ВИМОГИ ДО ТЕКСТІВ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

Текст - головний реквізит, завдяки якому складається та оформлюється весь документ. Приступаючи до складання документа, насамперед слід визначити його доцільність, впевнитись у відповідності змісту, що має у ньому бути, компетенції даного суб'єкта, правильно вибрати вид документа для фіксації управлінської дії.

Вид документа в багатьох випадках передбачає його стиль, характер викладу тексту. Однак у практиці документування існують загальні вимоги, які ставляться до всіх документів. Головними з них є вимоги достовірності та об'єктивності, максимальної стислості при повноті інформації, точності, що виключає можливість двоякого розуміння тексту. Службовий документ повинен спрямовувати до певної дії, переконувати (що досягається аргументованістю та логічністю фактів та доказів). Його формулювання повинні бути бездоганними в юридичному відношенні. Стислість та виразність викладу передбачають точність, правильність розуміння інформації, викладеної в документі, що досягається, перш за все, добором достатньої інформації, уникненням повторень та зайвих подробиць. Кожне слово в тексті документа повинне нести смислове навантаження. Досягти виразності у тексті допомагає смислова точність та прямий порядок слів у реченні, коли присудок іде за підметом, означення стоїть перед означуваним словом. Але в тих випадках, коли смислове навантаження припадає на дію, використовується зворотній порядок слів.

Для ділового стилю службових документів характерне використання стійких словосполучень. У методичних рекомендаціях за уніфікацією текстів службових документів наведений великий алфавітний перелік дієслівно-іменникових словосполучень за другим (іменним) компонентом, що найчастіше використовуються у діловому спілкуванні.

Подібні приклади використання словосполучень у службових документах подаються як додатки і у відомчих правилах складання та оформлення документів.

Службові документи вирізняються нейтральним тоном. Листування ведеться від третьої особи, займенник замінюється на іменник (інститут просить, керівництво не заперечує, підприємство направляє тощо). У розпорядчих документах, що відображують принцип єдиноначальності, текст викладається від першої особи однини. Так само складаються пояснювальні записки, заяви, більша частина доповідних записок.

Набуло поширення застосування скорочених слів та словосполучень у службових документах, що зменшує їх обсяги і прискорює сприйняття інформації. Їх написання ведеться відповідно до загальнодержавних класифікаторів техніко-економічної інформації, вимог державного стандарту і правил української орфографії. Рекомендується використовувати словник скорочень української мови.

У спеціальній літературі документи поділяються залежно від кількості розглянутих в них питань на прості та складні. Документи, що містять одне питання, вважаються простими. Складні документи стосуються декількох самостійних питань. Прості значно легші для опрацювання (реєстрації, постановки на контроль, формування у справи), направлення на виконання. Складні документи найчастіше стосуються декількох виконавців або навіть різних структурних підрозділів. Тому з них доводиться знімати копії або встановлювати черговість виконання. Їх опрацювання викликає ряд труднощів (при реєстрації вносяться декілька питань, при постановці на контроль виділяється кожне питання тощо). Складно вирішити питання щодо розміщення такого документа в справі. Тому при складанні найбільш використовуваних видів інформаційно-довідкових документів, таких, як листи, доповідні записки, довідки, рекомендується заносити до них по одному питанню.

Визначені види документів, такі як протоколи, накази, ухвали, звичайно бувають складними за змістом. Вони формуються в окремі справи, на обкладинках яких зміст не розкривається, а вказуються лише вид документа, автор і дата.

В тексті документа у загальному випадку виділяються дві суттєві частини: в одній викладаються причини, основи або мета складання документа, в другій - висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рекомендації.

В тексті документа можуть бути і три частини: вступ, що підготовлює до сприйняття тексту документа та визначає причину його складання; доказ, в якому описуються події, факти, причини, наслідки, висновки, де вміщені пропозиції, розпорядження, рекомендації, та заключна частина.

Кількість виділених у тексті суттєвих компонентів, а також їх розташування залежать від конкретної управлінської ситуації, яка викликала складання документа.

Для полегшення сприйняття інформації, виділення суті документа рекомендується починати документ із заключної частини, тобто з викладення суті питання: прохання, пропозиції тощо, а потім підкріплювати їх обґрунтуванням.

Якщо приводом для складання якогось документа послужив інший документ або доказом є дані іншого документа, у тексті наводяться повні його дані, тобто вказуються вид, автор, заголовок, дата та номер.

Текст документа ділиться на абзаци. З них починається кожна нова думка. Абзаци допомагають вдумуватись в зміст документа, робити невеликі зупинки при читанні документа.

Тексти складних, великих за обсягом документів (огляди, звіти, довідки та ін.) розподіляються на частини: розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Порядок їх нумерації слід проводити відповідно до вимог державного стандарту. Номер кожної частини включає номери відповідних складових частин вищих ступенів розподілу. Наприклад, номер підпункту включає номер розділу, підрозділу, пункту та порядковий номер підпункту. Всі вони розділяються крапками, та в кінці номера ставиться крапка.

Процес управління складається з виконання ряду функцій, вирішення визначеного кола завдань, нерідко породжуваних однотипними ситуаціями, які викликають появу однотипних документів. Це стало підставою для уніфікації текстів документів. Уніфікований текст управлінського документа може бути представлений у вигляді трафарету, анкети, таблиці.

Поиск по сайту: