Помощничек
Главная | Обратная связь


Археология
Архитектура
Астрономия
Аудит
Биология
Ботаника
Бухгалтерский учёт
Войное дело
Генетика
География
Геология
Дизайн
Искусство
История
Кино
Кулинария
Культура
Литература
Математика
Медицина
Металлургия
Мифология
Музыка
Психология
Религия
Спорт
Строительство
Техника
Транспорт
Туризм
Усадьба
Физика
Фотография
Химия
Экология
Электричество
Электроника
Энергетика

Обзор современных систем электронного документооборота



Обзор современных систем электронного делопроизводства

В настоящее время на рынке программных продуктов имеется достаточно широкий набор средств, обеспечивающих ускорение информационно-документационных процессов управления на базе создания систем электронного документооборота (СЭД). Сразу заметим, что единых национальных стандартов построения и функционирования СЭД в России не существует. Все СЭД призваны ускорить работу с документами, максимально освобождая сотрудников от рутинной работы и оптимизируя процессы делопроизводства. Между тем, каждая система обладает свойствами, которые могут оказаться решающими при выборе компании – разработчика СЭД. В литературе предлагается несколько классификаций СЭД, по одной из них выделяется пять следующих типов систем:

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации.

Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). С помощью таких систем можно организовать работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это - «гибридные» системы, которые сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и подлежащее выполнению задание. Как правил, для управления организацией нужна не только «жесткая», но и «свободная» маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель, поэтому в таких системах присутствуют обе технологии. Такого типа системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.

Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Эти системы обычно реализуются в концепции «порталов» и их заказчиками становятся быстро развивающиеся коммерческие компании, крупные фирмы и государственные структуры.

Системы с развитыми дополнительными сервисами, например, с сервисом управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга (БС - программное обеспечение для телекоммуникационных операторов), электронной почты и пр.

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта. Выбор системы документооборота - это не просто технологическая или инженерная задача, часто этот выбор предопределяется общей стратегией развития организации.

Для коммерческой компании выбор определяется ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом внедрения.

В государственных учреждениях акцент выбора переносится на полноту учета задач, решаемых организацией, и их особенности, связанные со спецификой деятельности учреждения..

При внедрении систем электронного документооборота на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

По официальным данным, в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится почти 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД, поскольку в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления. Между тем, известен положительный опыт внедрения таких зарубежных систем как DOCS Open, Documentum, , Staffware, Panagon, DocuLive, Lotus Notes и др.). Краткая характеристика первых двух приведена ниже.

DOCS Open (Hummingbird) - признана одной из наиболее популярных в мире систем, относящихся к классу «электронных архивов». Это открытая платформа, к ней поставляются средства разработки для создания специализированных приложений или интеграции с другими системами. Слабой стороной системы является то, что продукт не ориентирован на применение в области инженерно-конструкторского документооборота, в нем отсутствует механизм интеграции с системами CAD/CAM (Системы автоматизированного проектирования). В территориально распределенных организациях могут возникнуть проблемы, так как в системе нет механизмов репликации (размножения) информации. Система имеет средства поддержки совместной работы на уровне рабочей группы, однако для больших организаций этих средств оказывается недостаточно. В первую очередь система позиционируется как необходимая для организаций, которые занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т. д.).

Documentum (EMC Documentum) - система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций, служащая с целью создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов.

Одним из явных преимуществ этого продукта для промышленных предприятий является возможность его интеграции с ERP- системами (англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) и CAD/CAM-системами. Специалистами отмечается, что система, во-первых, имеет относительно высокую стоимость внедрения, поскольку является «конструктором», из которого собирается необходимая функциональность, а, во-вторых, сложна в освоении вследствие своей излишней функциональной полноты.

Система Documentum относится к классу интегрированных систем, позволяющих комплексно решать широкий спектр задач. Она включает необходимую функциональность для автоматизации деловых процессов: маршрутизацию, утверждение, распределение, уведомление и контроль исполнения. Содержит механизмы, позволяющие управлять хранением информации: поддерживает управление версиями, публикацией, доступом, местонахождением информации, архивацией. Система работает в распределенной архитектуре в территориально разобщенных подразделениях благодаря реализованным механизмам репликации и синхронизации информации, а также централизованного администрирования. В настоящее время система внедрена в различных российских организациях, среди которых: банки, телекоммуникационные и нефтегазовые компании, холдинговые структуры, государственные организации.

Из программных продуктов отечественной разработки наибольшую известность в России получили такие программные системы и их поставщики как : БОСС-Референт (АйТи); Евфрат (Сognitive Technologies); Дело (ЭОС); LanDocs (Ланит); CompanyMedia (Интертраст); Effect Office (Гарант Интернэйшнл); Optima Workflow (Оптима), 1С:Документооборот и 1С:Архив (1С), Кодекс: Документооборот (Консорциум "Кодекс"); N.System (Центр Компьютерных Технологий), LS Flow (Лоция-Софт), ЭСКАДО (ИнтерпрокомЛан), Циркуляр и VisualDOC (ЦентрИнвест Софт), Документ-2000 (TelcomService), RS-Document (R-Style Software Lab) и ряд других. Кратко рассмотрим основные возможности ряда этих систем.

Система БОСС-Референт (АйТи) разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства, ориентирована на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний.

Основная цель применения - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы, делопроизводство, организационное управление, согласование документов. В системе реализованы функции CRM-системы (сокр. от англ. Customer Relationship Management System - управление взаимоотношениями с клиентами) по контролю договоров, учету материальных ценностей, потоковому сканированию и распознаванию образов, организации и поддержанию электронных конференций и досок объявлений.

Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти (более 85 тыс. сотрудников Федеральной налоговой службы РФ), государственные унитарные предприятия, коммерческие компании (к примеру, свыше 25 тыс. сотрудников МТС), холдинги с большой филиальной структурой и другие организации, в том числе средние и небольшие.

Система Евфрат-документооборот (Cognitive Technologies Ltd) выполняет функции сканирования, распознавания, регистрации документов, присвоения им реквизитов, индексации, полнотекстового поиска, назначения заданий, связанных с документом, и контроля их исполнения. Это относительно недорогое проектное решение, которое может оказаться полезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы.

Система CompanyMedia (Интертраст) относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM- Enterprise content management— управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией). В настоящее время в её состав входят 22 модуля, автоматизирующие не только классические задачи документооборота, но и поддерживающие групповые режимы автоматизации бизнес-процессов.

Положительной стороной системы является эффективная поддержка территориально распределенных структур управления за счет специальных методов, гарантирующих доставку заданий независимо от качества линий передач.

Основными её потребителями являются: органы федеральной, региональной и муниципальной власти, финансовый сектор, предприятия промышленности и топливно-энергетического комплекса, т.е. организации с большим количеством работников и одновременно высоким уровнем территориальной распределённости структурных подразделений, а также дочерних и зависимых обществ, которым требуются решения, обеспечивающие сквозной документооборот по всей территории местонахождения компании.

Система LanDocs (Ланит) ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов и состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера. Недостаток системы – отсутствие надлежащей поддержки коллективной работы в процессе создания документов.

Система Эффект-Офис (Гарант Интернешнл) при невысокой цене достаточно функциональна - содержит электронный архив, средства описания структуры организации, ограничения доступа по ролевому принципу и маршрутизации документов. Основу системы составляет - электронный архив со средствами поиска информации и автоматизации делопроизводства, базирующихся на технологиях маршрутизации документов при контроле исполнения. Особыми чертами системы являются низкие требования к ресурсам оборудования и ориентация на небольшие организации (до 100-150 сотрудников). Система Эффект-Офис является полноценным решением начального уровня, если организация не предъявляет повышенных требований к масштабируемости или располагает ограниченными финансовыми средствами на развитие информационных технологий.

Система Optima Workflow автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений. Кроме общего механизма организации потока работ она позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Обеспечивает достаточную надежность хранения информации и защиту от сбоев, устойчиво работает на медленных линиях связи, обладает неплохим механизмом ограничения доступа к данным. Поскольку система в качестве сервера использует Exchange, ее легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяется как почтовый сервер.

Системы 1С:Архив (1С) 1С:Документооборот 8 (1С) обеспечивают управление документами масштаба предприятия и предназначены для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов, и контроля исполнительской дисциплины, организации единой информационной системы для различных категорий пользователей: руководителя, финансиста, делопроизводителя, ИТ-специалиста и др.

Система ДЕЛО ( разработчик “Электронные офисные системы”) является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России. Для хранения документов компания- разработчик поставляет дополнительный программный продукт, интегрированный с системой «Дело» по выполнению функций электронного архива. Реализованный в системе Web-интерфейс обеспечивает организацию удаленного доступа и построение интранет-порталов, а API- интерфейс позволяет интегрировать ее с различными офисными приложениями.

Литература:

http://www.mcfr.ru/journals/2772/28439/43526/43613/

http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

http://www.vert.ru

http://www.garant.spb.ru

 

 




Поиск по сайту:

©2015-2020 studopedya.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.