Реализация выбранной стратегии

Начинать техническую подготовку следует с подготовки структурного плана презентации с учетом отведенного времени. В этом плане нужно собрать воедино все, что войдет в будущую презентацию: основные мысли, аргументы, примеры – все, что поможет достичь поставленной цели, то есть убедить слушателей. Только после этого можно приступать к подготовке слайдов и доклада согласно плану.

Число слайдов определяется, исходя из нормы внимания 1,5–2 минуты на один слайд. Обычно на стандартную презентацию отводится не более 30–40 минут чистого времени без ответов на вопросы. Делать более продолжительную по времени презентацию не имеет смысла, т. к. уже через 25–30 минут слушатели устают от обилия информации и вызванных ею эмоций.

Следующий очень важный вопрос – сколько времени отвести на слайд. Принято считать, что каждый слайд наиболее эффективно показывать 1,5–2, в особых случаях – до 2,5 минут. Конечно, время показа зависит от содержащейся на слайде информации. Если на слайде представлена очень важная информация, ссылка на которую будет и позже, то время показа увеличивается. За время показа надо успеть ознакомить слушателей с основными положениями и утверждениями, представленными на слайде. Скорость показа слайдов варьируется в различных частях презентации и зависит от раздела презентации. Например, вступление стоит показать с такой скоростью, чтобы четко выразить основные вопросы, составляющие предмет презентации.

Основную часть, в которой содержится фактический материал, стоит начать с изложения краткого плана. Такой план поможет слушателю сразу правильно ориентироваться в презентации, а презентующему не потерять нить изложения. Скорость смены слайдов выше, чем во введении. Поэтому на показ каждого слайда можно отвести 1,5–2 минуты. Основная часть должна быть представлена в виде блоков информации. Каждый блок изложения должен заканчиваться кратким выводом, а набор выводов или предпосылок для них составит заключение. Заключение нужно показать довольно медленно, вдумчиво; если потребуется, еще раз кратко повторить, почему сделан такой вывод, опираясь на факты, приведенные в основной части.

Пример стандартной презентации на 30 минут. Введение: 3–4 слайда, 5–8 минут. Основная часть: 9–12 слайдов, 18–20 минут. Заключение: 1–2 слайда, 5 минут.

Пример «инверсной» презентации на 30 минут. Краткие выводы: 1–2 слайда, 1–2 минуты. Введение: 3–4 слайда, 5–8 минут. Основная часть, факты: 10–12 слайдов, 20 минут. Заключение: 4–5 слайдов, 10 минут.

Безусловно, приведенные примеры – это только руководство к действию. В каждом реальном случае выбор стратегии презентации – стандартной или инверсной –зависит от целевой аудитории.

Выбор технических средств

Самый простой путь приготовить красивую презентацию – это воспользоваться соответствующей компьютерной программой. Показать такую презентацию можно как на проекторе, так и прямо с компьютера. В настоящее время существует такое изобилие программного обеспечения, что проблема состоит не в том, чтобы найти программу, а в том, чтобы правильно выбрать ее из имеющегося набора. При этом надо руководствоваться следующими соображениями: программа должна быть универсальной и устойчиво работать на компьютере, иметь все возможности для подготовки презентации – все виды представлений (графики, диаграммы всех сортов, тонирование, соединения, стрелки, различные цвета, языки и шрифты и т. п.).

Стиль презентации

Существует ряд возможных презентаций – от элегантных черно-белых графических, выполненных на слайдах, до сложных 3D-мультимедийных презентаций с эффектами анимации и музыкальным сопровождением. Выбор стиля, как и все остальное, зависит аудитории. Не существует универсальной презентации, которая была бы эффективна как для высшего менеджмента, так и для производственного состава, дилеров, работников сервиса, покупателей.

Презентацию для высшего руководства рекомендуется делать в более сдержанной классической манере, презентацию для покупателей и потребителей услуг – в эффектной мультимедийной манере. Это два полюса, между которыми лежат необозримые просторы для фантазии. При этом следует последовательно придерживаться единообразия. Например, если Вы выбрали для усиления эффекта черно-белое представление, не следует его «разбавлять» цветными слайдами. Шрифты для заголовков должны быть одинаковыми на всех слайдах, пояснительный текст может быть написан другим шрифтом, но на всех слайдах следует придерживаться одного шрифта для одного вида информации.

Материалы для раздачи

Очень часто для принятия окончательного решения слушателям потребуется время. Чтобы такое решение соответствовало целям презентации, полезно будет раздать копии слайдов презентации. Для экономии бумаги, места в портфеле можно сделать уменьшенные копии, когда на одном листе умещается содержание 2 слайдов. Однако это допускается делать только том случае, если от уменьшения размеров не пострадает качество представления. Внизу необходимо указать имя и должность презентующего, компанию, телефон, домашнюю страничку компании в Интернете и адрес электронной почты. Заранее необходимо подготовить брошюры, рекламные материалы, достаточное количестве визитных карточек. Представляя бесплатные образцы товара для высшего менеджмента и Совета директоров, будьте готовы ответить на вопросы: сколько стоит для компании раздача таких образцов, из каких фондов производится оплата, насколько эффективна такая форма агитации.

Название презентации

Название презентации должно отвечать следующим требованиям:

- однозначно отражать цель презентации;

- быть запоминающимся;

- быть коротким, но емким.

Чтобы придумать название, нужно написать в одном предложении цель презентации, то есть то, в чем надо убедить аудиторию. Затем написанное сокращается на уровне слов, пока главная мысль не будет четко сформулирована в 4–5 словах. Название доклада не должно быть провоцирующим или призывать к конфликту с аудиторией! Название, введение и аргументы заключения запоминаются больше всего. Поэтому название должно быть ярким, как газетный заголовок.

Поиск по сайту: