Информация как инструмент управления

Важность информации для управления настолько очевидна, что, кажется, нетнеобходимости останавливаться на этом вопросе.

Но на самом деле информационные управляющие системы, электронное технологическое оснащение развиваются настолько динамично, что малейшее отставание в их изучении и освоении непременно выводит организацию, учреждение, предприятие на периферию развития.

Кроме того, предметом изучения и интереса в данном учебном пособии являются не крупные компании, опыт которых широко освещен, а социо культурная сфера и ее отдельные учреждения, информационные технологии менеджмента которых практически не подвержены анализу и описанию.

Следовательно, в данном параграфе будет уделено внимание двум аспектам: информационно-управляющим системам общего характера и информационным технологиям конкретного социокультурного менеджмента.

Информация - основная часть того, что передается в процессе связи. Связи внутри учреждения преследуют две основные цели.

Первая заключается в том, чтобы предоставить информацию, необходимую для принятия решений, направленных на выполнение поставленных задач, а вторая - в том, чтобы оказать влияние на деловое поведение сотрудников, направить их усилия на достижение целей учреждения и в разумных пропорциях сочетать личные интересы и интересы организации. Таким образом, в первом случае на передний план выступают знания, во втором - мотивация.

В информационных технологиях наиболее широко используется термин "связь", или "общение". Оба эти термина означают процесс передачи сообщения, имеющего смысловое содержание, от одного сотрудника, или просто человека, к другому. Через слово, символы, жесты можно осуществлять любые видывоздействия на ум и сознание любого человека. Связи между людьми, отдельного человека с группой людей обеспечивают, по крайней мере, три важных аспекта:

- происходит передача информации и идей;

- существует определенное средство передачи информации;

- имеется адресат, который понимает, что имеет в виду корреспондент.

В процессе административного или служебного общения связь между сотрудниками учреждения культуры представляет собой процесс, который включает передачу и точное воспроизведение идей для того, чтобы вызвать действия, которые будут способствовать достижению целей всего коллектива. Точное воспроизведение идей предполагает высокий уровень понимания между сослуживцами.

Стало быть, управление имеет дело с механизмами передачи информации в учреждениях культуры. Информационные технологии управления включают в себя элементы многих дисциплин: наука управления, наука поведения, математика, синематика, психология, экономика, социология и др. Менеджмент формируется на основе указанных дисциплин, а информационные технологии влияют и часто трансформируют сам процесс менеджмента.

Информация - это преобразованные в определенном контексте (в данном случае управленческом) содержательные и полезные для управленцев данные.

Информация, следовательно, характеризуется своими качествами, которые и определяют ее полезность. В каждой конкретной ситуации анализ качества информации сводится к оценке ее значимости для учреждения и ее сотрудников.

В современной теории и практике информационные технологии трактуются как аппаратное обеспечение, программное обеспечение, телекоммуникации, системы управления базами данных и другие технологические средства хранения, обработки и передачи коммуникации.

Эти технологические категории позволяют менеджерам создавать и обеспечивать доступ к сложным базам данных об учреждении, его деятельности, посетителях, потребителях культурной продукции. Они позволяют сотрудникам учреждения

Вставить табл с. 204

Например, время имеет значение при разработке системы информации в определении границ периодичности представления информации. Один вид информации может требоваться ежедневно, другой – один раз в неделю, третий – один раз в квартал и т. д.

Периодичность поступления информации может быть ритмичной, но может диктоваться необходимостью по усмотрению руководителя и в зависимости от состояния творческо-хозяйственной деятельности.

Как отмечалось, в информационных системах наряду с компьютерными сетями, аппаратным и программным обеспечением, важнейшим фактором является человек, человеческий ресурс, Люди формируют и поддерживают необходимый информационный банк и этот же информационный банк помогает людям в реализации их управленческих функций.

Информационные системы менеджмента обеспечивают принятие стратегических, тактических и операционных решений. Обращаясь к предыдущему источнику, использование информационных систем в различных уровнях менеджмента можно представить следующим образом.

Информация, заложенная в информационных системах менеджмента, имеет несколько признаков, которые характеризуют ее полезность.

/. Информация к действию и информация к сведению. Как следует из самого названия, информация, требующая действия, обязывает предпринимать определенные шаги деятельности. Например, когда учреждение культуры получает заявку от предприятия, фирмы, банка на проведение праздничной программы, или торжественного вечера по случаю важного для данного коллектива события, или когда ставятся под угрозу срыва детские культурные новогодние программы из-за неожиданного отказа участвовать в них приглашенных артистов.

Информация, не требующая действия, принимается к сведению, когда, скажем, директор учреждения культуры информирует сотрудников о состоявшихся событиях, о своей точке зрения, о приказах, распоряжениях и иных директивных документах, методических рекомендациях вышестоящих органов о деятельности других учреждений культуры.

2. Неповторяющаяся и повторяющаяся информация. Признаком неповторяющейся информации является уникальность, одноразовый характер информации, которая может быть получена в результате социологических и иных исследований в коллективе, среди населения, и служит основой для принятия радикальных решений. К типичным видам повторяющейся информации следует относить отчеты учреждения, в которых отражаются вопросы творческой деятельности, финансовой и хозяйственной работы, кадровые вопросы, объем социально-культурных и культурно-досуговых мероприятий, участие в них населения и т.д.

Информационная система менеджмента. Таблица 7

3. Документированная информация фиксируется в письменной форме, на электронных носителях, источником же недокументированной информации служат личные наблюдения, устные коммуникации между людьми.

4. Следует различать внутреннюю и внешнюю информации, которые также служат целям планирования и контроля, маркетинга, управления кадрами и т.д.

В небольших коллективах, к которым можно отнести практически все учреждения социально-культурной сферы, в том числе учреждения культуры и искусства, информационные системы довольно просты. В центре оказываютсв основном руководители (административные и творческие), заведующие отделами и секторами.

Поиск по сайту: