Роль официально-делового стиля в современном мире и его характеристики

Среди книжных стилей речи особое место занимает официально-деловой стиль, характерный для правовой, административной и общественной деятельности. Для такого явления, как культура речи, официально-деловой стиль очень важен, потому что с его помощью оформляются документы и деловые бумаги, касающиеся государственных задач, судебных дел и дипломатического общения. Для него характерны замкнутость, устойчивость многих речевых оборотов, специфическая лексика и особые синтаксические обороты. Документы, написанные в официально-деловой манере, компактны и наполнены клише и языковые штампы. Это международные договора, государственные указы и акты, юридические законы и судебные постановления, различные уставы и служебная переписка,а также другие виды деловых бумаг, которые отличаются точностью изложения и языковым стандартом [Шакирова, 2011].

Официально-деловой стиль обслуживает сферы деятельности, призванные регламентировать отношения между людьми, учреждениями, странами, между гражданами и государством. К основным подстилям данного стиля относятся: административный, юридический, дипломатический, военный подстиль. Каждый стиль выполняет свои специфические задачи и функции и характеризуется собственными отличительными чертами. Функциональные черты официально-делового стиля следующие: объективность, императивность, сухость, точность, безличность, ясность, отсутствие образности и эмоциональности. Официально-деловой стиль несет функцию долженствования и официальности. Основными речевыми жанрами официально-делового стиля являются:

• правительственные постановления, указы, законы в сфере правительственной деятельности;

• дипломатические переговоры, меморандумы, ноты протоколы в сфере международных отношений;

• уложения, кодексы в области юриспруденции;

• торгово-коммерческие соглашения, коммерческая корреспонденция в торговле и экономике;

• военные уставы, приказы, распоряжения в сфере военной жизни;

• деловая переписка, акты, протоколы заседаний, распоряжения, объявления в официальных учреждениях;

• официальные письменные заявления, докладные, расписки, завещания в деловой жизни отдельного человека [Брандес, 2003, с. 39].

Официально-деловой стиль реализуется следующими языковыми средствами: модальными глаголами (would you be so kind, We should also be obliged), глаголами приказания (I insiste on, ), побуждения (we kindly ask you to, We request you to), безличными конструкциями (Referring to our telephone conversation).

Типовые лексические средства оформления официально-делового стиля следующие: функционально-окрашенная лексика (to distrain, to interrogate), термины и терминологизированные словосочетания (terms of payment, to establish business relationships), устойчивые обороты и клише (In reply to your letter dated), собирательные существительные (information), существительные, выражающие совокупное единство (nuclear weapons), отглагольные существительные (development), глаголы в форме страдательного залога, неопределенно-личное местоимение “man”, канцеляризмы, «канцелярские» наречия (relatively, rather).

Рассмотрим характерные особенности официально-делового стиля английского языка, где выделяют 3 разновидности – стиль официальных документов, стиль деловой корреспонденции (Business English), стиль юридических документов. Как особая разновидность деловой речи в современном английском языке выделяется язык военных документов: приказов, уставов, донесений и др. [Гальперин, 1958, с. 431].

Целью каждого документа, написанного в официально-деловом стиле, является прийти к определенному соглашению в вопросах политики, торговли, предложений услуг и т. п. Любой документ должен обеспечить полную ясность существа вопроса, выразить главные условия, которые обязуются соблюдать обе договаривающиеся стороны. Языковые функции – только коммуникативная и волюнтативная.

На языке деловой корреспонденции пишутся рекомендательные письма, письма об уходе, выговоры и т. п. Для стиля деловой корреспонденции характерно обилие стереотипных единиц языка (клише, штампы): I beg to inform you, with a view to, to expire, etc. Такого рода фразеологические сочетания и отдельные слова - термины можно встретить в отчетах, уставах, законах, нотах, причем каждая область имеет свою специфическую терминологию. Так например, в деловых документах финансово-экономического характера встречаются такие термины, как extra revenue; taxable capacities; liability to profit tax и др. В дипломатической терминологии: high contracting parties; to ratify an agreement; memorandum; pact; protectorate; extraterritorial status; plenipotentiary и др. В юридических документах часто встречаются такие термины и сочетания, как: The international court of justice; casting vote; judicial organ; to deal with a case; summary procedure; a body of judges; to hear a case; as laid down in; on the proposal of the court; recommendation of.

Для дипломатического языка характерно использование некоторого количества латинских и французских слов и выражений, получивших своего рода терминологическую окраску в языке дипломатических документов. Наиболее часто встречаются такие слова и выражения, как: persona grata; persona nongrata; pro tempore; the quorum; conditio sine qua non; status quo; mutatis mutandis и др. Общим для всех разновидностей делового стиля является наличие всякого рода сокращений, аббревиатур, сложносокращенных слов и т. д. Например, М. P. (Member of Parliament); P. M. (Prime minister); U. N. (United Nations); R&D (Research and Development); START (Strategic Arms Reduction Treaty).

Что касается синтаксических особенностей деловой речи, то наиболее общими из них являются длинные предложения, развернутые периоды с чрезвычайно разветвленной системой союзной связи. Иногда одно предложение охватывает все условия договоренности, которые предопределяют отношения и которые могут возникнуть в результате реализации таких отношений. Усложненный синтаксис деловых документов исторически объясним. Связи между предложениями отражают, как известно, реальные связи между выражаемыми понятиями. Эта связь особенно четко выступает при наличии соответствующих союзов, определяющих характер связи. Точка обычно употреблялась тогда, когда связь между частями высказывания прерывалась. [Вольская, 1966, с. 144]

Помимо клишированности, для официально-делового стиля характерна терминологичность. В процессе терминообразования отмечают две основные тенденции – образование аббревиатур и создание терминов-словосочетаний (cash in hand, cash on delivery, on cash, prompt cash). Названия должностей – the head of the credit department, sales manager, production manager, CEO (Chief Executive Officer). Превалируют простые распространенные предложения – целевые или условия. Длина не ограничена, часто встречаются герундий, инфинитивы, причастные обороты. Доминируют именные атрибутивные словосочетания. Много компонентных номинативных групп (to force down price – сбивать цену), предикативных единиц в страдательном залоге.

И.Р. Гальперин отмечает, что основной целью деловой речи является достижение договоренности между двумя и более заинтересованными сторонами. Это и предопределяет характерные особенности языка этого стиля [Гальперин, 1958, с. 433]. Среди особенностей выделяются:

1) специфическая терминология и фразеология;

2) традиционность средств выражения;

3) наличие всякого рода сокращений, аббревиатур, сложносокращенных слов и т.д.;

4) употребление слов в основных предметно-логических значениях;

5) отсутствие образных средств (метафор, метонимии и др.);

6) использование эмоционально-окрашенной лексики в качестве формул обращения, условных обозначений просьбы, отказа, заключения и т.д.

Среди синтаксических особенностей деловой речи И.Р. Гальперин выделяет длинные предложения, развернутые периоды с чрезвычайно разветвленной системой союзной связи. Это объясняется тем, что связи между предложениями отражают реальные связи между выражаемыми понятиями.

Деловая переписка, независимо от ее предназначения и уровня, должна отвечать следующим пяти требованиям:

1. Ясность (clearness);

2. Краткость (лаконичность) (conciseness);

3. Завершенность (полнота) (completeness);

4. Любезность (учтивость) (courtesy);

5. Грамотность (языка) (correctness).

Следует помнить, что любое письмо - это послание (обращение к) респонденту. Если последний не поймет его смысл, он, естественно, не сможет правильно отреагировать на него. Для того, чтобы обеспечить ясность и понятность письма, необходимо найти самые подходящие слова и выражения, раскрывающие суть того, что вы хотите изложить. При этом имеют значение не только слова и выражения, но и пунктуация, длина предложений, построение (внутренняя структура) самого предложения, где порядок слов тоже несет смысловую нагрузку, а также разбивка на абзацы (параграфы). Следует добавить, что в деловой переписке предложения должны быть, по возможности, короткими. Хотя в то же время надо помнить, что сплошной набор коротких, рубленых фраз производит нежелательное впечатление (так называемый эффект стаккато). Язык и структура предложения должны соответствовать интеллектуальному и образовательному уровню адресата [Гавранек, 1967, с. 32].

Краткость (лаконичность). Как известно, проблемой для любого делового человека (бизнесмена) является нехватка времени и в связи с этим он всегда приветствует все то, что сберегает ему и время, и энергию. В связи с этим самым лучшим письмом для делового человека будет то, при чтении которого он быстро схватит его смысл [Израилевич, 2003, c. 496]. Таким образом, ясность слов и грамматическая структура дополняются лаконичностью (краткостью) самого письма. Краткость предполагает исключение из содержания письма всех второстепенных деталей, повторов и длинных оборотов речи. И в то же время нельзя слишком упрощать письмо в ущерб полноте, что может быть истолковано как неучтивость и бестактность. Нельзя игнорировать основные факты, относящиеся к делу, как и все те выражения и обороты, которые подчеркивают любезность, сердечность и добрую волю пишущего.

Завершенность (полнота). Полноту содержания письма никогда не следует приносить в жертву его краткости. Все основные мысли и соображения автора должны быть изложены в письме. Чтобы ничего не упустить, предварительно перед написанием письма делается набросок тех пунктов, которые должны найти отражение в послании. После составления черновика еще раз сверяется, отражено ли все то, что предполагалось. Если что-то было забыто, вносится дополнительно. Иногда, чтобы не нарушать целостность и логическую стройность письма, дается post-scriptum (P.S.), в котором приводится дополнительная информация, в том числе и не имеющая прямого отношения к содержанию письма.

Любезность (учтивость). Каждая уважающая себя деловая организация (фирма), всерьез обеспокоенная заботой о своем успехе, должна проявлять максимум сердечности и учтивости в личных контактах с отдельными лицами и компаниями (учреждениями, предприятиями), поскольку с выражений почтения и уважения к клиенту (деловому партнеру) начинается успех дела. Однако надо и в этом знать меру, помня правило "не пересластить". Слишком назойливое и пространное выражение любезности свидетельствует о слабом вкусе, говорящего, даже если он при этом искренен в своих чувствах.

Форма проявления любезности зависит прежде всего от содержания письма, т.е. от того идет ли речь о пользе или невыгоде для адресата. К примеру, в случае отказа от какого-либо предприятия (дела), невозможности выполнить чью-либо просьбу (предложение), должна быть проявлена максимальная сдержанность в выражении любезности. Но в любом случае, при самых неприятных обстоятельствах не допускается в деловых письмах сарказм и оскорбления.

Грамотность.Грамотность - обязательное требование к деловым (и вообще к любым) письмам. На что следует обратить внимание:

1. грамматика (grammar) - правильное построение предложений в соответствии с нормами языка;

2. орфография (spelling);

3. прописные (заглавные) буквы (capitalization);

4. пунктуация (punctuation);

5. согласование (в русском языке) - например, согласно приказу, благодаря ... и т.д.

6. написание чисел (цифр) - например, цифры до десяти пишутся словами, числа (свыше десяти) - цифрами [Веселов, 1989, с. 26].

Подводя итог вышесказанному, отметим, что общение в области правовых отношений призвано служить осуществлению основных функций права, которое регулирует отношения между людьми, учреждениями, государствами, между гражданами и государством. Чтобы воплотить основные функции права официально-деловая речь несет на себе окраску долженствования, она точна, имеет неличный, именной характер, стандартизирована.

Поиск по сайту: