Рекомендации по использованию информационных технологий и инновационных методов в образовательном процессе

При проведении практических занятий в данном курсе рекомендовано использовать Microsoft Power Point, как одного из мощных средств создания презентаций.

Рабочая программа рассмотрена на заседании кафедры

Гуманитарных и социально – экономических дисциплин

и утверждена на 20__/20__ учебный год.

Протокол № ___ от «___»__________20__г.

Заведующий кафедрой _________________ Гарвардт А.Э.

подпись фамилия, инициалы

Рабочая программа рассмотрена на заседании кафедры

Гуманитарных и социально – экономических дисциплин

и утверждена на 20__/20__ учебный год.

Протокол № ___ от «___»__________20__г.

Заведующий кафедрой _________________ Гарвардт А.Э..

подпись фамилия, инициалы

Рабочая программа рассмотрена на заседании кафедры

Гуманитарных и социально – экономических дисциплин

и утверждена на 20__/20__ учебный год.

Протокол № ___ от «___»__________20__г.

Заведующий кафедрой _________________ Гарвардт А.Э.

подпись фамилия, инициалы

Рабочая программа рассмотрена на заседании кафедры

Гуманитарных и социально – экономических дисциплин

и утверждена на 20__/20__ учебный год.

Протокол № ___ от «___»__________20__г.

Заведующий кафедрой _________________ Гарвардт А.Э.

подпись фамилия, инициалы

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА

Федеральное государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский государственный университет водных коммуникаций»

Котласский филиал

КафедраГуманитарных и социально-экономических дисциплин

Учебно-методический комплекс дисциплины: «Эффективная презентация»

Специальность __080504.65_ «Государственное и муниципальное управление»

код ОКСО наименование

ПЕРЕЧЕНЬ УЧЕБНОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА

Федеральное государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский государственный университет водных коммуникаций»

Котласский филиал

КафедраГуманитарных и социально-экономических дисциплин

Учебно-методический комплекс дисциплины: «Эффективная презентация»

Конспект лекций

Специальность 080504.65«Государственное и муниципальное управление»

код ОКСО наименование

Ведущий лектор:

Морозов А.Н., ст. преподаватель

(Ф.И.О., должность, учен. степень, учен. звание)

Одобрен на заседании кафедры

«___» _________ 20 __ г. протокол № _________

Котлас

2010 г.

СТРУКТУРА

конспекта лекций по дисциплине «Эффективная презентация»

Лекция № 1.

Тема: Сущность и содержание основ эффективной коммуникации

Основные вопросы, рассматриваемые на лекции:

1. Введение в учебную дисциплину: цель, задачи, предмет и основное содержание дисциплины, её роль и место в системе подготовки специалистов

2. Понятие коммуникации. Коммуникация как явление и как процесс. Коммуникационный процесс. Средства коммуникации. Каналы коммуникации

3. История возникновения презентации. Роль выступающего в проведении презентации. Понятие «слайдомент»

Краткое содержание лекционного материала

«Уинстон Черчилль сказал: «Мы строим здания, а они, в свою очередь, строят нас». Я же говорю: «мы создаём наши слова, а они, в свою очередь, создают нас».

Том Питерс

Ваши слова – пропуск в ваше финансовое, карьерное и социальное благополучие. Нужные слова в нужной форме и в нужное время могут открывать нужные двери и заставлять других совершать нужные вам действия. Почему это возможно? Потому что это кому-то выгодно. Мы живём в мире шоу, необходимых для продвижения идей, проектов, брендов, товаров, для создания авторитетных лидеров и общественного мнения. Презентация – это возможность, собрав нужных вам людей вместе, побудить их к нужным для вас действиям.

По средствам коммуникации[2] достигается обратная связь между отправителем и получателем информации. (Всегда добивайтесь обратной связи от аудитории). Наглядно схему коммуникационного процесса можно представить в виде схемы на рис. 1.

Рис. 1. Коммуникационный процесс

Также коммуникацию можно рассматривать как явление и как процесс (рис. 2).

Рис. 2. Коммуникация как явление и как процесс

Поэтому главенствующая роль выступающего с презентацией – это бдительное внимание к аудитории, чёткая структура изложения, крепкие повествовательные взаимосвязи, убедительно подчеркнутая ценность излагаемого материала и даже специальные позитивные формулировки – объясняется тем, что наш живой язык гораздо важнее графики. Никакая аудитория не отреагирует положительно на презентацию, имеющую исключительно графический вид. Одной лишь демонстрации слайдов недостаточно, чтобы решения принимались, продукты продавались, сотрудничество устанавливалось, а проекты утверждались. Доказательством служат убедительные устные выступления, которые затрагивают умы и сердца людей: ежегодные послания президента, инаугурационные речи, проповеди, речи на вручении дипломов, программные доклады на съездах и конференциях и даже ободряющие напутствия. В них не используются слайды.

Таким образом, то, что говорит выступающий и как он говорит, важнее того, что он показывает. Именно по этой причине значительная часть лекционного материала будет посвящена тому, как именно рассказывать; о том, как выступать на публике, о языке жестов, о зрительном контакте, о голосе.

Значит ли это, что я рекомендую всем отказаться от сопровождающего речь визуального ряда? Вовсе нет. MS Power Point стал программным средством, которому отдают предпочтение и в классах младшей школы, и в залах заседаний совета директоров, и я не отважусь оспаривать сложившуюся традицию. Графические средства выполняют несколько полезных функций: поясняют основную информацию, подкрепляют важные мысли, обеспечивают подсказки выступающему, так что, пожалуйста, не отвергайте в своей работе этот действенный инструмент.

Единственное, чего я прошу от вас, так это правильно использовать Power Point. Этому мы тоже будем учиться, но уже на практических занятиях нашего курса. Пока что только скажу, что самый главный принцип работы с Power Point заключается в том, что графическим средствам нужно отводить вспомогательную роль, заостряя внимание на вас, докладчике.

Такой, казалось бы, простой призыв поменять приоритеты находит очень мало сторонников. Презентации по-прежнему определяются и приравниваются к демонстрации слайдов. Слайдам уделяют первостепенное внимание, что неверно.

Почему мы наблюдаем такую диспропорцию? Краткий экскурс в историю поможет нам ответить на этот вопрос.

Презентация как форма коммуникации возникла в стародавние времена середины XX столетия, когда сотрудники некоторых компаний начали собираться вокруг прикреплённых к рейкам лекционных плакатов, чтобы поделиться своими идеями. Лекционный плакат стал центром внимания, поскольку его могли видеть и использовать все участники встречи; кроме того, на нём документировались идеи, которые впоследствии можно было копировать и раздавать тем, кто не присутствовал на встрече. Лекционный плакат оказался настолько лучше своей недолгой предшественницы – классной доски (и её поздней кузины – белой доски), что скоро стал излюбленным демонстрационным средством в мире бизнеса. Тогда в первоначальном воплощении, листы лекционных плакатов выполняли две задачи – обеспечивали наглядный материал во время встречи и возможность записи, которую можно дублировать и распространять после. Эту двойственность можно назвать синдромом презентации-документа или слайдоментом=слайд+документ.

Первый же шаг юного искусства презентации – совмещение двух функций в едином инструмента (плакат) – был опрометчивым и неверным. Считалось, что две функции служат двум же целям; по сути же, они не служили ни одной. Изображение – это не документ. Изображение нужно для демонстрации (во время презентации), а документ – для информации (после презентации).

«Первородный» грех продолжил трансформироваться и мутировал вследствие технического прогресса в худшую из практик, наблюдаемую повсеместно и сейчас.

В 1960-х первое средство презентации эволюционировало всего-навсего в примитивный диаскопический проектор. Это неуклюжее устройство для проекции изображения с прозрачных листов майлара, «плёнки», использовавшееся поначалу в кегельбанах, удостоилось почетного места в конференц-залах корпоративной Америки.

Однако по своей сути диаскопический проектор лишь поспособствовал дальнейшему усилению синдрома презентации-документа. Документирующая функция плёнки стала связующим звеном и спасением рассредоточенных повсюду заинтересованных коллег. Любой, кто не имел возможности присутствовать на встрече, подхватывал новую мантру бизнеса: «Пришлите мне копию вашей плёнки».

В 1980-х средство презентации эволюционировало до 35-миллиметровых слайдов, и демонстрации обрели более профессиональную форму. Тем не менее это новое средство всё так же отягощал фактор двойственности, кроме того, к тому времени появилась возможность распечатывать слайды. Теперь никто уже не ограничивался тезисами доклада, раздаваемыми до и после выступления: появились также заблаговременные извещения, заметки для выступающего (шпаргалки), подтверждающие факты (чрезвычайно подробные данные) и указатели (размером с Библию), обеспечивающие слаженность обмена информацией между разбросанными легионами компании.

Мантру «Пришлите мне копию вашей плёнки» заменила другая – «Пришлите мне копию ваших слайдов» (так происходит в большинстве компаний, за исключением, к примеру, Intel Corporation, где и сейчас, когда все презентации по всему миру выполняются на компьютерах, служащие упорно именуют слайды «плёнкой»).

Презентаторы, вынужденные работать на два фронта, готовили слайды-документы, перегруженные текстами, таблицами и диаграммами. В итоге плотные, подробные таблицы поглощали всё внимание аудитории. Наглядные пособия стали наглядными препятствиями.

В конце 1980-х на смену слайдоскопу с вращающимся магазином пришёл персональный компьютер, а средством распространения документов стала дискета. Однако к тому времени термин «слайд» закрепился. До или после встречи по-прежнему звучало: «Пожалуйста, пришлите мне копию ваших слайдов». Средство демонстрации эволюционировало, но основная идея осталась неизменной.

В 1990-м на арену вышла Microsoft с релизом ревой версии Power Point для Windows, очень удачно названного программного приложения, которое позволило выступающим акцентировать важные мысли с помощью мощных графических средств. Однако, несмотря на продолжавшуюся эволюцию способов распространения информации – от дискет и CD к Интернету, - бизнес-мантра сохранялась: «Пришлите мне копию ваших слайдов». Под давлением острой деловой необходимости презентаторы неизменно выполняли это требование, используя одну и ту же презентацию и для демонстрации, и для рассылки, и для показа, и для рассказа.

Тем временем Power Point обрёл широкий успех. Через три года после выхода программа стала лидером рынка и сохраняет это положение и по сей день. С каждым последующим поколением добавлялось всё больше возможностей и функций, рос круг пользователей, и помимо делового мира программа получила распространение в некоммерческой сфере – в правительстве, вооружённых силах и даже в школах.

Между тем рудиментарное[3] наследие лекционных плакатов не исчезало. Синдром презентации-документа сохранился и сейчас продолжает торжествовать над измученной аудиторией, ни одна версия не служит своей цели, и доверие к каждой версии жёстко подрывается этой двойственной функциональностью.

Если вам нужен документ, создайте его, используя программу для обработки текстов. Если же вам нужна презентация, сделайте её с помощью презентационной программы. Microsoft Office предусматривает Word для работы с документами и Power Point – для презентаций. И хотя оба продукта представлены в одном программном пакете, это, несомненно, разные вещи, и вместе им не сойтись. Используйте правильный инструмент для правильной работы.

Берите пример со способа подачи информации, который вы наблюдаете во всех телевизионных новостных программах. Директоры излагают события, в то время как графические данные мелькают за их плечами как заголовки.

Историю рассказываете именно вы, а не ваши слайды.

Лекция № 2.

Тема: Виды и среда презентации. Психологическая продажа

Основные вопросы, рассматриваемые на лекции:

1. Виды презентации

2. Классификация презентаций

3. Среда презентации

4. Психологическая продажа

Краткое содержание лекционного материала

Виды презентаций.

По своей направленности различают четыре вида презентаций.

Бизнес-презентации – это, например выступления перед подчинёнными, перед руководством или перед инвесторами. Основное содержание – планы, проекты, отчёты.

Коммерческие презентации – выступления перед клиентами с целью продвижения товара, услуги, бренда. Основное содержание – селективная акцентированная подача свойств.

Социальные презентации – выступление с предвыборной программой, выступление на митинге в поддержку или против чего-либо, пропаганда ценностей и проблем сообществ. Содержание – драматизация ситуации и пропаганда нужной схемы поведения.

Детские презентации – выступление перед детьми с целью проведения обучения, игр и пр.

Каждая презентация – ступенька на пути к конечному успеху. В случае её провала будущего может не быть. Вам никто не даст второго шанса произвести первое впечатление.

Поэтому, вам необходимо считать каждую презентацию критически важной. Такой подход нужно использовать всегда, готовя любое выступление, готовя любое выступление, будь то призыв к частному финансированию, анонс нового товара, программная речь, речь в суде, аналитический отзыв, доклад на собрании акционеров, представление на утверждение бюджета и т.д.

Все деловые презентации имеют одну общую цель: убедить. Убеждение – важнейшее искусство, оно требуется буквально повсюду, им должен владеть каждый человек, занятый в бизнесе. Убедить – вот в чём цель громкого призыва к действию, приведения целевой аудитории в так называемое состояние «ага!».

Карикатурист передал бы состояние «ага!», изобразив лампочки, мигающие над головами ваших слушателей. Это тот самый радостный момент взаимопонимания и согласия, который наступает, когда идея одного человека успешно передаётся другим. Этот процесс – тайна столь же древняя, как и сама человеческая речь, и почти столь же глубокая, как любовь; загадочная способность людей с помощью слов и символов понимать друг друга, проникаться одними идеями, стремлениями, мечтами.

Возможно, вам доводилось уже, выступая на публике, переживать отрадные моменты, когда вы видите, как «зажигаются лампочки», загораются глаза, появляются улыбки и кивают головы. «Ага!» – момент, когда вы понимаете: аудитория готова маршировать под ваш барабан.

В рамках занятий мы изучим с вами технику и методы убеждения. Вы можете использовать их и в бизнесе, и в учёбе, и в повседневной жизни. Представленные правила презентации позволят вам привлечь миллиардные инвестиции. Они помогут Вам.

К сожалению, цель подавляющего большинства деловых презентаций – просто сообщить данные и факты, а не убедить. Это проблема всплывает постоянно.

Многие люди считают, что с содержанием презентации им помогать не нужно, иногда только спрашивают, что им делать с руками, когда выступают. И как не говорить постоянно «м-м-м». В этих случаях я отвечаю, что мы обязательно обратимся к этим вопросам, но только после того, как упорядочим историю. И тому есть две веские причины.

Во-первых, быстрого успеха не бывает: для того чтобы развить естественный стиль подачи материала, уникальный и при этом удобный для каждого конкретного выступающего, требуется немало времени и сил. А теперь запишем список необходимых материальных условий для успешного выступления.

Инструментарий профессионала. Среда презентации

В театре любую замечательную пьесу самого великолепного драматурга от Уильяма Шекспира до Артура Миллера, может усовершенствовать… или погубить постановка. Так и с презентациями. Самую лучшую историю с великолепной графикой испортит невнимание к среде.

Именно вы, ведущий, несёте главную ответственность за успех своей презентации. Чтобы добиться максимального воздействия графики на публику, вы должны оптимизировать среду. Вот что для этого нужно.

· Ознакомление. Всегда приезжайте на место проведения презентации заранее, чтобы обойти весь зал, не ограничиваясь одной лишь сценой. Проконтролируйте, как видно сцену из разных частей зрительного зала. Проверьте, перепроверьте и ещё раз перепроверьте всё.

· Оборудование. Имейте дубликаты всей используемой в презентации техники: компьютера, видеозаписи, продукта для демонстрации, проектора. Помните закон Мерфи: «Если беде быть, то её не миновать». И не забывайте также его следствие, закон Салливана: «Мерфи был оптимистом».

· Звук. Проверьте звуковую систему и протестируйте микрофон. Большинству людей микрофон требуется, когда число слушателей превышает 50 человек. Если у вас тихий голос, используйте микрофон, выступая перед аудиторией в 25 человек и более.

· Проекционный экран. Когда вы стоите лицом к аудитории, экран должен располагаться слева от вас, т.к. для представителей западной культуры движение слева направо воспринимается наиболее естественно. Поэтому, когда вы открываете новый слайд, взгляд аудитории легко и беспрепятственно перемещается от вас на экран.

· Освещение. Освещение должно быть не очень ярким, чтобы изображение на экране сохраняло контрастность, но и не тусклым, чтобы вы всегда могли поддерживать зрительный контакт с аудиторией.

· Указки. Лазеры, выдвижные металлические жезлы, деревянные копья… всё оружие следует оставить за дверью. Они больше мешают, чем помогают.

· Расчёт времени. Попросите кого-то знакомого во время презентации подавать вам сигналы, чтобы вы уложились в определённое время.

· Вода. Запаситесь питьевой водой, чтобы всегда иметь возможность смочить горло. Не используйте молоко и молочные продукты – от них в горле образуется плёнка. Избегайте газированных напитков.

· Одежда. В чужой монастырь со своим уставом не ходят. Выбирайте одежду, соответствующую событию: костюм для деловых мероприятий, повседневную одежду – для неофициальных. Мужчины: застёгивайте пиджаки. Женщины: оставьте бряцающие и сверкающие драгоценности дома.

К сожалению, мир несовершенен. Самые современные брифингцентры и даже превосходные конференц-залы, оборудованные самой новой, дорогой и высококачественной техникой, нужно отлаживать. В мире презентаций оптимум порой недостижим. Но с этим можно мириться.

Если вы преодолеете неудобства, аудитория посочувствует вам, оценит ваши усилия и проникнется к вам ещё большим уважением.

Если судьба преподнесла вам лимон, сделайте лимонад!

Во-вторых, что ещё важнее, последовательность изложения – решающий фактор эффективной презентации. По существу, когда ваша история выстроена правильно, она служит основой хорошей подачи материала. Обратное неверно. Вы можете быть самым безупречным оратором на земле, но если ваша история чётко не организована, успеха вы не добьётесь.

Позвольте мне примести вам наглядным пример.

В 1991 году в компанию Power Presentation позвонили из отдела по связям с общественностью компании Microsoft, их постоянного клиента. «У нас есть молодой руководитель Джефф Рейкс, - объяснили они. – У него запланирована презентация нашего нового продукта, и нам бы хотелось, чтобы вы помогли ему подготовиться». – «Отлично», - ответил представитель компании Power Presentation. – Давайте проведём для Джеффа трёхдневную программу» На другом конце телефона возникла небольшая пауза. «Понимаете у нас очень мало времени. В распоряжении Джеффа всего один день. Но при этом очень важно, чтобы он отточил свои навыки подачи материала. Он очень толковый и знает свое дело, ему просто не вполне комфортно. Можно ли что-нибудь сделать за день?» - «Попробуем», - пообещал представитель компании Power Presentation.

То, что произошло дальше, весьма показательно. Как и требовалось, тренер провёл с Джеффом всего один день. Но у них не было времени работать над постановкой голоса или жестами. Вместо этого они целиком сфокусировались на Windows for Pen Computing: для чего создан этот программный продукт, какие рынки, как надеется Microsoft, он будет обслуживать, как он был разработан, какие преимущества он даёт пользователю. Одним словом, они создали историю, которую должен был рассказать Джефф.

Тренер помог Джеффу принять некоторые решения: какие элементы истории наиболее актуальны и убедительны для его аудитории, какие технические детали необходимы, а какие, что не менее важно, избыточны. Затем тренер вместе с Джеффом упорядочили презентацию так, чтобы ключевые идеи свободно и логично излагались от начала и до конца выступления. К вечеру они проработали всю презентацию. Джефф теперь не только владел материалом, но и мог спокойно излагать его.

Результат? Презентаиця Джеффа имела феноменальный успех. Впоследствии сотрудники Microsoft из отдела по связям с общественностью, хвалили тренера за то, как здорово он поработал над его навыками подачи материала, хотя на самом деле они даже не касались этого вопроса. Достаточно просто упорядочить последовательность материалов, чтобы человек перестал запинаться и сомневаться в себе и превратился в энергичного и уверенного оратора. Джефф Рейкс продолжил подниматься по карьерной лестнице и вскоре занял пост президента бизнес-отдела Microsoft, а также стал одним из самых выдающихся и эффективных ораторов компании. Через 27 лет Джефф ушёл, чтобы возглавить Фонд Билла и Мелинды Гейтсов, благотворительную организацию Билла Гейтса. Одним из последних проектов Джеффа в Microsoft был карманный ПК, наследник технологий, ведущих своё начало от Windows for Pen Computing.

Вывод: никакой профессионально поставленный голос, никакие убедительные жесты не спасут запутанный рассказ, в то время как чёткая и лаконичная история позволяет выступающему излагать доходчиво и ясно, что, соответственно, улучшает манеру подачи материала.

Психологическая продажа

Классическое искусство убеждения – это получение «ага!» от аудитории. Но чтобы добиться настоящего успеха, одного «ага!» недостаточно. Эффективная презентация – это непрерывный ряд сплошных «ага!».

Проведение презентации можно сравнить с лечебным массажем. Хороший массажист никогда не отрывает своих рук от тела пациента. Подобным же образом хороший оратор никогда не упускает внимание публики. Он завладевает умами слушателей в самом начале презентации, проводит их по всем вопросам, проблемам, идеям, ни на миг не отпуская, а затем доносит до них призыв к действию.

Обратите внимание на глаголы, описывающие работу искусного оратора: завладевать, проводить, доносить. Все эти три слова можно свести к наименьшему общему знаменателю: управлять. Люди – решающий фактор в принятии деловых решений, а управление – первостепенный фактор в решениях инвестиционных. Хороший презентатор – тот, кто эффективно управляет умами аудитории. Следовательно, восприятие эффективной презентации на подсознательном уровне – это эффективное управление.

Разумеется, я вовсе не имею ввиду, что хороший презентатор – это эффективный менеджер, опытный руководитель, отличный директор или превосходный распорядитель. Это было бы некоторой натяжкой. Подсознательно аудитория делает некоторые предположения. Если зрители присутствуют на презентации, суть которой не ясна, они будут сопротивляться призыву к действию.

Влиятельные инвесторы придерживаются одного общего принципа – инвестировать лишь в тот бизнес, который им понятен.

Когда ваша история не ясна, когда она фрагментирована или слишком запутанна, публике приходиться немало потрудиться, чтобы уловить её смысл. В конечном итоге этот тяжёлый труд начинает вызывать сначала сопротивление, затем раздражение, а после – утрату доверия.

Книга Стива Круга о веб-дизайне имеет мало отношения к вопросу изложения, но её название предельно кратко передаёт нашу мысль: «Не заставляйте меня думать».

Эффективный презентатор даёт возможность зрителям легко улавливать идеи и не вынуждает их работать. Эффективная презентация приводит аудиторию к бесспорному выводу. Путь от начала до конца выступления настолько комфортен психологически, что они, не сомневаясь, согласятся на любое предложение оратора. Таким образом, презентация, по существу, является продажей.

Конечно, нельзя преуменьшать значение веских фактических доказательств, обосновывающих ваше деловое предложение. Идеально оточенная презентация не заменит хорошо продуманный бизнес-план, так же как и уверенная речь – честность. Вам нужен одновременно и стейк, и раскалённая сковорода. Но если две компании или два человека имеют равные преимущества, в конкурентной борьбе победит тот, кто расскажет о себе более убедительно.

Наконец, самое тонкое воздействие ясной и убедительной презентации, пожалуй, является и самым глубоким: докладчик, умеющий эффективно излагать, воспринимается как человек, способный управлять и заслуживающий доверия. Когда вы управляете сюжетом повествования, вы управляете аудиторией. Ваши слушатели последуют за вами туда, куда вы поведёте их, и вы получите то, в чём нуждаетесь – деньги, влияние, возможность и успех.

Лекция № 3.

Тема: Основные признаки и элементы эффективной презентации

Основные вопросы, рассматриваемые на лекции:

1. Ключевые ошибки при подготовке презентаций

2. Процесс убеждения: перемещение из пункта А в пункт Б

3. Поддержка аудитории

4. Перевод свойств в выгоду

Краткое содержание лекционного материала

Проблема презентаций

Презентации – одно из самых частых мероприятий в жизни современного делового человека… и одно из самых удручающих. Согласно данным недавно проведённого исследования, каждый день с помощью MS Power Point в мире проводится около тридцати миллионов презентаций. Уверен, и вам довелось посетить хотя бы несколько. Но сколько из них вам запомнилось, сколько показались эффективными, убедительными? Наверное, не много.

Большую часть презентаций губят так называемые «пять смертных грехов»:

1. Отсутствие чёткой цели. Слушатели уходят с презентации, так и не поняв, о чём она была. Сколько раз вы, целиком прослушав презентацию, в конце спрашивали себя: «И в чём же суть?»

2. Отсутствие явной выгоды для аудитории. Из презентации неясно, какую пользу из представленной информации может извлечь аудитория. Сколько раз вы, присутствуя на презентации, беспрестанно спрашивали себя: «Ну и что из этого?»

3. Отсутствие чётко последовательности. Очередность изложения мыслей докладчика так сбивает с толку, что аудитория не успевает и не может следовать за ним. Сколько раз вы, сидя на презентации, в какой-то момент говорили себе: «Минуточку! А с чего вдруг он об этом заговорил?»

4. Перегруженность техническими подробностями. Докладчик излагает столько фактов, в том числе сугубо технических или не относящихся к делу, что главная мысль теряется. Сколько раз вам приходилось выслушивать презентации и на каком-то этапе говори себе: «А что это значит?»

5. Чрезмерная продолжительность. Публика теряет концентрацию и начинает скучать на середине презентации. А вам хоть раз за свою профессиональную деятельность доводилось бывать на слишком коротких презентациях?

Когда выступающий совершает любой из этих грехов, он тратит время, энергию и внимание своей аудитории. Более того, он мешает достижению собственных целей.

Каждый из этих пяти грехов довольно специфичен, и все они отличны друг от друга. Проиллюстрировать их различия можно с помощью следующей аналогии.

Предположим, мы с вами просто болтаем, я говорю: «Позвольте мне рассказать вам, как чудесно я поужинал вчера». У моей презентации есть цель, не тал ли? Я знаю, о чём намереваюсь говорить, поэтому не совершаю грех №1.

Но с чего вдруг вас должен волновать мой вчерашний ужин? Разве только вы до этого сказали: «Александр, мне так надоели все рестораны в округе. Не могли бы вы порекомендовать мне какое-нибудь новое место?» Тогда я, рассказывая о чудесных блюдах, которыми меня потчевали в новом бистро, принесу вам пользу и избегу греха №2.

А теперь, если я начну обрисовывать свой великолепный ужин с десерта, потом вернусь к салату, после чего перепрыгну к сырной тарелке и затем обращусь к главному блюду, вам сложно будет уследить за сюжетом повествования. Если же я расскажу обо всём, от супа до мороженного, поэтапно и последовательно, я избавлю себя от греха №3.

Если я стану описывать все блюда, которые ел, перечисляя тип, класс, род, отряд и вид каждого животного и растения, вошедшего в мой ужин, рассказ окажется слишком специализированным и чересчур подробным. Но если я вместо этого ограничусь яркими прилагательными и простыми существительными, грех №4 не ляжет на мою душу.

И наконец, если я на протяжении пяти часов буду расписывать ужин, который съел за два раза, моя презентация окажется излишне затянутой. Но если я уложусь в пять минут, я избегу греха №5.

Возможно, такое сравнение утрировано, но пять смертных грехов слишком реальны. И, несмотря на то, что каждый из них специфичен и не похож на остальные, все их можно свести к одному общему знаменателю – к «разгрузке данных»: чрезмерному, бессмысленному, хаотичному излиянию информации без цели или плана. Неизбежной реакцией аудитории на разгрузку данных служит не обретённая убеждённость, а дольно неприятный эффект, известный как синдром «у меня глаза на лоб».

Почему? Почему любой выступающий, действуя из лучших побуждений, творит такое с аудиторией? Вы бы стали так поступать, если бы вам нужно было найти потенциальных клиентов? Стали бы вы так делать, если бы старались заключить сделку, привлечь инвестиционный капитал или убедить аналитиков в надёжности вашей компании? Вряд ли.

У разных презентаций различные цели, но все их объединяет один общий фактор. В каждом случае вы стараетесь убедить аудиторию принять ваше предложение, отреагировать на ваш призыв к действию, значит ли это одобрение заявки, подписание контракта, выписку чека или готовность работать больше и лучше. Пять смертных грехов стоят на пути к достижению этой цели.

Эффективная презентация

Большинство людей бизнеса, включая самых успешных, слишком заняты переживанием своей истории, чтобы думать о способах её изложения. Они проводят по двенадцать-четырнадцать часов в день, работая над созданием конкурирующих стратегий, выпуском новых продуктов, финансовыми анализами, маркетинговыми планами, т.е. над всеми тонкостями бизнеса, которые занимают целый день. Они едят, спят, дышат, мечтают и живут своим делом. Они видят каждое дерево, но не лес. У них редко появляется возможность или возникает желание сделать несколько больших шагов назад, чтобы составить полную картину и затем убедительно описать её.

Большинство бизнесменов, когда возникает необходимость или шанс продать историю своего бизнеса, так глубоко погрязают в деталях, что сами себе создают препятствия. Они ошибочно полагают: чтобы аудитория уяснила хоть что-нибудь, ей нужно поведать всё. Это всё равно, что в ответ на вопрос «Который час?» подробно объяснять устройство часового механизма.

Лекарство до боли очевидно: фокусировка. Отделяйте зёрна от плевел. Преподносите публике лишь то, что ей нужно знать.

Процесс убеждения: перемещение из пункта А в пункт Б

Как общественные животные, мы, люди, чувствуем себя просто обязанными убеждать в чём-то других людей едва ли не каждый день. Умение убеждать – один из важнейших жизненных навыков. Ситуации, в которых вы стремитесь убедить кого-то, весьма различны, каждая из них ставит перед вами уникальные проблемы и даёт особые возможности.

Но все эти разные ситуации объединяет одно. Будь то официальная презентация, рекламная речь, доклад на семинаре или выступление в суде присяжных, цель каждой коммуникации – переместить аудиторию оттуда, где они пребывали в начале вашего выступления, то есть из пункта А в пункт Б – к вашей цели. Этот динамический сдвиг и есть убеждение.

Понимание этой истины – лучшая отправная точка в изучении искусства убеждения. Презентация может быть забавной, выразительной или впечатляющей, но это не основная цель для вас. Ваша главная и единственная цель – переместить публику в пункт Б. Вот в чём смысл! Когда ваша цель не ясна, вы совершаете один из пяти смертных грехов; когда же ваша цель, пункт Б, очевидна, вы призываете к действию.

Давайте более подробно рассмотрим, что входит в непростую задачу переместить аудиторию из пункта А в пункт Б. Говоря языком психологии, пункт А есть инертное состояние, откуда стартует ваша аудитория – неосведомлённая, мало знающая о вас и вашем бизнесе; сомневающаяся, скептически настроенная по отношению к вашему делу и готовая поставить под сомнения ваши утверждения; или, в самом худшем случае, сопротивляющаяся, стойко приверженная точке зрения, противоположной тому, о чём вы их просите.

То, о чём вы их просите, и есть пункт Б. Сущность вашего пункта Б зависит от конкретной ситуации, в которой вы оказываетесь. Чтобы достичь пункта Б, вы должны привести неосведомлённую аудиторию к пониманию; сомневающуюся аудиторию к уверенности; сопротивляющуюся – к действию. По сути, понимание, уверенность и действие – это не три различные цели, а три этапа достижения одной, кумулятивной, конечной цели. Ведь аудитория не станет действовать так, как нужно вам, до тех пор, пока не поймёт ваши слова и не поверит в их идею.

Когда готовится презентация, приуроченная к первичному размещению акций компании, аудитория, для которой будут выступать руководители, известна заранее – это возможные инвесторы. Пункт Б – момент, когда инвесторы понимают, что готовы продать некоторые свои активы и вложить деньги в акции этой ещё неоперившейся компании.

Дэн Ворменховен, главный исполнительный директор Network Appliance – «Сетевые устройства», во времена, когда компания только становилась акционерным обществом, начал презентацию с такой вступительной речи: «Что в имени? Что значит «устройство»? Тостер – это устройство. Он выполняет одну функцию и делает её хорошо: поджаривает хлеб. Управлять данными в сетях сложно. До сих пор данными управляли устройства, выполняющие различные задачи, и не все из них делали это качественно. Наша компания, Network Appliance, выпускает устройство под названием файловый сервер. Файловый сервер выполняет одну функцию и делает её хорошо: он управляет данными в сети”.

Если бы Дэн остановился здесь, инвесторы бы поняли, чем занимается его компания. Но бизнес-консультанты порекомендовали Дэну не ограничиваться этим описанием и добавить: «Только представьте, как в геометрической прогрессии растёт объём данных в сети, и вы увидите, что наш файловый сервер станет жизненно важной частью этого роста, а Network Appliance будет развиваться. Мы приглашаем вас присоединиться к нашему росту».

Последнее предложение – призыв к действию. Обратите внимание, что Дэн не стал просить присутствовавших инвесторов купить его акции. Это было бы бесцеремонно и излишне; в конце концов, само название их профессии подразумевает, что они инвестируют. Но эти дополнительные предложения дали Дэну возможность перевести аудиторию из пункта А в пункт Б. Синоним слова «вести» – «управлять». Следовательно, подсознательно он был воспринят как эффективный менеджер.

Всегда помните о цели

Точка Б, таким образом, служит кульминационным этапом любой презентации – это её цель. Единственный верный путь создать успешную презентацию – начинать её, помня о цели.

Эта идея стара как мир. Аристотель называл её теологией – это ученее о том, что всё должно происходить в соответствии с заранее предопределённой целью. Гуру современного бизнеса продвигают ту же идею. Стивен Р. Корви в книге «Семь навыков высокоэффективных людей» подчёркивает, как важно приступать к любым начинаниям, держа в голове свою цель. Это слова Аристотеля современным языком.

Немногие руководители в наши дни изучают Аристотеля, но Кови прочли миллионы, не говоря уже о тех, кто слышал об его идеях от друзей и коллег. И тем не менее эта важнейшая концепция – начинать, помня о цели, - тк и не вошла в наши представления о презентации. Вспомните, как много раз вы, прослушав всю презентацию, спрашивали себя: «А в чём же была её цель?» Вот вам и один из пяти смертных грехов. Отсутствует пункт Б – призыв к действию.

К сожалению, и это сложно объяснить, пункт Б очень часто отсутствует в презентациях.

Если вы профессионал в области продаж, как ваш покупатель решится сделать покупку, если вы не предложите ему? Если вы руководитель корпорации, как члены вашей команды согласятся поддержать вашу новую деловую инициативу, если вы не скажете им точно, чего хотите от них, и недвусмысленно попросите о содействии? Если вы амбициозный молодой специалист, как ваш руководитель повысит вам зарплату или продвинет по службе до тех пор, пока вы не заговорите с ним об этом?

Очевидно? Возможно. Но как ни удивительно, людям бизнеса свойственно забывать о необходимости сосредотачиваться на пункте Б. Если вы начнёте процесс убеждения, чётко сконцентрировавшись на пункте Б, вы почти наверняка на нём и закончите – вместе о соей аудиторией. Предлагайте сделку! Призывайте публику к действию! Переходите к сути дела! Переходите к своему пункту Б!

Поддержка аудитории

Чтобы призыв к действию был успешно воспринят, аудитория, так же как и выступающий, должна сфокусироваться на его целях. Для обозначения этого баланса позвольте мне ввести термин поддержка аудитории. Овладение умением поддерживать аудиторию означает, что вы учитесь смотреть на себя, свою компанию, свою историю, свою презентацию глазами аудитории.

Разрабатывая материал для своих презентаций, вы должны вставать на точку зрения своих клиентов. Примите на время точку зрения собственной аудитории. Этот сдвиг в мышлении требует знания и практики. В своей великолепной работе «Риторика» Аристотель выделяет ключевые элементы убеждения, самое важное из которых называет греческим словом пафос. Пафос означает способность оратора подключаться к чувствам, мечтам, желаниям, страхам и страстям аудитории. Некоторые слова, которые мы используем сегодня, являются однокоренными с греческим словом пафос – к примеру «эмпатия» и «симпатия». Аристотель писал: «Доказательство находится в зависимости от самих слушателей, когда последние приходят в возбуждение под влиянием речи, потому что мы принимаем различные решения под влиянием удовольствия и неудовольствия, любви и ненависти».

И вот в чём вопрос: как нужно говорить, чтобы публика была довольна, дружелюбна и готова работать над вашим пунктом Б? Как показывает опыт, лучшим методом служит поддержка аудитории. Всё, что вы говорите и делаете во время своей презентации, должно служить потребностям вашей публики.

Идея проста, но она крайне важная. Если мысль о поддержке аудитории определяет каждое ваше решение на этапе подготовки презентации, ваша речь будет эффективной и убедительной.

Перевод свойств в выгоду

Понять идею поддержки аудитории более полно можно в том числе с помощью классического правила рекламы и продаж, которому традиционно придают особое значение в этих сферах потому, что оно действительно фундаментально. Это различие между свойствами и выгодами. Оно жизненно важно и в том случае, если вы хотите продать свою историю. По существу, смещая фокус в любой презентации со свойств на выгоды, вы повышаете шанс привлечь новых сторонников к вашему делу.

Свойство – это некий факт или качество вас самих, вашей компании, продукта, который вы продаёте, идеи, которую отстаиваете. В свою очередь, выгоды – это то, как данный факт или качество полезны для вашей аудитории. Когда вы стремитесь убедить, никогда не достаточно простого перечисления свойств, которыми обладают предположенные вами продукты, - каждое свойство всегда необходимо перевести в выгоду. В то время как свойства могут и не иметь отношения к потребностям или интересам публики, выгоды по определению для неё всегда значимы. Без выгоды невозможно поддержать аудиторию. Чтобы люди приступили к действию, им нужна для этого причина, притом причина собственная, не ваша.

Тот же самый принцип применим к любой задаче типа «убедить кого-либо в чём-либо». Свойства значимы только для убеждающего; выгоды интересны публике. Всегда говорите о выгодах.

Лекция № 4.

Тема: Изучение потребностей аудитории и психологии делового общения

Основные вопросы, рассматриваемые на лекции:

1. Изучение потребностей аудитории

2. Коммуникационные навыки и навыки построения отношений

3. Управление разнообразием

4. Этикет и культура поведения делового человека

Краткое содержание лекционного материала

Осознавайте потребности аудитории

Эффективную презентацию можно создавать только тогда, когда вы знаете свою аудиторию: её интересы, заботы, проблемы, предубеждения, мечты. А значит, вам нужно провести подготовительную работу. Если, к примеру, вы продаёте, вам необходимо выделить время и изучить своих покупателей: как и почему они могли бы использовать ваш продукт, каковы их финансовые возможности и как ваш продукт поспособствует достижению ими личных или профессиональных целей. Воспринимая их как участников рынка или клиентов вашей компании, вы также должны понимать их как простых людей. Каковы их тревоги, опасения, переживания, стремления, потребности, что они любят, а к чему испытывают отвращение?

Иногда ваши интересы и заботы аудитории заметно расходятся, что грозит конфликтами и разочарованием. Вы можете мечтать о повышении, выгодном соглашении о продаже, важном займе или инвестициях, чтобы удержать свой бизнес на плаву. Но у слушателей неизбежно есть собственные мотивы и проблемы, отличные от ваших. Искусство убеждать должно быть уравновешено поддержкой аудитории: вам следует уверить публику в том, что вы хотите принести им пользу.

Алекс Накви был главным исполнительным директором Luminous Networks, частной компании из Силиконовой долины, впоследствии приобретённой Adtran. Компания Luminous производила оптические кабели для Ethernet-сети, которые давали возможность гигантским телекоммуникационным компаниям предоставлять на одной платформе услуги Интернета, интерактивного и вещательного видео и аудио. Алекс, хоть и давно работает в этой индустрии, считает представителей телекоммуникационного бизнеса публикой, которую особенно сложно в чём-либо убедить. Но он научился распознавать, понимать и отзываться на интересы и чувства своей аудитории. Алекс объясняет:

«Наша технология позволяет телекоммуникационным компаниям значительно экономить, предоставляя своим клиентам интернет-услуги. Мы думали, что преимущества Luminous Networks будут очень видны любому руководителю.

К сожалению, мы не учли точку зрения свое аудитории. Я представлял наших потенциальных клиентов, в общем: крупные влиятельные коммуникационные компании с давней историей в индустрии. Многие менеджеры, которым мы надеялись продать вои услуги, руководили своими фирмами по двадцать лет. Они были консервативны и, возможно, несколько боялись всего нового и неизвестного… а именно это мы и предлагали.

В дни нашей юности мы не понимали, как достучаться до такой аудитории. Мы действовали довольно самоуверенно и утверждали, что наша технология – это «радикальная смена парадигмы накануне нового тысячелетия». Мы описывали свои преимущества, подразумевая, что каждый, кто их не понимает, очевидно, вообще отстаёт от жизни.

Теперь, оглядываясь назад, мы видим, в чём была наша ошибка. Мы отталкивали всех тех, кого нам нужно было привлекать. Неудивительно, что они не становились нашими клиентами.

Со временем мы научились делать более мягкие презентации. Мы стали описывать наш продукт не как «радикальный сдвиг», а как результат естественного развития современных технологий. Мы научились послать публике месседж: «Вы не отстали от жизни. Технологии, которыми вы сейчас пользуетесь, были хороши для своего времени. Но мир изменился, и Luminous разработала технологию нового поколения, нужную для вас и ваших клиентов». Как можно догадаться, благодаря такому подходу наши презентации заметно выросли!

Забавно: мы, инженеры, часто ставим знак равенства между продажей и безжизненным рациональным предложением. Мы забываем о человеческом факторе. Месседж должен быть построен так, чтобы в нём учитывался, в первую очередь, человеческий фактор. Нельзя забывать, что мы продаём живым людям!»

Получайте «ага!»

Давайте резюмируем.

Когда история запутана, когда отсутствует целостность, когда публика подавлена и выступающему не удаётся наладить с ней контакт, презентации терпит неудачу. Возникает синдром «у меня глаза на лоб». В результате эффект не достигнуть: инвестиции не вкладываются, сделки на заключаются, продажи не происходят.

Разумеется, перед вами стоит совершенно противоположная цель: заставить зрителей фигурально или буквально спросить: «Где я должен поставить подпись?» В этом суть процесса убеждения.

Убеждение – это искусство перемещения аудитории из точки А – неведения, безразличия и даже враждебности – в точку Б, в которой они станут действовать как инвесторы, покупатели, партнёры или сторонники, готовые маршировать под звуки вашего барабана.

Провести публику по этому пути вы можете, лишь соблюдая принципы поддержки аудитории, ставя их потребности в центр своей презентации. Этот принцип полнее всего выражает следующее правило: переводите свойства в выгоды.

Немногим ораторам удаётся на протяжении всего выступления добиваться от публики бесконечных «ага!». Но большинство способны значительно к этому приблизиться, применяя техники эффективной презентации.

Сила правильного «Вы» (АВТЧ.

Основой поддержки аудитории и лучшим способом фокусироваться не на свойствах, а на выгодах, служит вопрос: «А Вам-то что?!» (АВТЧ), который Вы должны постоянно задавать себе в ходе подготовки и проведения презентации.

АВТЧ сконцентрировано на самом важном: на задаче привести аудиторию из пункта А в пункт Б. АВТЧ – это выгода для конкретной аудитории в определенной ситуации убеждения. Как правило, в каждой презентации есть один общий большой АВТЧ, который объединяет вокруг себя всю презентацию и служит ядром Вашего выступления.

Например, когда предприимчивый директор компании и его команда запускают презентацию, приуроченную к первичному размещению акций, их АВТЧ таков: «если Вы инвестируете в нашу компанию, Вы получите очень хорошую прибыль!». Специалист по поиску работников на руководящей должности крупной корпорации предлагает работу молодому востребованному специалисту. Его АВТЧ заключается в следующем: «если Вы присоединитесь к нашей компании, Вас ждет невероятно успешная карьера, большая заработная плата, интереснейшие задачи и перспектива однажды стать президентом компании!». Когда сотрудник консалтинговой фирмы делает деловое предложение исполнительному директору компании, его АВТЧ может быть таким: «если Вы наймете нас, экспертная оценка, которую мы предоставим расширит Ваши планы на продвижение, а это повысит Вашу долю рынка и увеличит прибыль!». Для каждого человека нужно подбирать свой АВТЧ.

Существуют 6 ключевых фраз, которые «включают» АВТЧ:

Ÿ «Это важно для Вас, потому что …» (выступающий предоставляет информацию об АВТЧ);

Ÿ «А Вам-то что?» (выступающий объясняет АВТЧ);

Ÿ «Почему я говорю Вам об этом» (выступающий объясняет, почему);

Ÿ «Кого это может интересовать?» (Вас, потому что…);

Ÿ «Ну и что?» (А то, что …);

Ÿ «И …» (А вот АВТЧ!).

Важно разграничивать свойства и выгоды. Выступая перед потенциальными инвесторами, директор компании может прекрасно расписать все свойства некого товара-ловушки, но не качества ловушки само по себе интересует инвесторов, а рынок, который с ее помощью можно захватить. Эффективный презентатор после первой фразы сразу же перейдет к заявлению о выгоде этого факта для инвесторов: «и весь мир будет обивать наши пороги!». Благодаря товару-ловушке завоевывается огромный рынок. Проговаривая АВТЧ, важно не упустить момент.

Поиск по сайту: