Визначення виконавчих інформаційних систем

До початку 80-х років двадцятого століття досить поширеною була думка, що системи підтримки прийняття рішень призначені виключно для керівників вищих і середніх ланок адміністративної єрархії, причому вважалося, що менеджери висо­кого рівня рідко виявляються серед кінцевих користувачів цих систем і що такі системи впливають на ефективність прийняття рішень переважно непрямим способом, тобто за рахунок використання СППР менеджерами нижчих рівнів і співробітниками, котрі обслуговують керівників високого рангу (топ-менеджерів, виконавців). Проте з розвитком інформаційних систем та завдяки підвищенню комп’ютерної грамотності виконавців багато вищих менеджерів переконалися, що прямий (on-line) доступ до організаційних даних є корисним. Ця обставина послужила передумовою для появи нового різновиду СППР — виконавчих інформаційних систем (ВІС).

Цей тип інформаційних систем нового покоління орієнтований на задоволення нерегламентованих (ad hoc) інформаційних потреб керівників вищого рівня; допомагає топ-виконавцям у разі необхідності проводити аналізи поточної продуктивності й корегувати заплановані дії; надає виконавцям легкий доступ до внутрішньої і зовнішньої інформації, доречної щодо критичних факторів успіху їхньої діяльності; допомагає розробляти точніше, актуальніше й цілісніше подання операцій організації, а також її конкурентів, постачальників і споживачів.

Виконавча інформаційна система — це комп’ютеризована система, яка забезпечує прямий інтерактивний (on-line) доступ до релевантної і актуальної інформації в зручному і здатному до навігації по системі форматі для підтримки створення менеджерами виконавчих рішень з використанням мережевих робочих станцій.

Релевантна і актуальна інформація — це відповідна потребам своєчасна, точна і дійова інформація про різні аспекти справ, що викликає професійний інтерес з боку вищих менеджерів. Зручність і здатність до навігації (наприклад, рух по дереву меню) системи означає, що ВІС спеціально розробляються для використання особами з обмеженим часом для обдумування проблем, недостатньою майстерністю працювати з клавіатурою і незначним досвідом роботи з комп’ютерами.

Виконавчі інформаційні системи відрізняються від традиційних інформаційних систем. Вони мають низку характерних оз­нак, зокрема:

· спеціально створюються для забезпечення інформаційних потреб виконавців вищого рівня і використовуються ними безпосередньо без сторонньої допомоги;

· розробляються з орієнтацією на те, що користувачі мають поверхневу комп’ютерну підготовку або не мають ніякої;

· уможливлюють доступ до даних про специфічні організаційно-управлінські питання і проблеми, а також до агрегованих звітів;

· забезпечують користувачів багатьма оперативними (on-line) інструментальними засобами аналізу, включаючи аналіз трендів, генерування повідомлень про особливі ситуації (про відхилення) і практичне оброблення «зверху-вниз» (drill-down);

· надають можливість доступу до широкого діапазону внутрішньокорпоративних і зовнішніх джерел даних, забезпечують інтегрування інформації;

· особливо легкі для використання (за допомогою звичайної мишки або сенсорного екрана), часто настроюються на індивідуальні потреби користувачів;

· спроможні вибирати, фільтрувати, стискувати і відслідковувати критичні фактори успіху або ключову індикаторну інформацію про діяльність організації.

Такі характеристики виконавчих інформаційних систем зумовили бурхливий розвиток їх різних версій розробок та високий темп упровадження. Зокрема, ще на початку 90-х років ВІС були встановлені на більше ніж половині пультів управління вищих адміністраторів найбільших компаній, а темп зростання світового продажу програмного забезпечення ВІС перевищує 18 % на рік.

Щоб зрозуміти привабливість і продуктивність виконавчих інформаційних систем для вищих адміністраторів, розглянемо для прикладу зображене на рис. 1. типове вікно виконавчої інфор­маційної системи відділення корпорації «Локхід» — «Локхід-Джорджія», яке є піонером розроблення й застосування СППР для менеджерів високого рівня. Екран ВІС може мати багато різноманітних форм, проте графічні зображення, таблична та текстова інформація можуть бути скомбіновані в єдину форму подання.

Рис. 1. Типовий екран ВІС корпорації «Локхід-Джорджія»

Вікно показує обсяг продажу (у млн дол.) за грудень 1996 на момент останнього поновлення даних. Для доступу до системи включається кнопка F1, що розташована у верхньому лівому куті екрана. Локхід-система дає змогу користувачам або безпосередньо працювати з вікном, коли користувачу відомий його номер, або знаходити бажану інформацію за допомогою низки операцій меню (мишкою). У системі передбачено режим звертання до вікна шляхом уведення спеціального номера користувача.

Особа, відповідальна за показ інформації (в даному разі Джордж Ватсон), за допомогою телефону в Джорджії (його номер зображено як x-xxxx у верхньому правому куті демонструємого екрана) полегшує користувачам послідовно виконувати будь-які запити щодо даних. У верхньому правому куті також показано номер документа (як xxxx), що є джерелом інформації. Зауважимо, що в деяких виконавчих інформаційних системах (не ВІС Локхід) надається змога користувачам натискувати на ім’я особи і тим само автоматично набирати номер її телефону.

У системі Локхід графічна інформація відображається у верхній частині вікна. Графіки забезпечують швидке візуальне сприйняття інформації. Табличні дані наводяться нижче графічних образів. Натискуючи на кнопку comments, можна отримати на екрані текстові коментарі щодо презентуємої інформації.

Графіки на рис. 1 відображають відповідно історичні (щорічні), поточні (щомісячні) і прогнозовані обсяги продажу. Історичні й поточні дані завжди відображаються як стовпчикові діаграми, у той час як прогнози зображаються лінійними графіками. Така компоновка екрана дає змогу легко зрозуміти його зміст та потенційно зменшує неправильне тлумачення. Світліші стовпчики (на реальному екрані — жовті) відображають фактичні обсяги продажу (actual), тоді як плановий збут (budget) зображено темнішими (блакитними) стовпчиками. Висота й ці два кольори стовп­чиків використовуються послідовно у всій системі для відображення фактичних і планових показників. Інші кольори вико­ристовуються за іншим призначенням.

Допоміжні (підтримуючі) дані подаються у вигляді таблиць. Світлові образи графіка використовуються у системі Локхід та у більшості інших систем для виокремлення спеціальних умов. Червоним кольором позначаються несприятливі умови, типу нестачі. Зелений колір показує, що умова значно краща за прогнозовану, наприклад, що проект завершено раніше запланованого терміну. Багато систем дають змогу користувачу шляхом натискання на освітлений колір у режимі drill-down отримувати деталізованіші дані про фонові й спеціальні умови.

У разі необхідності можна отримувати текстові пояснення, чому трапилася та чи інша подія, яке значення вона має і як довго продовжуватиметься, що скореговано у зв’язку з цим, що робиться для уникнення несприятливих умов тощо. Забезпечення такого виду інформації є доволі трудомістким процесом, проте значно покращує якість подання інформації.

Призначення ВІС

Спеціалізація ВІС — моніторинг подій і трендів, як внутрішніх, так і зовнішніх. Володіючи своєчасною і ширшою інформацією та відповідними інструментальними засобами, менеджери вищого рівня краще готуються до прийняття стратегічних рішень з метою створення додаткових можливостей організації і усунення проблем. Застосування виконавчих інформаційних систем може стати зброєю в боротьбі за конкурентоспроможність корпорації. ВІС часто застосовується як інструментальний засіб стратегічного планування і поліпшення якості рішень, що розробляються на верх­ніх рівнях управління організацією. Використання ВІС дає змогу скорочувати час, необхідний для виявлення проблем і можливостей, забезпечувати засобами для поліпшення контролю в організації, надавати швидший та ефективніший доступ до даних і моделей. Загалом можна виділити три цілі розроблення ВІС.

Перша мета, яка бралася до уваги за створення виконавчої інформаційної системи, полягала в забезпеченні комп’ютерною підтримкою процесу навчання менеджерів стосовно регулювання загальної діяльності організації, окремих робочих процесів і взає­модії з зовнішнім середовищем. Краще підготовлені менеджери можуть краще формулювати запити до інформаційної системи і розробляти ефективніші рішення. Наприклад, 1992 року Ванденбош (Vandenbosch) і Гуфф (Huff) з університету Western Ontario створили в Канаді фірму для використання ВІС з метою отримання кращих бізнесових результатів під час управлінського навчання. Фірми, в яких розроблялися ВІС з метою підтримки ментальних моделей мислення менеджерів, були менш ефективними, ніж фірми, в яких створювалися ВІС з метою здобування або нарощування знань менеджерів про поведінку системи. Знання про поведінку системи і про різні взаємодіючі її операції надають змогу адміністраторам активніше стимулювати зміни для довготермінового удосконалення процесів управління.

Другою метою розроблення ВІС було забезпечення своєчасного доступу до інформації. Уся інформація, яка може міститися у ВІС, звичайно, може бути одержана менеджером традиційними методами, зокрема, шляхом створення необхідних запитів до відповідних служб або підготовкою стандартних звітів. Однак організаційні ре­сурси і час, які потрібні для ручного компілювання інформації в багатьох різних форматах і для відображення відповідних змін та створення специфічніших запитів, часто примушують менеджерів відмовлятися від такого способу одержання інформації, тим більше, що за час підготовки замовлених звітів стратегічні інтереси менеджерів можуть змінюватися, а тому користь від звітів, які надходять із запізненням, ніколи повністю не реалізується.

Своєчасний доступ до інформації забезпечує також значний вплив на процес управлінського навчання. Очевидно, що як тільки менеджер отримує відповідь на свій запит, то вона тут же корелюється з іншими, пов’язаними за темою запитами в голові менеджера. Якщо всі ці запити і наступні відповіді на них будуть формулюватися невідкладно, то цикл навчання відбуватиметься нерозривно. Використання традиційних методів з урахуванням тривалого часу отримання відповідей на запити користувачів призводить до того, що контекст запиту може бути втрачений, і тому цикл навчання не продовжуватиметься.

Третьою метою, з якою розробляютьсявиконавчі інформаційні системи,є узгодження дій менеджерів та узагальнення елементів рішень. ВІС має відповідні засоби для зосередження уваги управлінців на специфічних сферах і бізнесових проблемах організації. Окремі менеджери вбачають у цьому можливість підвищувати дисципліну підлеглих, у той час як деякі підлеглі бояться директивної суті виконавчої інформаційної системи і витрачають багато часу, намагаючись перехитрити або дискредитувати її. Жодна з цих поведінок не є відповідною або продуктивною, виходячи з загальної мети організації. Буде правильніше, якщо менеджери і їхні підлеглі працюватимуть разом для визначення докорінних причин появи складних проблем, які виявляються за допомогою ВІС.

Значний вплив на процеси організаційного управління справляють ВІС завдяки реалізованому в них принципу «вимірювання виконання». Менеджери особливо уважні до конкретної інформації щодо їх продуктивності, коли ця інформація стає доступною для їхніх начальників. Цей аспект організаційної поведінки у разі застосування ВІС може виявитися виключно корисним, якщо інформація, яка надходить до виконавців, дійсно є суттєвою і стосується мети організації. Системи, орієнтовані на подання повідомлень з необгрунтовано визначеними аспектами, можуть привести до надмірної уваги топ-менеджерів до другорядних, з погляду загальної корпоративної мети, проблем або до тих питань, які є
важливими наряду з іншими, але залишеними поза увагою виконавців. Наприклад, система створення виробничих повідомлень могла б зобов’язати менеджерів зосереджуватися більше на обсягах, ніж на якості робіт.

Поиск по сайту: