Спецификация процессов

Под спецификацией процесса понимается документ верхнего уровня, в котором зарегистрированы все результаты планирования процесса: цель процесса, входы и выходы процесса, управляющие документы, ресурсы, измерения и анализ, взаимодействия процесса (поставщики/потребители) [1].

Для отражения спецификации процессов используется таблица 2.

Определение цели процесса

По определению процесс предназначен для преобразования входов в выходы. Первоначально необходимо определить назначение процесса, т.е. главную цель, на достижение которой он направлен.

Цель – 1) предмет стремления, то, что надо, желательно осуществить; 2) ожидаемый результат [4].

Цели процессов определяются на основе стратегических целей организации. Стратегические цели организации и установленные цели процессов не должны вступать в противоречие друг с другом.

При определениицели процесса необходимо, чтобы эта цель была и измерима и достижима.

Достижимость цели определяется оценкой реальности и возможностей выполнения этой цели в заданные промежутки времени.

Цель измеряется через характеристики и показатели процесса. Показатели процессов – количественные и/или качественные параметры, характеризующие процесс и его результат. Установление измеримых характеристик и показателей процессов необходимо для обеспечения количественной оценки достижения целей.

Определение владельца процесса

При выделении процессов необходимо назначать лиц, ответственных за их результативность[4] и эффективность[5] (владельцев процессов). Каждый процесс может иметь только одного владельца[3].

Владелец процесса - должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, программное и аппаратное обеспечение, информацию о процессе, управляет ходом процесса и несет ответственность за результаты и эффективность процесса.

Владелец процесса в ходе управления планирует (Plan) распределение ресурсов для достижения поставленных целей процесса с максимальной эффективностью. В ходе выполнения (Do) процесса владелец проверяет (контролирует) (Check) ход процесса и ведет оперативное управление процессом, корректируя (активно вмешиваясь в ход процесса (Act)), изменяя запланированное распределение ресурсов, меняя планы, сроки и результаты процесса в соответствии с изменившейся ситуацией.

Владелец процесса:

1. Отвечает за управление процессом;

2. Понимает особенности выполнения процесса;

3. Координирует создание инструкций для управления процессом;

4. Ведет отчетность по процессу.

Таблица 2 – Спецификация процесса

Пример заполнения таблицы 2 приведен в Приложении 2.

Выходы процесса

После того, как определена цель и владелец процесса, необходимо установить, что является выходами процесса, а также определить их потребителей. Как правило, у процесса бывает несколько выходов. У каждого из этих выходов должен быть один или несколько потребителей.

Выход процесса не может существовать сам по себе, кто-то должен потреблять продукт процесса, а иначе он будет работать вхолостую, затрачивая ресурсы и не создавая никакой ценности.

Выходы процесса могут быть как материальные – в виде продукта и нематериальные – в виде информации (отчетов, журналов регистрации, справок и др.). В любом случае каждый выход должен представлять для потребителя определенную ценность.

Внутри организации каждый процесс имеет свой выход и потребителей. Потребителей выходов разделяют на внутренних[6] и внешних[7].

Например, процесс «Управление кадровым обеспечением» поставляет всем подразделениям организации (т.е. внутренним потребителям) квалифицированный и аттестованный персонал.

Выходом процесса является также промежуточный продукт, который не предназначен для клиента или смежника. Например, в соседнее подразделение направляется на согласование разработанный документ. В этом случае называть его выходом не всегда целесообразно. Но если согласующее подразделение предъявляет требования к срокам и форме, то он должен быть зафиксирован как выход.

Выходы процесса также могут носить информационный характер, например, отчеты о ходе процесса и его эффективности [3].

Входы процесса

Получение выходов процесса происходит при преобразовании входов в данный процесс. Входы в процесс – это то, что приходит от других процессов и подвергается преобразованию в выходы. У каждого входа имеется свой поставщик (внутренний и внешний). Процесс также может выступать в роли поставщика входов. Например, для процесса «Маркетинговые исследования» одним из входов является информация о рынке товаров и услуг, которая в ходе процесса преобразуется в выходы: требования и ожидания потребителей, информация о новых видах услуг в образовательной сфере и др., которые, в свою очередь, являются входами в процесс «Планирование образовательной деятельности».

Рисунок 6 – Пример выделения входов

Управление процесса

Управление (управляющая документация) - условия выполнения процесса (документация, на основании которой осуществляется выполнение процесса).

В общем случае всю документацию организации можно разделить на два класса: документация внешнего происхождения и документация внутреннего происхождения.

Документация внешнего происхождения – все те документы, которые создаются вне организации и поступают в организацию из внешних источников (например, законы РФ, постановления правительства, государственные и международные стандарты, нормативные документы, справочники, правила эксплуатации установок повышенной опасности и др.).

Регламентирующая (управляющая) документация внутреннего происхождения – это все документы, создаваемые внутри организации для ее функционирования (например, инструкции, положения, регламенты, планы, программы, приказы, распоряжения и др.) [3].

Механизмы процесса

Механизмы процесса - ресурсы, обеспечивающие выполнение процесса. То есть это то, что изначально есть у владельца процесса: персонал, оборудование, технологии, помещение и т.д.; в ходе осуществления процесса они используются для того, чтобы преобразовать входы в выходы. Так, например, для того, чтобы провести обучение студентов работе на компьютере, необходимы: оргтехника, специализированный персонал, аудитория и др.

Поиск по сайту: