Помощничек
Главная | Обратная связь


Археология
Архитектура
Астрономия
Аудит
Биология
Ботаника
Бухгалтерский учёт
Войное дело
Генетика
География
Геология
Дизайн
Искусство
История
Кино
Кулинария
Культура
Литература
Математика
Медицина
Металлургия
Мифология
Музыка
Психология
Религия
Спорт
Строительство
Техника
Транспорт
Туризм
Усадьба
Физика
Фотография
Химия
Экология
Электричество
Электроника
Энергетика

Обробка вихідних документів



Обробка вихідних документів складається з таких операцій:

ü складання проекту документа;

ü погодження проекту документа;

ü перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;

ü підписання документа керівником (у необхідних випадках - затвердження);

ü реєстрація документа;

ü відправлення документа адресатові;

ü підшивка другого примірника (копії) документа до справи.

Проект вихідного документа складається виконавцем, правильність його оформлення перевіряється секретарем-референтом.

Вихідні документи оформляються в двох примірниках, крім факсів і телефонограм, що складаються в одному примірнику.

Підготовлений проект вихідного документа подається на підпис керівнику фірми.

Керівник може внести зміни і доповнення в документ, що поданий на підпис, або повернути його виконавцю на доопрацювання.

Після підпису керівником двох примірників вихідний документ передається секретареві-референтові для реєстрації. Відправлення або передача працівникам установ документів без їх реєстрації в канцелярії не допускається.

Документи, що відправляються, реєструються в "Журналі реєстрації вихідних документів". Для реєстрації необхідні такі дані:

ü індекс документа, що включає і номер справи;

ü дата документа;

ü адресат (кореспондент);

ü короткий зміст чи заголовок;

ü відмітка про виконання;

ü виконавець;

ü примітка.

Документи, призначені для відправлення, приймаються канцелярією повністю оформленими, підписаними і зареєстрованими з позначкою про категорію відправлення (крім простих відправлень).

Після реєстрації і присвоєння вихідному документу номера це фіксується на обох примірниках. Того ж дня вихідні документи конвертуються і відправляються. При цьому звіряється адреса отримувача на листі і на конверті. Другий примірник відісланого листа підшивають у справу з листування [5].

Уся вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона відправляється у день одержання від структурних підрозділів або наступного дня. Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації в канцелярії неприпустима.

Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти:

ü правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;

ü правильність зазначення адреси кореспондента;

ü наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

ü наявність від на копіях документів, що залишаються у справах;

ü наявність на документі позначки про додатки;

ü відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Документи, що надсилаються водночас одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню". Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах - авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники. Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом. У випадку надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулиця, номер будинку).

Внутрішнє надсилання документів посадовим особам та структурним підрозділам здійснюється за реєстром надсилання.

Працівник канцелярії здає рекомендовану кореспонденцію на пошту, отримає квитанцію з обов’язковим проставленням поштового штемпеля на реєстрі і квитанції, слідкує за чіткістю його відтиску і правильністю зазначеної дати відправлення.

Якщо відправляється один конверт рекомендованої кореспонденції, реєстр не складається, а конверт відправляється за окремою поштовою квитанцією, яка зберігається в канцелярії і при потребі використовується як доказ відправки ре­комендованої кореспонденції.

Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, що містяться в конверті.

Вихідні документи для групового надсилання передаються до канцелярії після їх підписання разом із примірником для тиражування (без підпису й віз) та розрахунком надсилання. Замість підпису проставляється печатка загального відділу, що означає, що документи підписані.

Телеграми і термінова кореспонденція факсом відправляються канцелярією протягом дня.

Документи на адресу Верховної Ради України, адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України доставляється кур’єром під розпис у розносній книзі або на картці-повідомленні про вручення.

З метою здійснення аналізу і контролю за виконанням доручень вищих органів, а також аналізу надсилання нормативних і методичних документів структурні підрозділи разом з оригіналом для відправки адресату передають до канцелярії один примірник кожного документа, що надсилається.

Вихідна кореспонденція залежно від її важливості відправляється:

1) цінними, рекомендованими, простими відправленнями;

2) простими, рекомендованими, цінними бандеролями;

3) електронною поштою або факсом.

Категорія поштового відправлення визначається виконавцем документа.

Вартість поштового збору за відправлену кореспонденцію визначається за спеціальною таблицею і відображається (зазначається) на конверті наклеюванням необхідної кількості поштових марок або відбивається на конверті маркувальною машиною [9].

 




Поиск по сайту:

©2015-2020 studopedya.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.