Помощничек
Главная | Обратная связь


Археология
Архитектура
Астрономия
Аудит
Биология
Ботаника
Бухгалтерский учёт
Войное дело
Генетика
География
Геология
Дизайн
Искусство
История
Кино
Кулинария
Культура
Литература
Математика
Медицина
Металлургия
Мифология
Музыка
Психология
Религия
Спорт
Строительство
Техника
Транспорт
Туризм
Усадьба
Физика
Фотография
Химия
Экология
Электричество
Электроника
Энергетика

Значення документів внутрішньовідомчого характеру в системі МЗС України. Види документів



Документи внутрішньовідомчого листування — це до­кументи, що стосуються зв'язку закордонних диплома­тичних представництв з Центром і включають в себе листування з МЗС та іншими державними, рідше з недер­жавними, структурами по конкретних проблемах відно­син з країною перебування або багатосторонніх міжна­родних відносин.

Крім загальних функцій (інформаційна, соціальна, комунікативна, культурна) документи мають специфічні функції – управлінську правову та історичну. Управлінська полягає в тому, що документ є інструментом управління та організації роботи в установі. За допомогою документів відбувається закріплення і внесення змін правових норм та правовідносин у суспільстві, що і становить правову функцію. Також документи є джерелом історичних відомостей.

Види документів :

1. За найменуванням розрізняють: листи, телеграми, телефонограми, довідки, заяви, службові записки, інструкції та ін.

2. За місцем виникнення документи поділяють на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, які діють лише всередині тієї установи, організації чи підприємства, де вони складені. До зовнішніх відносяться ті ділові папери, які є результатом спілкування цієї установи з іншими установами, організаціями чи підприємствами.

3. За призначенням документи поділяються на розпорядчі, статутні, виконавчі й інформаційні.

5. За напрямком : вхідні, вихідні

6. За формою : стандартні (типові) і індивідуальні (нетипові)

Стандартні – документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за суворо обов’язковими правилами .

Нестандартні – створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки.

6. За строками виконання : звичайні, безстрокові, термінові і дуже термінові.

Звичайні безстрокові – такі, які виконуються в порядку загальної черги.До термінових уставлено сторок виконання.

7. За ступенем гласності : секретні і несекретні

8. За стадіями створення: оригінали, копії , виписки.

Оригінал – основний вид документа. Перший і єдиний його примірник.

Копія – точне відтворення оригіналу.

Виписка (витяг) – коли треба відтворити не весь документ, а лише його частину .

Дублікат – другий примірник документу. Видається у разі втрати оригіналу.

9. За складністю : прості, складні.

10. за строками зберігання : постійного, тривалого і тимчасового зберігання.

11. за технікою відтворення : рукописні, відтворені механічним способом.

Реквізити документів та вимоги до них.

1. Шапка-заголовок. Якщо лист надсилається до іншої держави, то готується двомовний бланк листа.

2. Дата і вихідний реєстраційний номер листа.

3. Назва установи – адресата, назва посади, прізвище та ініціали особи, якій він відправляється. Друкується перед текстом у верхньому правому кутку аркуша. Назва установи-адресата пишеться у називному відмінку. Назва посади та прізвище особи-адресата – у давальному.

4.Загаловок, прапорів до тексту

5. Якщо адресат – службова особа, то лист починається формулами звертання до цієї особи : шановний, вельмишановний + повне імя та по батькові. Після цього звертання ставиться кома, лист починається з великої літери. Знак оклику після звертання говорить про те, що фактові звертання надається особливе значення.

6. Текст , що складається з двох частин :

6.1. опис подій чи фактів, що стали приводом для написання

6.2. висновки та позиції

7. Текст повинний бути розбитим на змістові абзаци.

8. Відмітка про наявність додатка. Вказується після тексту із зазначенням кількості аркушів, кількості примірників та назви,якщо вона не згадувалась в тексті. Кожна назва розміщується на окремому листку і нумерується.

9. Зключний комплімент

10. Підпис керівника організації із зазначенням посади, прізвища та ініціалів.

11. Куди направлені примірники

12. Прізвище виконавця

13. Якщо документ надсилається на прохання установи або особи, то у листі-відповіді зазначаються реквізити : на №,,,- ,, від 23.02.2014

 




Поиск по сайту:

©2015-2020 studopedya.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.