Організація документообігу на підприємстві

Документообіг – це рух документів з організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому. Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.).

Вимоги до потоків документів:

1) рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути;

2) принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача [3].

Розрізняють потоки:

ü вхідних документів (документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій і які скеровуються керівникам, структурним підрозділам, окремим виконавцям);

ü вихідних документів (документи, створені в установі для скерування адресатам за її межами);

ü внутрішніх документів ( документи, які створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі).

Основу правильної організації обігу документів становить чітке розмежування функцій і обов'язків між працівниками підприємства.

Точне знання обов'язків підвищує відповідальність кожного співробітника, при цьому виключає дублювання операцій при роботі з документами. Відповідний розподіл праці у такому разі закріплюється в посадових інструкціях і функціональних обов'язках.

Передача документів на всіх етапах проходження (на розгляд, виконання, від одного виконавця до іншого) здійснюється тільки через працівника, який відповідає за діловодство, за резолюцією керівника підприємства [9].

Різні операції по обробці документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання. При проектуванні раціональних потоків документів на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.

Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності , особовому складу) [7].

Вихідні документи

Вихідний документ – це документ, створений на даному підприємстві і відправлений адресату, копія якого, як правило, залишається у справі.

Вихідні документи відправляються через канцелярію підприємства чи установи. Копії відправлених матеріалів зберігаються у відповідній справі.

Вихідні документи підписуються керівництвом установи або керівниками структурних підрозділів.

Вихідні документи в процесі обробки також проходять ряд інстанцій.

Вихідні документи конвертуються і відправляються. Другий примірник відправленого листи й єдине примірник факсу підшивається в справу з листуванням.

Вихідні документи оформляються в двох примірниках, крім факсів і телефонограм, який складають в одному примірнику.

Вихідні документи надходять від виконавця керівнику, іноді піддаються процедурі виправлення. Остаточний варіант оформляється згідно з правилами діловодства для додання йому відповідного статусу, реєструється, потім відправляється адресату по каналах зв'язку.

Вихідні документи та в необхідних випадках внутрішні документи друкуються на бланках, зберігання яких повинно відповідати порядку зберігання бланків звітності.

Вихідні документи машинного представлення в заданому форматі представлення розсилаються одержувачам за допомогою стандартних інформаційних технологій. Для розсилки може використовуватися: кур'єрська доставка (передача друкованих копій документів або машинних носіїв), електронна пошта, Web-публікації.

Вихідні документи первинної партійної організації відправляються через канцелярію підприємства, організації, установи. Другі примірники, підписані секретарем партійної організації (партійного комітету, партійного бюро) і завізовані виконавцями, підшиваються в справу і зберігаються в організації.

Усі вихідні документи реєструються в Журналі вихідної кореспонденції [8].

Якщо вихідний документ є відповіддю на раніше отриманий документ, то в реєстраційно-контрольній картці на цей документ робиться відповідний запис, в якому містяться номер, дата вихідного документа та прізвище особи, що його підписала. На ініціативний вихідний документ складається реєстраційно-контрольна картка в кількості примірників, передбаченому діючої в даній організації інструкцією з діловодства. На базі цих карток складається і ведеться обліково-контрольна картотека.

Проект вихідного документа розробляє виконавець, правильність його оформлення перевіряє секретар. Вихідні документи оформляються в двох примірниках, крім факсів і телефонограм, який складають в одному примірнику. Таке узгодження оформляється візою. Підготовлений проект вихідного документа подається на підпис керівнику. Разом з ним можуть бути представлені й інші документи, на підставі яких був складений проект вихідного документа.

Відправка вихідних документів відбувається в той же день. Другий примірник відправленого листа або єдиний примірник факсу (телефонограми) підшивається в справу з листуванням.

Копії вихідних документів після підшивки в справи проходять ті ж стадії обробки, що і внутрішні документи.

У ряді випадків проект вихідного документа повинен бути узгоджений з іншими фахівцями підприємства. Таке узгодження оформляється візою.

Копія вихідного документа (відпуск) містить візи осіб, що склали документ, і візи осіб, з якими документ узгоджувався. У нього вносяться всі виправлення, зроблені при підписанні оригіналу. Текст бланка у відпуску не відтворюється, а на його місці проставляються дата підписання і реєстраційний індекс.

На вихідних документах віза ставиться на другому примірнику, що залишається у фірмі. На внутрішніх документах фірми (наказах, розпорядженнях) віза може проставлятися на першому примірнику.

Індекс вихідного документа - номер листа, його умовне позначення, зазвичай складається з декількох частин. Перша частина індексу може друкуватися на бланку друкарським способом, остання частина - порядковий номер може вкарбовуються на машинці або вписуватися від руки [10].

Поиск по сайту: