Информационно-технологическая модель ведения договорной работы (ИТМ)

ИТМ является основным документом, иллюстрирующим процесс ведения договорной работы фирмы. ИТМ фиксирует последовательность и взаимосвязь всех действий, совершаемых в ходе данной работы.

Процедура разработки ИТМ такова:

1) разрабатываются специальные информационные таблицы (рис. 17);

2) затем на базе этих информационных таблиц составляется информационно-технологическая модель договорной работы.

┌─────────────────┬──────────────────┬─────────────────┬───────────────┬──────────────┬─────────────┬──────────────┐

│ Наименование │ Содержание │ Источники │ Документ, │ Исполнители │ Срок │ Потребители │

│задачи, решаемой │ информации, │ информации, │ получаемый в │ задачи │ исполнения │ данного │

│ в процессе │ необходимой для │ необходимые для │ результате │ (документа) │ задачи │ документа │

│ управления │ решения задачи │ решения задачи │ решения │ │ (документа) │ │

│ договорной │ │ │ │ │ │ │

│ работой │ │ │ │ │ │ │

├─────────────────┼──────────────────┼─────────────────┼───────────────┼──────────────┼─────────────┼──────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │

└─────────────────┴──────────────────┴─────────────────┴───────────────┴──────────────┴─────────────┴──────────────┘

Рис. 17

При разработке ИТМ договорной работы необходимо:

- отразить взаимосвязь задач в процессе принятия решений;

- обеспечить четкое распределение должностных обязанностей и ответственности (матрица РАЗУ);

- определить виды и формы документов, отражающих результаты решения задач.

Для решения данных задач необходима исходная информация. Носителями информации являются документы, поэтому исходная информация представляет собой совокупность документов различного характера.

Формализация процесса ведения договорной работы требует четкого определения результата решения каждой управленческой задачи, поэтому ИТМ должна содержать конкретные формы результирующих документов и их потребителей.

ИТМ содержит ось времени, на которой отмечаются сроки решения управленческих задач. Как правило, это конечный срок представления результирующего документа. Каждой задаче со всеми ее элементами (исполнителями, исходной информацией, потребителями и временными характеристиками) на схеме будет соответствовать вертикальная полоса.

Все элементы схемы обычно изображаются следующими символами:

"Схема 1"

"Схема 1"

Последовательность отражения задач диктуется сроками решения и логикой информационных связей мероприятий договорной работы. Все элементы модели (кроме связей) должны иметь код. Для входной информации, ее источника, исполнителей и потребителей в качестве кода используется их порядковый номер. Код задачи состоит из трех элементов: З - задача, ее номер и затем порядковый номер ИТМ. Такой же порядок кодирования должен применяться и для разрабатываемых документов;

3) на заключительном этапе формируется сводная модель договорной работы. Для ее построения необходимо:

- выделить целевые функции управления конкретными мероприятиями договорной работы;

- определить обеспечивающие подсистемы;

- установить место каждой задачи (с помощью информационных таблиц) в модели.

Для этого потребуется проверить соответствие задачи целевой функции управления договорной работой обеспечивающей подсистеме и записать ее в соответствующий квадрат матричной модели.

┌─────────────────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Целевая функция │ Обеспечивающая подсистема │

│ ├────────────────────┬───────────────┬────────────┬──────────────┤

│ │планово-экономичес- │ правовое │ ... │информационное│

│ │ кое обеспечение │ обеспечение │ │ обеспечение │

├─────────────────────────────┼────────────────────┼───────────────┼────────────┼──────────────┤

│1. Разработка проекта │ │ │ │ │

│договора │ │ │ │ │

│2. Согласование проекта │ │ │ │ │

│договора │ │ │ │ │

│3. Переговоры по │ ... │ ... │ ... │ ... │

│подготовленному проекту │ │ │ │ │

│договоров с контрагентом │ │ │ │ │

│... │ │ │ │ │

└─────────────────────────────┴────────────────────┴───────────────┴────────────┴──────────────┘

Рис. 18

В результате получается сводная модель договорной работы, которая позволяет построить классификатор работ по исполнителям.

Поиск по сайту: