Помощничек
Главная | Обратная связь


Археология
Архитектура
Астрономия
Аудит
Биология
Ботаника
Бухгалтерский учёт
Войное дело
Генетика
География
Геология
Дизайн
Искусство
История
Кино
Кулинария
Культура
Литература
Математика
Медицина
Металлургия
Мифология
Музыка
Психология
Религия
Спорт
Строительство
Техника
Транспорт
Туризм
Усадьба
Физика
Фотография
Химия
Экология
Электричество
Электроника
Энергетика

РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХ ОФОРМЛЕННЯ



ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ

 

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляр-зразка.

Формуляр-зразок – це модель побудови форми документу, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732-94).

Реквізити – це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

У разі оформлення організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:

1. державний герб;

2. емблема організації;

3. зображення нагород;

4. код підприємства;

5. код документа;

6. назва Міністерства чи відомства;

7. назва підприємства(організації, установи, фірми);

8. назва структурного підрозділу;

9. індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку у банку;

10. назва виду документа;

11. дата;

12. індекс (вихідний та номер документа);

13. посилання на індекс і дату вхідного документа;

14. місце складання чи видання;

15. гриф обмеження доступу до документа;

16. адресат;

 

17. гриф затвердження;

18. резолюція;

19. заголовок до тексту;

20. позначка про контроль;

21. текст;

22. позначка про наявність додатка;

23. підпис;

24. гриф погодження;

25. візи;

26. відбиток печатки;

27. позначка про звірення копії;

28. прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконання);

29. позначка про виконання документа й направлення його до справи;

30. позначка про перенесення даних на машинний носій;

31. позначка про надходження;

32. позначка про державну реєстарцію.

 

Реквізити бувають:

• постійні;

• змінні.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні— під час його складання.

Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту — це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі. Для більш чіткого засвоєння правил формуляра-зразка ОРД. Формуляр-зразок ОРД визначає робочу площу та береги документа.

 

 

РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХ ОФОРМЛЕННЯ

1. Державний герб - розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.

2. Емблема організації чи підприємства - розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.

3. Зображення державних нагород - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.

4. Код підприємства, установи, організації - розташовується у верхньому правому кутку.

5. Код форми документа - розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.

6. Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.

7. Назва підприємства розташована у правому кутку документа.

8. Назва структурного підрозділу - в правому кутку біля назви підприємства.

9. Індекс підприємства зв'язку поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номер телефону, номер рахунку в банку розміщуються аналогічно реквізитам 7 та 8.

10. Назва виду документа друкують великими літерами у відповідності до державних стандартів (АКТ, НАКАЗ, ПРОТОКОЛ).

11. Дата в документах оформлюються цифровим способом в один рядок в такій послідовності: число, місяць, рік (01.01.2001р.). якщо число або місяць складається з однозначної цифри перед ними ставлять нуль. В документах фінансового значення дозволяється оформляти дату словесно-цифровим способом (01 січня 2001 року).

12. Індекс може складатись з цифрової та літерної абревіатури. Як правило індекс складається з таких складових частин: індекс структурного підрозділу; індекс справи; порядковий номер. Індекс друкують в такому ж рядку, що й дату.

 

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа містить в собі номер та дату проставлені в документі тією організацією, яка його склала. Організація, яка дає відповідь повинна повністю продублювати цю інформацію.

14. Місце складання чи видання містить відомості про назву міста, проставляють скорочену назву населеного пункту, перед назвою міста Київ скорочення не використовують. Цей реквізит розміщують при кутовому та повздовжньому положенні.

15. Гриф обмеження доступу до документа використовують в документах призначених для службового користування, тих, що містять секретні відомості або комерційну таємницю.

16. Адресат складається з назви організації та структурного підрозділу до якого направляється документ або з назви посади та прізвища особи, якій направляється документ. До складу реквізиту може входити також адреса.

17. Гриф затвердження складається зі слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», назви посади особи, яка затверджує документ, її особистого підпису, його розшифрування й дати. Якщо документ затверджує керівник вищої організації (інстанції), то до назви посади входить і назва цієї організації (інстанції). Коли документ затверджують постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», назви документа в пасивному відмінку, його дати та номера.

18. Резолюція використовується коли потрібно зафіксувати вказівку щодо виконання документа. До резолюції входять прізвище виконавця, зміст доручення і термін виконання. Резолюція має бути підписана й датована.

19. Заголовок до тексту– це стислий виклад змісту документа. Заголовок має бути максимально коротким, ємким, точно передавати зміст тексту і граматично узгоджуватися з назвою документа. Заголовок до тексту в документах, виготовлених на бланках чи аркушах формату А5 – не зазначають.

20. Позначка про контроль зазначається при потребі.

Текст.

22. Позначка про наявність додатка. Якщо документ має додатки і це зазначено в тексті, то цей реквізит оформлюють великими літерами слово «ДОДАТОК», вказують кількість аркушів та кількість примірників. Якщо додатки збрушовані, то в реквізит не вказується то кількість аркушів не вказується.

23. Підпис складається з назви посади, яка підписує документ (повної, якщо документ оформляють не на бланку, скороченої – якщо на бланку), її особистого підпису та його розшифрування. Якщо документ підписують кілька посадових осіб, то їхні підписи розташовують один під одним, у послідовності, що відповідає обійманим посадам. Якщо документ підписує комісія, то спочатку зазначають голову комісії, а нижче – її членів.

24. Гриф погодження складається зі слова «ПОГОДЖЕНО», назви посади особи, яка погоджує документ, її особистого підпису, його розшифрування й дати.

25. Візи. Оформляючи візу, крім особистого підпису візувальника, наводять розшифрування підпису та дату.

26. Відбиток печатки. Документ, що засвідчує права посадових осіб, які фіксують факт витрати коштів і матеріальних цінностей, а також спеціально передбачених правовими актами, підпис відповідальної особи має бути завірений гербовою печаткою. Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб він захоплював частину назви посади особи, яка підписала документ. Відбиток гербової печатки проставляють на гарантійних листах, штатних розкладах та змінах до них, договорах, дорученнях, посвідченнях про відрядження, заявках на обладнання, на винаходи, на зразках відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

 

27. Позначка про завірення копії. Звіряючи копію документа, проставляючи надпис «З ОРИГІНАЛОМ ЗГІДНО» наводять назву посади особи, яка завірила копію, її особистий підпис, його розшифрування і дату звірення.

28. Прізвище виконавця та номер йог телефону розташовують на лицьовому фоні або якщо немає місця, то на звороті останнього аркуша документа в лівому нижньому куті.

29. Позначка про виконання документа має містити такі дані: короткі відомості про виконання, якщо немає документа, котрий свідчить про виконання або якщо такий є ; посилання на його дату та номер; слова «У справу»; номер справи, де зберігається документ.

30. Позначка про перенесення даних на машинний носій оформляють від руки. Він складається із запису: «Інформацію перенесено на машинний носій», підпису особи, яка відповідає за перенесення даних, розшифрування підпису і дати перенесення.

31. Позначка про надходження розташовується у правому нижньому куті першого аркуша документа. Він складається із скороченої назви підприємства – одержувача документа, його внутрішнього індекса і дати надходження документа.

32. Позначка про державну реєстрацію.

 

БЕРЕГИ ДОКУМЕНТІВ

Робоча площа документа — це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами.

Береги документа — це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.

 

Для виготовляння бланків організаційно-розпорядчих документів як основні треба використовувати два формати паперу згідно з ГОСТ 9327 - А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм). Дозволено використовувати бланки А3 (297 х 420 мм) і А6 (105 х 148 мм).

Бланки документів повинні мати такі береги, мм:

30 - лівий;

10 - правий;

20 - верхній та нижній.

і поздовжній.

 




Поиск по сайту:

©2015-2020 studopedya.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.