Представление презентации

Лекция № 10.

Тема: Подготовка раздаточных материалов выступления

Основные вопросы, рассматриваемые на лекции:

1. Общие требования составления раздаточных материалов выступления

2. Требования к содержанию и структуре раздаточных материалов

3. Вручение раздаточных материалов презентации

Краткое содержание лекционного материала

Слова и слайды забываются, а раздаточные материалы остаются постоянным, осязаемым напоминанием. Иногда выступающие раздают печатные материалы до начала презентации. И сталкиваются с ситуацией, когда аудитория начинает читать материалы, игнорируя то, что выступающий говорит в настоящий момент. Поэтому важно вести аудиторию за собой шаг за шагом, не теряя её и не перегружая излишней информацией.

Метафорой взаимодействия выступающего и аудитории в данном случае может быть сравнение с моторной лодкой. Когда мотор за бортом лодки придаёт энергию движению лодки, а руль мотора определяет направление движения лодки.

Три элемента презентации:

1. мыслительная карта презентации (её видите только Вы);

2. слайды, которые Вы показываете аудитории;

3. раздаточные материалы.

Не экономьте время, пытаясь объединить слайды и раздаточные материалы. Делая слайды по принципу «два в одном», Вы лишь перегрузите аудиторию излишней информацией и создадите «слайдомент».

Правда, в некоторых корпоративных культурах существуют строгие правила, определяющие, что может быть использовано в презентацияии и какими должны быть раздаточные материалы.

В одном российском банке, например, на внутренних заседаниях нельзя делать презентацию, в которой больше 15 слайдов. Если слайд на экране отличается от раздаточных материалов – увольнение.

Это неправильно. Вместо этого отдельно приготовьте подробные раздаточные материалы, а слайды делайте максимально простыми.

Ÿ Никогда не распространяйте печатную версию Ваших слайдов как раздаточный материал.

Ÿ Никогда не раздавайте копии слайдов до начала презентации.

Ÿ Одно из определений качественных слайдов – слайды без презентатора должны быть бесполезны. Задумайтесь: если слайды самодостаточны и могут сами по себе донести Вашу идею, зачем тогда нужны Вы?

В какой момент следует распространить раздаточные материалы: до, во время или после презентации? В каком виде? План презентации? Распечатанные слайды? Написанный текст?

Ответ кроется в сравнении того, что мы получим и что потеряем, раздав материалы в аудитории.

Раздавая материалы, помните:

Ÿ как только мы раздаём что-то аудитории, мы сразу же теряем 50% внимания участников;

Ÿ нужно приложить дополнительные усилия для удержания внимания аудитории, чтобы предотвратить пролистывание вперёд;

Ÿ если участники всё же пролистнули вперёд, тактично и настойчиво верните их обратно на страницу, на которой нужно сфокусироваться.

Перед небольшой аудиторией нужно использовать один из 2 вариантов:

1. Выдавать не всю подшивку сразу, а по одному листу. Это позволяет удерживать и направлять внимание аудитории.

2. Раздавать материалы до того, кК начать отвечать на вопросы. Это позволяет более информированной части аудитории сформулировать полезные вопросы.

Подготовьте содержание раздаточных материалов таким образом, чтобы их можно было использовать для вовлечения аудитории. Например:

Ÿ подкрепить всю презентацию в целом;

Ÿ помочь аудитории следить за ходом презентации;

Ÿ визуально усилить ключевые идеи;

Ÿ организовать групповое обсуждение;

Ÿ разобрать практические примеры;

Ÿ резюмировать основные моменты презентации.

Подготовив исчерпывающие раздаточные материалы, можно не беспокоиться из-за исключения каких-то деталей из слайдов.

Лекция № 11.

Тема: Вербализация

Основные вопросы, рассматриваемые на лекции:

1. Интервальное обучение

2. Внутренние связки. Характеристика 12 типов внутренних связок

3. Внешние связки. Характеристика 7 типов внешних связок

Краткое содержание лекционного материала

Вербализация – это превращение плана презентации в полноценное выступление с помощью репетиции.

Опираясь на слайды, проговаривайте вслух всю свою презентацию именно так, как будете выступать перед аудиторией. Действительно эффективная презентация практически невозможна без такой предварительной специальной подготовки.

Единственный способ подготовить эффективную презентацию – это проговорить ее вслух в точности так, как будто Вы уже выступаете перед аудиторией. Заранее проговаривая всю презентацию, Вы помогаете четко сформулировать ключевые идеи и сделать логические переходы и тем самым кристаллизировать свои мысли.

Прочное основание – прекрасно подготовленная история и график – прекрасное сочетание с вербализацией обеспечивает необходимый уровень комфорта.

Интервальное обучение

Педагоги-теоретики проводят различия между распределенным обучением и массированным. Первое – распределенное по времени – более эффективно, поскольку оно позволяет впитывать и осмыслять информацию. Распределенное обучение является синонимом интервального обучения, массированное – зубрежки.

Внутренние связки

Вы будете выстраивать презентацию, используя ключевые элементы из формы рассказа. Эти элементы можно считать кирпичиками, но для того, чтобы кирпичи держались вместе, им нужен строительный раствор. Им служат особые инструменты – связки: выразительные устные переходы от одного слайда к другому, от одной части презентации к следующей.

Связки бывают:

Ÿ внутренние (утверждения, которые связывают разные части презентации);

Ÿ внешние (высказывания, соединяющие Вашу презентацию с аудиторией).

Существует 12 типов внутренних связок:

Ссылки на структуру потока. На протяжении всего выступления несколько раз напоминайте слушателям о структуре презентации.

Логический переход. Завершите предыдущую тему и плавно переходите к следующей теме.

Перекрестные ссылки. Ссылайтесь на то, что уже сказано в презентации и будет сказано в дальнейшем.

Риторический вопрос. Ставьте релевантные вопросы, а затем отвечайте на них.

Лейтмотив. Приведите какой-то пример или факт в начале презентации, а затем возвратитесь к нему несколько раз в ходе презентации.

Bookends – реклама в двух частях. Приведите пример или факт в начале презентации и возвращайтесь к нему до самого конца

Мантра. Постоянно используйте броскую фразу или слоган.

Промежуточные итоги. Останавливайтесь на переходах от темы к теме и подводите итог сказанного.

Нумерация. Объединяйте близкие концепции в группы и нумеруйте их.

Подсчет. Приводите численную информацию в перспективе.

Подкрепление пункта Б. Повторяйте призыв к действию несколько раз на протяжении презентации.

Название компании. Часто произносите название своей компании, наименование продукции или услуги.

Щедро используйте эти связки на протяжении всей презентации, и аудитория будет легче следовать за потоком информации.

Если из всех остальных типов внутренних связок Вы можете выбирать, то использовать первую из них просто необходимо. Именно она открывает Вашей аудитории всю панораму истории. На практике: если Вы выбрали структуру «проблема / решение», постоянно возвращайтесь к проблеме, на решение которой направлен Ваш бизнес. Используйте в ходе презентации следующее предложение: «Итак, Вы видите, как наше уникальное решение позволяет справиться с проблемой, которая касается миллионов людей». При выборе структуры «возможность / средства реализации» снова и снова повторяйте об этой возможности и о том, как продукция или услуги Вашей компании позволяют ее использовать.

Это самая простая и прямая из внутренних связок. Он означает утверждение логической связи между одной идеей и следующей.

Предположим, Вы упоминаете сложную техническую идею в начале своей презентации, но не хотите углубляться в нее на этом этапе. Тогда сделайте опережающую ссылку, сказав, что Вы расскажете более подробно в дальнейшем. А когда доберетесь до этой идеи, сделайте обратную ссылку, сказав: «А теперь давайте вернемся к вопросу …».

Краткий существенный переход можно сделать с помощью риторического вопроса. Поставьте вопрос, который вытекает из предшествующего повествования или логически ведет к последующей части презентации, а затем дайте ответ. Например, рассказав о том, над чем работала Ваша компания на протяжении последнего года, задайте риторический вопрос: «И что дальше?», прежде чем перейти к разговору о планах. Объяснив, как Ваша компания намерена воспользоваться возможностью расширения рынка, притворите беседу о производственном плане вопросом: «Как мы осуществим это?», а затем и в том и в другом случае обязательно дайте ответ. Не злоупотребляйте риторическими вопросами – их чрезмерное использование неестественно.

Тема, которая вплетена в ткань всей Вашей презентации.

Альтернатива лейтмотиву, упоминание некоторой темы в начале презентации и затем только в самом конце. Таким образом Вы приходите к развязке и тем самым добиваетесь удовлетворения аудитории на подсознательном уровне.

Фраза или слоган, который Вы повторяете несколько раз за презентацию.

Возможность пояснить сказанное, остановившись на одной-двух ключевых моментах презентации со словами: «А теперь давайте подведем итог тому, что мы рассмотрели …», «В итоге …». Стремительное развитие Ваших мыслей прекрасно известно Вам, но совершенно ново для аудитории. Им нужно некоторое время, чтобы усвоить то, что Вы рассказали и показали. В противном случае их ждет синдром «у меня глаза на лоб» или потеря интереса к Вашей презентации. Подведя промежуточные итоги, Вы можете кратко обрисовать, о чем пойдет речь в следующей части презентации.

Например, Вам нужно представить четыре новых продукта Вашей новой товарной линии. Вместо того чтобы говорить поочередно о каждом, анонсируйте сначала все четыре, а затем, если нужно, рассмотрите каждый из них более подробно. Обсудив все 4, подведите краткий итог всей товарной серии, например, «надеюсь, теперь для Вас очевидно, что четыре наших продукта полезны каждому, кто нуждается в …».

Приводя числовую информацию, предоставляйте аудитории перспективу, сравнивая, сопоставляя и интерпретируя числа.

Важно постулировать пункт Б в начале и в конце Вашей презентации. Однако в любой не самой краткой презентации пункт Б следует заявлять несколько раз. Это лучший способ гарантировать, что аудитория осознает пункт Б, запомнит его и поймет, как его подкрепляет каждая часть Вашей презентации.

В бизнес презентации неизбежно упоминание о своей компании и такое упоминание служит вполне естественной связкой, потому что название компании подчеркивает индивидуальность бренда.

Формулировки, которые можно использовать:

«а теперь мне хотелось бы …»;

«сейчас я расскажу о …»;

«давайте посмотрим на …»;

«как я уже говорил …»;

«как Вы помните …»;

«как мы обсуждали ранее …»;

«Вы видели …».

Внешние связки

Существует семь внешних связок:

Прямая ссылка. Позовите по имени одного или несколько присутствующих в зале.

Обоюдная ссылка. Сошлитесь на человека, компанию или организацию, который имеет отношение к Вам. Это уместное и искусное упоминание громких имен вскользь, например, предлагая свои услуги компании А, Вы, возможно, захотите описать свое сотрудничество с компанией Б и Вашу работу с компанией Б, директор которой входит в совет директоров компании А.

Вопросы. Адресуйте вопрос непосредственно одному или нескольким присутствующим. Существует несколько способов их использования:

вопрос аудитории – это быстрый способ оценить заинтересованность или восприимчивость к конкретной теме Вашей презентации;

Когда Вы побуждаете людей задуматься о проблеме или обсуждении их вслух, Ваша презентация превращается из односторонней передачи данных в двустороннее взаимодействие, что повышает интерес и вовлеченность публики.

Синхронизация – ссылка на то, что происходит сегодня.

Локализация. Упоминайте место проведения Вашей презентации.

Факты – ссылка на текущую информацию, которая связана с Вашим сообщением и подтверждает его.

Подстройка открывающего слайда. Начните презентацию со слайда, на котором упоминается Ваша аудитория, расположение и дата.

Лекция № 12.

Тема: Виртуальная презентация

Основные вопросы, рассматриваемые на лекции:

1. Организация и проведение презентации по телефону

2. Организация и способы проведение презентации с использованием сети Интернет; основные правила поведения при такой презентации. Использование: комментариев, виртуальной доски, голосования в режиме реального времени, чата

3. Подготовка виртуальной презентации

4. Установление связи с невидимой аудиторией

5. Создание успешной виртуальной презентации

Краткое содержание лекционного материала

Телефонная презентация товаров и услуг - это быстрый и результативный способ оповестить широкую аудиторию людей о новинках компании. Путем прямой телефонной презентации можно информировать целевую аудиторию о достоинствах и характеристиках представляемых товаров или услуг, а также сообщить уже имеющимся клиентам о рекламных акциях или ценовых изменениях.

