Доставка секретних документів

Кореспонденція доставляється адресатам через фельдзв’язок (спецзв’язок) та кур’єрами установ за реєстрами, розносними книгами чи розписками.

У разі необхідності за дозволом керівника установи, а в міністерствах, відомствах – за дозволом начальника РСО, документи зі ступенем секретності “цілком таємно” та “таємно” у межах даного населеного пункту можуть бути доставлені виконавцями або співробітниками РСО в робочих спецпапках (спецчемоданах), опечатаних печаткою РСО, і тільки на відомчому транспорті.

У межах пішої досяжності одного населеного пункту з дозволу начальника РСО кореспонденція може доставлятися двома виконавцями або співробітниками РСО в спецпапках (спецвалізах), опечатаних печаткою РСО. В усіх випадках доставка документів не повинна привертати увагу сторонніх осіб. Доставляти кореспонденцію на громадському транспорті забороняється.

Для пересилання кореспонденції через фельдзв’язок (спецзв’язок) виписується реєстр (встановленої цими службами форми) у трьох примірниках, один з яких з підписом фельд’єгеря чи кур’єра, які доставляють кореспонденцію, залишається в РСО, а два інших примірники разом з кореспонденцією передаються до відділення фельдзв’язку. Один примірник реєстру з підписом співробітника фельдзв’язку (спецзв’язку), завірений печаткою, повертається до режимно-секретного органа, де зберігається у справі реєстрів, а інший залишається у відділенні фельдзв’язку (спецзв’язку). При цьому примірник з підписом фельд’єгеря або кур’єра знищується. У разі доставки кореспонденції безпосередньо адресату, обходячи фельдзв’язок (спецзв’язок), реєстр виписується у двох примірниках. У реєстрі вказуються номери пакетів (документів), що відправляються, кому вони адресовані та ступінь секретності вкладень. Кореспонденція може доставлятися адресатам за спеціальними розписками або за розносними книгами. Справи з реєстрами та розписками враховуються за номенклатурою справ, а журнали у журналі обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ зберігаються не менше одного року з моменту оформлення останнього реєстру (розписки) чи останнього запису у журналі, потім знищуються за актом.

При передачі вихідної кореспонденції фельд’єгерям чи кур’єрам для доставки до відділення фельдзв’язу (спецзв’язу) в реєстрах, журналах або розписках вказуються дата та час прийому-передачі, прізвище фельд’єгеря (кур’єра), засвідчені підписом та печаткою фельд’єгеря (кур’єра).

Отримати реєстр від кур’єра, перевірити відповідність кількості відправлених та отриманих пакетів, наявність підпису за їх отримання, завіреного печаткою. Підшити реєстри до справи. Знищити треті примірники реєстрів [2].

ВИСНОВКИ

Таким чином, вихідні документи – це документи, що створюються в установі для керування адресатами за її межами.

Обробка вихідних документів складається з складання проекту документа; погодження проекту документа; перевірки правильності оформлення проекту документа секретарем; підписання документа керівником (у необхідних випадках - затвердження); реєстрації документа; відправлення документа адресатові; підшивки другого примірника (копії) документа до справи.

На рух вихідних документів насамперед впливає кількість підрозділів, що беруть участь в складанні документа, кількість операцій з погодження та візування.

Уся вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона відправляється у день одержання від структурних підрозділів або наступного дня. Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації в канцелярії неприпустима.

При визначенні змісту та форми кожного вихідного документа враховується його цільове призначення, сфера та особливості використання, періодичність отримання тощо.

При формуванні вихідних документів необхідно добиватися економічного обґрунтування їхньої необхідності та доцільності. Для складних економічних об’єктів характерна велика кількість вихідних документів у вигляді реєстрів, звітів, зведень, дані в яких дублюються, не є релевантними, захаращують сприйняття. Необхідно пропонувати, переконувати, доводити кінцевим користувачам ефективність використання електронних версій вихідних документів, на відміну від друкарських форм.

Особливу увагу слід приділити документам з обмеженим доступом. Вихідна кореспонденція, що має гриф секретності, пересилається тільки через режимно-секретний орган. Гриф секретності супроводжувального листа повинен відповідати найвищому ступеню секретності відомостей, які містяться як у самому листі, так і в додатку до нього.

Одним із важливих заходів забезпечення надійності зберігання та відправлення документів з грифом секретності є закриття можливих каналів витоку секретної інформації, регулярні перевірки наявності матеріальних носіїв секретної інформації, щоденний контроль за станом їх обліку та переміщення.

Поиск по сайту: