Слово «система» происходит от греческого systema, что означает целое, составленное из частей или множества элементов, связанных друг с другом и образующих определенную целостность, единство.
Понятие «система» имеет широкую область применения.
Под системой понимается совокупность связанных между собой и с внешней средой элементов или частей, функционирование которых направлено на получение конкретного полезного результата.
В соответствии с этим определением практически каждый экономический объект можно рассматривать как систему, стремящуюся в своём функционировании к достижению определенной цели в конкретной предметной (проблемной) области. В качестве примера можно назвать систему образования, энергетическую, транспортную, экономическую и др.
Для системы характерны следующие основные свойства: сложность, делимость, целостность, многообразие элементов и различие их природы и структурированность.
Сложность системы зависит от множества входящих в нее компонентов, их структурного взаимодействия, а также от сложности внутренних и внешних связей и динамичности.
Делимость системы означает, что она состоит из ряда подсистем или элементов, выделенных по определенному признаку, отвечающему конкретным целям и задачам.
Целостность системы означает, что функционирование множества элементов системы подчинено единой цели.
Многообразие элементов системы и различия их природы связано с их функциональной специфичностью и автономностью. Например, в материальной системе объекта, связанной с преобразованием вещественно-энергетических ресурсов, могут быть выделены такие элементы, как сырье, основные и вспомогательные материалы, топливо, полуфабрикаты, запасные части, готовая продукция, трудовые и денежные ресурсы.
Структурированность системы определяет наличие установленных связей и отношений между элементами внутри системы, распределение элементов системы по уровням иерархии.
Управление — важнейшая функция, без которой немыслима целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, организации, территории). Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.
Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или нет) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений. Таким образом, любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, использующая новейшие технические, технологические и программные средства.
Дадим ряд определений.
Информационная система (ИС) - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели (т.е. упорядоченное хранилище информации о состоянии объектов управления). ИС является системой информационного обслуживания работников управленческих служб и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.
Автоматизированная информационная система (АИС) представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.
Экономическая информационная система (ЭИС) — это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.
Краткая справка (немного истории). Первые ИС появились в 50-е годы и были предназначены для обработки счетов и расчёта зарплаты, а реализовывались они на электромеханических бухгалтерских счётных машинах. В следующем десятилетии использовались управленческие ИС для производственной информации, как основная помощь при подготовке отчётов. 70-е - 80-е годы - годы широкого применения ИС поддержки принятия решений, систем для высшего звена управления. К концу 80-х концепция использования ИС изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля. С помощью АИС обеспечивается многовариантность расчетов, принимаются рациональные управленческие решения, в том числе в режиме реального времени, организуется комплексный учет и экономический анализ, достигаются достоверность и оперативность получаемой и используемой в управлении информации и т.д.
АИС разнообразны и могут быть классифицированы по ряду признаков. В основу классификации, приведённой на рис. 1, положены наиболее существенные признаки, характеризующие возможности и особенности современных АИС:
Рис. 1. Примерная классификация автоматизированных информационных систем
Документальные информационно-поисковые системы (ДИПС) предназначены для хранения и обработки документальных данных - адресов хранения документов, наименований, описаний и рефератов, а также текстов документов. Такие данные представляются в неструктурированном виде (например, библиотечные, библиографические АИС). В отличии от систем этого класса фактографические информационно-поисковые системы (ФИПС) хранят и обрабатывают фактографическую информацию - структурированные данные в виде чисел и текстов. Над такими данными можно выполнять различные операции.
Ко второму признаку классификации относят информационно- справочные системы (ИСС), которые выполняют поиск и вывод информации без её обработки. Автоматизированные информационные системы обработки данных (АИСОД, ИСОД) сочетают в себе ИСС с СОД. Обработка найденных данных выполняется комплексом предусмотренных в системе прикладных программ.
Степень интеграции данных и автоматизации управления ими является важнейшим признаком классификации АИС. В ранних системах - АИС на автономных файлах - принцип интеграции данных практически не использовался, а уровень автоматизации управления файлами был сравнительно низким. Такие системы применяются и в настоящее время; они эффективны в случае узкого, специализированного использования небольшим кругом лиц. Высокой степенью интеграции обладают базы данных. В них информация сосредоточена в едином информационном массиве - БД, а процесс ведения данными автоматизирован.
Последний признак классификации учитывает распределённость (рассредоточенность) компонентов АИС: локальная система размещается на одной ЭВМ, распределённая система функционирует в среде вычислительной сети и распределена по её узлам (серверам и рабочим станциям). Другими словами, распределенная ИС представляет собой объединение ИС, выполняющих независимые друг от друга функции, с целью коллективного пользования информационных фондов и вычислительных ресурсов этих систем.
Указанную классификацию можно дополнить и другими признаками: по признаку структурированности задач (структурированные (формализуемые), неструктурированные и частично структурированные), по функциональному признаку и уровням управления, по степеням автоматизации, по характеру использования информации, по сфере применения и пр.)