Місце комунікацій у процесі менеджменту

Завдяки комунікаціям керівництво організації отримує інформацію, необхідну для прийняття управлінських рішень і доводить їх до відома працівників. Основна роль комунікацій у поєднанні всіх функцій менеджменту, в досягненні бажаної поведінки окремих осіб чи колективу в організації.

Як стверджують більшість економістів світу, керівник будь-якої організації витрачає на комунікації від 50 до 90% свого часу тому, що у процесі передачі інформації виникають різні перешкоди, такі як спотворення, непорозуміння, уповільнення, ігнорування тощо.

Основою комунікацій є інформація. Носіями інформації є документи, схеми, графіки, програми, дискети, диски, плакати і т.п. Основними групами комунікацій є усна, письмова та візуальна інформація:

- усна інформація – це інформація, передана словом ( промови; групові дискусії; розмови по телефону; розповсюдження чуток тощо);

- письмова інформація – це інформація, передана на листку паперу (накази; розпорядження, листи, звіти і багато інших засобів комунікації, які використовують письмові символи).

- візуальна інформація – це інформація, що передається жестами, мімікою, інтонацією голосу тощо.

2. Комунікаційний процес, його складові.

Комунікаційний процес – це процес обміну інформацією з метою розв’язання конкретної проблеми. Основна мета комунікаційного процесу – забезпечення розуміння інформації, яка є предметом обміну.

Комунікаційний процес показаний схематично:

 

формування ідеї кодування і вибір каналу передача інформації декодування

відправник ---------→ ідея -------------→ повідомлення -------------→ одержувач ---→ чи зрозуміла ідея?

Зворотний зв'язок

У процесі обміну інформацією можна виділити чотири базові елементи:

1) відправник – це особа, яка генерує ідеї або збирає інформацію і передає її;

2) повідомлення – це інформація, закодована за допомогою символів;

3) канал – це засіб передачі інформації;

4) одержувач – це особа, якій призначена інформація.

Під час обміну інформацією відправник і одержувач проходять кілька взаємопов’язаних етапів: зародження ідеї, кодування, вибір каналу, передача, декодування. Їх завдання – створити повідомлення і використати канал для його передавання у такий спосіб, щоб обидві сторони зрозуміли одну вихідну ідею.

Комунікаційний процес охоплює такі етапи:

1. Зародження ідеї (формування ідеї);

На цьому етапі відправник вирішує, що конкретно, яку саме інформацію він бажає зробити предметом комунікації. При цьому відправник має:

а) чітко уявляти собі мету такої комунікації (навіщо вона здійснюється і чого він намагається у кінцевому результаті досягти);

б) чітко усвідомлювати відповідність концепції комунікації конкретній ситуації (чи доречний за теперішньої ситуації обмін даною інформацією з іншою конкретною особою).

2. Кодування – це перетворення ідеї на повідомлення за допомогою слів, жестів, інтонації, виразів обличчя тощо.

Повідомлення є реальним фізичним продуктом процесу кодування інформації. Результативність кодування залежить від:

– здібностей відправника відповідним чином кодувати інформацію, що призначена для обміну;

– ставлення відправника щодо інформації, яка кодується;

– ступеня обізнаності (глибини знань) відправника про інформацію, що кодується;

– соціокультурного середовища, в якому знаходиться відправник.

На цьому ж етапі вибирається канал для передавання повідомлення. Канал комунікації – це засіб, за допомогою якого передається інформація.

3. Вибір каналу – це вибір способу передачі повідомлення за допомогою загальновідомих каналів: телефонного, електронного зв’язку тощо.

На вибір каналу комунікації впливають такі фактори:

– тип символів, що використовуються для кодування інформації;

– характер повідомлення, що передається;

– вагомість і привабливість даного каналу для одержувача повідомлення;

– конкретні переваги або недоліки того чи іншого типу каналу.

Для підвищення результативності комунікації рекомендується використовувати два або більше каналів для передавання одного і того самого повідомлення.

4. Передача ідеї – це доставка повідомлення одержувачу.

На цьому етапі суттєвим є вплив перешкод ("шумів"). Перешкоди – це все те, що спотворює зміст повідомлення. Вони практично завжди супроводжують комунікації. Діяльність менеджера по управлінню комунікаціями багато у чому пов’язана із з’ясуванням причин шумів і послабленням їх впливу на комунікацію.

5. Декодування – переклад символів відправника в думки одержувача.

6. Оцінка та уточнення повідомлення.

7. Здійснення зворотного зв’язку – відправник і одержувач міняються комунікаційними ролями.

Обмін інформацією є ефективним, якщо одержувач продемонстрував неспотворене розуміння ідеї, здійснивши дії, яких очікував від нього відправник. За таких обставин виявляє себе зворотний зв'язок – повідомлення-відповідь групи або партнера на чиїсь дії чи поведінку. Зворотний зв'язок помітно підвищує шанси на ефективний обмін інформацією, даючи змогу і тій, і другій стороні усувати перешкоди, які спотворюють зміст інформації, так звані шуми – усе те, що спотворює зміст, створює перешкоди на шляху обміну інформацією.

При прийомі інформацію необхідно відфільтрувати, тобто позбавити шумового наповнення. Найкращим фільтром для будь-якої інформації є психологічний, який забезпечує так зване «вибіркове сприйняття»: досвід, настанови. Фільтрація інформації є дієвим засобом підвищення ефективності комунікацій.

Ефективність комунікативного процесу значною мірою залежить від форми передавання інформації. Забування інформації залежить від каналів її надходження. За даними досліджень, отримана різними каналами інформація забувається неоднаково:

Дослідження експериментальної психології свідчать, що людина сприймає інформацію приблизно у таких обсягах: 80% - зором; 15% - на слух, 3% - на дотик, 1% - на смак; 1% - нюхом.

Види комунікацій.

В управлінні виробничо-господарською організацією використовують такі види комунікацій:

Поиск по сайту: