Система электронного документооборота «OpenTextECM»
Система электронного документооборота «Канцлер» на платформе IBM FileNet
Разработан на основе результатов исследований программных сред, конкурентов, потребителей, нормативно-правовой базы РБ, особенностей предметной области, а также многолетнего опыта наших специалистов, занимающихся разработками систем электронного документооборота (СЭД) с 1998 года
Объединяет ряд технологических решений: модульная архитектура пакета прикладных программ; централизованное администрирование при помощи «Базовой системы»; подключение электронной цифровой подписи любого криптопровайдера; создание распределенной схемы на основе XML формата
Поставляется по разнообразным программам, отличающимся по цене, набору модулей и услуг
Настройка и адаптация: система гибко настраивается под структуру и особенности организации, учитывая пожелания заказчика и функциональные возможности «Канцлера»: маршруты движения и шаблоны документов, виды отчетности, подключение собственных видов документов
Создание территориально-распределенных систем: система позволяет создавать СЭД для организаций со сложной, территориально-распределенной структурой подразделений, в том числе организаций холдингового типа. Существует возможность использования разных программных продуктов СЭД в одной организации, экспорта/импорта информации в/из любой другой системы электронного документооборота при помощи формата XML
Создание маршрутов: движение документов, управление их жизненным циклом осуществляется при помощи заранее определенных маршрутов, созданных в графическом виде. Типовые маршруты создаются для групп документов и могут изменяться в процессе движения документа
Обеспечивает удобство работы пользователя: 1) быстрый доступ к документам тремя способами: с помощью компонента «Рабочее место», с рабочего стола IBM Notes, из почтового ящика по ссылке из письма–уведомления; 2) формирование графических маршрутов; 3) интуитивно-понятный дизайн приложений
Разработан отечественным производителем: компании IBA принадлежит авторское право на продукт; внедрение и сопровождение СЭД осуществляется при поддержке региональных филиалов и партнерской сети в Республике Беларусь, в странах СНГ
Имеет законченную «коробочную» реализацию: зарегистрирован в Государственном центре каталогизации продукции; коробка содержит инсталляционный диск, руководства администратора и пользователя, что позволяет заказчику самостоятельно устанавливать и настраивать систему
Ценовая политика: стоимость продукта зависит только от количества пользователей, одновременно работающих в системе (конкурентные лицензии). При внедрении ППП «Канцлер» в филиалах/структурных подразделениях территориально-распределенных организаций/предприятий и в компаниях холдинга необходимо закупать дополнительные лицензии только для «Базовой системы», ядра продукта, а приложения, которые уже приобретены для головной организации/предприятия, тиражируются в этих подразделениях бесплатно.
Система электронного документооборота «OpenTextECM»
Пакет компонентов OpenText ECM Suite является одним из основных продуктов компании OpenText. Он сочетает в себе инструменты, необходимые для эффективного управления информацией по всем направлениям деятельности компании.
Продукт OpenText ECM Suite предоставляет следующую функциональность:
управление документами, медиа-контентом, web-контентом, бизнес процессами;
управление жизненным циклом документов;
управление хранением электронной почты;
взаимодействие пользователей в системе;
поточное сканирование и распознавание документов;
отчетность.
Использование OpenText ECM Suite позволит эффективно решить следующие задачи:
автоматическое создание электронных версий документов, в том числе в результате автоматической загрузки из систем формирования документов (ERP, HR, CRM);
создание электронного архива документов на бумажных носителях (входящих счетов, договоров и т.д.);
электронное согласование документов;
автоматическое создание и рассылка документов клиентам, бизнес-партнерам, сотрудникам (счетов, предложений и т.д.).
Компоненты OpenText ECM Suite
Document Management (Управление документами)
Records Management (Управление записями)
Case Management (Управление случаями)
Rights Management (Управление доступом к информации)
Archiving (Архивирование документов)
Document Management (Управление документами)
Обеспечивает взаимосвязь между документами и бизнес процессами, что позволяет добиться повышения эффективности работы с документами, соблюдения требований регуляторов к организации документооборота, в тоже время это приводит к сокращению трудозатрат пользователей на управление документами и прочим контентом. Особенности:
Организация хранения информации – возможность организации хранения информации в папках, создание иерархии папок
Категоризация документов – присвоение каждому документу определенных атрибутов, на основании которых можно формировать отчеты, выполнять поиск и извлечение документов
Присвоение рейтинга и ранжирование документов – присвоение рейтинга документу в зависимости от его значимости с возможностью добавления комментария к документу. Рейтинг и комментарий видны всем пользователям в системе.
Потоки работ – визуальный workflow редактор позволяет разрабатывать и моделировать workflow процессы, включать в данные процессы соответствующих пользователей и документы. Данный функционал заменяет процессы, связанные с бумажным документооборотом, направляя электронные документы от одного работника к другому.
Управление потоками работ предоставляет возможность организовать процесс редактирования, проверки и утверждения/согласования документов в соответствии с требованиями законодательства и/или внутренними процессами
Использование ЭЦП – применение электронной подписи для отдельных этапов workflow процессов и документов ускоряет процесс согласования документов, а также сокращает объем «бумажной» работы
Интеграция с MS Office, Lotus Notes - Работа с документами напрямую из хранилища при помощи наиболее популярных приложений Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Lotus Mail и т.д.
Разграничение прав доступа к документам – возможность установления 9 различных уровней прав доступа (только чтение, редактирование, удаление) для отдельных пользователей системы или групп пользователей в соответствии с внутренними регламентами
Аудит операций над документом – отслеживание даты, времени и инициатора по всем операциям, производимым над документами, включая создание, переименование, резервирование, добавление/удаление версий, просмотр и т.д.
Простой и расширенный поиск документов –возможности поиска внутри отдельной папки/в целом по хранилищу, на основе различных атрибутов документов (категории, рейтинг, прочие данные о документе), возможности сохранения параметров поиска
Контроль и управление версиями документов – предотвращение замещения (перезаписи) изменений различных авторов.
Records Management (Управление записями)
Позволяет устанавливать правила хранения и удаления документов в соответствии с принятыми нормами и методами, что дает возможность снизить соответствующие правовые и финансовые риски. Особенности:
Управление жизненным циклом электронных и бумажных документов может осуществляться в соответствии с внутренней политикой и требованиями регламента. Имеется возможность разработки классификационных каталогов, периодов хранения и политики избавления. Можно приостанавливать выполнение инструкций в отношении объектов, запланированных к уничтожению. Возможность интегрирования контента от разнообразных систем SAP и не SAP для создания виртуальных изображений.
Взаимосвязь категорий документов и правил их хранения и утилизации – система применяет правила хранения и утилизации к конкретным документам в момент присвоения им определенной категории
Поддержка хранения физических объектов – таких как документы на бумажных носителях, оборудование. Создание штрих-кодов и лэйблов для папок, полок и других физических объектов при помощи интерфейса Records management. Автоматическое распознавание штрих-кодов.
Периодическая проверка записей – администраторы имеют возможность периодически просматривать наиболее важные записи с целью контроля корректности их классификации и размещения
Контроль доступа к записям
Case Management (Управление случаями)
Особенности:
Хранение информации по каждому кейсу в отдельной папке (case folder) – в т.ч. электронные формы (например, шаблон заявки на предоставление кредита), документы, задачи, сроки, история и обсуждения
Предоставление доступа к карточке кейса всем заинтересованным пользователям.
-Исполнители: документы и информация
-Менеджер: установление задач, сроков их исполнения, ответственных за исполнение сотрудников, отслеживание статусов задач
-Разработчик: разработка шаблонов и форм, моделирование бизнес процесса, установление правил хранения информации
Оповещение пользователей о появлении новых задач, истечении сроков выполнения и т.д.
Поддержка защиты прав доступа, версионности, поиска документов
Обеспечивает безопасность информации, предотвращает кражу интеллектуальной собственности, неавторизованный доступ к информации и ее нецелевое использование. Особенности:
Защита информации от любых форм несанкционированного распространения – блокировка файлов при попытке копирования (на CD или USB устройства), отправки по электронной почте, скачивания без соответствующей авторизации
Защита файлов всех типов – включая PDF, HTML, CAD, изображения, ZIP архивы и прочие
Соблюдение требований регуляторов рынка – соответствие требованиям U.S. Sarbanes-Oxley Act и прочим нормативным документам и отраслевым требованиям к ведению документооборота
Archiving (Архивирование документов)
Компонент позволяет создать централизованное хранилище с возможностью доступа ко всем видам информации, необходимой для регулирующих органов и оперативной деятельности компании. Использование компонента способствует сокращению роста объема хранимых на серверах данных за счет периодической архивации (при сохранении возможности доступа к заархивированным данным).