2.1. Системный анализ как конструктивное направление исследования процессов управления
Системный анализ — это комплекс исследований, направленных на выявление общих тенденций и факторов развития организации и выработку мероприятий по совершенствованию системы управления и всей производственно-хозяйственной деятельности организации. Он позволяет выявить целесообразность создания либо совершенствования организации, определить, к какому классу сложности она относится, найти новые эффективные методы научной организации труда, а также вспомнить те, которые применялись ранее.
Системный анализ деятельности предприятия либо организации проводится на ранних стадиях работ по созданию конкретной системы управления. Это обусловлено:
• продолжительностью и трудоемкостью работ, связанных с пред проектным обследованием;
• подбором материалов для проведения исследования;
• выбором метода исследования;
• обоснованием экономической, технической и организационной целесообразности;
• разработкой компьютерных программ.
Конечной целью системного анализа является разработка и внедрение выбранной эталонной модели системы управления. В соответствии с этим необходимо выполнить исследования системного характера:
1) выявить общие тенденции развития организации (предприятия), а также ее место и роль в современной рыночной экономике;
2) установить особенности функционирования всей организации (предприятия) и отдельных подразделений;
4) определить условия, препятствующие достижению целей;
5) осуществить сбор необходимых данных для проведения анализа и разработки мероприятий по совершенствованию действующей системы управления;
6) использовать передовой опыт других организаций (предприятий);
7) определить, что требуется для адаптации выбранной (синтезированной) эталонной модели к условиям рассматриваемой организации (предприятия).
В процессе системного анализа особое внимание обращается на следующие характеристики:
• роль и место организации (предприятия) в отрасли;
• состояние производственно-хозяйственной;
• производственная структура предприятия;
• система управления и ее организационная структура;
• особенности взаимодействия с поставщиками, потребителями и вышестоящими организациями;
• инновационные потребности (возможные связи с научно- исследовательскими и проектно-конструкторскими организациями);
• формы и методы стимулирования и оплаты труда сотрудников.
Таким образом, системный анализ начинается с уточнения или формулирования целей конкретной системы управления (предприятия или компании) и поиска критерия эффективности, который должен быть выражен в виде конкретного показателя. Как правило, большинство организаций являются многоцелевыми. Множество целей вытекает из особенностей развития организации (предприятия) и его фактического состояния в рассматриваемый период времени, а также состояния окружающей среды.
Четко и грамотно сформулированные цели развития предприятия (компании) являются основой для системного анализа и разработки программы исследований.
Программа системного анализа, в свою очередь, включает перечень вопросов, подлежащих исследованию в соответствии с их приоритетностью, по разделам. Так, это может быть анализ:
• организации (предприятия) в целом;
• типа производства и его технико-экономическая характеристика;
• подразделений, выпускающих продукцию (услуги), т.е. основных подразделений;
• вспомогательных и обслуживающих подразделений;
• системы управления организацией (предприятием);
• форм связей документов, действующих на предприятии, маршрутов их движения и технологии обработки.
Каждый раздел программы представляет собой самостоятельное исследование и начинается с постановки целей и задач анализа. Этот этап работы является наиболее важным, так как от него зависит весь ход проведения исследований, выбор приоритетных задач и в конечном итоге реформирование конкретной системы управления.
В табл. 2.1 показано, как могут быть увязаны конкретные цели и задачи анализа.
Таблица 2.1. Основные цели и задачи анализа организации
Формулировка цели
Задана анализа
Примечание
Увеличение выпуска
конкурентоспособной
продукции
Изучение рынка сбыта (спрос и предложение)
Принимается в качестве стратегии развития
Повышение рентабельности производства
Изучение финансового состояния предприятия
Принимается в качестве критерия
Обеспечение ритмичности производства
Изучение работы производственно-диспетчерского отдела
Определяется оптимальная величина заделов
Повышение обоснованности производственных планов
Изучение работы планово-экономического отдела
Используется для улучшения планирования
Внедрение методов маркетингового исследования
Изучение работы отдела маркетинга
Требуется для улучшения работы отдела маркетинга или его расширения
Обоснование и разработка программы развития предприятия
Разработка конкретных бизнес-планов по каждому изделию
Оптимизируется баланс мощностей
Как отмечалось выше, первостепенной задачей системного анализа является определение глобальной цели развития организации и целей функционирования. Имея конкретные, четко сформулированные цели, можно выявить и проанализировать факторы, либо способствующие, либо препятствующие скорейшему их достижению. Рассмотрим это на конкретных примерах.
Повышение эффективности функционирования организации для реализации цели 1 «Повышение эффективности функционирования предприятия» необходимо реализовать как минимум три цели (подцели):
1.1. «Внедрение новой техники»;
1.2. «Совершенствование организации производства»;
1.3. «Совершенствование системы управления».
Выявив указанные подцели, необходимо исследовать и проанализировать факторы, способствующие их достижению (табл. 2.2 и 2.3).
Таблица 2.2. Факторы, способствующие достижению цели
Цель
Факторы
Внедрение новой техники
1. Наличие финансовых средств
2. Внедрение новой техники в цехах № 1 и № 2
3. Внедрение прогрессивных технологий
4. Совершенствование действующих технологий
Совершенствование организации производства
1. Внедрение новых поточных линий
2. Внедрение бригадных форм организации труда
3. Совершенствование оплаты труда
4. Введение прогрессивных норм и расценок
Совершенствование системы управления
1. Совершенствование структуры управления
2. Сокращение численности аппарата управления
3. Совершенствование технологии подготовки управленческих решений
4. Сокращение документооборота
Следует иметь в виду, что для анализа организации на основе системы целей необходимо выявить и сформулировать совокупность всех целей функционирования на каждом уровне системы управления. В таком случае дерево целей будет наиболее полным. Главная задача такой структуризации заключается в том, чтобы довести цель до каждого конкретного подразделения и исполнителя. Это является залогом успешной реализации функциональной стратегии организации.
Таблица 2.3. Факторы, препятствующие достижению цели
Цели
Факторы
Внедрение новой техники
1. Отсутствие финансирования на приобретение новой техники
2. Невыполнение плана внедрения новой техники
3. Большая энергоемкость техники
4. Несогласованность конструкторских и технологических проработок изделий
Совершенствование организации производства
1. Отсутствие объемных расчетов для внедрения поточных линий
2. Оторванность заработной платы от конечного результата
3. Большие простои оборудования
4. Несвоевременная поставка заготовок
5. Несвоевременность пересмотра норм и расценок
6. Низкая культура производства
Совершенствование системы управления
1. Несвоевременность принятия управленческих решений
2. Перегрузка отдельных структурных подразделений
3. Отсутствие персональной ответственности за принятие управленческих решений
4. Отсутствие процедур принятия решений
5. Несвоевременность пересмотра должностных инструкций
6. Отсутствие должностных инструкций
После проведения системного анализа необходимо обобщить полученные данные и представить предложения по обоснованию целесообразности рационализации системы управления. На основе таких предложений выполняются следующие работы:
• принимается решение о внедрении выбранной модели системы управления;
• разрабатывается регламентирующая документация;
• разрабатывается конечная схема процесса управления;
• разрабатываются конкретные организационно-технические мероприятия по совершенствованию управления предприятием;
• выбираются конкретные научно обоснованные методы управления;
• формируется новая корпоративная культура.
2.2. Основные подходы в системном исследовании
Системный подход — это такое направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной кибернетической социально-экономической системы.
В наиболее общем виде под системой понимается совокупность взаимосвязанных элементов, образующих определенную целостность, некоторое единство.
Рассмотрим основные принципы системного подхода (системного анализа).
1. Целостность. Данный принцип позволяет рассматривать систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней.
2. Иерархичность строения. Это означает наличие множества (по крайней мере двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня элементам высшего уровня. Как известно, любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем — управляющей и управляемой, причем одна подчиняется другой.
3. Структуризация. Реализация этого принципа дает возможность анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами ее отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры.
4. Множественность. Этот принцип позволяет использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.
Как отмечалось выше, при системном подходе важное значение приобретает изучение характеристик организации как системы, т.е. «входа», «процесса» и «выхода».
При системном подходе на основе маркетинговых исследований сначала исследуются параметры «выхода», т.е. вопросы ставятся относительно товаров или услуг: что производить, с какими показателями качества, с какими затратами и для кого, в какие сроки продавать и по какой цене? Ответы на эти вопросы должны быть четкими и своевременными. На «выходе» в итоге должна быть конкурентоспособная продукция либо услуги.
Затем определяются параметры входа, т.е. исследуется потребность в ресурсах (материальных, финансовых, трудовых и информационных). Она выявляется после детального изучения организационно-технического уровня рассматриваемой системы (техника, технология, особенности организации производства, труда и управления) и параметров внешней среды (экономической, геополитической, социальной, экологической и др.).
И наконец, не менее важное значение приобретает исследование параметров процесса, преобразующего ресурсы в готовую продукцию. На данном этапе в зависимости от объекта исследования рассматривается производственная технология либо технология управления, а также пути ее совершенствования и способствующие этому факторы.
Таким образом, системный подход позволяет нам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.
Комплексный подход предполагает рассматривать при анализе как внутреннюю, так и внешнюю среду организации. Это означает, что необходимо учитывать не только внутренние факторы, но и внешние — экономические, геополитические, социальные, демографические, экологические и др. Однако, к сожалению, они не всегда принимаются во внимание. Например, часто социальные вопросы при проектировании новых организаций не учитываются вообще либо их решение откладывается. При внедрении новой техники не всегда берутся в расчет показатели эргономичности, что приводит к повышению утомляемости рабочих, а в итоге — к снижению производительности труда. При формировании новых трудовых коллективов должным образом не учитываются социально-психологические аспекты, в частности проблемы мотивации труда.
Суммируя сказанное, можно утверждать, что комплексный подход является необходимым условием при решении задачи анализа организации.
Для исследования функциональных связей информационного обеспечения систем управления используется интеграционный подход, суть которого в том, что исследования осуществляются как по вертикали (между отдельными элементами системы управления), так и по горизонтали (на всех стадиях жизненного цикла продукта).
Под интеграцией понимается объединение субъектов управления для усиления взаимодействия всех элементов системы управления конкретной организации. При таком подходе появляются более прочные связи между отдельными подсистемами организации, а им поручаются более конкретные задания. Например, управляющая система задает службам и подразделениям организации конкретные показатели их деятельности по качеству, количеству, затратам ресурсов, срокам и т.д. На основе выполнения этих показателей достигаются поставленные цели.
Интеграция по стадиям жизненного цикла продукта но горизонтали требует формирования единой и четкой информационной системы управления, которая должна включать прежде всего показатели качества и количества затрат по стадиям научно-исследовательской, конструкторской и технологической подготовки производства, а также показатели собственно производства, внедрения, эксплуатации и снятия изделия с производства.
Такая согласованность показателей по стадиям жизненного цикла продукта позволяет создать структуру управления, обеспечивающую оперативность и гибкость управления.
Интеграция по вертикали представляет собой объединение юридически самостоятельных организаций для наилучшего достижения поставленных целей. Это обеспечивается, во-первых, объединением усилий людей, т.е. синергетическим эффектом, во-вторых, созданием новых научно-экспериментальных баз, внедрением новых технологий и нового оборудования. В свою очередь, создаются условия для улучшения связей по вертикали между федеральными, муниципальными органами управления и отдельными организациями, особенно в производственной и социальной сферах деятельности. Такая интеграция обеспечивает наилучший контроль и регулирование в процессе реализации новых указов, постановлений и другой регламентирующей документации.
Интеграция как таковая дает организациям (предприятиям) дополнительные возможности для повышения их конкурентоспособности за счет расширения сотрудничества. Появляется более широкий простор для развития и внедрения новых идей, выпуска более качественной продукции, оперативность в реализации принятых решений.
Применение интеграционного подхода создает условия для наилучшего осуществления стратегических задач на всех уровнях в системе управления — холдинга, отдельных компаний и конкретных подразделений.
Сущность ситуационного подхода заключается в том, что побудительным мотивом к проведению анализа являются конкретные ситуации, широкий диапазон которых существенно влияет на эффективность управления. При таком подходе система управления в зависимости от характера ситуаций может менять любую из своих характеристик. Объектами анализа в данном случае могут быть:
• структура управления — в зависимости от ситуации и на основании проведенных объемных расчетов выбирается структура управления с преобладанием либо вертикальных, либо горизонтальных связей;
• методы управления;
• стиль руководства — в зависимости от профессионализма, численности и личностных качеств сотрудников выбирается стиль руководства, ориентированный либо на задачи, либо на человеческие отношения;
• внешняя и внутренняя среда организации;
• стратегия развития организации;
• технико-технологические особенности производственного процесса.
Маркетинговый подход предполагает проведение анализа организаций на основе результатов маркетинговых исследований. Главной целью при таком подходе является ориентация управляющей системы на потребителя. Реализация поставленной цели требует прежде всего совершенствования деловой стратегии организаций, цель которой — обеспечить своей организации устойчивое конкурентное преимущество. Маркетинговый анализ призван выявить эти конкурентные преимущества и факторы их определяющие.
Как показала практика проведения исследований, к таким факторам относятся:
• качество продукции или услуг;
• качество управления самой организации;
• маркетинговое качество, т.е. свойство товара соответствовать реальной потребности населения.
При этом важно учитывать конкурентную позицию, т.е. позицию исследуемой организации в отрасли на данный период времени, поскольку конкурентная борьба является дорогостоящим мероприятием, а рынок характеризуется высокими входными барьерами.
Таким образом, значение маркетингового подхода в том, чтобы обеспечить организацию всей необходимой информацией, знание которой позволит надолго удержать и сохранить свою конкурентную позицию в отрасли.
Инновационный подход основан на умении организации быстро реагировать на изменения, диктуемые внешней средой. Это касается внедрения нововведений, новых технических решений, неуклонного возобновления производства новых товаров и услуг для наилучшего удовлетворения потребностей рынка сбыта. Залог успешного функционирования любой организации в том, что она должна идти не только вровень с техническим прогрессом, но и опережать его.
Внедрение инноватики также требует проведения системного анализа, а именно возможностей организации для внедрения того или иного новшества. Процесс анализа при инновационном подходе весьма сложен и охватывает все стадии жизненного цикла продукта.
Анализ возможности проведения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ.
Здесь следует определить, располагает ли данная организация необходимыми финансовыми ресурсами, поскольку расходы на разработку инновационных идей и их внедрение возрастают все интенсивнее.
Как правило, финансирование осуществляется инвестиционными компаниями, частными и государственными фондами, при этом финансируется определенный проект или новая научная идея. Финансирование проходит в несколько этапов: сначала прикладные исследования, затем опытные разработки и на заключительном этапе финансирование массового производства. Весьма важное значение имеет поиск надежных финансовых инвесторов, поскольку наукоемкое производство таит в себе большую неопределенность. Многие нововведения не доходят до массового производства из-за того, что отвергаются рынком. Кроме того, здесь достаточно велик финансовый риск.
На этой стадии также необходимо выяснить, имеется ли в команде исполнителей специальная группа людей, которая будет заниматься разработкой и реализацией инновационных проектов, и какова их профессиональная подготовка.
Анализ возможности внедрения в производство результатов НИР и ОКР.
Здесь необходимо определить техническую, организационную и экономическую целесообразность внедрения новой техники либо технологии.
Анализ возможности вывода нового продукта на рынок.
Особую роль в данном случае должен сыграть маркетинговый подход. Необходимо изучить требования рынка, характер продукции подобного типа, пользующейся спросом, определить, где она производится и в каком количестве.
Немаловажную роль играет и собственная конкурентная позиция. Именно на этой стадии анализа должна в наибольшей степени проявить себя деловая (конкурентная) стратегия организации, от которой зависит продолжительность жизни товара — от первых продаж до насыщения спроса и ухода с рынка
При инновационном подходе необходимо помнить: чтобы успешно конкурировать на рынке, необходимо дать возможность изобретателям создавать новые вещи, свободно творить и доводить свои изобретения до успешной реализации. Для этого команде изобретателей необходима определенная свобода творчества: право принимать решения и отвечать за конечные результаты. Управление организации должно быть направлено на поощрение инициативы и предприимчивости изобретений.
Сущность нормативного подхода заключается в следующем. Анализ любой системы управления с целью ее совершенствования связан с учетом совокупности важнейших нормативов, которыми руководствуется в своей деятельности аппарат компании. Это и установленные для каждой отрасли нормативы, например нормы управляемости и нормативы, разрабатываемые самими проектировщиками (Положение об организации, должностные инструкции, штатное расписание и др.). Нормативы могут иметь целевую, функциональную и социальную направленность.
К целевым нормативам относится все то, что обеспечивает реализацию поставленных перед организацией целей. Это прежде всего показатели качества продукции, ресурсоемкость продукции, эргономические показатели, показатели надежности, а также технический уровень производства.
К функциональным нормативам относится качество и своевременность проработки планов, четкая организованность подразделений, оперативный учет и контроль, строгое распределение функциональных обязанностей в каждом структурном подразделении организации.
Нормативы в социальной сфере должны обеспечить оптимальные условия для социального развития коллектива. Сюда включаются показатели (нормативы):
• стимулирования и охраны труда;
• обеспеченности всех сотрудников необходимыми техническими средствами для успешной работы;
• правовые;
• экологические
• систематического повышения профессионального роста;
• хорошей мотивации.
Таким образом, нормативный подход при проведении анализа требует учета всей совокупности нормативов при управлении ресурсами, процессом и продуктом. Чем больше будет научно обоснованных нормативов по всем аспектам деятельности организации, тем скорее придет успех в достижении поставленных целей.
Целью поведенческого подхода является создание всех необходимых условий для реализации творческих способностей каждого сотрудника, для осознания собственной значимости в управлении организацией. Важное значение для менеджеров приобретает изучение различных поведенческих подходов, которые рекомендует общий менеджмент и исследование возможности их применения в процессе анализа организации. Необходимо помнить, что человек — это самый важный элемент в системе управления. Удачно подобранная команда единомышленников и партнеров, способных понимать и внедрять идеи своего руководителя, — важнейшее условие экономического успеха.
Краткие выводы
1. Для выявления специфики работы организаций и выработки мероприятий по улучшению производственно-хозяйственной деятельности применяется системный анализ.
2, Главной целью системного анализа является разработка и внедрение такой системы управления, которая выбирается в качестве эталонной, в наибольшей степени соответствующей всем предъявленным требованиям оптимальности.
3. Системный анализ носит комплексный характер и базируется на совокупности подходов, применение которых позволит наилучшим образом провести анализ и получить желаемые результаты
4, Для успешного проведения анализа необходимо подобрать команду специалистов, хорошо знакомых с методами экономического анализа и организацией производства
Контрольные вопросы
1. Дайте определение системного анализа.
2. Какие работы должны выполняться при проведении анализа организации?
3. Как соотносятся основные цели и задачи системного анализа организации?
4. Как исследуются факторы, способствующие достижению целей организации и препятствующие их достижению?
5. Какие специалисты должны входить в состав группы по проведению анализа?