Экономическая стабильность организации, ее выживаемость и эффективность деятельности в условиях рыночных отношений неразрывно связаны с ее непрерывным совершенствованием и развитием. При этом совершенствование организации должно осуществляться по принципу адаптации к внешней среде.
Сегодня четко прослеживаются факторы, определяющие необходимость постоянного совершенствования и адаптации организации:
рынок поставщика или рынок потребителя исходных материалов, энергии, товаров и услуг;
финансовый рынок;
рынок труда;
окружающая природная среда.
Без учета этих факторов невозможно планировать стратегию развития. Поэтому успех любого предприятия или организации и возможность их выживания зависят от способности быстро адаптироваться к внешним изменениям. В постоянном стремлении поддерживать соответствие организации условиям внешней среды и заключается принцип адаптивного управления. Он проявляется в динамичном освоении новой продукции, современной техники и технологии, в применении прогрессивных форм организации труда, производства и управления, в непрерывном совершенствовании кадрового потенциала.
В условиях динамичности современного производства и общества управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования тенденции и возможностей, без выбора альтернатив и направлений развития. Система управления предприятиями должна отвечать современным рыночным условиям, обладать высоко гибкостью, позволяющей в процессе производства быстро менять ассортимент изделий (услуг). Это обусловлено тем, что жизненный цикл продукции (услуг) стал короче, а разнообразие изделий и объем выпуска разовых партий значительно увеличились. Итак, система управления предприятием должна:
быть адекватной сложной технологии производства, требующей совершенно новых форм контроля, организации и разделения труда;
учитывать серьезную конкуренцию на рынке товаров (услуг), в корне изменившую отношению к качеству продукции, потребовавшую организовать послепродажное обслуживание и дополнительные фирменные услуги;
учитывать требования к уровню качества обслуживания потребителей и времени выполнения договоров, которые стали слишком высокими для традиционных производственных систем и механизмов принятия управленческих решений;
учитывать изменения структуры издержек производства;
принимать во внимание необходимость учета неопределенности внешней среды.
И это далеко не полный перечень проблем, с которыми приходиться сталкиваться многим организациям. Для их реализации необходимо проводить углубленные исследования, своевременно и тщательно анализировать существующее положение.
Различного рода нововведения проявляют себя на предприятиях в форме организационного совершенствования системы управления, что требует уточнения отдельных связей, параметров системы, применения более эффективных способов их реализации, повышения уровня надежности и т.д. Организационное совершенствование системы (ее подсистем или элементов) затрагивает уже не только отдельные связи, но и структуру управления в целом. А это, в свою очередь, требует установление и обеспечения новых связей и устранения излишних, существенного изменения функций управления и способов принятия управленческих решений.
Развитие и совершенствование предприятия базируется на тщательном и глубоком знании деятельности организации, что требует проведения исследования систем управления.
Термин «исследования» сегодня прочно закрепился в нашем сознании в силу следующих причин: во-первых, роль исследований в научной и практической деятельности человека в последние годы все возрастает и является неоспоримой; во-вторых, любая управленческая деятельность невозможна без исследований. Вся наша жизнь состоит из проблем. Какую бы область деятельности мы ни затрагивали, любое начинание, как правило, всегда проблематично. Исследования как раз и направлены на распознавание проблем и вызывающих их причин, определение сходности проблем и их структур, выявление путей решения.
Исследования можно рассматривать и как процесс и как необходимый элемент любой конкретной деятельности, но особенно важно отметить все возрастающую роль исследований в современном управлении. Это касается предприятий и организации различных сфер деятельности и различного класса сложности. И здесь нас интересует прежде всего выпускаемая продукция, а значит, и производство, его организация, сильные и слабые стороны, информационный фонд, в частности активные информационные ресурсы, которые становятся главным условием расширенного производства. Нельзя также обойти вниманием современные информационные технологии, влияющие на организационную структуру предприятий, формирование структурных подразделений, распределение работ и взаимодействие работников в процессе принятия решений. Нас интересуют социальные явления и процессы, протекающие в организации, и прежде всего сам человек — как наибольшая ценность и самое сильное конкурентное преимущество.
Итак, в каждой области деятельности нам сопутствует процесс познания, и чем большей информацией мы располагаем, тем большие возможности для управления мы получаем. Но, как получить необходимую информацию и какие принять решения, чтобы правильно ею распорядиться, как применить свои знания в конкретной области? При ответах на эти вопросы используется опыт, интуиция, прагматизм и т.д. Однако наиболее предпочтительными являются знания, полученные научным путем, в процессе исследований, когда теории и гипотезы проверяются на основе анализа конкретных данных о состоянии той или иной системы управления.
Процесс исследования базируется на совокупности методов, предполагающих использование определенных процедур и правил, которые представляют определенные теоретические положения и на основании которых разрабатывается комплексная программа исследования. Научные исследования — это познание, направленное на достижение конкретной цели. В результате такого познания появляются новые методы, законы, понятия, систематизация которых образует теорию. Исследования, таким образом, помогают выявить, сформулировать и глубже понять проблему, а также отыскать наилучшие варианты ее решения.
Как известно, основными составляющими процесса управления являются цели, функции, управленческие решения, модели структуры управления. Сегодня, когда все предприятия и организации являются многоцелевыми, трудно представить процесс управления без исследовательской деятельности. Так, на основании проводимых исследований разрабатывается программно-целевое и стратегическое управление, уточняются и корректируются цели, обновляется миссия организации, совершенствуется ее стратегия. В результате анализа деятельности подразделений организации определяется полный перечень функций управления и управленческих решений, а следовательно, появляются рекомендации по их совершенствованию. Нельзя забывать и о таком важном элементе системы управления, как ее организационная структура. Процесс совершенствования здесь особенно сложен в силу ее консервативности и меньшей адаптивности к конкурирующей среде. Говорить об оптимизации структур управления, о формировании структурных подразделений и численности работающих невозможно без проведения научных исследований. Только по результатам всестороннего анализа можно разработать конкретную программу по совершенствованию организационных структур с учетом особенностей отрасли и специфики предприятия.
Таким образом, мы видим, что необходимость в проведении исследований возрастает по мере развития и совершенствования управления. Умение проводить исследования и приобретать навыки исследовательской деятельности становится неотъемлемой характеристикой профессионального менеджера.
Дисциплина «Исследование систем управления» занимает важное место в Государственном стандарте по специальности «Менеджмент». Необходимость ее изучения продиктована настоятельной потребностью построения таких организаций (предприятий, производственных объединений, корпораций, отдельных фирм), которые обеспечат выпуск высококачественной продукции (или услуги) в нужном объеме и ассортименте. Создать такую организацию без проведения исследований невозможно. Особую роль здесь играют исследования систем управления. Эта проблема была актуальной всегда, однако до недавнего времени она в большей степени решалась в рамках математических дисциплин, таких как теория вероятностей, математическая статистика, логика, теория множеств и др.
Цель данного учебного пособия в том, чтобы показать, как можно проводить исследования системы управления на основе изучения всех ее характеристик: целей, функций, управленческих решений и структуры управления. Изучение таких характеристик позволяет познать и оценить сущность и тенденции развития системы управления любой организации, предвидеть возможности и перспективы, своевременно и оперативно ее совершенствовать.
ИССЛЕДОВАНИЯ И ИХ РОЛЬ В РАЗВИТИИ ОРГАНИЗАЦИИ
1.1. Система управления как объект и предмет исследования
В современном менеджменте рассматривается множество самых разных организаций, которые представляют собой «совокупность» людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения груда и распределения обязанностей. Это могут быть государственные учреждения, общественные объединения, научно-производственные объединения, частные предприятия. Организации создаются для удовлетворения разнообразных потребностей людей в продукции либо услугах и поэтому имеют самое различное назначение, размеры, строение и другие параметры.
Такое разнообразие имеет большое значение при рассмотрении организации как объекта управления. Множество целей и задач, стоящих перед организациями разного класса сложности и разной отраслевой принадлежности приводит к тому, что для управления ими требуются специальные знания и искусство, методы и приемы, обеспечивающие эффективную совместную деятельность работников всех структурных подразделений.
Любая организация, вне зависимости от ее конкретного назначения, может быть описана с помощью ряда параметров, среди которых главными являются:
• цели организации;
• ее организационная структура;
• внешняя и внутренняя среда;
• совокупность ресурсов;
• нормативная и правовая основа;
• специфика процесса функционирования;
• система социальных и экономических отношений;
• организационная культура.
Каждая организация имеет конкретную систему управления, которая также является объектом исследования. Исследовать систему управления можно только на основе выбранной научной концепции.
Прежде всего необходимо отметить, что концепция «системы» используется как средство для изучения характеристик объекта управления. Ценность этой концепции заключается в том, что она способствует более глубокому пониманию характеристик изучаемой системы и процесса функционирования организации как системы.
Любой вид управленческой деятельности связан с управлением людьми, объединенными в рамках предприятия в отделы, подразделения, службы и т.д. Следовательно, управленческая деятельность — это прежде всего управление социальными коллективами людей, которые должны рассматриваться как социально управляемые системы. В качестве социально управляемой системы может рассматриваться организация любого уровня: министерство, научно-производственное объединение, предприятие, цехи, холдинги и отдельные компании. Каждая из этих систем представляет собой самостоятельный объект исследования и имеет свои особенности.
Система управления любой организации является сложной, созданной для сбора, анализа и переработки информации с целью получения максимального конечного результата при определенных ограничениях (наличия ресурсов, например).
Говоря об управлении организацией, в частности предприятием, мы употребляем термин «система», например: производственная система, система материально-технического снабжения, система сбыта, различные обеспечивающие и обслуживающие системы. Почему же мы используем данный термин? Прежде всего потому, что любой объект мы рассматриваем с точки зрения кибернетики и тем самым пытаемся понять, каковы его цели, из каких элементов он состоит, как он функционирует, и в этом смысле мы рассматриваем любой конкретный объект, в том числе и предприятие, как систему.
Как правило, представление объекта в виде системы всегда связано с некоторыми трудностями из-за наличия множества определений системы и выбора единого определения, целиком используемого при построении реальной системы управления.
В настоящее время можно выделить по крайней мере пять типов системных представлений: микроскопическое, функциональное, макроскопическое, иерархическое и процессуальное. Каждое из них отражает определенную группу характеристик системы.
Микроскопическое представление системы основано на понимании ее как множества наблюдаемых и неделимых величин (элементов). В принципе абсолютно неделимых элементов нет, однако в каждом конкретном случае проектирования системы >лемент принимается неделимым. Структура системы фиксирует расположение выбранных элементов и их связи.
Под функциональным представлением системы понимается совокупность действий (функций), которые необходимо выполнять для реализации целей функционирования системы.
Макроскопическое представление характеризует систему как единое целое, находящееся в «системном окружении» (среде). Это означает, что реальная система не может существовать вне системного окружения (среды), а окружающая среда представляет собой ту систему, в рамках которой выбраны интересующие нас объекты. Следовательно, система может быть представлена множеством внешних связей со средой.
Иерархическое представление основано на понятии «подсистема» и рассматривает всю систему как совокупность подсистем, связанных иерархически.
И наконец, процессуальное представление характеризует состояние системы во времени.
Следовательно, система управления как объект исследования обладает следующими признаками: состоит из множества (по крайней мере двух) элементов, расположенных иерархически; элементы систем (подсистемы) взаимосвязаны посредством прямых и обратных связей; сама она является единым и неразрывным целым, т.е. целостной системой для нижестоящих иерархических уровней; имеются фиксированные связи системы с внешней средой.
Предметом исследования выступают конкретные проблемы, стороны деятельности организации, познание и разрешение которых требует проведения исследования.
Изучая систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким требованиям относятся:
• детерминированность элементов системы;
• динамичность системы;
• наличие в ней управляющего параметра;
• наличие контролирующего параметра;
• наличие каналов обратной связи (по крайней мере одного).
Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия
эффективного уровня функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования.
В системах управления детерминированность проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.
Вторым требованием системы управления является динамичность, т.е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.
Любые воздействия среды оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремятся разрушить ее «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответственных работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.
Под воздействием таких внешних и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям.
Чтобы обеспечить быстрое перестроение системы (организации) в условиях изменения среды, система управления должна: иметь элемент, фиксирующий факт появления возмущения; обладать минимально допустимой инерционностью для своевременного принятия управленческих решений; иметь элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.
Третье требование в системе управления — наличие управляющего параметра, посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.
При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы — позволять выполнить данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего параметра можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания и соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.
Несоблюдение данного требования, т.е. наличия управляющею параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так называемому волевому стилю руководителя. Это требует четкой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.
Четвертым требованием, предъявленным к системам управления, является наличие контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.
Контроль субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию контролирующего параметра в системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана важнейших работ курирует главный специалист по экономике. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по определенным проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в системе управления должны проходить только через элемент, выполняющий функции контролирующего параметра.
Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в системе обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений.
Итак, мы рассмотрели требования, предъявляемые к системе управления как объекту исследования. Что это нам дает в смысле методологии процесса управления?
Рассматривая конкретную организацию как объект исследования, мы всегда должны фиксировать и сравнивать ее системные характеристики. Это позволяет лучше понять организацию и определить, к какому классу сложности она относится.
Чтобы совершенствовать систему управления с использованием компьютерной техники, организационное проектирование требуется доводить до такого уровня, при котором обеспечивается четкость распределения обязанностей руководителей и исполнителей.
Необходима персональная ответственность руководителей и исполнителей. При проектировании системы управления нужно четко фиксировать, кто и что делает в системе управления, кто за что отвечает.
Необходима информационная проработка системы на уровне управленческих решений.
Исследование и проектирование должно быть непрерывным процессом. В системе управления следует предусматривать отдел или группу сотрудников, которые должны постоянно прорабатывать технологию подготовки новых решений, обусловленных новыми целями.
Должна существовать четкая документация, регламентирующая деятельность организации. Зачастую Положения об отделах, должностные инструкции не конкретны и не обеспечивают персональной ответственности при принятии управленческих решений.
Как же обеспечить данные требования? Выше отмечалось, что это возможно только на основании общей концепции исследования систем управления как систем принятия решений, поскольку конечным продуктом станет именно управленческое решение.
1.2. Исследование как составная часть менеджмента организации
Процесс исследования осуществляется в рамках управляемой системы и управляющих подсистем, следовательно, касается всех аспектов деятельности организации. Исследованию подлежат сильные и слабые стороны организации, процесс производства и сбыта (на предприятии), финансовое состояние, службы маркетинга, персонал, а также организационная культура.
Для анализа сильных и слабых сторон организации руководство предприятия-должно оценить: обладает ли фирма силами, чтобы воспользоваться возможностями, и какие внутренние слабости могут осложнить будущие проблемы. Метод, который используется для диагностики внутренних проблем, называют управленческим обследованием. Данный метод основан на комплексном исследовании различных функциональных зон организации. Для целей стратегического планирования в обследование рекомендуется рассмотреть пять функциональных зон:
• производство;
• финансы (бухгалтерский учет);
• маркетинг;
• персонал;
• организационную культуру;
• имидж организации.
Методика анализа производственной зоны организации существенно отличается от широко известной методики оценки организационно-технического уровня производства. Это объясняется направленностью анализа на стратегическое управление и развивающиеся рыночные отношения. В ходе анализа производственных функций акцент делается на следующее: может ли предприятие производить товары с меньшими издержками по сравнению с конкурентами; имеет ли доступ организация к новым материальным ресурсам; каков технический уровень предприятия; обладает ли предприятие оптимальной системой контроля качества продукции; насколько хорошо организован и спланирован процесс производства.
Состояние финансовой организации во многом определяет, какую стратегию выберет руководство на будущее. Детальный анализ финансового состояния помогает выявить уже имеющиеся и потенциальные слабости организации.
При анализе маркетинговой зоны выделяют ряд важнейших элементов исследования: доля рынка и конкурентоспособность предприятия; разнообразие и качество ассортимента товаров; рыночная демография; рыночные исследования и разработки; предпродажное и последовательное обслуживание клиентов; сбыт, реклама, продвижение товара.
Решение многих проблем современного предприятия зависит от обеспеченности как производства, так и управления квалифицированными кадрами. При исследовании зоны персонала анализируются: кадровый состав организации на текущий момент и потребность в кадрах в будущем; компетентность и подготовка высшего руководства предприятия; система мотивации работников; соответствие персонала текущим и стратегическим целям и задачам.
Исследования в зонах организационной культуры и имиджа фирмы дают возможность оценить: неформальную структуру организации; систему общения и поведения работников; последовательность предприятия в своей деятельности и достижении целей; положение предприятия по сравнению с другими организациями; способность привлекать высококвалифицированных специалистов.
Все сказанное выше представляет собой анализ внутренней среды организации. Однако проводимые исследования, будучи составной частью менеджмента, затрагивают и факторы внешней среды организации.
Анализ внешней среды организации служит инструментом, при помощи которого разработчики стратегии контролируют внешние по отношению к организации факторы, чтобы предвидеть потенциальные угрозы и открывающиеся новые возможности. Это позволяет своевременно спрогнозировать появление угроз и возможностей, разработать ситуационные планы на случай возникновения непредвиденных обстоятельств, разработать стратегию, которая позволит организации достигнуть целей и превратить потенциальные угрозы в выгодные возможности.
Угрозы и возможности могут проявляться в областях внешнего окружения, соответственно им группируются факторы, подвергаемые анализу.
При анализе экономических факторов рассматриваются темпы инфляции (дефляции), налоговые ставки, международный платежный баланс, уровень занятости населения, платежеспособность предприятий.
Анализ политических факторов дает возможность наблюдать современную ситуацию, учитывая: соглашения по тарифам и торговле между странами; протекционистскую таможенную политику, направленную против других стран; нормативные акты федерального правительства и местных органов власти, уровни развития правового регулирования экономики, отношение государства и ведущих политиков к антимонопольному законодательству, кредитную политику властей и т.д.
Рыночные факторы включают многочисленные характеристики, которые оказывают непосредственное влияние на эффективность работы организации. Их анализ позволяет руководителям разработать оптимальную стратегию организации и укрепить ее позиции на рынке. При этом исследуются демографические условия деятельности предприятия, уровень доходов населения и их распределение, жизненные циклы различных товаров и услуг, уровень конкуренции, доля рынка, занимаемая организацией и его емкость.
При анализе социальных факторов учитывают обостренные национальные чувства, отношение основной массы населения к предпринимательству, развитие движения в защиту прав потребителей, изменение общественных ценностей, изменение роли управляющих в производстве и их социальных установок.
Контроль за технологической внешней средой позволяет не упустить моменты появления в ней изменений, которые представляют угрозу самому существованию организации. Анализ технологической внешней среды должен учитывать изменения в технологии производства, конструкционных материалах, в применении вычислительной техники для проектирования новых товаров и услуг, в управлении, изменении в технологии сбора, обработки и передаче информации, в средствах связи.
Анализ факторов конкуренции предполагает постоянный контроль со стороны руководства за действиями конкурентов. В анализе конкурентов выделяются четыре диагностические зоны:
• анализ будущих целей конкурентов;
• оценка их текущей стратегии;
• оценка предпосылок относительно конкурентов и перспектив развития отрасли;
• изучение сильных и слабых сторон конкурентов.
Контроль деятельности конкурентов позволяет руководству
организации постоянно быть готовым к потенциальным угрозам.
Анализ международных факторов приобрел важное значение для отечественных организаций после отмены государственной монополии на внешнюю торговлю. При этом отслеживается политика правительств других стран, направление развития совместного предпринимательства и международных отношений, уровень экономического развития зарубежных фирм-партнеров.
Анализ внешней среды, проведенный посредством исследования рассмотренных групп факторов, позволяет руководству организации понять, какие изменения во внешнем окружении воздействуют на текущую стратегию организации, какие факторы представляют угрозу для текущей стратегии организации, а какие — наибольшие возможности для достижения основных целей.
Таким образом, исследования как составная часть менеджмента организации — это совокупность методов организационного и технико-экономического исследования всех указанных выше факторов и системных характеристик конкретной организации. Поиск путей и методов совершенствования системных характеристик является основной целью такого исследований.
С позиции общего менеджмента в первую очередь анализируются следующие системные характеристики организации:
• цели системы управления;
• функции управления;
• управленческие решения;
• структура управления.
В основу исследования как составной части менеджмента организации положены следующие принципы:
• системный подход, означающий исследование не только конкретного объекта как системы, включающей в себя все составные элементы или характеристики организации как системы, т.е. «входа», «процесса» и «выхода», но и методов управления, технологии управления, организационной структуры, кадров управления, технических средств управления, информация, а также связей объекта между элементами внешних связей объекта, позволяющие рассматривать его как подсистему для более высокого уровня:
• функциональный подход, который предполагает исследование функций управления, обеспечивающих принятие управленческих решений заданного уровня качества при минимальных затратах на управление или производство;
• общегосударственный подход к оценке результатов управленческой деятельности и затрат на содержание аппарата управления;
• творческий коллективный подход для поиска наиболее экономичного и эффективного варианта совершенствования системы управления;
Исследование проводится при необходимости:
• совершенствования системы управления действующей организации;
• разработки системы управления вновь создающейся организации;
• совершенствования системы управления производственных объединений или предприятий в период реконструкции или технического перевооружения;
• совершенствования системы управления вследствие изменения формы собственности.
Исследования как составная часть менеджмента выдвигают следующие задачи.
Достижение оптимального соотношения между управляемой и управляющей подсистемами. Сюда входят показатели норм управляемости, показатели эффективности работы аппарата управления, сокращение затрат на управление.
Повышение производительности труда управленческих работников и рабочих производственных подразделений.
Улучшение использования материальных, трудовых, финансовых ресурсов в управляющей и управляемой подсистемах.
Снижение затрат на продукцию или услуги и повышение их качества.
В результате проведения исследований должны быть сформулированы конкретные предложения по совершенствованию системы управления организацией.
1.3. Цели и направления исследования систем управления
Необходимость соответствия современной организации требованиям рыночной экономики вызывает потребность постоянного ее совершенствования, организационного развития. Базой организационных нововведений служит изучение деятельности организаций.
Исследование систем управления — это вид деятельности, направленный на развитие и совершенствование управления в соответствии с постоянно изменяющимися внешними и внутренними условиями. В условиях динамичности современного производства и общественного устройства управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня трудно обеспечить без исследования путей и возможностей, без выбора альтернативных направлений. Исследование управления осуществляется в каждодневной деятельности менеджеров и персонала и в работе специализированных аналитических групп, лабораторий, отделов. Иногда для проведения исследования приглашают консультационные фирмы. Необходимость в исследованиях систем управления продиктована достаточно большим кругом проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям. От правильного их решения зависит успех работы этих организаций.
Объектом исследования является система управления (и ее составляющие элементы), относящаяся к классу социально-экономических систем, предметом — конкретная проблема, решение которой требует проведения исследования. Результатом исследования будут рекомендации, модели, методы, способствующие успешному разрешению проблемы, пониманию ее содержания, истоков, последствий. Объектами исследования могут выступать различные уровни управления (организация в целом и ее подразделения, объединения организации), общие и специальные функции управления, подсистемы управления, оценка различных параметров и характеристик организации.
По целям можно выделить практические исследования, предназначенные для быстрых эффективных решений и достижения желаемых результатов, и научно-практические исследования, ориентированы на перспективу, более глубокое понимание тенденций и закономерностей развития организаций, повышение образовательного уровня работников.
По методологии проведения следует выделить прежде всего исследования эмпирического характера и опирающиеся на систему научных знаний.
Разнообразны исследования и по использованию ресурсов собственных или привлекаемых, по трудоемкости, продолжительности, информационному обеспечению, организации их проведения. Поэтому в каждом конкретном случае приходится выбирать необходимый вид исследования, исходя из поставленных целей.
Исследование как вид деятельности в процессе управления организаций включает следующие работы:
распознавание проблем и проблемных ситуаций;
определение причин их происхождения, свойств, содержания, закономерностей проведения и развития;
установление места этих проблем и ситуаций (как в системе научных знаний, так и в системе практического управления);
нахождение путей, средств и возможностей использования новых знаний о данной проблеме;
разработку вариантов решения проблем;
выбор оптимального варианта решения проблемы по критериям результативности, оптимальности, эффективности.
В реальной практике все эти работы находятся в тесной взаимосвязи, и их оптимальное сочетание характеризует степень профессионализма исследователей, конкретные цели и задачи их деятельности.
Проведение исследований и анализ любой конкретной системы управления как объекта необходимо прежде всего для обеспечения конкурентоспособности предприятия на рынке товаров (услуг), для повышения эффективности функционирования подразделений и организации в целом. Понять, как успешно и своевременно достигаются поставленные цели, можно только с помощью исследования работы этих подразделений и конкретных исполнителей и руководителей.
Исследования необходимо проводить не только, когда организациям грозит банкротство или серьезный кризис, но и тогда, когда организации функционируют успешно и стабильно достигают определенных результатов. В данном случае своевременные исследования помогут удержать этот стабильный уровень работы организации, выяснить, что либо мешает, либо в большей степени стимулирует ее работу, чтобы желаемые результаты были еще лучше.
Необходимость проведения исследований продиктована еще и постоянно меняющимися целями функционирования организаций, что неизбежно в условиях рыночной конкуренции и постоянно меняющегося спроса потребителей.
Исследования необходимы как с научной, так и с практической точек зрения. С научной точки зрения исследование предполагает разработку и четкое формулирование методологии проведения исследований, с тем чтобы разработать фундаментальные теоретические положения. С практической точки зрения исследования должны уметь проводить конкретные люди (аналитики, проектировщики, сотрудники в отделах), следовательно, их необходимо вооружить конкретными знаниями, обучить различным методам проведения исследований, разъяснить, для чего это нужно и какие цели при этом достигаются. Необходимо объяснить главное: исследования проводятся с целью построения определенной (эталонной) модели системы управления, к которой должна стремиться организация.
Практика показывает, что специалисты, имеющие обычный опыт работы в научно-исследовательских или хозяйственных организациях, не обладают специальными знаниями для подобных исследований.
Таким образом, с практической точки зрения проведение исследований предъявляет определенные требования к составу и квалификации коллектива аналитиков и разработчиков. Исследователи должны:
иметь опыт работы в области управления конкретными производственными объектами;
обладать знаниями современных методов и техники управления;
обладать знаниями методов исследования операций и системного анализа;
иметь способности к общению со специалистами различных уровней и профилей;
уметь систематизировать полученную информацию;
инициировать новации в организации.
Выполнение этих требований определяет необходимость специального подбора и подготовки исследователей, поскольку от результатов их деятельности в значительной степени зависит эффективность работы предприятия. Подготовка таких специалистов осуществляется заблаговременно и сопровождается стажировкой исследователей в процессе разработки новой модели системы управления.
Исследование систем управления включает:
• уточнение цели развития и функционирования предприятия и его подразделений;
• выявление тенденций развития предприятия в конкретной рыночной среде;
• выявление факторов, обеспечивающих достижение сформулированной цели и препятствующих ей;
• сбор необходимых данных для разработки мероприятий по совершенствованию действующей системы управления;
• получение необходимых данных для привязки современных моделей, методов и средств к условиям конкретного предприятия.
В процессе исследования и анализа работы организации устанавливается роль и место данного предприятия в соответствующем секторе рынка; состояние производственно-хозяйственной деятельности предприятия; производственная структура предприятия; система управления и ее организационная структура; особенности взаимодействия предприятия с потребителями, поставщиками и другими участниками рынка; инновационная деятельность предприятия; психологический климат предприятия и др.
Главные направления исследований систем управления определяются проблемами организации и находятся в следующих важнейших областях:
• конкурентного положения на рынке;
• организации управления;
• мотивации;
• использования современных технических средств;
• технологии разработки решений;
• информационного обеспечения управления;
• компетенции персонала и т.п.
Могут возникнуть и комбинации различных проблем.
Выбрать направления исследования и сосредоточить на нем внимание, как собственное, так и специалистов управления, считается большим искусством менеджера. Эффективным исследование будет только при соразмерности средств, использованных на его проведение средств, и полученных результатов.
Краткие выводы
Для успешной работы организаций в современных условиях необходимо периодически проводить исследования с целью совершенствования действующих систем управления.
Проведение исследований осуществляется в соответствии с выбранной целью и в определенной последовательности.
Исследования являются составной частью менеджмента организации и направлены на совершенствование основных характеристик процесса управления.
При проведении исследований систем управления объектом исследования является сама система управления, которая характеризуется определенными признаками и подчиняется ряду требований.
Контрольные вопросы
Что понимается под исследованием систем управления? Какие виды исследований вы знаете?
Какова последовательность этапов проведения исследований?
Почему исследование систем управления является составной частью менеджмента организации?
Какие требования предъявляются к системе управления как объекту исследования?
Какие характеристики процесса управления подлежат исследованию?