Створення і збереження шаблону

Оформлення документів організації може задовольняти специфічним вимогам до розміру шрифту, розміру полів тощо.

Створіть власний шаблон для титульної сторінки факсу. Уведемо в нього назву організації, її адресу і реквізити, задамо потрібні поля сторінки і створимо набір стилів для оформлення тексту цього документа.

1. Виберіть команду Файл → Создать.

2. В області завдань Создание документа клацніть на значку Общие шаблоны.

Зверніть увагу на те, що в області завдань Создание документа відображаються також імена останніх використаних шаблонів.

3. У вікні діалогу, що відкрилося, клацніть на вкладці Письма и факсы.

4. Клацніть на значку Изысканный факс.

5. У групі Создать встановіть перемикач Шаблон. Клацніть на кнопці ОК.

Word створить новий призначений для користувача шаблон на основі одного зі своїх шаблонів. Внесемо до нього зміни і збережемо під іншим ім’ям.

6. Клацніть у верхньому полі сторінки і введіть назву вашої організації і дані про неї, наприклад;

ТОВ «Молоток»

пр. Коцюбинського, 29

120191, Київ

тел./факс (044) 228-99-48

7. Виділіть слова ФАКСИМИЛЬНОЕ СООБЩЕНИЕ та введіть замість них слова ТИТУЛЬНИЙ ЛИСТ ФАКСУ.

8. Виділіть слово На і введіть слово Торкається.

9. Виділите слова Телефон відправника і введіть слова Вихідний номер.

10. У тому ж полі клацніть правою кнопкою миші на повідомленні введіть сюди номер телефону і виберіть команду Изменить поле в меню, що з’явилося.

11. У текстове поле Сообщение вікна діалогу Поле введіть текст, введіть сюди ваш вихідний номер.

12. Виділіть слова Добавочный номер і введіть слова У відповідь на.

13. У тому ж полі клацніть правою кнопкою миші на повідомленні введіть сюди номер телефону і виберіть команду Изменить поле в меню, що з’явилося.

14. У текстове поле Сообщение вікна діалогу Поле уведіть текст, уведіть сюди вихідний номер відправника.

15. Загалом виділіть рядок з полями Терміново й ін., потім видаліть його.

У шапці титульного аркуша факсу окрім підпису розташовуються поля, клацаючи в яких, ви можете вводити туди будь-який текст. Коли ви створюватимете нові факси на основі цього шаблону, у вказаних полях розміщуватиметься конкретна інформація.

16. Уведіть декілька порожніх рядків перед словом Примечание.

17. Виділите весь абзац із словом Примечание, задайте для нього шрифт Arial напівжирний, розмір 12 пунктів.

18. Клацніть на кнопці Стили и форматирование на панелі форматування.

19. Клацніть на кнопці Создать стиль і введіть слова Підзаголовок повідомлення в полі Имя. Натисніть клавішу Enter.

20. В області завдань розкрійте список Показать і виберіть пункт Доступные форматы.

21. Прокрутите список доступних варіантів форматування і клацніть на рядку Подзаголовок сообщения.

Створивши такий стиль підзаголовка, ви зможете розмістити декілька заголовків на одній або декількох сторінках факсу. Наприклад, якщо вам потрібно буде відправити список якихось запитань своїм діловим партнерам, ви зможете застосувати до тексту запитань новий стиль Підзаголовок повідомлення, а свої коментарі залишити оформленими основним стилем.

Створений набір стилів у шаблоні для документів одного типу (факсу), можна скопіювати потрібні стилі в свій шаблон для документів іншого типу (наприклад, звіту).

22. Виберіть команду Файл→Параметры страницы. На екрані з’явиться вікно діалогу Параметры страницы.

23. Клацніть на вкладці Параметры страницы.

24. У списку Размер бумаги виберіть пункт А4.

25. Клацніть на вкладці Поля.

26. Задайте наступні поля сторінки: Верхнее – 2 см, Нижнее – 2 см, Левое – 3 см, Правое – 2 см. Клацніть на кнопці ОК.

Тепер нові параметри сторінки застосовуватимуться до всіх документів, що створюються на основі нового шаблону.

27. Клацніть на кнопці Сохранить. Word запропонує зберегти документ з назвою Изысканный факс -dot.

28. Уведіть іншу назву в полі Имя файла, наприклад OurFax.

29. У списку Тип файла виберіть пункт Шаблон документа. Розширення .dot вводити не обов’язково.

Для назв шаблонів рекомендується використовувати латинські літери.

30. Збережіть і закрийте документ.

Форми: Створення

Для одержання інформації від користувачів, які проглядають ваш документ, можна використовувати форми. У Web-сторінках або документах Word форми складаються з підписаних полів, в яких користувачі вводять текст, встановлюють прапорці або вибирають варіанти в списках, що розкриваються. Поля форми можуть проводити автоматичні розрахунки. Документ слід захистити, щоб користувач міг уводити лише передбачені творцем документа дані, але не міг змінити сам документ.

Форми можуть бути частиною документа або бути незалежними документами. Вони можуть бути короткими або довгими, аж до декількох сторінок.

1. Виберіть команду Вид/Панели инструментов/Формы і помістіть панель інструментів Формы, що з’явилася, у відповідне місце на екрані. Виберіть команду Файл/Создать, щоб створити новий документ, або в існуючому документі помістіть курсор в місце створення форми.

2. Введіть текст для ідентифікації першого поля форми і клацніть на одній з кнопок на панелі інструментів Формы/Текстовое поле, Поле со списком.

3. Повторіть пункт 2 для всіх елементів форми. Щоб додати затінювання до полів форми, клацніть на кнопці Затенение полей формы на панелі інструментів Формы.

4. Виберіть команду Файл/Сохранить как і вкажіть ім’я для файлу форми. У списку Тип файла виберіть пункт (*.dot) (Шаблон документа).

5. Щоб захистити форму без використання пароля, клацніть на кнопці Защита формы на панелі інструментів Формы. Щоб захистити форму і встановити пароль, виберіть команду Сервис/Установить защиту. Щоб вивести на екран вікно діалогу Защита документа, виберіть положення перемикача Ввод данных в поля форм. Уведіть пароль. У вікні діалогу Подтверждение пароля повторіть введення пароля і клацніть на кнопці ОК.

Форми: Захист

Word дозволяє користувачеві встановлювати і знімати захист з форми. В процесі створення форми можна призначити для неї пароль. Якщо документ захищений паролем, то сторонні не зможуть його змінити. Змінювати зміст і структуру форми зможуть тільки ті, хто знає пароль.

Якщо форма не має пароля, захист легко знімається. Для цього клацніть на кнопці Защита формы на панелі інструментів Формы. Щоб зняти або встановити захист паролем, потрібно виконати приведену нижче процедуру.

1. Якщо ваша форма ще не відкрита, виберіть команду Файл/Открыть і вкажіть форму, для якої потрібно встановити або зняти захист. У меню Сервис ви побачите команду, відповідну поточному стану форми Установить защиту або Снять защиту. Виберіть команду Сервис/Установить защиту або Снять защиту, щоб вивести на екран відповідне вікно діалогу.

2. Виберіть положення перемикача Ввод данных в поля форм. Уведіть пароль. У вікні діалогу Подтверждение пароля повторіть введення пароля і клацніть на кнопці ОК.

Поиск по сайту: