Помощничек
Главная | Обратная связь


Археология
Архитектура
Астрономия
Аудит
Биология
Ботаника
Бухгалтерский учёт
Войное дело
Генетика
География
Геология
Дизайн
Искусство
История
Кино
Кулинария
Культура
Литература
Математика
Медицина
Металлургия
Мифология
Музыка
Психология
Религия
Спорт
Строительство
Техника
Транспорт
Туризм
Усадьба
Физика
Фотография
Химия
Экология
Электричество
Электроника
Энергетика

Рабочее место руководителя



Ещё совсем недавно отечественные"начальники" были малопритязательны к обстановке, в которой они работают. Рабочее пространство любого администратора, однажды сформировавшееся когда-то, практически не видоизменялось с приходом нового руководителя. В служебных кабинетах государственных учреждений обстановка (шкафы, стулья, столы, стеллажи, настольные лампы, телефон, селектор, письменные аксессуары) десятилетиями не изменялась.

Собственно, хозяева этих кабинетов и не имели возможности организовать свое рабочее пространство: все зависело ото общепринятых правил и установленного в учреждении стиля -рабочий стол, стул, настольная лампа, телефон, шкаф для бумаг, стулья для посетителей, сейф. Скромность и однообразие кабинета администратора служили своеобразным признаком дело­витости, подчеркнутой строгости и нацеленности только на работу.

Кабинет руководителя с холодильником, кофейным столиком, напольным вентилятором, комнатой отдыха вызывал осуждение высшего начальства и подчиненных. Хозяин кабинета считался расточительным, а его "буржуазные" замашки и стремление создать уютную, не казенную, доброжелательную и располагающую обстановку осуждались и даже наказывались.

Собственно, создать рабочее пространство в своем кабинете, соответствующее вкусам и желаниям хозяина, мало кому удавалось, так как в учреждениях и организациях интерьер рабочих кабинетов определялся общим отделом унифицировано, согласно скудной смете на хозяйственные расходы и не более того.

Личные секретари (там, где они предусматривались штатным расписанием) чаще всего размещались в одном помещении в машинописном бюро. Находясь в другом помещении, секретарь администратора, вряд ли мог оградить руководителя от многочисленных посетителей, и каждый, кто проходил мимо, мог зайти к нему.

Внутренний интерьер кабинета руководителя, обстановка, в которой он работает, во многом влияет на эффективность его деятельности. Речь идет о функциональной роли предметов, мебели, вещей, находящихся в кабинете: селекторная связь с секретарем и отделами, удобный телефон, полки и подставки для бумаг и документов, удобное кресло и большой письменный стол, ровный, но достаточно сильный свет, не дающий тени и не ослепляющий глаза, кофейный столик и мягкие кресла к нему. Функционально продуманное оборудование кабинета снимает проблему быстрой психологической и физической утомляемости.

Многое зависит и от рационального размещения в здании учреждения отделов и служб, кабинетов заместителей и т.д. В Московском государственном университете культуры и искусств, например, ректор разместила своих заместителей (проректоров) на одном этаже вблизи своего кабинета.

Здесь же находятся такие подразделения, как учебно-методическое управление, научный отдел и, естественно, офисы секретаря и канцелярии, секретаря Ученого совета университета, то есть сотрудников, с которыми необходимо часто встречаться во время работы.

В целях повышения эффективности в работе и лучшего взаимодействия, факультеты университета (деканат, кафедры, аудитории для занятий студентов) расположены в помещениях на отдельных этажах или в отдельных корпусах, что повышает возможности внутреннего взаимодействия, создает психологическое ощущение цельности, самостоятельности, автономности, способствует лучшей управляемости учебной и научной работой.

Ректоратом университета сознательно и продуманно в центральной, наиболее удобной и доступной для студентов, преподавателей и сотрудников зоне университета, размещены социальные, общественные и хозяйственные службы и организации.

Таким образом, в университете создана рациональная, удобная в управлении архитектура общеуниверситетского и ло­кального делового взаимодействия между основными и вспомо­гательными подразделениями и службами.

Доступность руководителя

Одним из признаков демократичности• руководства считалась политика "открытыхдверей". Миф о высокой эффективности такой политики, демонстрирующей открытость и доступность руководителя для любого человека, существует и сегодня, но она постепенно утрачивает свою привлекательность.

Все отчетливее становится видно, что доступность руководителя, одухотворенная идеей человеческого фактора и воплощенная в норме: "вот парень", "такой же, как и мы" отнюдь не является условием конструктивной работы.

Скорее всего, эта политика ставит руководителя в зависимое от других положение, делая его заложником своих подчиненных, разрывает рабочий день на мелкие перерывы. Вникая в мелкие детали, откликаясь на требования подчиненных и постоянно меняющуюся ситуацию, руководитель ломает свой выстроенный порядок дел.

Такая ситуация продолжается до тех пор, пока руководитель не примет для себя решение — держать дверь постоянно открытой или научиться изолировать себя на определенное время, в течение которого он может работать не прерываясь.

В учебной литературе по менеджменту можно найти немало красочных сюжетов, описывающих "расточителей" времени в лице посетителей. Вот одно из них: "Вы сидите и работаете, как вдруг ощущаете чье-то присутствие. Поднимаете голову и убеждаетесь в своей правоте: в дверь просунулась чья-то голова. Вы улыбаетесь и киваете головой: да, мол, заметил. В ответ - тоже, улыбка и кивок, несколько ничего не значащих слов и вслед за головой просовывается тело: перед вами усаживается очередной приятель с намерением поболтать".

В поисках выхода из подобных ситуаций многие руководители используют очевидные лежащие на поверхности средства защиты от непроизводительных потерь. Одни меняют расположение своего рабочего стола относительно входной двери, убирая его от прямого взгляда посетителя, размещают рабочее ме­сто секретаря у входа в кабинет руководителя, чтобы посетитель непременно вступал в контакт с секретарем и получал разрешение войти в кабинет руководителя.

Уповая на дипломатические способности секретаря, руководитель рассчитывает на существенное снижение количества посетителей, забегающих "на минутку" к руководителю.

Подобные меры приносят определенные плоды, их не следует рассматривать как нагромождение преград на пути к руководителю. Если стол секретаря расположен у входа в кабинет, то человек, проходящий мимо, не сможет заскочить в кабинет, не будучи остановленным обычным вежливым вопросом: "Могу ли я вам чем-нибудь помочь?»

Настойчивого посетителя, который спросит: "Он занят?" всегда можно проинформировать, что сейчас он занят, но может вам позвонить. Еще более настойчивого посетителя, который привык заскакивать на минутку, остановит вопрос: "Вы хотите, чтобы я его прервала? " При этом посетитель почувствует значимость своего личного вопроса, из-за которого руководитель может даже прервать свои неотложные дела.

Работа с посетителями

Практический опыт работы одного из авторов этих строк в должности начальника Главного управления культуры столичной области (ныне Министерство культуры Московской области), кажется, дает право на некоторые рекомендации и советы начинающим менеджерам, осваивающим "тайны" управленческой науки.

К наиболее очевидным методам, которые помогают частично справиться с проблемой посетителей, относятся:

- наделить секретаря полномочиями регулирования потока посетителей;

- установить часы приема сотрудников по служебным вопросам ежедневно в рабочее время с 11 до 15 часов; посетителей по личным вопросам - один день в неделю с 17 до 18 часов.

К более "изощренным" методам, используемым руководителями, относятся "ухищрения":

- приходить на работу рано утром, когда в учреждении еще никого нет и мало кто осведомлен о присутствии руководителя;

- уединиться (спрятаться) в кабинете сотрудника, находящегося в отпуске или командировке, в библиотеке, читальном зале, о чем может знать только секретарь, и где можно подготовить доклад, отчет, справку, составить план и обдумать накопившиеся проблемы и способы их решения. В таком "засекре­ченном" месте мало кто может прервать работу, но главное смена обстановки поможет лучше сосредоточиться и в то же время расслабиться.

В самом деле, в собственном кабинете жизнь заставляет заниматься повседневной работой, но это не лучшее место для обдумывания чего-то серьезного, если, конечно, хозяином кабинета не является ученый-теоретик.

Вольно или невольно хорошего руководителя не покидает внутреннее беспокойство, что при закрытых дверях, в приемной секретаря происходят какие-то события, о которых он не осведомлен.

Прогрессивным и эффективным методом работы с подчиненными, которые просят о встрече с руководителем на несколько минут, является выход непосредственно на рабочие места. Руководитель спросит подчиненного: "Вы можете подождать несколько минут? Я сам к вам зайду. " Преимущества такого метода очевидны:

1. Он не прерывает работу и дает возможность завершить начатое дело.

2. На рабочем месте подчиненного руководитель окажется ближе к проблеме и тем вопросам, которые ставит сотрудник.

3. Руководитель проявляет уважение к подчиненному, вникая в его проблему на его рабочем месте.

4. Экономя время и сохраняя контроль над ситуацией, руководитель не дает шансов подчиненному надолго усесться у стола, будучи в его кабинете.

5. Когда руководитель сам заходит в кабинет своего подчиненного, он контролирует ситуацию, ибо в любую минуту может уйти,

Опытный руководитель не допускает возможность встретить посетителя, не входя в свой кабинет, так как там он может утратить контроль над ситуацией. Узнав причину визита, руководитель может дать совет и принять малозначительное решение прямо на ходу, имея возможность ограничить продолжительность встречи и общения.

В ситуации, когда настойчивому посетителю все же удалось, вопреки увещеваниям секретаря, проскочить в кабинет руководителя, хорошо действует метод разговора стоя. Выйдя навстречу, после дружеского приветствия, руководитель стоя предлагает перенести разговор на другое время, сохраняя над ним психологический контроль.

По договоренности с руководителем секретарь может умело контролировать продолжительность визита. Спустя некоторое время после начала встречи секретарь может сообщить руководителю по громкой внутренней селекторной связи или, заглянув в дверь, напомнить о предстоящем совещании, отъезде или другом деле, которое необходимо срочно выполнить. Руководитель ответит: "Мы закончим через пять минут", и это становится сигналом посетителю об окончании встречи.

Всем известно, что одним из величайших способов экономии времени человека, удобным и комфортным инструментом человеческой коммуникации является телефонная связь. При разумном использовании телефон раскрывает огромные возможности в решении деловых, производственных, личных и

многих других вопросов. Однако далеко не все люди подозревают, что телефон является величайшим расточителем времени, который превращает человека в телефонного идолопоклонника.

По разным источникам, например, вМоскве в среднем ежедневно раздается свыше 52 миллионов телефонных звонков, а в целом по России - более 620 мил­лионов. Нетрудно себе представить, сколько времени могло быть потрачено на поездки, письма, сколько возникает связей между людьми, сколько решается деловых вопросов и срочных проблем. Но мало кто задумывается, сколько тратится времени на непродуктивные, пустые разговоры по телефону.

Подсчитано, что только один из десяти администраторов в день тратит на телефонные разговоры менее одного часа, а другие просиживают за телефоном более двух часов в день. Телефоны звонят руководителям, телефонные звонки идут от руководителей. Широкое распространение в последние годы сотовой связи удвоило время телефонных разговоров.

Оставив за скобками телефонные разговоры, не относящиеся к деловым, рассмотрим характер и категории служебных телефонных звонков. Умный руководитель всегда передает функции управления и регулирования телефонной связью своему секретарю, обеспечивая устойчивость графика своей работы от поступающих извне звонков. Все поступающие звонки опытный секретарь может эффективно регулировать.

Первым делом секретарь определяет срочность дела абонента и решает, кто еще кроме руководителя может решить его вопрос. Дело в том, что большое количество звонков поступает не по адресу.

Абоненты часто ошибочно считают, что звонок руководи­телю сразу решит все проблемы, между тем в учреждении име­ются работники, которые гораздо быстрее и точнее могут дать нужную информацию и даже решить интересующие вопросы.

Другая категория звонков относится к компетенции руководителя, но чаще всего материалами располагает секретарь, который может предложить абоненту нужную информацию. Многие звонки касаются вопросов, на которые может дать ответ только сам руководитель, но, если вопросы не настолько сроч-

ные, чтобы прервать работу руководителя, секретарь имеет два варианта в своих действиях.

Первый - спросить: "Может ли он сам вам перезвонить, когда освободится"? Второй - она просит минутку подождать у телефона, задать необходимый вопрос руководителю, получить ответ, который может удовлетворить абонента. В этом случае она не отрывает руководителя на телефонный разговор и решает вопрос со звонком.

В первом случае время ответного звонка руководителя может оказаться неудобным для того, кому будет перезванивать руководитель, но его работа не должна считаться менее важной, нежели то дело, которым занимается в это время абонент.

Наконец, на категорию звонков, которые имеют первостепенное и срочное значение, руководитель всегда отвечает лично и сам. Когда секретарь сомневается в срочности телефонного звонка, она может поступить так же, как в ситуации с настойчивым посетителем, а именно сказать: "Сейчас он занят. Вы хотели бы, чтобы я прервала его?".

О срочности своего дела должен решить теперь сам абонент. И если секретарь общается доброжелательным тоном, абоненту становится ясно, что она стремится помочь и делает все, что в ее силах.

Система возвратных звонков удобна тем, что развязывает руки руководителю. Звонки делаются тогда, когда это удобно руководителю, а не наоборот, тому, кто позвонил. Более того, такой метод дает возможность руководителю собрать необходимый материал, посоветоваться со специалистами, продумать сюжет своего разговора.

В случае, когда руководитель не намерен много времени тратить на телефонный разговор, целесообразно перезванивать незадолго до обеденного перерыва или в конце рабочего дня, когда абонент будет торопиться на обед или заканчивать работу и не станет долго распространяться в разговоре по телефону.

Для того, чтобы абонент не заподозрил руководителя в том, что тот уклоняется от телефонного разговора с ним, секретарь непременно должен спросить фамилию звонившего, только после того как сообщит, что ее начальник перезвонит сам.

Система обратных звонков не имеет каких-либо дискредитирующих или унижающих достоинство абонента смыслов.

Каждый руководитель действительно занят важным и ответственным делом, и стихийные посетители, неожиданные звонки выбивают его из намеченного ритма.

Трудно себе представить, например, чтобы преподавателя университета прямо с лекции вызывали к телефону. Невозможно позвать к телефону хирурга, который делает операцию, судью во время процесса, артиста во время концерта и т.д.

Использование телефона в служебной деятельности руководителя, разумеется, не ограничивается звонками извне и звонками на звонок. Каждый руководитель эксплуатирует телефон для своих служебных целей, для решения своих вопросов. Большинство руководителей поручают набирать номер и дозва­ниваться своих секретарей, что экономит время и силы.

Наиболее эффективным и удобным является способ обзвона как можно большего числа необходимых людей. Сделать это целесообразно в один заход, в более свободное для руководителя время. Чтобы добиться краткости разговоров, следует заранее подготовить необходимый материал, составить планы разговоров.

Самые первые слова задают тон разговора. Когда, в начале разговора руководитель скажет: "Я приветствую вас, Дмитрий Сергеевич. Есть ли у вас минутка, не могли бы вы мне коротко ответить..." - возникает установка на краткий разговор по существу. Тот, кому звонит руководитель, в этом случае поймет, что его время не будет затрачено попусту.

Но, когда разговор начнется с преамбулы: "Я вас приветствую, Дмитрий Сергеевич. Как дела, как самочувствие"? - станет очевидным приглашение к длинному разговору об отвлеченных от дела проблемах семьи, детей, отпуска, дачи, здоровья, о текущих событиях и т.д.

В деловых кругах долго говорить по телефону, в общем то, не принято. Большинство руководителей относятся к телефону как к средству передачи односторонних или двухсторонних сообщений. Для того, чтобы не допускать длинных разговоров, некоторые руководители прибегают к не совсем этичным ухищрениям.

Например, во время затянувшегося разговора один из абонентов, не желающий продолжать, с его точки зрения, пустой разговор, в середине своей фразы клал трубку и таким образом заканчивал разговор, "подставив" телефонную станцию.

Любопытный сюжет описан в одной из зарубежных книг по менеджменту, в котором руководитель использует прием, способный отучить от привычки некоторых его подчиненных непрерывно звонить по незначительным поводам.

Подчиненный звонит и спрашивает: "Босс, я уже наполовину провел инвентаризацию, но еще должен делать документы для типографии на изготовление билетов на наши концерты. Что мне делать - закончить инвентаризацию или делать документы"? После секундной паузы начальник говорил "да" и клал трубку.

Вскоре звонок раздался снова и смущенный голос говорил: "Босс, когда вы говорили "да", вы имели в виду - закончить инвентаризацию или делать документы"? Начальник делал еще одну секундную паузу и говорил: "Да" - и снова клал трубку.

Существует большое количество приемов, ухищрений, всяческих нюансов в науке телефонных переговоров, но важно одно: телефон способен заменить совещание, через общение с потенциальными участниками и решение всех необходимых вопросов; экономит время, которое затрачивается на многочисленные встречи; сберегает время на бесполезные поездки по делам, не подготовленным заранее по телефону; экономит время, которое затрачивается на написание писем и ожидание ответа. Но неумелое пользование телефоном делает любого администратора его заложником.

 




Поиск по сайту:

©2015-2020 studopedya.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.