Наиболее часто используемый вид предложения — телефонный — экономит много ценного времени и бесполезных поездок, давая возможность доступа к большому количеству клиентов в минимально короткие сроки. Один недостаток использования телефона — это то, что нельзя передать всю силу личности звонящего при общении с клиентом. Клиент располагает только звуком его голоса и выбранными им словами как средством для того, чтобы оценить звонящего и решить, давать ли ему возможность провести встречу или нет. Несмотря на этот недостаток, использование телефонного звонка для договоренности о встрече, — одна из наиболее ценных техник, которую надо развивать.

Изучение правильных способов контакта по телефону важно в организации переговоров по продажам. Цель — использовать телефон лишь для того, чтобы сообщить собеседнику информацию по четырем позициям:

1. представить себя;

2. представить свою компанию;

3. вызвать интерес у потенциального клиента;

4. назначить встречу.

Эффективность телефонных переговоров можно увеличить, следуя ниже перечисленным и легко планируемым шагам.

1. Оттачивание эффективности телефонных переговоров. Следует помнить, что одного звучания голоса звонящего достаточно для того, чтобы потенциальному клиенту оценить искреннюю заботу о его интересах. Необходимое условие — владение хорошей техникой ведения переговоров по телефону. Звонок надо записать и прослушать его несколько раз с точки зрения потенциального клиента. Задаться вопросом: «Уделил бы я этому человеку время для встречи?» Необходимые улучшения для повышения эффективности при проведении телефонных переговоров надо вносить постоянно.

2. Выделение времени для «разминки» перед звонком. Профессиональные атлеты всегда разминаются. Разминка перед совершением телефонного звонка также жизненно важна. Один из способов подготовиться к звонку — прочитать вслух позитивные утверждения перед каждой телефонной сессией. Можно использовать ниже приведенные утверждения или написать несколько других, которые будут полезны:

- мне нравится звонить с целью назначения встреч;

- люди и организации нуждаются в моем товаре или услуге;

- люди, которым я звоню, ждут встречи со мной, так как услышали в моем голосе, что они мне нравятся, и что я забочусь об их интересах.

3. Определение времени и места для совершения телефонных звонков. Планировать время и место для звонков необходимо ежедневно. Предпочтительнее время, когда звонящий в наилучшей форме и когда с наибольшей вероятностью можно дозвониться потенциальным клиентам. Заранее нужно убедиться, что все необходимые материалы и другая информация под рукой. Затем полностью концентрируются на работе до истечения выделенного времени или пока не выполнят запланированное количество звонков. Эффективные телефонные звонки должны стать естественным рабочим навыком.

4. Совершенствование текста телефонной презентации. Подготовленная телефонная презентация помогает в назначении встречи, но при этом стараются избежать обсуждения информации, которая представляется только на переговорах. Во время телефонного предложения не должна предоставляться информация, подготовленная для встречи. Иначе клиент может усомниться в необходимости товара или услуги или в актуальности своих потребностей в отношении того, что ему предлагают, — и отказаться от встречи. При телефонном предложении просто сообщают, что продукт или услуга может сделать, но не говорят — как. Информацию о цене, содержании и методе сохраняют для встречи.

5. Практика. Практиковаться в телефонных презентациях, пока не будет достигнут уровень действительного профессионализма. Актеры учат роль сценария настолько хорошо, чтобы играть естественно и натурально, и передавать задуманную идею и желаемое настроение публике. Тем же качеством обладает эффективно спланированная и отработанная телефонная презентация. Если телефонная презентация усвоена, она будет звучать более искренне и доверительно.

6. Планирование преодоления отказов. Некоторые клиенты привыкли автоматически отвечать «нет» когда их просят о встрече. На возражения, которые встречаются чаще всего, надо продумать эффективные ответы. Позитивный план преодоления отказа повышает профессионализм звонящего.

Поиск по сайту: