Составление номенклатуры дел

6.1. Каждый отдел, структурное подразделение организации на каждый год составляют свою номенклатуру дел. Служба ДОУ при­сваивает структурному подразделению индекс, например: прием­ная руководителя — 02.

Номенклатура дел организации составляется по форме, опреде­ленной Государственной архивной службой РФ, на основе номен­клатур дел структурных подразделений и утверждается руководи­телем организации.

6.2. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документа. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме от­ражать основное содержание и состав документов дела. Не допус­кается употреблять неконкретные формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.

Заголовок дела состоит из следующих элементов: названия вида дела (переписка, протоколы, приказы и т.д.), названия структурного подразделения и краткого содержания документов дела.

6.3. Формирование дел

Дела формируются в организации децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. За формирование дел отвечают ру­ководители структурных подразделений. Контроль за правильнос­тью формирования дел осуществляет служба ДОУ. При формиро­вании дел необходимо соблюдать следующие правила:

• помещать в дело только исполненные документы в соответ­ствии с заголовком дела по номенклатуре дел;

• помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

• группировать в деле документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

• группировать отдельно документы постоянного хранения и временных сроков хранения.

В дело должны помещаться документы, подлежащие возврату, лиш­ние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, опреде­ляет исполнитель.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о ко­мандировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы располагаются в хронологическом порядке по но­мерам.

Обращения граждан по вопросам работы организации и все до­кументы по их рассмотрению формируются отдельно от обраще­ний граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: доку­мент-ответ нумеруется следом за документом-запросом. При во­зобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.4. Экспертиза ценности документа, оформление дел, состав­ление описей дел, оперативное хранение документов и дел, пере­дача дел на архивное хранение осуществляются согласно прави­лам, утвержденным Государственной архивной службой РФ.

Примечание. Примерная инструкция по делопроизводству дана без учета осо­бенностей конкретной организации. Но при составлении конкретной инструк­ции Примерная инструкция должна служить основой, так как она составлена с учетом Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ и ГОСТ Р 6.30-97.

К конкретной инструкции необходимо приложить образцы регистрационных карточек входящей и отправляемой корреспонденции, внутренних документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и т.д.), обращений граж­дан, образцы справок о состоянии работы с документами, форм номенклатуры дел, актов об уничтожении документов, а также перечень документов, на которых ставится печать. Для подготовки этих приложений можно использовать об­разцы, которые приведены в данном пособии.

Инструкция утверждается постановлением главы администрации, приказом руководителя организации и под роспись дается каждому работнику для соблю­дения им правил работы с документами.

Приложение 1.3

Примерная должностная инструкция руководителя канцеля­рии, общего отдела, секретариата

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

______________________________ ______________В.И. Петров

Наименование организации Подпись

Дата

Поиск по сайту: