Існує Інструкція про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном. Консульська легалізація офіційних документів - це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ. При цьому консул не несе відповідальності за зміст документа. Вимоги до офіційних документів, які приймаються на легалізацію Офіційний документ - це письмове підтвердження фактів та подій, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов'язує виникнення, зміну або припинення прав і обов'язків фізичних або юридичних осіб.Документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, повинні бути прошиті, а аркуші пронумеровані і скріплені підписом та печаткою. Не приймаються на легалізацію документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, такі, що написані чи підписані олівцем або отримані через засоби факсимільного зв'язку, а також документи, у яких уживається декілька мов одночасно. Підписи посадових осіб та відбитки печаток мають бути чіткими. Посвідчувальний напис повинен бути написаний без підчисток, вільні місця - прокреслені, дописки й інші виправлення - застережені. Консульська легалізація здійснюється виключно стосовно офіційних документів, які видані за участю органів державної влади чи органів місцевого самоврядування і не розповсюджується на документи міжнародних громадських організацій.На консульську легалізацію приймаються такі документи: оригінали: свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану; довідок органів реєстрації актів громадянського стану; документів про освіту - дипломів та виписок із залікових відомостей (міжнародного зразка), свідоцтв про спеціалізовану підготовку з медицини, дипломів кандидата та доктора наук; архівних довідок, які видаються архівними підрозділами Державного комітету архівів України та відомчими архівами;інші офіційні документи після нотаріального засвідчення їх копій та оформлення Міністерством юстиції України. Документи, можуть бути прийняті на легалізацію в копіях, засвідчених у нотаріальному порядку, у разі попереднього проведення легалізації їх оригіналів. Департамент консульської служби МЗС України має зразки печаток і підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати офіційні документи. Зазначені зразки зберігаються в Департаменті консульської служби і призначені лише для службового користування. Закордонні дипломатичні установи України приймають на легалізацію офіційні документи, складені і засвідчені на території держави перебування або консульського округу органами державної влади, до компетенції яких входить проведення процедури консульської легалізації, для їх подальшого використання в Україні. У разі наявності в країні перебування вимог консульської легалізації документів, які складені та засвідчені в Україні та легалізовані в Департаменті консульської служби МЗС України, консульська посадова особа здійснює консульську легалізацію представлених документів. Не підлягають консульській легалізації офіційні документи, складені та засвідчені в Україні і які не пройшли попередньо засвідчення у Департаменті консульської служби МЗС України. Закордонні дипломатичні установи України мають зразки підписів та відбитків печаток посадових осіб державних органів, які входять до консульського округу держави перебування. Консульська посадова особа засвідчує офіційні документи лише після того, як пересвідчиться у їх відповідності міжнародним договорам України, чинному законодавству України і країни перебування. У разі виникнення у консульської посадової особи сумніву щодо юридичної сили поданого документа, його оформлення тощо вона може звертатися за роз'ясненням до державних органів країни перебування, за консультацією до юриста, Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України. Усі легалізовані документи повинні реєструватися в Книзі реєстрації легалізованих документів, у якій передбачаються такі графи: 1)порядковий номер документа; 2)дата легалізації; 3)прізвище та ініціали заявника або назва установи; 4)назва документа або його короткий зміст; 5)країна походження; 6)консульський збір; 7)примітки.
