанным таблицам;

- запрос с критерием поиска;

- запрос с итогами;

- запрос перекрестный;

- запрос с параметром;

- запрос с вычисляемым полем;

MS Access позволяет создать запрос двумя способами: с помощью конструктора или с помощью мастеров.

Окно конструктора запроса состоит из двух частей: схемы данных и бланка запроса.

Схема данных – это место, где размещаются таблицы или запросы и устанавливаются связи между ними.

Бланк запроса представляет собой таблицу для определения полей и условий, которые будут использованы при создании динамического набора данных. Бланк запроса имеет 4 основные строки. Количество столбцов таблицы определяется количеством полей, которые в нем будут использоваться.

1 строка бланка называется Поле. В ней содержатся имена полей. Поле может быть вычисляемым. Тогда в соответствующей ячейке необходимо ввести выражение для вычисления значения этого поля.

2 строка бланка называется Сортировка. Она определяет способ сортировки по соответствующему полю (По возрастанию, По убыванию или Без сортировки).

3 строка бланка управляет Выводом на экран значения соответствующего поля.

4 строка бланка называется Условием отбора. Она содержит критерии, по которым производится отбор записей в динамический набор.

При записи в таблицу условий в одну ячейку таблицы можно поместить до 1024 символов. Одно и то же поле может записываться в строку таблицы описания запроса несколько раз.

При записи в запросе условия можно объединять критерии при помощи операций И (AND) или ИЛИ(OR).

Задание 1. Создать простой запрос-выборку к связанным таблицам для извлечения сведений из базы данных.

1. Откройте базу данных Университет ФИО № группы.accdb из своей личной папки.

2. На вкладке Создание, выберите в разделе Другие команду Конструктор запросов. Откроется бланк запроса и диалоговое окно Добавление таблицы.

3. Добавьте все четыре таблицы базы данных в запрос и закройте окно.

4. Перетащите названия полей из окон таблиц в бланк запроса, расположенный под схемой данных, соблюдая следующий порядок (рис.4.1):

- Наименование факультета;

- Номер группы;

- Наименование специальности;

- Номер зачетной книжки;

- ФИО.

Рис. 4.1. Бланк запроса – выборки

Примечание. Вместо перетаскивания названия поля можно использовать двойной щелчок левой клавишей мыши по соответствующей строке в окне таблицы на схеме данных. То же самое можно получить, если использовать кнопку, разворачивающую список полей таблиц. Эта кнопка появляется при щелчке по ячейке в первой строке бланка.

5. Просмотрите выборку в режиме таблицы или сделайте щелчок мыши на команде Выполнить на вкладке Конструктор. Результат выполнения запроса показан на рис.4.2.

Рис.4.2. Запрос-выборка Общие сведения о студентах

6. Отсортируйте записи по полю ФИО по возрастанию.

7. Вернитесь в режим конструктора запросов в случае, если выборка содержит ошибки, и откорректируйте запрос.

8. Закройте запрос. Появится диалоговое окно Сохранение, в котором необходимо подтвердить необходимость его сохранения. Присвойте запросу имя Общие сведения о студентах (рис.4.3), нажав ОК.

Рис.4.3.Диалоговое окно сохранения запроса

Задание 2. Создать запрос-выборку, отражающий сведения о всех студентах с указанием курса, номера группы и специальности.

По полю ФИО выполните сортировку По возрастанию. Запрос сохраните с именем Задание 2. Результат выполнения такого запроса представлен на рис.4.4.

Рис.4.4. Запрос-выборка Задание 2

Задание 3. Создать простой запрос-выборку для получения сведений из базы данных, включающий те же поля, что и запрос, созданный в Задании 1, но содержащий сведения только о студентах, обучающихся на коммерческой основе. Такой запрос называется запросом с критерием поиска.

1. В области перехода выделите запрос Общие сведения о студентах, затем в контекстном меню последовательно выполните подряд команды – Копировать и Вставить.

2. Переименуйте копию запроса, дав ему имя Общие сведения о коммерческих студентах, используя команду Переименовать из контекстного меню.

3. Откройте запрос в режиме конструктора. Добавьте в бланк запроса поле Коммерческий.

4. Введите в строку Условие отбора для поля Коммерческий значение Да.

5. Отмените вывод на экран поля Коммерческий, сняв флажок вывода на экран для этого поля.

6. Просмотрите выборку, сделав щелчок по команде Выполнить в разделе Результаты.

7. Закройте запрос с сохранением макета запроса. Результат выполнения запроса представлен на рис.4.5.

Рис.4.5. Запрос-выборка сведений о коммерческих студентах

Задание 4. Создать запрос с критерием поиска, с помощью которого можно найти фамилию и номер зачетной книжки самого молодого студента в одной из групп.

1. Выберите на вкладке Создание команду Конструктор запросов.

2. В диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу Студент.

3. Вставьте в бланк запроса все поля этой таблицы. Для этого выделите сначала все поля в таблице с использованием клавиши Shift, а затем перетащите их с помощью мыши в первую строку бланка запроса.

4. Введите в строку Условие отбора для поля Дата рождения формульное выражение в соответствии с заданием. Для этого установите курсор в соответствующую ячейку и выполните команду Построитель выражений , находящейся в разделе Настройка запроса.

5.В диалоговом окне Построитель выражений введите:

DMax("[Дата рождения]";"Студент";"[Номер группы]=4200")

Примечание: Номер группы замените на существующий в вашей базе данных номер.

6. Закройте запрос с сохранением макета и присвойте ему имя Выборка самого молодого студента.

7. Просмотрите результат выполнения запроса, сделав двойной щелчок мыши по его имени в окне Области перехода (рис.4.6).

Рис.4.6. Запрос-выборка самого молодого студента

Задание 5. Создать запрос, отображающий наименование специальности с минимальной стоимостью обучения, используя встроенную функцию DMin.

Запрос сохраните с именем Задание 5. Результат выполнения запроса показан на рис. 4.7.

Рис.4.7. Запрос Задание 5

Поиск по сайту: