MS Outlook как инструмент автоматизации офисного делопроизводства

Основное назначение программы MS Outlook – организация электронных коммуникаций для внутрикорпоративного общения между сотрудниками, занятыми совместной деятельностью в условиях сетевых технологий и повышения уровня использования их рабочего времени. Программа может функционировать на автономном компьютере, однако для использования всех ее возможностей компьютер целесообразно, подключить к локальной или глобальной сети.

Программа позволяет:

· организовывать хранение информации в папках на почтовом сервере или на жестком диске автономного компьютера, КПК или на коммутаторе;

· планировать с помощью электронного календаря мероприятия на периоды разной продолжительности (день, неделю и др.);

· создавать адресную книгу с информацией о бизнес-партнерах, друзьях и др.;

· создавать расписание личных и офисных задач на обозримый период времени;

· организовывать быстрый поиск нужного документа;

· создавать краткие записи – заметки;

· обеспечивать обмен электронными сообщениями между абонентами сети и т.д.

После запуска Outlook на экране монитора появляется Главное окно программы (рис. 11.1).

Рис. 11.1 Главное окно программы Outlook

Центральную часть окна обычно занимает меню заголовков объектов и писем, в левой части располагается панель папок и панель переключения режимов работы. Программа обеспечивает работу в следующих режимах:

· Почта – работа с почтовыми папками для входящих, исходящих, отправленных и удаленных сообщений, а также черновиков и нежелательной почты;

· Календарь – планирование дел в удобном для пользователя представлении;

· Контакты – создание и использование адресной информации о абонентах;

· Задачи – работа по планированию как собственных задач, так и по назначению задач другим пользователям, возможность получать поручения от контактеров.

При переключении в любой из этих режимов внешний вид окна приложения меняется по виду информации и по содержанию лент инструментов. Дополнительно к основным объектам окно может содержать такие инструменты как Заметки и Дневник. При первом запуске приложение Outlook запрашивает создание учетной записи электронной почты для работы в сети. Эта процедура может реализовываться с помощью Мастера учетных записей. В случае отсутствия выхода компьютера в сеть с программой можно работать в автономном режиме.

Доступная программе информация хранится в папках в виде файлов с расширением .pst. Каждая папка содержит собственные элементы (например, встречи, задачи и т.д.).

Режим контакты. Для хранения информации о контактерах (адресатах) предназначена папка Контакты. В ней для каждого контактного лица помимо его полного имени может быть создана и храниться уточняющая информация, например (E-mail-адрес, должность, номера телефонов, почтовый адрес, день рождении, и др.).

При множестве адресных карточек к нужному имени удобно переходить с помощью панели навигации, находящейся справа и соответствующей закладкам с буквами, как в телефонной книге.

Новый контакт создается командой Главная /Создать контакт и последующим заполнением полей в появляющейся электронной форме (рис. 11.2).

Рис.11.2 Окно создания контакта

Сохраненные контакты (для этого можно воспользоваться кнопкой <Сохранить и закрыть> на панели инструментов, или кнопкой <Сохранить и создать>) могут быть использованы для отправки сообщений, создания задач, приглашений на собрание и т.д. Для этого можно воспользоваться одним из способов: выбрать для нужного контакта команду в группе Действия либо выбрать команду контекстного меню.

Для быстрого поиска контакта достаточно:

§ щелкнуть в правой части экрана (области просмотра) на соответствующей алфавитной кнопке списка контактов;

нажать кнопку <Найти> на стандартной панели инструментов и в появившейся командной строке в поле Просмотреть ввести образец поиска, либо кнопку <Найти> в этой же командной строке. В результате такого действия отобразятся адресные карточки, соответствующие образцу поиска.

Для удаления контакта из имеющегося списка достаточно выделить этот контакт и нажать либо клавишу <Delete>, либо кнопку <Удалить> на ленте Главная.

Контакты в Outlook можно объединять в группы, создавая списки рассылки. Этот прием эффективен, когда необходимо отправлять одно и то же сообщение нескольким адресатам. Для создания списка рассылки используется кнопка <Создать группу контактов > на Главной ленте.

Внешний вид адресов объекта Контакты также можно настроить, используя кнопки группы Текущее представление на Главной ленте.

Режим почты. Для создания и редактирования, а также управления электронными сообщениями предназначена папка Почта. При этом передача электронных сообщений возможна лишь при подключении компьютера к локальной или глобальной сети с соответствующей настройкой учетной записи электронной почты. Учетная запись электронной почты – это совокупность настроек сервера, ориентированная на работу с конкретным клиентом. Если учетная запись пользователя настроена, то процесс приема-передачи электронных сообщений сводится к нажатию соответствующих кнопок. Все электронные сообщения хранятся в папках, отображаемых в области переходов (рис. 11.3).

Рис. 11.3. Элементы папки Почта, отображаемые в области переходов

В папке Входящие содержатся полученные сообщения электронной почты (письма). Письма, подготовленные к отправке, или находящиеся в процессе отправки, после того как процесс отправки будет завершен, автоматически перемещаются в папку Отправленные. В папку Нежелательная почта помещаются письма, перехваченные фильтром нежелательной почты Outlook. Электронные сообщения, требующие дополнительного редактирования или отправка которых откладывается, могут быть сохранены в папке Черновики. В папку Удаленные перемещаются письма из других папок почты, предназначенные для удаления.

Для упорядочения сообщений в каждой из почтовых папок могут быть созданы вложенные папки.

Работа с сообщениями. Программа позволяет создавать и отправлять электронные сообщения в корпоративной сети аналогично почтовому сервису сети Интернет. Вид формы для заполнения его сообщением, вызываемый соответствующей командой, представлен на рис.11.4.

Рис. 11.4 Окно для подготовки сообщения

Адрес получателя вводится в поле Кому или выбирается из адресной книги. Поле Копия заполняется, если надо отправить копии этого письма другим адресатам. Название, введенное в поле Тема, в дальнейшем становится названием сообщения. Само сообщение может включать текстовые и графические элементы с форматированием, а также вложение в виде файлов.

Для электронных сообщений можно задать шаблон их оформления (некоторый бланк, являющийся основой сообщения) и параметры шрифтов, а также создать автоматическую подпись. Создание текста сообщения и его форматирование аналогично приемам работы с приложением Word.

Подготовленное сообщение отправляется соответствующей интерфейсной командой, однако если отправка сообщения откладывается по каким-либо причинам (например, требуются дополнительные уточнения), то неотправленное сообщение сохраняется в папке Черновики.

Активизированная и подключенная к почтовому серверу программа Outlook автоматически проверяет учетные записи на наличие новых сообщений через определенные интервалы времени. При обнаружении новых сообщений они помещаются в папку «Входящие», содержимое которой отображается в области просмотра в виде таблицы описания с полями (отправитель, тема, время получения и др.). Для прочтения сообщения достаточно щелкнуть на нем мышью. При этом в области чтения автоматически отобразятся имя и адрес отправителя, тема и текст сообщения, а также информация о прикрепленных файлах.

Для автоматизации использования имен абонентов, которым часто направляются сообщения, используется адресная книга.

Для отправки ответа необходимо в поле сообщения ввести необходимый текст и запустить процесс отправки нажатием кнопки отправления в окне, если же требуется ответить нескольким адресатам одновременно, то в поле Кому необходимо ввести требуемые электронные адреса; в случае необходимости добавить в письмо свои комментарии и нажать кнопку отправления сообщения.

Работа с календарем. Для планирования работы и оперативного контроля выполнения сотрудниками офиса производственных заданий программа имеет встроенный электронный календарь. Этот календарь позволяет планировать встречи, отправлять на них приглашения, напоминать о различных событиях, сравнивать расписания и графики, для чего он интегрирован с электронной почтой, контактами и другими средствами Outlook. В папке Календарь существует возможность просмотра сведений для дней, недель и месяцев. В верхней или левой части окна отображается календарь в сжатом формате как средство перемещения с одного дня на другой в рамках текущего и любого другого месяца. При стандартной загрузке приложения на экране выводится список задач (рис.11.5).

Рис. 11.5. Окно Календаря со списком задач

С помощью календаря можно планировать такие мероприятия как встречи, собрания, события.

Встречи назначаются с целью выделить определенное время для работы над каким-либо проектом, встречи с кем-либо, посещения чего-либо или кого-либо. Планирование встреч не требует приглашения других людей. Для каждой встречи в календаре можно создать напоминание о ее месте и времени, можно планировать повторяющиеся встречи.

При планировании собрания перечисляются лица, приглашенные на собрание, время и место проведения собрания, и в устанавливаемое в программе время им автоматически будут посланы приглашения. В основу работы планировщика собрания Outlook положен анализ данных о занятости конкретных участников и определение наиболее приемлемого для всех участников времени встречи.

Под событием понимается мероприятие продолжительностью в 24 и более часов. Поскольку события могут быть повторяющимися (например еженедельные совещания по вторникам и пятницам в течение месяца), можно путем заполнения настроечных параметров автоматически включить их в требуемые дни в календаре.

По умолчанию Календарь настроен на пятидневную рабочую неделю с рабочим днем с 9.00 до 18.00 . Изменить настройки можно, используя окно Параметры Outlook (рис. 11.6), используя же соответствующие поля раздела параметров, можно автоматически или вручную добавить в него планируемые мероприятия или важные события (праздники, дни собраний, научных конференций и т.п.).

Рис. 11.6. Окно изменения параметров Календаря

Для усиления наглядности запланированные мероприятия могут быть помечены цветом. Если окно мероприятия открыто, нужно выбрать соответствующую метку из списка; если мероприятие не открыто в отдельном окне, следует щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и в контекстном меню задать нужную метку. Пометка элементов цветом повышает оперативность процедуры просмотра календаря.

События, которые планируются и фиксируются в календаре, подразделяются на два типа: обычное и приглашенное. Обычное событие означает планирование какого-то мероприятия на целый день. Приглашенное событие означает не только планирование мероприятия, но и возможность приглашения на него конкретных участников. Приглашенные события уместны при организации конференций, семинаров и проч.

Для создания обычного события в поля окна Встреча заносится нужная информация, устанавливается флажок Целый день, и в поле Напоминание группы Параметры на ленте управления задается значение нужного времени.

Для создания приглашенного события сначала создается приглашение на собрание. После установки флажка Целый день собрание преобразуется в приглашенное событие (пример формирования такой информации приведен на рис.11.7).

Рис. 11.7. Окно создания встреч

При получении приглашения абонент, включенный в сетевую инфраструктуру с помощью программы Outlook, может использовать нескольких вариантов ответа на эти приглашения: принять; отклонить; предложить новое время или дату собрания; проверить календарь; открыть календарь для просмотра расписания и др.

Работа с задачами. С помощью папки Задачи исполнитель может планировать свое время, распределяя выполнение личных и рабочих дел в течение дня, недели, месяца и т.д. Задачи могут снабжаться напоминаниями и обновляться по мере их выполнения. Помимо создания собственных задач, с помощью Outlook можно назначать задачи другим исполнителям, получать поручения от коллег и выполнять повторяющиеся задачи.

Создание задачи выполняется на вкладке Задача заполнением полей темы задачи, сроков ее выполнения и состояния. Тема задачи является обязательным для заполнения полем. В дальнейшем название темы выступает как заголовок окна этой задачи (рис. 11.8).

Рис. 11.8. Окно для создания задачи

Кроме разовых задач можно создавать задачи, повторяющиеся по определенному графику с равными интервалами времени или через определенные промежутки, начиная с момента последнего выполнения задачи. Для настройки параметров повторяющихся задач служит диалоговое окно параметров задачи (рис. 11.9).

Рис. 11.9. Окно для задания параметров повторяющейся задачи

Назначение задач необходимо в том случае, если при коллективной работе над каким-то проектом или поручением каждому участнику проекта должны быть поставлены свои, определенные цели и условия, все участники подключены к сети и имеют на своем компьютере программу Outlook.

Для назначения задачи конкретному исполнителю из группы лиц руководитель должен создать новую или открыть существующую задачу, с помощью кнопки стандартной интерфейсной панели инструментов включить операцию по назначению задачи, и далее в появившемся диалоговом окне ввести необходимую информацию:

· в поле Кому ввести электронный адрес участника, которому следует назначить задачу, или выбрать его из адресной книги;

· заполнить поле Тема и установить сроки;

· установить или удалить флажки в окне назначения задачи;

· при необходимости ввести дополнительную информацию в соответствующие поля окна и, нажав кнопку отправления, запустить процесс отправки задачи адресату.

Отслеживать процесс выполнения задачи позволяет установка флажков в окне Назначение задачи. Если пользователь, получивший поручение, изменяет его состояние и сохраняет на своем компьютере, руководитель проекта получаете по почте уведомление о необходимости обновления списка задач. Если поручение помечается пользователем как завершенное, то на компьютер руководителя приходит уведомление о завершении поручения. Для удобства контроля над выполнением поручений задачи могут быть отсортированы в зависимости от получателя.

Для создания и хранения любых кратких записей, инструкций и других сведений предназначается папка Заметки. Каждая заметка может быть отнесена к определенной категории (идеи, афоризмы, планы на будущее и многие другие).

Для создания заметок пользователь Outlook, используя контекстное меню объекта Заметки, вызывает диалоговое окно и вводит в него необходимую информацию (рис. 11.10).

Рис. 11.10. Созданная заметка

Созданные заметки можно сохранить в виде обычного текстового файла или Word-документа, их можно просматривать и редактировать, задавать для них цветной фон и др. Все эти операции достаточно просто выполняются через команды контекстного меню объекта Заметки.

Поиск по сайту: