Контроль исполнения НМД

Контроль и актуализация НМД проводится со следующей периодичностью (табл. 5.6.5).

Таблица 5.6.5. Периодичность контроля и актуализации НМД

Состав работ по контролю/актуализации НМД представлен на рис. 5.6.7. За две недели до планового срока контроля (аудита исполнения требований НМД) помощник ГД уведомляет ОР, внутреннего аудитора, руководителей подразделений, которые обязаны контролировать исполнение требований НМД. Помощник ГД назначает дату контроля НМД.

Рис. 5.6.7. Контроль исполнения НМД

Указанные выше лица готовятся к аудиту исполнения требований НМД.

Внутренний аудитор проводит аудит исполнения требований НМД. В нем участвуют ответственный разработчик НМД и руководители подразделений.

Дополнительно к контролю исполнения требований НМД при проведении аудита внутренний аудитор обязан выявлять случаи нарушения процедуры:

• использование сотрудниками бумажных копий НМД, распечатанных на бумаге любого цвета, кроме желтого;

• использование сотрудниками бумажных копий устаревших версий НМД;

• использование сотрудниками электронных копий НМД, размещенных на их рабочих компьютерах.

Внутренний аудитор готовит отчет по результатам аудита. В отчете указываются выявленные нарушения и их причины (обязательно), приводятся рекомендации по корректировке (актуализации) НМД. Отчет по аудиту передается ГД.

ГД рассматривает отчет по результатам аудита и принимает решение оставить НМД без изменений, пересмотреть или отменить НМД. О своем решении ГД уведомляет ОР, внутреннего аудитора и руководителя подразделения.

ГД в одном приказе отменяет действие устаревшей версии НМД и вводит в действие новую версию.

Помощник ГД выполняет процесс отмены НМД и необходимые действия по вводу новой версии НМД.

Отмена НМД

Помощник ГД получает от шефа информацию об отмене НМД и готовит соответствующий проект приказа (рис. 5.6.8).

Рис. 5.6.8. Отмена действия НМД

ГД утверждает проект приказа об отмене НМД. В приказе об отмене устаревшей версии может содержаться информация о вводе в действие новой версии НМД.

Помощник ГД регистрирует приказ ГД об отмене НМД. Ставит на контрольный экземпляр НМД синюю печать «Отменен/Пересмотрен». Перемещает документ в архив отмененных НМД.

Помощник ГД удаляет отмененный НМД с сервера организации из общего доступа, сохраняя его

в электронном архиве организации в папке «Отмененные НМД». Он уведомляет персонал по e-mail об отмене НМД.

Каждый сотрудник организации, использующий бумажную копию НМД, обязан уничтожить ее в течение трех дней с момента уведомления об отмене/пересмотре НМД.

Кодирование НМД

Код НМД организации состоит из комбинации букв и цифр и имеет следующий вид:

АААА-00-00-00

где АААА– буквы и цифры, определяющие вид документа. Возможные комбинации этой части кода показаны в табл. 5.6.6.

Таблица 5.6.6. Коды документов

АААА-00-00-00 – первая пара цифр обозначает номер подразделения организации, за которым закреплен НМД. Таблица кодов подразделений формируется в соответствии со структурой организации, как показано в табл. 5.6.7.

Таблица 5.6.7. Коды подразделений организации

АААА-00-00-00 – вторая пара цифр определяет порядковый номер документа данного типа в базе НМД организации.

АААА-00-00-00– третья пара цифр определяет номер версии НМД.

Оценка качества НМД

Оценка НМД специалистами (например, внутренними аудиторами) весьма субъективна. Чтобы снизить степень этой субъективности, полезно формализовать оценку документов при помощи определенных инструментов: таблиц оценки, шкал и т. п.

Ниже приводится пример таблицы, позволяющей формализовать субъективную оценку качества разработки регламентирующего документа.

Таблица анализа НМД

Наименование НМД

* См. главу 1.

Выводы по результатам анализа регламента:

1.

2.

Поиск по сайту: