ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ МАТЕРИАЛЫ

Конспекты лекций

Лекция №1

Автоматизация делопроизводства и документооборота в отечественных

Организациях

Управление любой организацией или предприятием осуществляется путем документального оформления решений, доведения их до исполнителей и последующего контроля исполнения.

Компьютеризация офиса - оснащение рабочих мест персональными компьютерами и объединение их в сети - привело в последние годы к интенсивным работам по созданию программного обеспечения автоматизации документооборота и появлению в этой области большого числа проблемно-ориентированных продуктов. Идея, лежащая в основе систем автоматизации документооборота, - выделение функций по

обработке документов, которые непосредственно не зависят от характера самих документов и связанных с ними приложений.

Действительно, такие функции, как, например, регистрация документов или перемещение их по организации, могут быть реализованы независимо от того, являются ли сами документы служебными записками, договорами или, скажем, платежными документами. Таким образом, системы автоматизации

документооборота являются, по сути, интегрирующими технологиями, обеспечивающими унифицированное управление документами в организации и связанными с этими документами специфическими приложениями.

Различные классы систем ориентированы на различные модели документооборота. В частности, системы типа groupware (групповой работы) ориентированы на организацию коллективной работы над документами. В системах типа document management (управление документами) основное

внимание уделяется построению и ведению документальных баз - справочников над множеством документов. Управление движением документов по учрежденческой сети является основной функцией целой группы продуктов, начиная от простейших e-mail-систем (электронная почта) и заканчивая изощренными workflow-системами (автоматизация деловых

процедур).

В России же в течение столетий - в общегосударственном масштабе - сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения

управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если сегодня на Западе, скорее, развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об

автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.

В чем же особенности “российской модели” документооборота?

Главное - она предполагает максимальную централизацию контроля за документооборотом: документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем – обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией – он спускается к непосредственным исполнителям. Предполагается также централизация и регламентация деятельности основных делопроизводственных служб: прием и рассылка документов – в экспедиции, регистрация и контроль прохождения документов – в канцелярии, контроль исполнения в группе контроля и т.п.

Другой важной особенностью “российской модели” является единые и детально регламентированные правила работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности - вплоть до правил заполнения регистрационных журналов и картотек, а также отчетных форм.

В условиях существования в учреждении такой детально регламентированной технологии документооборота, как правило, нереально говорить о внедрении некоторой принципиально новой технологии, ориентированной на возможности того или иного зарубежного пакета. Речь, в этом случае, может идти, скорее, об автоматизации традиционного

делопроизводства с использованием возможностей, которые открываются за счет использования современных информационных технологий.

Например, традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов и/или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в

автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом, изображением, звуком и проч.), создать тем самым технологические условия для перехода к электронному

документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве

документов в различных формах представления.

С другой стороны, использование учрежденческой компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно

контролировать их прохождение и т.п. Более того, наличие корпоративной сети, связывающей территориально удаленные учреждения, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом в этих учреждениях, что невозможно осуществить в рамках традиционной технологии.

Однако сегодня широкое внедрение самых передовых информационных технологий в отечественных учреждениях замедлено естественным и вполне оправданным консерватизмом персонала, отвечающего за работу с

документами. В силу этого наиболее реальным путем автоматизации делопроизводства в российских учреждениях представляется создание таких автоматизированных технологий, которые, будучи полностью преемственными по отношению к традиционной, обеспечивали бы ее эволюционную трансформацию в более эффективную. Ниже рассматривается

такая автоматизированная технология, реализованная в системе «ДЕЛО».

Поиск по сайту: