Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных устройств

Текст документов на бланках формата А4 печатается через пол­тора межстрочных интервала, на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстроч­ных интервала.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, пе­чатаются через один межстрочный интервал. Остальные части рек­визитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии при­ложения», «гриф согласования» отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Например:

СОГЛАСОВАНО

[1,5]

Руководитель организации

[1-2]

Л.И. Петрова

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя меж­строчными интервалами.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уров­не последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точ­ку в конце заголовка не ставят.

При печатании документов используются восемь стандартных положений табулятора:

0 — от границы левого поля для печатания реквизитов «заголо­вок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметки о наличии приложе­ния», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должности в реквизитах «подпись» и «гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫС­ТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

1 — после пяти печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 — после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафа­ретных текстов;

3 — после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафа­ретных текстов;

4 — после 32 печатных знаков для реквизита «адресат»;

5 — после 40 печатных знаков для реквизитов «гриф утвержде­ния» и «гриф ограничения доступа к документу»;

6 — после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в рек­визите «подпись»;

7 — после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафа­ретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го или 5-го положения табулятора.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший осно­ванием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печата­ют от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.

Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм — левое, нижнее; 10 мм — правое; 15 мм — верхнее.

Требования к бланкам

Состав реквизитов и порядок их расположения на бланке уста­новлены ГОСТ Р 6.30-97.

Общий бланк в зависимости от документов организации вклю­чает реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмб­лему организации или товарный знак (знак обслуживания), наиме­нование организации.

Бланк письма включает реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, наименование организации, справочные данные об организации. При необходимости проставляются ограничительные отметки для зон расположения таких реквизитов, как дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный но­мер и дату документа, адресат, заголовок к тексту.

Бланк конкретного вида документа включает следующие обя­зательные реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, место составления или издания документа. Можно сделать отметки для границ документа, проставление его регистрационного номера, указания места составления или издания документа, заголовка к тексту, отметки о контроле.

Установлено два формата бланков — А4 и А5 по ГОСТ 9327. Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или про­дольного расположения реквизитов. Расположение реквизитов на бланках и их размеры приведены в прилож. 2.1 и 2.2.

На бланках документов реквизиты заголовочной части распо­лагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита удалены от границ площади) или фланговым (каждая строка рек­визита начинается от левой границы площади) способом.

Изображение Государственного герба на бланках с угловым рас­положением реквизитов помещают на верхнем поде бланка над серединой строк наименования организаций, а на бланках с про­дольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.

Наименование организации (полное, сокращенное или аббре­виатура), вышестоящих органов, а также структурного подразде­ления должно соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения допускается печатать и типографским, и машино­писным способами.

При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита «Наи­менование организации» допускается применять рисованные шриф­ты от 6 до 24 кегля.

Бланки документов должны иметь поля: левое и нижнее — 20 мм, верхнее — не менее 15 мм, правое — не менее 10 мм.

Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бума­ге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной поли­графии.

При печатании на бланках трафаретных частей текста основа­ния смежных строк, в Которые вносится машинописный текст, дол­жны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интер­валу пишущих машин.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. До­пускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для про­бивки отверстий дыроколами.

При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Поиск по сайту: